QUYẾT ĐỊNH

CÔNG BỐ DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH CÀ MAU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính và Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích;

Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính và Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 357/TTr-SNV ngày 07/11/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này Danh mục 02 thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Cà Mau đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố tại Quyết định số 628/QĐ-UBND ngày 12/4/2016 (kèm theo danh mục).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế 02 thủ tục hành chính cấp tỉnh (STT: 49, 50) tại phần Danh mục ban hành kèm theo Quyết định số 1578/QĐ-UBND ngày 27/9/2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố chuẩn hóa Danh mục thủ tục hành chính thực hiện tiếp nhận, trả kết quả giải quyết qua dịch vụ bưu chính công ích và thủ tục hành chính tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả tại Bộ phận Một cửa các cấp thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Cà Mau.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

DANH MỤC

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1993/QĐ-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Danh mục thủ tục hành chính bị sửa đổi, bổ sung

Tổng số danh mục có 02 thủ tục hành chính./.

PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

I. LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Thủ tục: Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc

1.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cà Mau đến nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Nội vụ thông qua Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Cà Mau (Địa chỉ: Tầng 1, tầng 2, Tòa nhà Viettel, số 298, đường Trần Hưng Đạo, phường 5, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau), vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày nghỉ lễ theo quy định), cụ thể như sau:

+ Buổi sáng: Từ 07 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút.

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút.

Công chức tiếp nhận hồ sơ xem xét:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và hướng dẫn độc giả đăng ký.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì lập phiếu hướng dẫn để bổ sung một lần đầy đủ theo quy định.

- Bước 2: Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

- Bước 3: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ; hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

- Bước 4: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử phê duyệt.

- Bước 5: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.

1.2. Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu của độc giả đến nghiên cứu tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ:

- Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp cơ quan cử đi);

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (mẫu kèm theo);

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (mẫu kèm theo).

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1.4. Thời hạn giải quyết:

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.

1.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân.

1.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cà Mau, Sở Nội vụ.

1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

1.8. Phí, lệ phí: Thu theo Biểu mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, như sau:

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.

1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai thực hiện thủ tục hành chính: Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu và Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

1.10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung

PHỤ LỤC SỐ I

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ)

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi: ……………………....................................................................

Họ và tên độc giả……………………………....................……………….

Ngày, tháng, năm sinh:………………………………………………...….

Quốc tịch: ……………………………………………………………....…

Số Chứng minh nhân dân /Số hộ chiếu:………….......………....…………

Cơ quan công tác: …………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ:………………………....………………………………….

…………………......……………………………………………………...

Số điện thoại:...……………………………………………………………

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:……………………………………..

.....................................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu: .....……………………………………………………

Thời gian nghiên cứu:…………………………………………………..…

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC SỐ IV

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ)

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: …………………

Họ và tên độc giả: ………………………………………………………….

Số CMND/Hộ chiếu: …………………………………………………….....

Chủ đề nghiên cứu: …………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………….., ngày ….. tháng ….. năm …...

2. Thủ tục: Cấp bản sao và chứng thực lưu trữ

2.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Nộp hồ sơ

Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Sở Nội vụ thông qua Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Cà Mau (Địa chỉ: Tầng 1, tầng 2, Tòa nhà Viettel, số 298, đường Trần Hưng Đạo, phường 5, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau), vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày nghỉ lễ theo quy định), cụ thể như sau:

+ Buổi sáng: Từ 07 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút.

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút.

Công chức tiếp nhận hồ sơ xem xét:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và hướng dẫn độc giả lập phiếu yêu cầu.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì lập phiếu hướng dẫn để bổ sung một lần đầy đủ theo quy định.

- Bước 2: Giải quyết thủ tục hành chính

a) Thủ tục cấp bản sao

- Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

- Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ cho người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phê duyệt.

- Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu cấp cho độc giả.

b) Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

- Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

- Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

- Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và trả kết quả cho độc giả.

2.2. Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (mẫu kèm theo);

- Bản lưu bản sao tài liệu.

b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (mẫu kèm theo);

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

c) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.4. Thời hạn giải quyết: Trong ngày, kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu.

2.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, cá nhân.

2.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cà Mau, Sở Nội vụ.

2.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.

2.8. Phí, lệ phí: Thu theo Biểu mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, như sau:

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4;

- Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4.

2.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai thực hiện thủ tục hành chính: Phiếu yêu cầu sao tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

2.10. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung

PHỤ LỤC SỐ VI

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ)

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU

Số: …………………

Họ và tên độc giả: …………………………………………………………

Số CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………...

………., ngày ….. tháng …. năm …..

PHỤ LỤC SỐ VIII

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ)

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

Số: ………………………..

Họ và tên độc giả: …………………………………………………………

Số CMND/Hộ chiếu: ………………………………………………………

………., ngày ….. tháng …. năm …..

DANH MỤC

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ NỘI VỤ CÓ THỰC HIỆN VÀ KHÔNG THỰC HIỆN TIẾP NHẬN HỒ SƠ, TRẢ KẾT QUẢ QUA DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CÔNG ÍCH VÀ TRUNG TÂM GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TỈNH
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 1993/QĐ-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)

Tổng số danh mục có 02 thủ tục hành chính./.