Quyết định 61/2016/QĐ-UBND Quy định bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định
Số hiệu: 61/2016/QĐ-UBND Loại văn bản: Quyết định
Nơi ban hành: Tỉnh Bình Định Người ký: Hồ Quốc Dũng
Ngày ban hành: 29/11/2016 Ngày hiệu lực: 10/12/2016
Ngày công báo: Đang cập nhật Số công báo: Đang cập nhật
Lĩnh vực: Văn thư, lưu trữ, Tổ chức bộ máy nhà nước, Tình trạng: Còn hiệu lực
Ngày hết hiệu lực: Đang cập nhật

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 61/2016/QĐ-UBND

Bình Định, ngày 29 tháng 11 năm 2016

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 768/TTr-SNV ngày 09 tháng 11 năm 2016.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 12 năm 2016.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Hồ Quốc Dũng

 

QUY ĐỊNH

BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 29 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định là xác định quy trình quản lý công tác văn thư, lưu trữ có độ mật, giảm mật, tăng mật, giải mật tài liệu, lập danh mục bí mật; quản lý tài liệu mật; bảo mật dữ liệu thiết bị công nghệ thông tin trong số hóa tài liệu mật, bảo mật thông tin trong quan hệ hợp tác với nước ngoài.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với UBND các cấp; các sở, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các cá nhân có liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Điều 3. Bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ gồm văn bản, tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (sau đây gọi tắt là văn bản mật) hoặc hồ sơ, tài liệu không thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

1. Bí mật Nhà nước là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Hoạt động văn thư bí mật nhà nước bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản mật hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

3. Hoạt động lưu trữ bí mật nhà nước là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu mật và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đối với tài liệu mật.

4. Độ mật là mức độ quan trọng của bí mật nhà nước, mức độ thiệt hại nếu văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước bị tiết lộ.

5. Danh mục bí mật nhà nước là văn bản quy phạm pháp luật do cấp có thẩm quyền ban hành quy định các độ mật để bảo vệ theo quy định.

6. Vật mang bí mật nhà nước là vật thể bao gồm tài liệu, vật liệu, máy móc trong đó có lưu giữ, chứa đựng bí mật nhà nước.

7. Giảm mật là thay đổi mức độ bí mật của văn bản, tài liệu chỉ các mức độ mật đã được xác định trước đó.

8. Giải mật là xóa bỏ mức độ mật của văn bản, tài liệu chỉ các mức độ mật đã được xác định trước đó.

9. Công bố tài liệu, vật mang bí mật nhà nước là việc thông báo công khai cho mọi người biết để tiếp cận.

10. Tự động giải mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước là tự động xóa bỏ độ mật của tài liệu, vật mang bí mật nhà nước mà không cần tiến hành các thủ tục giải mật theo quy định.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Điều 5. Quản lý văn bản mật đến

1. Tiếp nhận văn bản mật đến

a. Khi tiếp nhận văn bản mật đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư phải kiểm tra tính nguyên vẹn của bì đựng văn bản mật và các yếu tố bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước.

b. Trường hợp văn bản mật gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi biết để rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục kịp thời. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bao bì hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý kịp thời.

c. Văn thư không được bóc bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật (trừ trường hợp cụ thể cơ quan, tổ chức có thể quy định khác và phải đưa vào Quy chế bảo mật của cơ quan, tổ chức).

2. Đăng ký văn bản mật đến

a. Đăng ký bằng sổ:

Sau khi tiếp nhận văn bản mật đến, Văn thư phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản mật đến vào “sổ đăng ký văn bản mật đến” (hướng dẫn Phụ lục I đính kèm); đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng hoặc không có quy định.

b. Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính:

- Văn bản mật đến có thể được đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến trên máy vi tính. Văn bản mật đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

- Máy vi tính dùng để đăng ký văn bản mật không được nối các loại mạng (internet, mạng nội bộ và mạng diện rộng).

3. Chuyển giao văn bản mật đến

a. Sau khi đăng ký văn bản mật đến vào sổ, Văn thư chuyển giao văn bản mật đến cho người có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ theo quy định (mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến thực hiện theo Phụ lục II đính kèm).

b. Trường hợp văn bản mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư vào sổ theo ký hiệu ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu hỏa tốc thì chuyển đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị giải quyết; Văn thư không được bóc bì.

4. Các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư hoặc người phát tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn ghi trên văn bản. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.

Người nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có trách nhiệm trả lại “tài liệu thu hồi” đúng thời gian quy định. Trường hợp không trả lại tài liệu thì tùy tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm gây ra sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Quản lý văn bản mật đi

1. Công tác soạn thảo, xác định độ mật đối với văn bản mật

a. Căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người soạn thảo phải đề xuất độ mật của từng văn bản tại tờ trình duyệt ký văn bản; người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật), phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành; văn thư có trách nhiệm đóng các loại con dấu trên theo quyết định của người duyệt ký văn bản mật.

b. Việc soạn thảo, đánh máy các văn bản có nội dung bí mật nhà nước phải được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Trường hợp đặc biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống trang thiết bị đã qua kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật. Không sử dụng máy tính, máy chuyên dùng đã kết nối mạng Internet để đánh máy các loại văn bản mật.

c. Văn bản mật được đánh máy phải đánh số trang; không được đánh máy thừa hoặc in ấn thừa số bản đã quy định. Sau khi đánh máy, in ấn xong người soạn thảo phải kiểm tra lại và hủy ngay những bản thảo, bản in thử, bản in hỏng.

d. Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây dựng dự thảo văn bản mật, cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng, số lượng các cơ quan, đơn vị có liên quan cần xin ý kiến hoặc tham khảo ý kiến. Những tài liệu dự thảo đưa ra trong quá trình lấy ý kiến phải đóng dấu xác định độ mật trước khi gửi đi. Các cơ quan, đơn vị liên quan nhận được dự thảo phải thực hiện theo đúng các quy định tương ứng với độ mật đã ghi trên dự thảo tài liệu nhận được.

2. Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, tên loại, trích yếu nội dung của văn bản mật đi

a. Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng của cơ quan, tổ chức.

b. Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, tên loại, trích yếu nội dung của văn bản mật đi thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Đăng ký văn bản mật đi

a. Văn bản mật của cơ quan, tổ chức trước khi gửi đi Văn thư vào “sổ đăng ký văn bản mật đi” (hướng dẫn Phụ lục III đính kèm).

b. Văn bản mật đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu và đóng sổ để quản lý.

Trường hợp sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính để đăng ký văn bản mật đi thì máy vi tính dùng để đăng ký văn bản mật đi không nối mạng nội bộ, mạng Internet, mạng diện rộng.

4. Nhân bản, in, sao, chụp văn bản mật

a. Việc nhân bản, in, sao, chụp văn bản mật thực hiện theo đúng số lượng bản phát hành được đề nghị và đã được người có thẩm quyền ký duyệt.

b. Việc nhân bản, in, sao, chụp văn bản mật phải thực hiện theo các quy định sau đây:

- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định; không sử dụng các thiết bị lưu giữ tài liệu (USB, thẻ nhớ hoặc các thiết bị tin học khác) để sao, chụp văn bản mật.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương ban hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp những văn bản do đơn vị mình phát hành và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.

- Đánh máy, in, sao, chụp văn bản mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.

- Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao văn bản mật.

- Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

c. Thẩm quyền cho phép in, sao, chụp văn bản mật:

- Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước quy định tại Điều 1 và 2 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP có thể ủy quyền thẩm quyền cho phép in, sao, chụp văn bản mật cho cấp thấp hơn, cụ thể:

+ Chủ tịch UBND tỉnh có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật;

+ Giám đốc Sở (hoặc tương đương) có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật;

+ Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Trưởng một số đơn vị trực thuộc Sở (hoặc tương đương) có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Mật.

- Việc ủy quyền thẩm quyền in, sao, chụp phải được quy định cụ thể tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức.

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương được quyền cho phép in, sao những văn bản mật do cơ quan, đơn vị mình phát hành.

5. Đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ các mức độ mật trong văn bản mật đi

a. Văn thư có trách nhiệm đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ mật đã được người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ký duyệt.

b. Mẫu dấu chỉ mức độ mật: (“tuyệt mật”, “tối mật”, “mật”) dấu “tài liệu thu hồi” và “Chỉ người có tên mới được bóc bì” được thực hiện theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.

c. Vị trí đóng dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo Phụ lục IV đính kèm.

6. Phát hành, chuyển phát, giao, nhận văn bản mật

a. Giao, nhận văn bản mật:

Mọi trường hợp giao, nhận văn bản mật (người dự thảo, đánh máy, in, văn thư, người có trách nhiệm giải quyết, giao liên, lưu trữ, bảo quản,…) phải vào sổ chuyển giao văn bản mật và có ký nhận giữa bên giao và bên nhận tài liệu. Việc giao, nhận văn bản mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có văn bản mật (hướng dẫn tại Phụ lục V).

b. Văn bản mật gửi đi:

- Trường hợp văn bản mật gửi đi phải kèm theo Phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với văn bản. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng văn bản gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn (nếu có) của tài liệu vào góc phải phía trên của Phiếu gửi (hướng dẫn tại Phụ lục VI).

- Khi nhận văn bản mật, nơi nhận phải hoàn ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi văn bản mật.

- Làm bì: Văn bản mật khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.

Riêng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu Tuyệt mật ở ngoài bì. Nếu là tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A” ở ngoài bì.

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật được gửi bằng một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu bên trong bì.

Mẫu dấu chữ “A”, “B”, “C” thực hiện theo hướng dẫn của Điều 16 và Phụ lục I đính kèm Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.

- Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

c. Chuyển phát văn bản mật:

- Việc vận chuyển, giao nhận văn bản mật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành Bưu điện.

- Vận chuyển, giao nhận văn bản mật giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao liên ngoại giao thực hiện.

- Khi vận chuyển văn bản mật phải có đủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Các văn bản mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.

- Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có văn bản mật quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra mất an toàn; trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, bảo đảm an toàn tuyệt đối văn bản mật.

- Nơi gửi và nơi nhận văn bản mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời.

Mục 2. CÔNG TÁC THỐNG KÊ, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN MẬT; VĂN BẢN, TÀI LIỆU THUỘC DANH MỤC TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Điều 7. Công tác thống kê, lưu trữ, bảo quản văn bản mật

1. Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức) tổ chức thống kê văn bản mật của cơ quan, tổ chức theo trình tự thời gian và từng độ mật, bao gồm văn bản mật hiện có và mới phát sinh.

2. Văn bản mật sau khi giải quyết xong phải được phân loại, sắp xếp, đưa vào hồ sơ và cất vào tủ, hòm, két sắt có khóa, bảo đảm an toàn. Đến thời hạn phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để bảo vệ, bảo quản an toàn.

3. Đối với văn bản độ “tuyệt mật”, “tối mật” phải tổ chức cất giữ riêng, có phương tiện bảo vệ, bảo quản đảm bảo an toàn. Nơi cất giữ do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.

4. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ thu thập, quản lý, tổ chức việc cất giữ, bảo quản và phục vụ khai thác văn bản mật theo đúng quy định của Thủ trưởng cơ quan và quy định của Nhà nước và có trách nhiệm:

a. Không để lộ thông tin về nơi để văn bản mật, phương án bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy nơi để văn bản mật cho những người không có trách nhiệm biết.

b. Không cho người không có trách nhiệm vào nơi để văn bản mật khi chưa được người có thẩm quyền cho phép.

c. Báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức biết mọi dấu hiệu gây mất an ninh, an toàn nơi lưu giữ văn bản mật.

5. Trường hợp cần thiết phải mang văn bản mật đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức và phải đăng ký với Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức) và có phương án bảo mật chặt chẽ theo quy định.

Điều 8. Khai thác, sử dụng văn bản mật tại các cơ quan, tổ chức

Việc phục vụ khai thác, sử dụng văn bản mật cho các cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2014 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 9. Khai thác, sử dụng văn bản mật; văn bản, tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Khai thác, sử dụng văn bản mật tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

- Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;

- Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.

b. Việc giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện theo Điều 13 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.

2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng văn bản mật; văn bản, tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a. Chủ tịch UBND tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ mật chưa đến thời hạn giải mật;

b. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật; tài liệu thuộc danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật theo quy định; tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

Điều 10. Bảo mật trong sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực tài liệu đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo Điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không phục vụ sử dụng trên mạng diện rộng.

3. Phương tiện, thiết bị lưu trữ tài liệu điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng không được kết nối với mạng diện rộng.

4. Phần mềm phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

5. Trường hợp máy tính (dùng để soạn thảo văn bản mật, chứa đựng thông tin liên quan đến văn bản mật, tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng) gặp sự cố, phải báo cáo cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức biết và đồng ý trước khi giao cho kỹ sư tin học sa chữa, cài đặt. Kỹ sư tin học phải cam kết và chịu trách nhiệm bảo bảo mật thông tin có trên máy trong quá trình sửa chữa, cài đặt máy vi tính.

Mục 3. BẢO MẬT THÔNG TIN, TÀI LIỆU TRONG QUAN HỆ HỢP TÁC VỚI NƯỚC NGOÀI

Điều 11. Thủ tục xét duyệt cung cấp văn bản mật cho tổ chức, cá nhân nước ngoài

1. Cơ quan, tổ chức công dân Việt Nam quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài không được tiết lộ bí mật nhà nước. Việc cung cấp những thông tin thuộc bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Thẩm quyền, thủ tục đề nghị duyệt cho phép cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.

Điều 12. Thủ tục xin phép mang văn bản mật ra nước ngoài

Thủ tục xin phép, thẩm quyền cho phép mang văn bản mật ra nước ngoài phục vụ công tác, học tập, nghiên cứu thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.

Điều 13. Mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.

3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.

4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Mục 4. HỦY VĂN BẢN MẬT

Điều 14. Hủy văn bản mật

Việc hủy văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an và Điều 28 Luật Lưu trữ.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Điều 15. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Điều 16. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Phòng Hành chính -Tổ chức)

Trực tiếp tham mưu, đề xuất các biện pháp và giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Cụ thể:

1. Tham mưu tổ chức các hình thức tuyên truyền, phổ biến và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Tổ chức chỉ đạo xây dựng và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành các văn bản quy định, nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý.

3. Tham mưu bố trí công chức, viên chức có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thực hiện việc ký cam kết với công chức, viên chức có liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan.

4. Tham mưu xây dựng và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương ban hành văn bản quy định các mức độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) của từng loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc cơ quan, tổ chức quản lý trên cơ sở Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định.

5. Tham mưu bố trí kinh phí, mua sắm trang thiết bị cần thiết như máy vi tính, máy photocopy, tủ, két sắt... phục vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

6. Tham mưu việc khắc đủ các con dấu theo quy định của công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc đóng dấu chỉ các mức độ mật của Văn thư cơ quan.

7. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

Điều 17. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức, địa phương

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức, địa phương có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Cụ thể:

1. Phân công, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị chấp hành và thực hiện tốt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại đơn vị.

2. Chỉ đạo công chức, viên chức tham mưu xây dựng văn bản mật của đơn vị (nếu có) phải chấp hành nghiêm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và đề xuất các mức độ mật theo quy định, đảm bảo không để lộ, lọt các thông tin liên quan đến bí mật nhà nước.

3. Chỉ đạo, quản lý việc lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Điều 18. Trách nhiệm của công chức, viên chức

1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến bí mật nhà nước, công chức, viên chức phải lập hồ sơ và có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng các quy định bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Công chức, viên chức làm việc có liên quan đến bí mật nhà nước khi chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu mang bí mật nhà nước do mình trực tiếp quản lý cho cơ quan, tổ chức và tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Điều 19. Trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản; văn bản cam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức lưu giữ.

Điều 20. Tiêu chuẩn công chức, viên chức được tuyển dụng, điều động làm công tác văn thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước

1. Phải có lập trường chính trị kiên định vững vàng, tuyệt đối trung thành với Đảng, Nhà nước và nhân dân.

2. Lịch sử chính trị gia đình và bản thân rõ ràng, trong sạch.

3. Có năng lực trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao.

4. Có phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong sạch lành mạnh, có ý thức tổ chức kỷ luật nghiêm, giữ gìn bí mật nhà nước.

5. Phải được đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ từ Trung cấp trở lên.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21. Chế độ báo cáo thống kê

1. Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố (tổng hợp cả các xã, phường, thị trấn) tổng hợp báo cáo định kỳ cho Sở Nội vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ tổng hợp chung và báo cáo UBND tỉnh về tình hình bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo định kỳ hàng năm.

3. Thời hạn báo cáo thống kê bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực hiện đồng thời với báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Điều 22. Trách nhiệm thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này của các cơ quan, tổ chức, địa phương.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ danh mục bí mật nhà nước được cơ quan có thẩm quyền ban hành, tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị và Quy định này, tổ chức xây dựng và ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước tại cơ quan, đơn vị để phổ biến, thống nhất triển khai theo đúng quy định.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.

 

PHỤ LỤC I

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND
ngày 30 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản mật đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.

 

………….(1)…………..

………….(2)…………..

 

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN

 

Năm: 20… (3)…

Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….

Từ số ……… đến số ……….. (5)………

 

 

Quyển số: ….(6)…

 

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản mật đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản mật đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số.. và Quyển số.

b) Phần đăng ký văn bản mật đến

Phần đăng ký văn bản mật đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày đến

Số đến

Tác giả

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Mức độ mật

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật đến.

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản mật đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản mật đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản mật đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.

Cột 7: Ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến;

Cột 8: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 9: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột 10: Ghi những điểm cần thiết về văn bản mật đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...)./.

 

PHỤ LỤC II

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN MẬT ĐẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND
ngày 30 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

1. Mẫu Sổ Chuyển giao văn bản mật đến

Sổ Chuyển giao văn bản mật đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của Sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ Chuyển giao văn bản mật đến” và không có dòng chữ “Từ số... đến số...”

b) Phần chuyển giao văn bản mật đến

Phần chuyển giao văn bản mật đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển

Số đến

Mức độ mật

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

 

 

 

 

 

 

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản mật đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Mức độ mật, phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản mật đến.

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản mật.

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...)./.

 

PHỤ LỤC III

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND
ngày 30 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

I. Sổ đăng ký văn bản mật đi

1. Mẫu sổ

Sổ đăng ký văn bản mật đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản mật đi”.

b) Phần đăng ký văn bản mật đi

Phần đăng ký văn bản mật đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau:

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Mức độ mật

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.

Cột 4: Ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản.

Cột 5: Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 6: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 8: Ghi số lượng bản phát hành.

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết khác.

 

PHỤ LỤC IV

SƠ ĐỒ VỊ TRÍ CÁC DẤU MẬT TRÊN VĂN BẢN
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND
ngày 30 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

Ghi chú:

Ô số

:

Thành phần thể thức văn bản

1

:

Quốc hiệu

2

:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung văn bản

6

:

Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c

:

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

:

Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ mức độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật)

10b

:

Dấu chỉ mức độ khẩn

10c

:

Dấu giải mật

10d

:

Dấu tăng mật, giảm mật

11

:

Dấu tài liệu thu hồi

12

:

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

:

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14

:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại; số Telex; số Fax

15

:

Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

 

PHỤ LỤC V

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN MẬT ĐI
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

1. Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản mật đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản mật đi".

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản mật đi

Phần đăng ký chuyển giao văn bản mật đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ngày chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Mức độ mật

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

6

 

 

 

 

 

 

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản mật đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật.

Cột 3: Ghi mức độ mật của văn bản.

Cột 4: Nơi nhận văn bản.

- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật trong trường hợp chuyển giao văn bản mật trong nội bộ cơ quan, tổ chức;

- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản mật trong trường hợp chuyển giao văn bản mật cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.

Cột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản mật.

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì./.

 

PHỤ LỤC VI

PHIẾU GỬI
 (Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm 2016 của UBND tỉnh Bình Định)

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(2)
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:........../PG- … (3)….

…. (4)…., ngày ….. tháng ….. năm 20…

 

PHIẾU GỬI

..................................

..................................................... (2) …………………… gửi kèm theo phiếu này các văn bản, tài liệu mật sau:

1.............................................. (5)....................................................................

2..........................................................................................................................

...........................................................................................................................

Sau khi nhận được, đề nghị.................................(6)……….. gửi lại phiếu này cho....................................................(2)..................................................../.

 

 

Nơi nhận:
- …. (6)….;
- …. (7)….;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên




…. (8)…, ngày …. tháng …. năm …
Người nhận


(Chữ ký)


Họ và tên

 

 

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(4) Địa danh

(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.

(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.

(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo dõi.

(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản

 





Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu Ban hành: 01/07/2016 | Cập nhật: 01/07/2016

Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ Ban hành: 03/01/2013 | Cập nhật: 05/01/2013

Quyết định 07/2014/QĐ-UBND về hỗ trợ đầu tư Ban hành: 05/09/2014 | Cập nhật: 25/09/2014

Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Ban hành: 08/04/2004 | Cập nhật: 07/12/2012