Quyết định 41/2014/QĐ-UBND về Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang

Số hiệu:	41/2014/QĐ-UBND	Loại văn bản:	Quyết định
Nơi ban hành:	Tỉnh An Giang	Người ký:	Nguyễn Thanh Bình
Ngày ban hành:	17/11/2014	Ngày hiệu lực:	Đang cập nhật
Ngày công báo:	Đang cập nhật	Số công báo:	Đang cập nhật
Lĩnh vực:	Bưu chính, viễn thông, Xây dựng pháp luật và thi hành pháp luật,	Tình trạng:	Đang cập nhập
		Ngày hết hiệu lực:	Đang cập nhật

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 41/2014/QĐ-UBND	An Giang, ngày 17 tháng 11 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 46/TTr-STTTT ngày 23 tháng 10 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 10/2012/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức,cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục ƯDCNTT - Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp;
- TT.TU, HĐND tỉnh, UBND tỉnh;
- Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam tỉnh;
- Đài PT - TH An Giang, Báo An Giang;
- Website Chính phủ, Website tỉnh;
- Lưu: P.KT, VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Thanh Bình

QUY CHẾ

SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về việc gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang.

2. Quy chế này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang, khuyến khích các tổ chức, Đoàn thể áp dụng quy chế này trong gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trên phần mềm.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Thông tin số: theo khoản 2 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

2. Số hóa: theo khoản 18 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

3. Phần mềm: theo khoản 12 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

4. Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng: là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường mạng.

5. Văn bản điện tử: theo khoản 8 Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

6. Quy trình kiểm tra an toàn: theo khoản 11 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005.

7. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - electronic data interchange): theo khoản 15 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005.

8. Tài khoản người dùng (User Account): Mỗi người được cấp một tên riêng không trùng lắp (User name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập hệ thống và sử dụng.

9. Mạng nội bộ (LAN - Local Area Networks): theo khoản 5 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang;

10. Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước (MTSLCD): theo khoản 7 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang;

11. Mạng diện rộng (WAN) của tỉnh: theo khoản 6 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang;

12. Mạng Internet: là mạng máy tính toàn cầu, kết nối tới rất nhiều máy tính và mạng máy tính con trên toàn thế giới.

Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Áp dụng theo Điều 9 Luật giao dịch điện tử năm 2005.

2. Dự thảo, lưu giữ trên máy tính có kết nối mạng tin học (LAN, WAN, Internet) các tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.

3. Gửi, nhận trên phần mềm các văn bản, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước.

4. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh đầu tư hệ thống riêng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng theo hệ thống ngành dọc với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.

Chương II

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN

Điều 4. Nguyên tắc định dạng

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang;

2. Ký tự thể hiện văn bản điện tử, thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ- TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ, về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

3. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin, áp dụng Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT , ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

4. Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.

Điều 5. Mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử

1. Dùng 13 ký tự số của chuẩn mã số EAN-13 cho mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử.

2. Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:

a) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 là mã số của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, được sử dụng làm mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử, được phân bổ như sau:

- Các ký tự số thứ 3 và thứ 4 là mã số của Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.

- Các ký tự số thứ 1, thứ 2 sẽ được phân bổ cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh. Đối với các huyện, thị xã, thành phố thứ tự từ 01 đến 20 cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn; thứ tự từ 21 đến 99 phân bổ cho từng phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố. Cụ thể như sau:

Sở Nội vụ: 0001

Sở Kế hoạch và Đầu tư: 0002

Sở Tài chính: 0003

Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: 0004

Sở Khoa học và Công nghệ: 0005

Sở Công thương: 0006

Sở Thông tin và Truyền thông: 0007

Sở Ngoại vụ: 0008

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 0009

Sở Tài nguyên và Môi trường: 0010

Thanh tra tỉnh: 0011

Sở Giao thông Vận tải: 0012

Sở Xây dựng: 0013

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: 0014

Sở Y tế: 0015

Sở Giáo dục và Đào tạo: 0016

Sở Tư pháp: 0017

Ban Quản lý Khu kinh tế: 0018

Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên: 0019

Ủy ban nhân dân thành phố Châu Đốc: 0020

Ủy ban nhân dân thị Xã Tân Châu: 0021

Ủy ban nhân dân huyện An Phú: 0022

Ủy ban nhân dân huyện Châu Phú: 0023

Ủy ban nhân dân huyện Phú Tân: 0024

Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới: 0025

Ủy ban nhân dân huyện Châu Thành: 0026

Ủy ban nhân dân huyện Thoại Sơn: 0027

Ủy ban nhân dân huyện Tịnh Biên: 0028

Ủy ban nhân dân huyện Tri Tôn: 0029

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang: 0030

Văn phòng Đoàn ĐB Quốc Hội và HĐND tỉnh: 0031

Trường hợp phát sinh nhu cầu mã số đơn vị mới, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung danh mục này. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn mã số quy định các đơn vị sự nghiệp, Phòng, Ban có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; các Phòng, Ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn.

b) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 cũng dùng làm mã định danh cho các đơn vị trong việc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử, trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng. Mã định danh được quy định: Z1Z2.Y1Y2.H01@e-doc.vn

Trong đó:

- Tên miền e-doc.vn là tên miền chung cho các cơ quan nhà nước do Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý;

- Y1Y2: Là ký tự thứ 3 và 4 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp trên địa bàn tỉnh;

- Z1Z2: Là ký tự thứ 1, thứ 2 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị thuộc/trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố;

- H01: Là mã định danh được quy định cho Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang theo hướng dẫn từ Bộ Thông tin và Truyền thông;

Giữa các ký tự số thứ 1, thứ 2 và thứ 3, thứ 4 cách nhau bởi dấu chấm theo quy định (ví dụ: Sở Nội vụ: 00.01.H01@e-doc.vn; Sở Kế hoạch và Đầu tư: 00.02.H01@e- doc.vn).

c) Các ký tự số thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là mã số đại diện cho năm tài chính lưu trữ văn bản điện tử (ví dụ: năm 2014 được ký hiệu là ----014-----);

d) Các ký tự số thứ 8, thứ 9 là mã số được chia theo nhóm tài nguyên quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các ký tự số thứ 10, thứ 11 và thứ 12 là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi đơn vị.

đ) Ký tự số thứ 13 là số kiểm tra.

3. Trong quá trình quản lý, mã hồ sơ trong các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng được thực hiện theo phụ lục hướng dẫn kèm theo.

Điều 6. Nội dung và tiêu chuẩn dữ liệu gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm

1. Dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo Phụ lục 1 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

2. Dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

3. Nội dung, chuẩn dữ liệu và thứ tự dữ liệu của các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng khi thực hiện việc gửi văn bản điện tử đi và khung tiếp nhận văn bản điện tử đến được áp dụng theo phụ lục 2 - Định dạng trao đổi văn bản thống nhất edXML của Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT ngày 20 tháng 02 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước.

Điều 7. Các yêu về chức năng, tính năng kỹ thuật Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng

1. Các yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, đáp ứng theo công văn hướng dẫn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27 tháng 5 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho các dự án dùng chung và công văn 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23 tháng 10 năm 2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc về việc bổ sung, điều chỉnh một số điểm tại công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT , công văn số 1655/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27 tháng 5 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Có các chức năng gửi, tiếp nhận văn bản điện tử đáp ứng các tiêu chí dữ liệu tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

3. Đáp ứng các chức năng nêu tại Điều 9 Quy chế này.

Điều 8. Số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu

1. Thông tin được tạo ra do các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã, đều phải ở dạng số và lưu trữ theo quy định tại Điều 3 Quy chế này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.

2. Thông tin số phải được định kỳ sao chép tại từng đơn vị để lưu trữ và dự phòng, định kỳ đồng bộ về Trung tâm Tin học - Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Chi cục lưu trữ - Sở Nội vụ và Bộ phận lưu trữ - Phòng Nội vụ cấp huyện có phương án lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử khi các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ.

4. Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, có liên quan đến việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng.

5. Thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Điều 9. Quy định bắt buộc gửi, nhận văn bản điện tử bằng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành

1. Tỉnh An Giang thống nhất sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành tại các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành.

2. Trong từng giai đoạn, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan nhà nước gửi bằng văn bản điện tử không kèm văn bản giấy.

3. Văn bản giấy, ngoài danh mục thuộc khoản 2 Điều này, đã được ký phát hành trong cơ quan nhà nước, khi phát hành phải kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, các cơ quan nhà nước khi tiếp nhận văn bản đến chỉ tiếp nhận văn bản giấy không kèm theo văn bản điện tử thì xem như văn bản chưa hợp lệ.

Điều 10. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang;

Điều 11. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin và có hồi báo văn bản gửi thành công.

2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin cơ quan tiếp nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH

Điều 12. Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan nhà nước

1. Người đứng đầu cơ quan nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.

2. Chỉ đạo việc thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của cơ quan.

3. Quyết định phân công cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống phần mềm.

Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước

1. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng để giải quyết công việc được giao.

2. Thường xuyên thay đổi mật khẩu của tài khoản người dùng được cấp và tự bảo vệ tài khoản người dùng của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản người dùng phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị để khắc phục.

Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin

1. Trong trường hợp hệ thống thông tin điện tử của cơ quan nhà nước bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử, cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin cơ quan thông báo ngay cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại.

2. Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi hệ thống.

3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông, nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toàn thông tin, để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết.

Điều 15. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Đảm bảo hệ thống các kết nối vận hành thông suốt từ các cơ quan nhà nước để gửi, nhận văn bản điện tử; là điểm kết nối hệ thống liên thông phần quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng với các cơ quan Trung ương.

2. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an toàn trong việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước.

3. Khi xảy ra các sự cố về an toàn thông tin:

a) Tùy theo mức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố.

b) Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ để điều tra, khắc phục sự cố.

c) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền thông.

4. Định kỳ sáu tháng, một năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổng hợp báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này.

Điều 16. Các cơ quan nhà nước

1. Ban hành quy chế sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng và chia sẻ thông tin số tại cơ quan mình. Quy chế cần thực hiện theo các nguyên tắc chính sau:

a) Bảo đảm các yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định của Điều 41 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

b) Đồng bộ với quy chế về xây dựng, quản lý, khai thác, bảo vệ và duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh.

c) Tuân thủ nguyên tắc bảo vệ bí mật cá nhân, quyền sở hữu trí tuệ.

d) Tuân thủ các hướng dẫn tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và khoản 4 Điều 6 Quy chế này.

2. Định kỳ sáu tháng (trước ngày 10 tháng 6), một năm (trước ngày 10 tháng 12) hoặc đột xuất, báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông, để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chương IV

CÔNG TÁC KIỂM TRA, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 17. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm.

Điều 18. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về sử dụng phần mềm được khen thưởng theo quy của pháp luật.

Điều 19. Người có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 20. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chủ trì kiểm tra, giám sát đề xuất Ban Chỉ đạo Chương trình cải cách hành chính tỉnh hoặc Ban chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh về tình hình ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, nhằm thực hiện đánh giá hoặc xét thi đua hàng năm của các đơn vị.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Áp dụng chuyển tiếp

Trong trường hợp phần mềm hiện hành của các Sở, Ban, Ngành tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa đáp ứng các quy định ban hành tại quy chế này về hồi báo gửi văn bản điện tử đi, phân loại tài liệu, hồ sơ điện tử lưu trữ; các cơ quan có trách nhiệm nâng cấp, hoàn thiện về mặt kỹ thuật phần mềm, trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày quy chế này có hiệu lực.

Điều 22. Trách nhiệm thi hành

1. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN ĐÁNH SỐ MÃ HỒ SƠ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……../2014/QĐ-UBND ngày … tháng … năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

1. Bảy (7) mã số đầu tiên là mã số cơ quan và năm lưu trữ văn bản:

2. Phụ lục chi tiết Hồ sơ, Tài liệu của năm (5) mã số tiếp theo, cụ thể như sau:

STT	MÃ SỐ		TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU	THBQ
STT	Mã số tạm	Mã số lưu	(3)	(4)
I	-------01000		TÀI LIỆU TỔNG HỢP
	-------01010	-------01011	Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan - Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
	-------01010	-------01012	- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…)	5 năm
		-------01020	Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------01030	Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức	Vĩnh viễn
	-------01040	-------01041	Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan: - Tổng kết năm	Vĩnh viễn
	-------01040	-------01042	- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng.	5 năm
	-------01050	-------01051	Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm: - Của cơ quan cấp trên	10 năm
		-------01052	- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
		-------01053	- Của đơn vị chức năng	10 năm
	-------01060	-------01061	Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng:	5 năm
		-------01061	- Của cơ quan cấp trên	5 năm
		-------01062	- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	20 năm
		-------01063	- Của đơn vị chức năng	5 năm
	-------01070	-------01071	Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần: - Của cơ quan cấp trên	5 năm
		-------01072	- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	10 năm
		-------01073	- Của đơn vị chức năng	5 năm
		-------01080	Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất	10 năm
		-------01090	Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước	Vĩnh viễn
		-------01100	Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------01110	Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
	-------01120	-------01121	Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan: - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm	Vĩnh viễn
	-------01120	-------01122	- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi	10 năm
		-------01130	Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …)	Vĩnh viễn
		-------01140	Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp	10 năm
	-------01150	-------01151	Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo: - Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương	Vĩnh viễn
		-------01152	- ỦY BAN NHÂN DÂN tỉnh và tương đương	Vĩnh viễn
		-------01153	- Cơ quan, tổ chức khác	10 năm
		-------01160	Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung	10 năm
II	-------02000		*Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê*
	-------02010	-------02011	Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------02012	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------02013	- Quý, tháng	5 năm
		-------02020	Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------02030	Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------02040	Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt	Vĩnh viễn
		-------02050	Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------02060	Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
	-------02070	-------02071	Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước. - Tổng kết	Vĩnh viễn
	-------02070	-------02072	- Sơ kết	10 năm
		-------02080	Công văn trao đổi về công tác quy hoạch	10 năm
		-------02090	Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
	-------02100	-------02101	Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm: - Cơ quan ban hành	Vĩnh viễn
		-------02102	- Cơ quan thực hiện	Vĩnh viễn
		-------02103	- Cơ quan để biết	5 năm
	-------02110	-------02111	Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------02112	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------02113	- Quý, tháng	5 năm
	-------02120	-------02121	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------02122	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------02123	- Quý, tháng	5 năm
		-------02130	Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch	20 năm
	-------02140	-------02141	Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch: - Hàng năm	Vĩnh viễn
	-------02140	-------02142	- Quý, 6 tháng, 9 tháng	5 năm
		-------02150	Công văn trao đổi về công tác kế hoạch	10 năm
		-------02160	Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------02170	Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành	Vĩnh viễn
	-------02180	-------02181	Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
	-------02180	-------02182	- Quý, 6 tháng, 9 tháng	20 năm
	-------02190	-------02191	Báo cáo điều tra cơ bản: - Báo cáo tổng hợp	Vĩnh viễn
	-------02190	-------02192	- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra	10 năm
		-------02200	Báo cáo phân tích và dự báo	Vĩnh viễn
		-------02210	Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra	10 năm
III	-------03000		3. Tài liệu tổ chức, cán bộ
		-------03010	Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------03020	Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ	Vĩnh viễn
	-------03030	-------03031	Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------03032	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------03033	- Quý, tháng	5 năm
		-------03040	Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------03050	Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
		-------03060	Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
		-------03070	Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức	Vĩnh viễn
		-------03080	Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế	Vĩnh viễn
		-------03090	Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ	Vĩnh viễn
		-------03100	Hồ sơ về quy hoạch cán bộ	20 năm
		-------03110	Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ	70 năm
	-------03120	-------03121	Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm: - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển	20 năm
		-------03122	- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi	5 năm
		-------03130	Hồ sơ kỷ luật cán bộ	70 năm
		-------03140	Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …)	70 năm
		-------03150	Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức	Vĩnh viễn
		-------03160	Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ	70 năm
		-------03170	Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
	-------03180	-------03181	Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc: - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm	Vĩnh viễn
		-------03182	- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo	10 năm
		-------03190	Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ	10 năm
		-------03200	Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ	20 năm
		-------03210	Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ	10 năm
		-------03220	Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ	10 năm
IV	-------04000		4. Tài liệu lao động, tiền lương
	-------04010	-------04011	Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------04012	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------04013	- Quý, tháng	5 năm
		-------04020	Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------04030	Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện	Vĩnh viễn
		-------04040	Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành	Vĩnh viễn
		-------04050	Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
	-------04060	-------04061	Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: - Nghiêm trọng	Vĩnh viễn
		-------04062	- Không nghiêm trọng	20 năm
		-------04070	Hợp đồng lao động vụ việc	5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
		-------04080	Công văn trao đổi về công tác lao động	10 năm
		-------04090	Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------04100	Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện	Vĩnh viễn
		-------04110	Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện	Vĩnh viễn
		-------04120	Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức	20 năm
		-------04130	Công văn trao đổi về tiền lương	10 năm
V	-------05000		5. Tài liệu tài chính, kế toán
		-------05010	Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------05020	Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán	Vĩnh viễn
	-------05030	-------05031	Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------05032	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------05033	- Quý, tháng	5 năm
		-------05040	Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
	-------05050	-------05051	Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán: - Hàng năm	Vĩnh viễn
	-------05050	-------05052	- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------05060	Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá	Vĩnh viễn
		-------05070	Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ	20 năm
	-------05080	-------05081	Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định: - Nhà đất	Vĩnh viễn
	-------05080	-------05082	- Tài sản khác	20 năm
	-------05090	-------05091	Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc: - Vụ việc nghiêm trọng	Vĩnh viễn
	-------05090	-------05092	- Vụ việc khác	10 năm
	-------05100	-------05101	Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc: - Vụ việc nghiêm trọng	Vĩnh viễn
	-------05100	-------05102	- Vụ việc khác	10 năm
	-------05110	-------05111	Sổ sách kế toán: - Sổ tổng hợp	20 năm
	-------05110	-------05112	- Sổ chi tiết	10 năm
		-------05120	Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính	10 năm
		-------05130	Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính	5 năm
		-------05140	Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán	10 năm
VI	-------06000		6. Tài liệu xây dựng cơ bản
	-------06010	-------06010	Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------06020	Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
	-------06030	-------06031	Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------06032	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------06033	- Quý, tháng	5 năm
	-------06040	-------06041	Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: - Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;	Vĩnh viễn
		-------06042	- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn	Theo tuổi thọ công trình
		-------06050	Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình	15 năm
		-------06060	Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản	10 năm
VII	-------07000		7. Tài liệu khoa học công nghệ
		-------07010	Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------07020	Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------07030	Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức	Vĩnh viễn
	-------07040	-------07041	Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------07042	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------07043	- Quý, tháng	5 năm
		-------07050	Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
	-------07060	-------07061	Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học: - Cấp nhà nước	Vĩnh viễn
		-------07062	- Cấp bộ, ngành	Vĩnh viễn
		-------07063	- Cấp cơ sở	10 năm
	-------07070	-------07071	Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận - Cấp nhà nước	Vĩnh viễn
		-------07072	- Cấp bộ, ngành	Vĩnh viễn
		-------07073	- Cấp cơ sở	10 năm
		-------07080	Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành	Vĩnh viễn
		-------07090	Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------07100	Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học	20 năm
		-------07110	Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------07120	Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ	10 năm
VIII	-------08000		8. Tài liệu hợp tác quốc tế
		-------08010	Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------08020	Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
	-------08030	-------08031	Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------08032	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------08033	- Quý, tháng	5 năm
		-------08040	Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------08050	Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài	Vĩnh viễn
		-------08060	Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế	Vĩnh viễn
		-------08070	Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)	Vĩnh viễn
		-------08080	Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế	Vĩnh viễn
	-------08090	-------08091	Hồ sơ đoàn ra: - Ký kết hợp tác	Vĩnh viễn
		-------08092	- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …	20 năm
	-------08100	-------08101	Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác	Vĩnh viễn
		-------08102	- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …	20 năm
	-------08110	-------08111	Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài: - Quan trọng	Vĩnh viễn
		-------08112	- Thông thường	20 năm
		-------08120	Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế	10 năm
IX	-------09000		9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
		-------09010	Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------09020	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo	Vĩnh viễn
	-------09030	-------09031	Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------09032	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------09033	- Quý, tháng	5 năm
	-------09040	-------09041	Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng: - Hàng năm	20 năm
		-------09042	- Tháng, quý, sáu tháng	5 năm
	-------09050	-------09051	Hồ sơ thanh tra các vụ việc: - Vụ việc nghiêm trọng	Vĩnh viễn
		-------09052	- Vụ việc khác	15 năm
	-------09060	-------09061	Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo: - Vụ việc nghiêm trọng	Vĩnh viễn
		-------09062	- Vụ việc khác	15 năm
	-------09070	-------09071	Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân: - Báo cáo năm	Vĩnh viễn
		-------09072	- Tài liệu khác	5 năm
		-------09080	Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo	10 năm
X	-------10000		10. Tài liệu thi đua, khen thưởng
		-------10010	Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------10020	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng	Vĩnh viễn
		-------10030	Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức	Vĩnh viễn
	-------10040	-------10041	Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------10042	- 6 tháng, 9 tháng	20 năm
		-------10043	- Quý, tháng	5 năm
		-------10050	Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm	10 năm
	-------10060	-------10061	Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân: - Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ	Vĩnh viễn
		-------10062	- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ỦY BAN NHÂN DÂN cấp tỉnh và tương đương	20 năm
		-------10063	- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức	10 năm
		-------10070	Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài	Vĩnh viễn
		-------10080	Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng	10 năm
XI	-------11000		11. Tài liệu pháp chế
		-------11010	Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------11020	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
		-------11030	Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật	10 năm
	-------11040	-------11041	Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế: - Dài hạn, hàng năm	Vĩnh viễn
		-------11042	- Tháng, quý, 6 tháng	20 năm
		-------11050	Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật	Vĩnh viễn
		-------11060	Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì	5 năm
		-------11070	Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật	10 năm
		-------11080	Công văn trao đổi về công tác pháp chế	10 năm
XII	-------12000		12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở
			12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
		-------12010	Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------12020	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ	Vĩnh viễn
		-------12030	Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức	10 năm
	12040	-------12041	Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ: - Năm, nhiều năm	Vĩnh viễn
		-------12042	- Quý, tháng	10 năm
		-------12050	Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính	20 năm
		-------12060	Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
		-------12070	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ	20 năm
		-------12080	Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ	20 năm
		-------12090	Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)	20 năm
		-------12100	Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu	20 năm
	-------12110	-------12111	Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan: - Văn bản quy phạm pháp luật	Vĩnh viễn
		-------12112	- Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn	Vĩnh viễn
		-------12113	- Văn bản khác	50 năm
		-------12120	Sổ đăng ký văn bản đến	20 năm
		-------12130	Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ	10 năm
			12.2. Tài liệu quản trị công sở
		-------12140	Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------12150	Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở	Vĩnh viễn
		-------12160	Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức	20 năm
		-------12170	Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở	10 năm
		-------12180	Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan	10 năm
		-------12190	Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan	10 năm
		-------12200	Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan	10 năm
		-------12210	Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan	Theo tuổi thọ thiết bị
		-------12220	Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm	5 năm
		-------12230	Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan	10 năm
		-------12240	Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở	10 năm
XIII	-------13000		13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
		-------13010	Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------13020	Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
		-------13030	Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức	Vĩnh viễn
	-------13040	-------13041	Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc: - Hàng năm	Vĩnh viễn
		-------13042	- Tháng, quý, sáu tháng	20 năm
	-------13050	-------13051	Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý: - Hàng năm	Vĩnh viễn
		-------13052	- Tháng, quý, sáu tháng	10 năm
	-------13060	-------13061	Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ: - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm	Vĩnh viễn
		-------13062	- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi	10 năm
		-------13070	Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn	Vĩnh viễn
		-------13080	Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
		-------13090	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
	-------13100	-------13101	Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ: - Vụ việc quan trọng	Vĩnh viễn
		-------13102	- Vụ việc khác	20 năm
		-------13110	Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề	Vĩnh viễn
		-------13120	Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ	20 năm
		-------13130	Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ	10 năm
XIV	-------14000		14. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan
			14.1. Tài liệu của tổ chức Đảng
		-------14010	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------14020	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
	-------14030	-------14031	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ	Vĩnh viễn
		-------14032	- Tháng, quý, 6 tháng	10 năm
		-------14040	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng	Vĩnh viễn
		-------14050	Hồ sơ về thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng	Vĩnh viễn
		-------14060	Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng	10 năm
		-------14070	Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát	20 năm
		-------14080	Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên	70 năm
		-------14090	Hồ sơ đảng viên	70 năm
		-------14100	Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)	20 năm
		-------14110	Công văn trao đổi về công tác Đảng	10 năm
			14.2. Tài liệu tổ chức Công đoàn
		-------14120	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------14130	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
	-------14140	-------14141	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ	Vĩnh viễn
		-------14142	- Tháng, quý, 6 tháng	10 năm
		-------14150	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn	Vĩnh viễn
		-------14160	Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn	Vĩnh viễn
		-------14170	Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan	20 năm
		-------14180	Sổ sách	20 năm
		-------14190	Công văn trao đổi về công tác Công đoàn	10 năm
			14.3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên
		-------14200	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
		-------14210	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
	-------14220	-------14221	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ	Vĩnh viễn
		-------14222	- Tháng, quý, 6 tháng	10 năm
		-------14230	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên	Vĩnh viễn
		-------14240	Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan	20 năm
		-------14250	Sổ sách	20 năm
		-------14260	Công văn trao đổi về công tác Đoàn	10 năm