QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 thang 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Quyết định số 44/2013/QĐ-UBND ngày 03 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và bãi bỏ Quyết định số 63/QĐ-VP ngày 28 tháng 11 năm 2011 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản và Quy chế làm việc của Phòng Hành chính, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, tỉnh Sóc Trăng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SÓC TRĂNG
(Kèm theo Quyết định số 01 /QĐ-UBND ngày 06 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng.

2. Đối tượng áp dụng

- Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là Văn phòng);

- Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Văn phòng, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên thuộc Văn phòng, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.

2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng ban hành, có chữ ký trực tiếp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.

5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng ban hành, được hình thành từ bản gốc văn bản.

6. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Đúng thẩm quyền, đúng quy định của pháp luật, chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính; phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, rõ ràng, bảo đảm sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình xử lý, thực hiện.

3. Giữ gìn bí mật thông tin, tài liệu đang giải quyết và thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Điều 4. Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Phòng Hành chính có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng; cập nhật đầy đủ các thông tin vào chương trình quản lý văn bản; chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các đơn vị trực thuộc Văn phòng; báo cáo thống kê hàng tuần tình hình tiếp nhận văn bản đến và phát hành văn bản đi; báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các cuộc họp giao ban định kỳ của lãnh đạo Văn phòng.

2. Trụ sở Tiếp công dân có trách nhiệm phân loại, xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo; Quy chế tổ chức và hoạt động của Trụ sở Tiếp công dân (ban hành kèm theo Quyết định số 291/QĐTC-CTUBND ngày 05 tháng 7 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng).

3. Phòng Công nghệ Thông tin có trách nhiệm quản lý, vận hành thông suốt mạng tin học nội bộ của Văn phòng; hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành; thực hiện chế độ bảo mật thông tin, lưu trữ dữ liệu tin học; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng sau khi đã thống nhất với Trưởng phòng Hành chính.

4. Các đơn vị trực thuộc Văn phòng có trách nhiệm:

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, tài liệu do Phòng Hành chính chuyển giao trực tiếp, gửi qua mạng tin học, hoặc để trong tủ đựng hồ sơ tại Phòng Hành chính; chỉ xử lý hồ sơ sau khi được Phòng Hành chính làm thủ tục đăng ký văn bản đến, trừ trường hợp giải quyết gấp theo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng nhưng sau khi giải quyết xong phải đăng ký văn bản đến theo quy định.

- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình.

- Khi được đơn vị khác lập phiếu đề nghị tham gia ý kiến phải trả lời theo thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được yêu cầu.

5. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu phụ lục I kèm theo Quyết định này); soạn thảo văn bản theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi, xử lý theo quy định.

6. Cán bộ, chuyên viên không được tùy tiện sao chép, tiết lộ, cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và lãnh đạo Văn phòng; không được mang hồ sơ, tài liệu của cơ quan về nhà hoặc đem tài liệu sang cơ quan khác khi chuyển công tác làm tư liệu riêng.

Điều 5. Quản lý tài liệu mật

Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Phòng Hành chính lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ sáu tháng một lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho Chánh Văn phòng.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Điều 6. Tiếp nhận văn bản đến

1. Phòng Hành chính là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên thuộc Văn phòng.

a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư (hoặc công chức được phân công trực cơ quan) phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; nếu phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn,… phải báo ngay với Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

b) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng tin học, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi biết hoặc báo cáo với Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

2. Chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Văn phòng chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến theo quy định.

Các văn bản, tài liệu của các sở, ban, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải chuyển cho Phòng Hành chính để làm các thủ tục tiếp nhận, tuyệt đối không được chuyển lại cho cơ quan hay người gửi.

3. Tất cả các văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận trong ngày làm việc. Nếu nhận văn bản vào cuối giờ của ngày làm việc (giờ buổi chiều) thì có thể làm thủ tục tiếp nhận vào đầu giờ sáng của ngày làm việc tiếp theo; trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn, “Hỏa tốc” hẹn giờ phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Điều 7. Xử lý ban đầu đối với văn bản đến

Phòng Hành chính xử lý ban đầu đối với văn bản đến như sau:

1. Đối với điện mật

a) Chuyển ngay cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (đối với văn bản gửi đích danh) hoặc Chánh Văn phòng (đối với văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng) xử lý sau khi tiếp nhận.

b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Chánh Văn phòng, văn thư vào sổ quản lý văn bản mật và chuyển ngay cho đơn vị, chuyên viên có liên quan để xử lý.

c) Sau khi xử lý xong, đơn vị, chuyên viên phải chuyển lại văn bản cho Phòng Hành chính để làm thủ tục hoàn trả cho Cơ yếu theo chế độ bảo mật.

2. Đối với những bì công văn đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật, gửi đích danh cá nhân và tổ chức đoàn thể trong cơ quan hoặc những bì công văn thường nhưng ghi “Chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, văn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển ngay cho người có tên hoặc người có trách nhiệm giải quyết.

Việc bóc bì, xử lý văn bản mật thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý.

3. Đối với các văn bản thuộc danh mục hồ sơ thủ tục hành chính

Văn thư tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông” tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng (ban hành kèm theo Quyết định số 942/QĐHC-CTUBND ngày 23 tháng 9 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng).

4. Đối với các đơn, thư khiếu nại, tố cáo

Văn thư chuyển nguyên bì cho Trụ sở Tiếp công dân để tổ chức phân loại, cập nhật, xử lý… theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo và Quy chế tổ chức và hoạt động của Trụ sở Tiếp công dân.

5. Các văn bản còn lại

a) Văn thư kiểm tra địa chỉ gửi văn bản và nơi nhận, bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng; đóng dấu “Đến” lên góc trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi số, ngày đến vào dấu “Đến”,… để chuyển cho người có trách nhiệm phân phối văn bản đến; đồng thời cập nhật thông tin văn bản đến vào máy tính.

b) Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng tin học, văn thư sao chụp lại văn bản hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến” theo quy định tại Điểm a Khoản 5 Điều này. Sau khi nhận được bản chính phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký theo quy định (ghi số, ngày đến vào bản chính như số, ngày đến đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

c) Khi bóc bì không được bỏ sót, làm rách, nhàu nát tài liệu; phải giữ lại và chuyển kèm theo tài liệu những phong bì sau:

- Số, ký hiệu trên phong bì và tài liệu bên trong không thống nhất;

- Ngày nhận và ngày gửi cách nhau quá xa;

- Những tài liệu gửi quá thời gian quy định;

- Có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ.

Điều 8. Phân loại văn bản đến

Phòng Hành chính tổ chức phân loại sơ bộ văn bản đến như sau:

1. Văn bản phải làm thủ tục trả lại

Phòng Hành chính làm thủ tục trả lại các văn bản, gồm: Văn bản gửi không đúng địa chỉ, không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng; văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục, không đầy đủ thành phần hồ sơ; văn bản trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm; văn bản có dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo),…. Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.

Văn thư có trách nhiệm kiểm tra kỹ văn bản đến trước khi tiếp nhận, nếu phát hiện văn bản đến không đúng quy định thì lập Phiếu trả hồ sơ (theo mẫu phụ lục II kèm theo Quyết định này) kèm theo văn bản của cơ quan gửi, trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác văn thư ký trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc; trường hợp văn bản có dấu “Hỏa tốc” phải báo ngay với lãnh đạo Văn phòng xem xét, xử lý.

2. Đối với các văn bản do cơ quan, đơn vị, địa phương trình đúng trình tự, thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng

Phòng Hành chính có trách nhiệm trình Chánh Văn phòng để xử lý, hoặc phân phối văn bản (ghi cụ thể tên đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”) theo ủy quyền của Chánh Văn phòng; nhập thông tin vào máy tính và chuyển văn bản cho đơn vị được phân công xử lý trong ngày (để vào tủ đựng hồ sơ tại Phòng Hành chính), mỗi ngày 04 lần: Buổi sáng vào lúc 8 giờ 30 phút và 10 giờ 30 phút; buổi chiều vào lúc 14 giờ 30 phút và 16 giờ 30 phút.

3. Đối với các văn bản do cơ quan Trung ương gửi thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, sau khi tiếp nhận văn bản đến, Phòng Hành chính có trách nhiệm trình Chánh Văn phòng có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết, thời gian thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này (không kể văn bản gấp).

4. Đối với các văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng do các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi để báo cáo hoặc để biết, Phòng Hành chính có trách nhiệm phân loại và chuyển đến đơn vị, cá nhân có liên quan để nghiên cứu, tham khảo, theo ủy quyền của Chánh Văn phòng.

Điều 9. Chuyển giao văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:

1. Hàng ngày, các đơn vị thuộc Văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình để trong tủ đựng hồ sơ tại Phòng Hành chính, thời gian thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quy chế này; kiểm tra, đối chiếu số lượng văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản với số văn bản thực nhận để kịp thời phát hiện, xử lý nhầm lẫn hoặc thiếu văn bản, nếu hàng ngày không kiểm tra, đối chiếu thì xem như đã nhận văn bản đầy đủ; cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc theo dõi, xử lý văn bản của từng chuyên viên.

2. Đối với các văn bản có dấu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, các giấy mời họp hoặc văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, Phòng Hành chính có trách nhiệm thông báo ngay cho đơn vị có liên quan để tiếp nhận, xử lý.

3. Đối với các văn bản do cơ quan Trung ương ban hành có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng sao gửi cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng để nghiên cứu, Phòng Hành chính có trách nhiệm lập sổ chuyển giao văn bản đến và bàn giao bản chính cho Phòng Công nghệ Thông tin (mỗi buổi 01 lần) để thực hiện quét (scan) nội dung văn bản vào máy tính (tạo thành file PDF) trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận văn bản; đồng thời chuyển vào mạng tin học (Lotus Notes) của Văn phòng để các đơn vị, chuyên viên tra cứu.

4. Đối với các văn bản do cơ quan Trung ương ban hành có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng sao gửi cho các đơn vị trực thuộc Văn phòng để xử lý, Phòng Hành chính có trách nhiệm lập thủ tục sao y bản chính theo quy định, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác văn thư ký và gửi cho các đơn vị để nghiên cứu, lập Phiếu trình giải quyết công việc, thời gian thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Quy chế này; đồng thời lập sổ chuyển giao văn bản đến và bàn giao bản chính cho Phòng Công nghệ Thông tin để scan nội dung văn bản vào máy tính theo quy định tại Khoản 3 Điều 9 Quy chế này.

5. Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh và các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, Phòng Hành chính có trách nhiệm chuyển đến các đơn vị trực thuộc Văn phòng để chuẩn bị nội dung, hoặc gửi tài liệu cho các thành phần dự họp theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

6. Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm trả lại ngay cho Phòng Hành chính để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.

Chương III

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 10. Xử lý văn bản đến của chuyên viên

Chuyên viên xử lý văn bản đến hoặc công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo trình tự, thủ tục như sau:

1. Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục, hồ sơ

a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến các đơn vị có liên quan trong Văn phòng (nếu cần thiết).

b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn bản (nếu có).

c) Trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của các đơn vị có liên quan trong Văn phòng (nếu có), dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.

Chuyên viên không được gạch dưới, chỉnh sửa hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.

2. Đối với những công việc khẩn, hỏa tốc hoặc theo yêu cầu cấp thiết của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh mà lãnh đạo Văn phòng vắng mặt, chuyên viên theo dõi phải điện báo lãnh đạo Văn phòng biết và lập Phiếu trình giải quyết công việc thông qua Trưởng phòng xem xét để trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết; sau đó báo cáo kết quả cho lãnh đạo Văn phòng biết.

3. Đối với những văn bản, đề án còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau

a) Đối với những văn bản, đề án trình nhưng còn thiếu ý kiến của các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ thì chuyên viên theo dõi phải thông báo (bằng điện thoại, thư điện tử) cho cơ quan trình, cơ quan chủ đề án chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đầy đủ hồ sơ; trường hợp đã thông báo nhưng cơ quan trình, cơ quan chủ đề án chưa bổ sung đầy đủ hồ sơ thì báo cáo lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, giải quyết. Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn phòng ký gửi các sở, ngành, cơ quan, địa phương có liên quan đề nghị tham gia ý kiến.

b) Đối với những văn bản, đề án có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên theo dõi trình lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực yêu cầu cơ quan trình, cơ quan chủ đề án giải trình bổ sung làm rõ nội dung (theo mẫu phụ lục III kèm theo Quyết định này), hoặc giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận tài liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Văn phòng, chuyên viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trong Văn phòng (nếu cần thiết), đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản, kèm theo hồ sơ trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, giải quyết. Trường hợp lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết gấp thì trình Chánh Văn phòng xem xét, giải quyết.

5. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng đều phải có ý kiến của đơn vị, chuyên viên có liên quan trong Văn phòng trước khi trình. Đơn vị, chuyên viên phối hợp có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề được yêu cầu.

Điều 11. Xử lý văn bản của lãnh đạo Văn phòng

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi, nhiệm vụ được phân công có trách nhiệm giải quyết công việc như sau:

1. Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận từ Phòng Hành chính.

2. Duyệt hồ sơ và Phiếu trình giải quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến của chuyên viên qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

4. Chủ trì cuộc họp với lãnh đạo các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố có liên quan để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

5. Ký công văn đề nghị các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố có liên quan bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ trình còn thiếu.

6. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng.

7. Đối với những văn bản do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh uỷ quyền Chánh Văn phòng ký thừa lệnh, thì nội dung thuộc lĩnh vực nào do lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó ký; trường hợp Phó Chánh Văn phòng phụ trách đi vắng trong ngày hoặc dài ngày thì Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được bàn giao công việc xử lý.

Điều 12. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc

1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó.

2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên theo dõi của Văn phòng có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực đó; nếu người đó vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng để trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch thường trực Ủy ban nhân dân tỉnh. Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, chuyên viên theo dõi phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng kết quả xử lý trước khi phát hành văn bản. Sau đó, báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.

4. Không trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:

a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.

b) Văn bản do các đơn vị, chuyên viên trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên có liên quan trong Văn phòng (trường hợp phải lấy ý kiến) và của lãnh đạo Văn phòng.

5. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải qua Văn phòng để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 13. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc thường xuyên, chủ yếu trên cơ sở Phiếu trình giải quyết công việc của Văn phòng và các hồ sơ, tài liệu của cơ quan trình.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản; Chủ tịch phân công các Phó Chủ tịch; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền cho Chánh Văn phòng ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.

Điều 14. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh gồm:

1. Phiếu trình giải quyết công việc của Văn phòng.

2. Văn bản trình của cơ quan trình có dấu đăng ký văn bản đến của Văn phòng.

3. Ý kiến chính thức bằng văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình.

4. Các tài liệu cần thiết khác liên quan đến vấn đề trình.

5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do lãnh đạo Văn phòng ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo đúng nội dung trình.

6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên có liên quan trong Văn phòng và của lãnh đạo Văn phòng theo trình tự.

7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu nêu trên phải có cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực.

Điều 15. Trình xin ý kiến giải quyết của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các Phiếu trình giải quyết công việc (kèm theo toàn bộ hồ sơ công việc) do các đơn vị, chuyên viên trong Văn phòng chuyển đến sau khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng; phân loại các Phiếu trình và cập nhật thông tin vào máy tính; mang hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết, mỗi buổi ít nhất 02 lần (không kể các văn bản gấp).

2. Sau khi có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm cập nhật thông tin vào máy tính và chuyển hồ sơ đến các đơn vị, chuyên viên có liên quan trong Văn phòng để xử lý.

Trường hợp Phiếu trình có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chờ họp giải quyết, Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm trình Chánh Văn phòng toàn bộ hồ sơ để báo cáo trong cuộc họp giao ban gần nhất của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 16. Thời hạn xử lý văn bản đến

Thời gian xử lý văn bản đến được tính từ ngày nhận văn bản đến (theo dấu văn bản đến) đến ngày ban hành văn bản trả lời.

1. Đối với các công việc thuộc danh mục hồ sơ thủ tục hành chính thì thời hạn xử lý thực hiện theo Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông” tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng (ban hành kèm theo Quyết định số 942/QĐHC-CTUBND ngày 23 tháng 9 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng).

2. Đối với các đề án là văn bản quy phạm pháp luật và các quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án, báo cáo giai đoạn 2 năm trở lên thuộc chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, thời hạn xử lý thực hiện theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và quy định của pháp luật.

3. Đối với các công việc thường xuyên

a) Những vấn đề "Khẩn", “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”... phải xử lý ngay trong ngày.

b) Những vấn đề đã đủ hồ sơ hoặc nội dung vấn đề trình đã rõ ràng, không cần lấy thêm ý kiến các cơ quan liên quan, chậm nhất trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Văn phòng có trách nhiệm trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết.

c) Những vấn đề chưa đủ điều kiện giải quyết, cần bổ sung thêm hồ sơ hoặc lấy ý kiến các cơ quan liên quan, chậm nhất trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Văn phòng có văn bản yêu cầu cơ quan trình bổ sung thêm hồ sơ hoặc yêu cầu các cơ quan liên quan đóng góp ý kiến.

d) Đơn vị, chuyên viên phối hợp khi được yêu cầu tham gia ý kiến phải trả lời trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc.

đ) Lãnh đạo Văn phòng xem xét hồ sơ kèm theo Phiếu trình trong ngày làm việc kể từ khi chuyên viên chuyển đến.

Chương IV

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Điều 17. Thể thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 18. Soạn thảo, đánh máy văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004 và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, lãnh đạo Văn phòng giao cho một đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị, chuyên viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực tham khảo ý kiến của cơ quan chức năng có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản (kèm theo hồ sơ trình).

3. Văn bản do chuyên viên Văn phòng soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo.

4. Việc soạn thảo, đánh máy văn bản có nội dung mật thực hiện theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý.

Điều 19. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Trưởng các đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về độ chính xác của nội dung văn bản (kể cả các phụ lục kèm theo) trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng ban hành; ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) theo phiếu đề nghị của chuyên viên trước khi trình lãnh đạo Văn phòng thẩm định.

2. Trưởng Phòng Hành chính phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản; ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình người có thẩm quyền ký. Trường hợp phát hiện có nội dung chưa rõ hoặc sai sót về câu chữ, số liệu,… phải trao đổi ngay với người soạn thảo văn bản để kiểm tra, xử lý.

Điều 20. Trình ký văn bản

1. Phòng Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận dự thảo văn bản đã được lãnh đạo Văn phòng thẩm định để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành. Văn bản trình ký phải là văn bản được trình bày đúng thể thức quy định, in ấn sạch đẹp, xoá tên tập tin và được in một bản giống với bản thảo văn bản đã được thẩm định.

2. Thẩm quyền ký văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Trường hợp dự thảo văn bản đã được lãnh đạo Văn phòng thẩm định nhưng nếu thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị, chuyên viên được giao soạn thảo văn bản trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, quyết định. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được người có thẩm quyền ký thì phải trình người có thẩm quyền ký văn bản đó xem xét, quyết định.

Chương V

PHÁT HÀNH VĂN BẢN

Điều 21. Đầu mối phát hành văn bản

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng được tập trung vào một đầu mối là Phòng Hành chính để làm thủ tục phát hành.

Điều 22. Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

1. Trước khi phát hành văn bản, Phòng Hành chính có trách nhiệm kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản và nhân bản đúng số lượng, thời gian yêu cầu; chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và có chữ ký của người có thẩm quyền.

2. Văn bản sau khi phát hành, Phòng Hành chính có trách nhiệm cập nhật các thông tin văn bản phát hành vào phần mềm quản lý văn bản (Lotus notes) của Văn phòng, kèm theo file văn bản (trừ văn bản mật), bảo đảm đúng với văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm...., riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ “Đã ký”. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, Phòng Hành chính chuyển một bản cho Phòng Công nghệ Thông tin để đăng công báo theo quy định (trừ văn bản mật).

3. Các chuyên viên có trách nhiệm chuyển file văn bản vào thư mục của văn bản dự thảo để Phòng Hành chính kiểm tra, lập thủ tục phát hành văn bản theo quy định. Tên file văn bản cần ghi ngắn gọn và đặt ở vị trí cuối cùng trong mục “Nơi nhận”.

Điều 23. Gửi văn bản

1. Việc phát hành văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác và đúng đối tượng, chỉ được gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Kính gửi” và “Nơi nhận”. Trường hợp các đơn vị, cá nhân xin bổ sung thêm số lượng văn bản phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, giải quyết.

2. Đối với văn bản hỏa tốc, văn bản cần xử lý gấp, văn thư phải hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Trường hợp cần thiết, văn thư có thể gửi văn bản qua máy fax trước (trừ văn bản mật), sau đó chuyển bản chính cho người nhận sau.

3. Việc phát hành văn bản liên quan đến hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện theo Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông” tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng (ban hành kèm theo Quyết định số 942/QĐHC-CTUBND ngày 23 tháng 9 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng).

4. Đối với việc phát hành các văn bản khác đến các cơ quan bên ngoài Văn phòng, văn thư gửi chậm nhất trong ngày hôm sau và được thực hiện chủ yếu bằng đường công văn. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản và được sự đồng ý của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Hành chính phụ trách công tác văn thư; người nhận trực tiếp phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.

4. Việc phát hành văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP của Chính phủ.

5. Việc phát hành văn bản mật, kể cả tài liệu thu hồi thực hiện theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý.

6. Đối với các văn bản phát hành nội bộ (văn bản gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và các đơn vị, chuyên viên thuộc Văn phòng), văn thư phải gửi ngay trong ngày bằng hình thức chuyển văn bản vào phòng làm việc của lãnh đạo, để vào tủ đựng hồ sơ hoặc chuyển vào hộp thư điện tử của các đơn vị.

Điều 24. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu

Phòng Hành chính có trách nhiệm quản lý con dấu của Ban Cán sự đảng Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Đảng ủy Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của Chính phủ.

Trưởng phòng Hành chính và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý, sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.

b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.

c) Văn bản có phụ lục kèm theo phải đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ phụ lục của bản phụ lục.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do Phòng Hành chính phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Điều 25. Lưu văn bản

1. Phòng Hành chính lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng lưu thêm 02 bản chính.

2. Phòng Hành chính tổ chức sắp xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành theo quy định của Luật Lưu trữ để phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh.

3. Các đơn vị, chuyên viên soạn thảo văn bản trong Văn phòng lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thảo lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định)./.

PHỤ LỤC I

MẪU PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
(Kèm theo Quyết định số 01 /QĐ-UBND ngày 06 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng)

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Kính gửi: .....................................................................

Cơ quan trình

.......................................................................... .....

Tóm tắt nội dung trình

………………………….…...........................................................................

........................................................................................................................

Ý kiến của các cơ quan liên quan

……………………………………………………………………..…….…

……………………………………………………………………………..

Ý kiến chuyên viên sau khi thẩm tra

........................................................................................................................

........................................................................................................................

Ý kiến của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

PHỤ LỤC II

MẪU PHIẾU TRẢ HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 01 /QĐ-UBND ngày 06 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng)

Kính gửi: .............................................................

Căn cứ Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng (ban hành kèm theo Quyết định số 44/2013/QÐ-UBND, ngày 03 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng.

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng trả lại Văn bản số: ......................... ngày ..... tháng ...... năm ...... của ................................................

……………..…………………………………………………………………….

Lý do: …………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………

……………..………………………………………………………………

PHỤ LỤC III

MẪU PHIẾU CHUYỂN
(Kèm theo Quyết định số 01 /QĐ-UBND ngày 06 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng)

Kính gửi: ....................................................

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng chuyển Văn bản số ..................... ngày.......... tháng ........ năm ............. của ............................................................................................................................. ..... v/v ………………………………………………………………………………

Nay thông báo ý kiến chỉ đạo của đồng chí ................................................ Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng như sau:

............................................................................................................................. .....

............................................................................................................................. .....