QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT HỒ SƠ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP, ĐĂNG KÝ LẠI VIỆC NUÔI CON NUÔI CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI VÀ LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẬU GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lý lịch tư pháp ngày 17 tháng 6 năm 2009;

Căn cứ Luật Nuôi con nuôi ngày 17 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21 tháng 3 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Nuôi con nuôi;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 39/2016/QĐ-UBND ngày 15 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp giải quyết hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài và lĩnh vực công chứng theo cơ chế một cửa liên thông trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Công an tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT HỒ SƠ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP, ĐĂNG KÝ LẠI VIỆC NUÔI CON NUÔI CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI VÀ LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẬU GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 710/QĐ-UBND ngày 14 tháng 04 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc, thời gian, trình tự thực hiện giữa các cơ quan có liên quan trong cấp phiếu lý lịch tư pháp, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài và hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chuyển đổi Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Các cơ quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp giải quyết các thủ tục hành chính về cấp phiếu lý lịch tư pháp, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài và hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chuyển đổi Văn phòng công chứng, gồm:

- Công an tỉnh;

- Tòa án nhân dân tỉnh;

- Văn phòng UBND tỉnh;

- Cá nhân, tổ chức có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính;

- Các cá nhân, tổ chức khác có liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp

1. Tuân thủ các quy định của pháp luật về cấp phiếu lý lịch tư pháp, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài và hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chuyển đổi Văn phòng công chứng.

2. Không làm ảnh hưởng đến chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chuyên môn của các cơ quan liên quan.

3. Chủ động, thường xuyên, chặt chẽ, kịp thời.

Điều 4. Quy trình tiếp nhận và trả kết quả

1. Tiếp nhận hồ sơ:

- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến ở những nơi có quy định nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, nhận hồ sơ trực tuyến.

- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây viết gọn là Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg);

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg .

2. Chuyển hồ sơ:

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ;

b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho phòng chuyên môn. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

3. Giải quyết hồ sơ:

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Tư pháp chuyển hồ sơ hoặc có văn bản gửi cơ quan phối hợp theo thời gian quy định;

Trường hợp việc giải quyết thủ tục hành chính cần được thực hiện sau khi có kết quả giải quyết của cơ quan phối hợp thì Sở Tư pháp gửi văn bản, hồ sơ cho cơ quan phối hợp để giải quyết trong thời gian quy định;

b) Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, Sở Tư pháp thẩm định và trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

c) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Hồ sơ quá hạn thuộc trách nhiệm giải quyết của cơ quan nào thì cơ quan đó phải có văn bản xin lỗi đến tổ chức, cá nhân ghi rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả gửi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có), thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.

4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ:

Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm ghi vào sổ theo dõi và thông báo đến cá nhân, tổ chức để nhận kết quả.

Chương II

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC VÀ THỜI GIAN GIẢI QUYẾT

Điều 5. Thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp

1. Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai yêu cầu cấp lý lịch tư pháp (theo mẫu quy định)

- Bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế khác;

- Bản sao Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế khác;

- Đối với cá nhân thuộc đối tượng miễn, giảm phí phải xuất trình giấy tờ để chứng minh.

Cá nhân có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Lý lịch tư pháp số 1. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật và chứng minh nhân dân (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu) của người được ủy quyền. Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ nêu trên. Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 thì không được ủy quyền cho người khác làm thay (trừ trường hợp cha mẹ yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 cho con chưa thành niên).

2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

3. Thời gian giải quyết hồ sơ: 10 ngày làm việc đối với hồ sơ thông thường (đương sự chỉ cư trú trong tỉnh); 15 ngày làm việc đối với hồ sơ phức tạp (đương sự cư trú nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, người nước ngoài). Cụ thể:

Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp gửi Phiếu xác minh Lý lịch tư pháp kèm 01 bộ hồ sơ cho cơ quan Công an cùng cấp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp Quốc gia;

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được phiếu xác minh lý lịch tư pháp, cơ quan công an cấp tỉnh thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng án tích của đương sự và gửi cho Sở Tư pháp kết quả tra cứu; trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn không quá 09 ngày làm việc.

Trường hợp sau khi đã tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan công an mà vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ để khẳng định đương sự có hay không có án tích thì Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ. Thời hạn tra cứu tại Tòa án không quá 05 ngày làm việc.

Trường hợp cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người đã từng là sĩ quan, hạ sĩ quan, binh sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng thì Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ quốc phòng để tra cứu thông tin.

Trong trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, ngay sau khi nhận được yêu cầu, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an thực hiện tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của đương sự và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu.

Điều 6. Thủ tục đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài

1. Yêu cầu, điều kiện thực hiện:

- Việc nuôi con nuôi đã được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ đăng ký nuôi con nuôi bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được;

- Cha, mẹ nuôi và con nuôi đều còn sống vào thời điểm yêu cầu đăng ký lại.

2. Thành phần hồ sơ:

Tờ khai đăng ký lại việc nuôi con nuôi (theo mẫu quy định). Trường hợp yêu cầu đăng ký lại tại Sở Tư pháp không phải là nơi trước đây đã đăng ký việc nuôi con nuôi thì Tờ khai phải có cam kết của người yêu cầu đăng ký lại về tính trung thực của việc đăng ký nuôi con nuôi trước đó và có chữ ký ít nhất hai người làm chứng.

3. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

4. Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trong đó: 02 ngày tại Sở Tư pháp, 03 ngày tại Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 7. Hợp nhất Văn phòng công chứng

1. Thành phần hồ sơ:

- Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng được hợp nhất; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất; thời gian thực hiện hợp nhất; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng được hợp nhất sang Văn phòng công chứng hợp nhất; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng hợp nhất; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng được hợp nhất và các nội dung khác có liên quan;

- Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng được hợp nhất tính đến ngày đề nghị hợp nhất;

- Biên bản kiểm kê các hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

- Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng được hợp nhất;

- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng được hợp nhất.

2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

3. Thời hạn giải quyết:

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình UBND tỉnh;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, đề xuất trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phép hợp nhất Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 8. Sáp nhập Văn phòng công chứng

1. Thành phần hồ sơ:

- Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập; tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; thời gian thực hiện sáp nhập; phương án chuyển tài sản của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; phương án sử dụng lao động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập; việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập và các nội dung khác có liên quan;

- Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng tính đến ngày đề nghị sáp nhập;

- Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng và biên bản kiểm kê tài sản hiện có của các Văn phòng công chứng;

- Danh sách các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại các Văn phòng công chứng;

- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của các Văn phòng công chứng.

2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

3. Thời hạn giải quyết:

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình UBND tỉnh;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, đề xuất trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phép sáp nhập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 9. Chuyển nhượng Văn phòng công chứng

1. Thành phần hồ sơ:

- Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giá chuyển nhượng, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan;

Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải có chữ ký của công chứng viên hợp danh đại diện cho các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng, các công chứng viên nhận chuyển nhượng và phải được công chứng;

- Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

- Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

- Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng;

- Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;

- Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.

2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

3. Thời hạn giải quyết:

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội công chứng viên, trình UBND tỉnh;

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, đề xuất trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do.

Điều 10. Chuyển đổi Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập

1. Thành phần hồ sơ:

- Giấy đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng (theo mẫu quy định);

- Báo cáo tình hình tài chính, tổ chức, hoạt động, hồ sơ công chứng hiện đang lưu trữ tại Văn phòng công chứng đề nghị chuyển đổi;

- Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng đề nghị chuyển đổi (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu).

2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

3. Thời hạn giải quyết:

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp trình UBND tỉnh;

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu trình UBND tỉnh ra quyết định cho phép chuyển đổi hoặc có văn bản thông báo việc từ chối cho phép chuyển đổi.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Chủ trì tổ chức thực hiện Quy chế này.

2. Cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết theo đề nghị của cơ quan phối hợp.

3. Đôn đốc, theo dõi, đánh giá về công tác phối hợp.

4. Định kỳ 6 tháng, hàng năm, Sở Tư pháp (cơ quan chủ trì thực hiện cơ chế một cửa liên thông) tổ chức họp đánh giá cơ chế một cửa liên thông với các cơ quan hành chính có liên quan để rút kinh nghiệm, tháo gỡ vướng mắc trong phối hợp thực hiện nhiệm vụ; báo cáo kết quả về UBND tỉnh (gửi Sở Nội vụ 01 bản để tổng hợp, theo dõi).

Điều 12. Trách nhiệm của Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan

1. Tham gia, thực hiện đầy đủ và bảo đảm chất lượng các nội dung phối hợp.

2. Cử cán bộ tham gia họp liên ngành và tham gia Đoàn công tác liên ngành (nếu có) và tạo điều kiện cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ được giao.

3. Đôn đốc, theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công tác phối hợp trong lĩnh vực quản lý của mình, gửi cơ quan chủ trì tổng hợp, xây dựng báo cáo chung.

Điều 13. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để xem xét sửa đổi, bổ sung, hoàn chỉnh Quy chế cho phù hợp./.