QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG CẤP TỈNH CỦA TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết định số 3276/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2015 của UBND tỉnh về ban hành Đề án thực hiện mô hình một cửa tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu;

Căn cứ Quyết định 357/QĐ-UBND ngày 24 tháng 02 năm 2016 của UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, về việc thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số: 03/TTr-VP ngày 11 tháng 3 năm 2016 về việc ban hành nội quy và quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác, giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG CẤP TỈNH CỦA TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 615/QĐ-UBND ngày 22 tháng 3 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (gọi tắt là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh) do UBND tỉnh thành lập, đặt tại Văn phòng UBND tỉnh, giao Văn phòng UBND tỉnh quản lý trực tiếp về tổ chức và hoạt động.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh là đầu mối chịu trách nhiệm thực hiện việc tiếp nhận, hướng dẫn, luân chuyển, theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ hành chính và nhận kết quả để chuyển trả cho tổ chức và cá nhân đề nghị giải quyết các thủ tục hành chính (viết tắt là TTHC) thuộc thẩm quyền giải quyết của các Sở, ban, ngành và các cơ quan liên quan có trách nhiệm xử lý theo quy định.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh.

Quy chế này quy định việc tiếp nhận, hướng dẫn, luân chuyển, theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ hành chính và nhận kết quả để chuyển trả cho tổ chức và cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các Sở, ban, ngành và các cơ quan liên quan có trách nhiệm xử lý theo quy định.

2. Đối tượng áp dụng

a) Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

b) Các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố liên quan đến việc giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

c) Các tổ chức, cá nhân đến giao dịch các thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Thủ tục hành chính” là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.

2. “Trình tự thực hiện” là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính trong giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.

3. “Hồ sơ” là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước khi cơ quan thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức.

4. “Hồ sơ hợp lệ” là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật, có nội dung được khai đúng và đủ theo quy định của pháp luật, tuân thủ theo quy định của pháp luật về thời gian thực hiện và lệ phí (nếu có).

5. “Hồ sơ không hợp lệ” là hồ sơ không có đầy đủ giấy tờ theo quy định, có nội dung không được khai đúng và đủ, không tuân thủ theo quy định về thời gian thực hiện và lệ phí (nếu có).

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ TẬP TRUNG CẤP TỈNH

Điều 3. Nhiệm vụ

1. Niêm yết công khai các quy định, TTHC (giấy tờ, hồ sơ...); thẻ, biển tên, chức danh công chức giải quyết; mức thu phí, lệ phí (nếu có) và thời gian giải quyết các loại công việc; quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ; trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân liên quan;

2. Tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức (gọi tắt là khách hàng) đến giao dịch thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh;

3. Kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ theo quy định của tổ chức, công dân đối với các TTHC đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Bộ TTHC cấp Tỉnh đưa vào giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

a) Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Viết phiếu hẹn thời gian trả kết quả theo quy định.

b) Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

4. Luân chuyển hồ sơ đến các các Sở, ban, ngành và cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm xử lý theo quy định tại bộ thủ tục hành chính để xử lý theo thẩm quyền;

5. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ để đôn đốc và trả lời, cung cấp thông tin cho khách hàng, cơ quan liên quan khi được yêu cầu;

6. Nhận kết quả giải quyết từ các Sở, ban, ngành; Trả kết quả giải quyết cho cá nhân, tổ chức;

7. Thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính theo quy định; Chuyển phí, lệ phí đã thu cho cơ quan, tổ chức giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

8. Tổ chức khảo sát ý kiến của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính đã được cung cấp;

9. Tiếp nhận và phối hợp giải đáp các ý kiến đóng góp của khách hàng liên quan đến chất lượng giải quyết dịch vụ hành chính công của các Sở, ban, ngành; phản ánh góp ý đơn giản hóa thủ tục hành chính;

10. Phục vụ các dịch vụ hỗ trợ quá trình giao dịch thủ tục hành chính của công dân, tổ chức;

11. Từng bước liên kết tối đa các giao dịch hành chính từ các huyện, thành phố và xã, phường, thị trấn thuộc tỉnh;

11. Quản lý nhân sự, tài chính, tài sản tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh theo quy định của pháp luật;

12. Quản lý việc chấp hành nội quy, quy chế, quy trình, thời gian làm việc, mối quan hệ phối hợp đối với công chức biệt phái từ các Sở, Ban, Ngành làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

13. Vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng dịch vụ hành chính công; tích hợp dữ liệu hoạt động, thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm vi hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

14. Đề xuất việc đổi mới và cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ.

15. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được UBND tỉnh giao.

Điều 4. Quyền hạn

1. Hướng dẫn, tư vấn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, tiếp nhận, thẩm định gửi các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết.

2. Kiểm tra, giám sát, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định. Trường hợp các cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC chậm so với quy định, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh có văn bản đôn đốc hoặc có văn bản báo cáo Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Trong quá trình giải quyết TTHC của các cơ quan, đơn vị, thông qua phần mềm tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả, đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan đến làm việc, trao đổi, tháo gỡ vướng mắc trong quá trình giải quyết các TTHC tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

4. Đánh giá, nhận xét kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức, nhân viên (viết tắt là CCVCNV) làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh; đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền khen thưởng hoặc kỷ luật CCVCNV của tổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo quy định; Chủ động, báo cáo, đề xuất với UBND tỉnh quyết định điều động hoặc luân chuyển CCVCNV trong trường hợp vi phạm Quy chế làm việc, quy trình giải quyết TTHC hoặc năng lực chuyên môn không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao.

5. Tiếp nhận, giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân liên quan đến việc giải quyết TTHC tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

6. Rà soát, kiến nghị sửa đổi, thay thế, bổ sung các TTHC giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh đảm bảo theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương III

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

Điều 5. Cơ cấu tổ chức

1. Ban Lãnh đạo gồm:

Trưởng bộ phận do 01 Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiêm nhiệm; 01 Phó Trưởng bộ phận chuyên trách và 02 Phó Trưởng bộ phận kiêm nhiệm (01 Phó Trưởng bộ phận kiêm nhiệm là Trưởng phòng Cải cách hành chính thuộc Sở Nội vụ và 01 Phó Trưởng bộ phận kiêm nhiệm là Trưởng phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp).

Trưởng Bộ phận là người đứng đầu Bộ phận, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động chung của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

Phó Trưởng bộ phận giúp Trưởng Bộ phận, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Trưởng bộ phận phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng Bộ phận về nhiệm vụ công tác được giao.

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng Bộ phận, Phó Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

2. Các tổ chuyên môn nghiệp vụ:

a) Tổ hành chính, tổng hợp;

b) Tổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

3. Nhân sự các tổ chuyên môn, nghiệp vụ:

a) Tổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: gồm các công chức biệt phái từ các Sở ban ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh theo thời hạn 01 năm/lần. Tổ có trách nhiệm thực hiện việc hướng dẫn, giải đáp về thủ tục hành chính; tiếp nhận hồ sơ đầu vào của các Sở, ban, ngành; luân chuyển hồ sơ đến các Sở, ban, ngành giải quyết theo thẩm quyền; nhận kết quả đã giải quyết hoặc hồ sơ chuyển trả do không đúng, không đủ thành phần, không đủ điều kiện giải quyết từ các Sở, ban, ngành để trả cho tổ chức, cá nhân. Thực hiện thu và nộp tất cả các loại phí, lệ phí liên quan theo quy định và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng Bộ phận.

b) Tổ hành chính, tổng hợp gồm: 01 viên chức quản trị mạng thuộc biên chế của Trung tâm Công báo - Tin học cử đến duy trì hệ thống công nghệ thông tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh và nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP theo chỉ tiêu được UBND tỉnh giao cho Văn phòng UBND tỉnh; Tổ có trách nhiệm thực hiện việc hướng dẫn chung về quy trình hoạt động tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Khảo sát ý kiến của khách hàng đối với các dịch vụ hành chính công. Thực hiện theo dõi, thống kê, duy trì hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh; hỗ trợ luân chuyển hồ sơ khi cần thiết; phối hợp đảm bảo an ninh, trật tự của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh. Duy trì hệ thống Công nghệ thông tin; thực hiện trông giữ xe, tạp vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng Bộ phận.

Điều 6. Chế độ làm việc

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng và Quy chế tổ chức và hoạt động do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ. Trưởng Bộ phận chịu trách nhiệm trước Văn phòng UBND tỉnh, trước pháp luật về kết quả hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

Công chức biệt phái từ các Sở, ban, ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh do cơ quan biệt phái quản lý về mặt chuyên môn nghiệp vụ trong việc tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Trưởng Bộ phận theo dõi, quản lý về ý thức, thái độ làm việc, sự chấp hành nội quy, quy chế làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Điều 7. Trách nhiệm, yêu cầu đối với công chức, viên chức và nhân viên Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh

1. Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được cơ quan quản lý trực tiếp phân công và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

2. Chấp hành nghiêm chỉnh các Quy chế, quy định của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh và các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận thủ tục hành chính theo đề nghị của tổ chức, cá nhân; giải quyết theo quy trình quy định và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

4. Chịu trách nhiệm trước pháp luật; trước Lãnh đạo Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh, Lãnh đạo cơ quan, đơn vị về việc tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ của tổ chức, cá nhân.

5. Đảm bảo yêu cầu về năng lực trình độ chuyên môn, có phẩm chất, đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc được giao.

6. Kịp thời cập nhật những TTHC, thành phần TTHC không còn phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế để báo cáo, đề xuất Trưởng bộ phận xem xét, tham mưu Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh báo cáo UBND tỉnh quyết định.

7. Trong giờ làm việc, công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh phải mặc đồng phục của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh (trừ công chức, viên chức của những cơ quan có đồng phục của ngành theo quy định); đeo thẻ công chức theo quy định; có thái độ hòa nhã, ân cần; ứng xử nghiêm túc, lịch sự và tác phong chuyên nghiệp.

8. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ không gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực hoặc có các hành vi vi phạm khác đối với tổ chức, cá nhân. Nếu vi phạm Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh trao đổi với cơ quan, đơn vị quản lý công chức, viên chức và báo cáo UBND tỉnh xem xét xử lý theo quy định của pháp luật.

9. Công chức biệt phái từ các Sở, ban, ngành đến làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh do các cơ quan, đơn vị biệt phái trả lương, các khoản hỗ trợ công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và đảm bảo các chế độ khác theo quy định.

10. Công chức, viên chức, nhân viên do Văn phòng UBND tỉnh tuyển dụng, tiếp nhận làm việc tại Tổ hành chính, tổng hợp là biên chế chuyên trách, chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của Văn phòng UBND tỉnh.

11. Công chức, viên chức, nhân viên bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh được hưởng chế độ đào tạo, bồi dưỡng theo đúng quy định.

12. Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh được đảm bảo trang thiết bị và các điều kiện làm việc khác theo quy định của pháp luật; được cấp đồng phục theo quy định; được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn được giao; được pháp luật bảo vệ khi thi hành công vụ.

Chương IV

TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 8. Nguyên tắc chung

1. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh đảm bảo nguyên tắc là đầu mối giao tiếp, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết công việc với tổ chức, cá nhân.

2. Niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của các sở, ban, ngành đã được UBND tỉnh quyết định công bố.

3. Giải quyết công việc nhanh chóng, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ đầy đủ, hợp lệ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ của cá nhân, tổ chức. Không được yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung cũng như lưu giữ giấy tờ khác ngoài các loại giấy tờ quy định trong thủ tục hành chính.

4. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị chuyên môn tham gia giải quyết hồ sơ, công việc của cá nhân, tổ chức nhằm giải quyết trả kết quả đúng hẹn.

5. Thu phí, lệ phí đúng quy định của pháp luật.

6. Việc xử lý, giải quyết TTHC phải thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trên môi trường mạng máy tính.

Điều 9. Lĩnh vực thực hiện giải quyết TTHC tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh thuộc trách nhiệm quản lý của các cơ quan, đơn vị:

1. Giao thông - Vận tải;

2. Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;

3. Y tế;

4. Tư pháp;

5. Lao động Thương binh và Xã hội;

6. Công thương;

7. Tài nguyên và Môi trường;

8. Kế hoạch và Đầu tư;

9. Quản lý các Khu công nghiệp;

10. Xây dựng;

11. Tài chính;

12. Giáo dục và Đào tạo;

13. Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

14. Nội vụ;

15. Văn phòng UBND tỉnh;

16. Ngoại vụ;

17. Dân tộc;

18. Khoa học và Công nghệ;

19. Thông tin và Truyền thông.

Điều 10. Tổ chức, cá nhân đến thực hiện TTHC tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh được công chức, viên chức, nhân viên hướng dẫn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, ghi phiếu hẹn trả kết quả giải quyết theo quy định; có quyền khiếu nại, tố cáo công chức, viên chức, nhân viên Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh về việc giải quyết TTHC không đúng quy định.

Điều 11. Thời gian giải quyết TTHC thực hiện tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh là thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước (không kể ngày nghỉ, lễ theo quy định) và được xác định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (đủ thành phần, đúng nội dung).

Điều 12. Quy trình xử lý hồ sơ

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ bằng các hình thức sau:

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh;

- Nộp qua dịch vụ bưu chính (trong trường hợp thủ tục hành chính có quy định nộp qua dịch vụ bưu chính) và thời hạn nhận theo dấu ngày đến của bưu điện;

- Nộp trực tuyến (áp dụng đối với các thủ tục hành chính đã sử dụng phần mềm đăng ký giải quyết dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4) (nếu có).

b) Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

- Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi, trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, đầy đủ thì phải hướng dẫn cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ (mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này).

- Trường hộp hồ sơ hợp lệ, đầy đủ thì công chức tiếp nhận hồ sơ tiến hành:

+ Nhập dữ liệu hồ sơ vào sổ theo dõi hồ sơ (mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này) và phần mềm điện tử;

+ Lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này).

- Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay, không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả: nếu hồ sơ hợp lệ, tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến sở, ban, ngành có liên quan giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức theo thời gian quy định.

- Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì Tổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trực tiếp trao đổi ngay với sở chuyên ngành (điện thoại, hệ thống phần mềm một cửa điện tử, hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp cùng phối hợp để xem xét nội dung hồ sơ...) để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn chi tiết khác.

- Những hồ sơ được chuyển đến các Sở, ban, ngành qua đường bưu điện thì văn thư các Sở, ban, ngành có trách nhiệm luân chuyển cho công chức phụ trách quầy giao dịch tương ứng để thực hiện thủ tục tiếp nhận, quản lý hồ sơ như hồ sơ nộp trực tiếp.

* Trường hợp các TTHC tiếp nhận có tính chất phức tạp, cần có sự phối hợp tham gia của nhiều cơ quan, đơn vị để hoàn thiện hồ sơ hợp lệ thì trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, các cơ quan, đơn vị đã tiếp nhận hồ sơ phải có văn bản thông báo với tổ chức, cá nhân về tình trạng hồ sơ và hướng dẫn tổ chức, cá nhân bằng văn bản để hoàn thiện. Trong thời gian 03 ngày làm việc mà chưa thống nhất được ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì cơ quan chủ trì phải có văn bản thông báo về tình trạng hồ sơ và gia hạn thời gian cụ thể để tiếp tục nghiên cứu giải quyết.

2. Chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ nêu tại Điểm b, Khoản 1 Điều này, công chức tiếp nhận hồ sơ lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế này) kèm theo hồ sơ để chuyển tới cơ quan, đơn vị chuyên môn có thẩm quyền giải quyết.

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ phải luôn đi kèm cùng hồ sơ trong suốt quá trình giải quyết và được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh khi kết thúc quá trình giải quyết hồ sơ.

Thời gian luân chuyển hồ sơ: ngày 02 lần:

- Buổi sáng vào lúc 10 giờ 30 phút.

- Buổi chiều vào lúc: 16 giờ 00 phút.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức phân công công chức giải quyết như sau:

a) Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh;

b) Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức báo cáo người có thẩm quyền phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ và lưu tại cơ quan giải quyết;

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh;

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ điều kiện giải quyết: Công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan, tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ;

c) Các hồ sơ quy định tại Điểm a, b Khoản này sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, công chức báo cáo cấp có thẩm quyền trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định;

d) Đối với hồ sơ có tính chất liên thông các Sở, ban, ngành có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan liên quan giải quyết và chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh;

đ) Các hồ sơ quá hạn giải quyết: Cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.

4. Trả kết quả

Công chức trả kết quả tiến hành nhập dữ liệu vào sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử. Việc trả kết quả thực hiện như sau:

a) Đối với hồ sơ đã giải quyết xong:

- Trường hợp trả kết quả trực tiếp: Thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có), sau đó trả kết quả và đề nghị người nhận ký nhận vào Sổ theo dõi hồ sơ;

- Trường hợp trả kết quả qua dịch vụ bưu chính: Thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định (nếu có) và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính;

- Trường hợp trả kết quả trực tuyến mức độ 4 thì thực hiện thu phí, lệ phí (nếu có) và trả kết quả theo đúng quy định của dịch vụ công trực tuyến;

Trường hợp hồ sơ đã giải quyết xong trước thời hạn thì công chức trả kết quả chủ động liên hệ với cá nhân, tổ chức để nhận kết quả sớm.

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Chủ động liên hệ với cá nhân, tổ chức để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ theo văn bản thông báo của cơ quan; trường hợp bổ sung hồ sơ còn thiếu do sơ sót hoặc lỗi của công chức tiếp nhận thì phải có văn bản xin lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh;

c) Đối với hồ sơ không giải quyết: Chủ động liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả hồ sơ kèm theo văn bản thông báo không giải quyết hồ sơ;

d) Đối với hồ sơ giải quyết quá hạn: Gửi văn bản thông báo thời hạn trả kết quả và văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức;

đ) Trường hợp đã có kết quả giải quyết hồ sơ nhưng cá nhân, tổ chức chưa đến nhận kết quả theo giấy hẹn thì kết quả được lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

Điều 13. Thời gian tiếp nhận và trả kết quả

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh tổ chức tiếp nhận giải quyết và trả kết quả vào tất cả các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.

2. Thời gian làm việc:

- Các ngày trong tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định)

+ Buổi sáng: từ 7 giờ 30 đến 12 giờ 00;

+ Buổi chiều: từ 13 giờ 00 đến 16 giờ 30.

- Thời gian tiếp nhận TTHC và trả kết quả

+ Buổi sáng: Từ 08 giờ 00 đến 11 giờ 00;

+ Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 đến 16 giờ 00.

Điều 14. Giải quyết TTHC trực tuyến (trên môi trường mạng)

Việc giải quyết TTHC trực tuyến trên môi trường mạng được thực hiện trên cổng điện tử của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh đối với một số lĩnh vực đảm bảo các điều kiện theo quy định. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh có thông báo và hướng dẫn riêng, cụ thể về việc giải quyết TTHC theo nội dung này.

Điều 15. Chế độ họp, báo cáo

1. Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, Trưởng Bộ phận có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận, giải quyết TTHC trình Văn phòng UBND tỉnh báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và thông báo về các cơ quan, đơn vị có TTHC giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

2. Định kỳ hàng tháng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh họp để đánh giá kết quả hoạt động. Định kỳ 6 tháng một lần họp kiểm điểm công tác của từng công chức, viên chức, nhân viên làm căn cứ để đánh giá, nhận xét hàng năm.

3. Trường hợp cần thiết, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh tổ chức họp cùng các cơ quan, đơn vị, địa phương để xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện nhiệm vụ.

Chương V

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 16. Đối với Văn phòng Ủy ban Nhân dân Tỉnh

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh chịu lãnh đạo, quản lý trực tiếp và toàn diện của Văn phòng UBND tỉnh. Lãnh đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh có trách nhiệm báo cáo Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình tổ chức và kết quả hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các chỉ đạo của Văn phòng UBND tỉnh đối với những lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

2. Trưởng Bộ phận báo cáo, xin ý kiến của Văn phòng UBND tỉnh để chỉ đạo giải quyết những vấn đề phát sinh và những nội dung vượt thẩm quyền.

Điều 17. Đối với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND tỉnh

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh quan hệ với các cơ quan đơn vị, UBND cấp huyện theo nguyên tắc phối hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung và nhiệm vụ riêng của từng cơ quan, đơn vị. Khi giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh nhưng có liên quan đến các cơ quan, đơn vị khác thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh trao đổi ý kiến bằng văn bản đối với các cơ quan, đơn vị đó.

2. Trưởng Bộ phận và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh và tổ chức, cá nhân về việc giải quyết TTHC tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp giải quyết các TTHC đã được Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh tiếp nhận, thẩm định theo đúng thời hạn quy định; có trách nhiệm thông báo bằng văn bản gửi về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh để tham mưu Văn phòng UBND tỉnh báo cáo UBND tỉnh lý do giải quyết chậm hoặc không giải quyết TTHC được tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

3. Trường hợp đã tiếp nhận, thẩm định hồ sơ, trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt nhưng lãnh đạo cơ quan, đơn vị không phê duyệt (do chưa đảm bảo nội dung, thành phần hồ sơ theo quy định), phải bổ sung hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ thì các cơ quan, đơn vị chuyên môn phải trực tiếp liên hệ với tổ chức, cá nhân để giải thích và làm rõ trách nhiệm của các bên. Trường hợp có sai sót đến lần thứ 3 mà không có lý do chính đáng thì tùy mức độ ảnh hưởng của sai sót, Trưởng Bộ phận thông báo đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý cán bộ, công chức và trình Văn phòng UBND tỉnh báo cáo UBND tỉnh (trong trường hợp cần thiết) để xem xét, xử lý kỷ luật theo quy định.

4. Các cơ quan, đơn vị thường xuyên, chủ động rà soát các TTHC của cơ quan, đơn vị mình, trên cơ sở đó báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh, bổ sung bộ TTHC giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh đảm bảo theo lộ trình. Mặt khác, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh có quyền chủ động đề xuất, kiến nghị (thông qua Văn phòng UBND tỉnh) UBND tỉnh chỉ đạo điều chỉnh, bổ sung bộ TTHC giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

5. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh trong việc đảm bảo chất lượng các thiết bị làm việc; hệ thống phần mềm quản lý và thực thi nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh để đảm bảo yêu cầu công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

6. Kho bạc Nhà nước tỉnh phối hợp, hướng dẫn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh tổ chức thu phí, lệ phí (nếu có) theo nguyên tắc tập trung một đầu mối tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh.

7. Trưởng bộ phận Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp tỉnh có trách nhiệm nhận xét, đánh giá kết quả làm việc; tinh thần, thái độ của công chức biệt phái để gửi Thủ trưởng cơ quan cử công chức biệt phái đánh giá, phân loại công chức hàng năm theo quy định.

Chương VI

KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT

Điều 18. Khen thưởng

Những công chức, viên chức, nhân viên công tác tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh hoàn thành tốt nhiệm vụ, đạt thành tích xuất sắc được Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh đánh giá xếp hạng theo tiêu chí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh xây dựng bộ tiêu chí đánh giá ứng dụng phần mềm để theo dõi đánh giá công chức, viên chức, nhân viên. Kết quả đánh giá của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh sẽ là cơ sở để các cấp có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng và là nguồn cán bộ trong quy hoạch hoặc được xem xét, bổ nhiệm.

Điều 19. Xử lý vi phạm

Công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh nếu vi phạm các quy định của Quy chế này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách thực hiện Quy chế này.

Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vướng mắc phát sinh, Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tập trung cấp tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh (thông qua Văn phòng UBND tỉnh) xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.