QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TẠM THỜI THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 95/2006/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố;

Căn cứ Quyết định số 83/2009/QĐ-UBND ngày 26 tháng 10 năm 2009 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời thực hiện thí điểm Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng các sở - ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố và các phòng chuyên môn, các Trung tâm trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ TẠM THỜI

THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CHỈ ĐẠO CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ”.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3163 /QĐ-UBND ngày 17 tháng 7 năm 2010 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)

Điều 1. Giải thích từ ngữ

Một số từ thường dùng trong Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố” (sau đây gọi tắt là PMTDYKCĐ) được hiểu như sau:

- Công việc được giao (CVĐG): là công việc cụ thể giao cho một đơn vị (hoặc một số đơn vị phối hợp) thực hiện, có thời hạn hoàn thành do Ủy ban nhân dân thành phố kết luận, chỉ đạo và đã được ban hành bằng văn bản.

- Đang xử lý trong hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc đã được giao và còn đang trong thời hạn xử lý.

- Đã xử lý đúng hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc được giao đã được đơn vị thực hiện đầy đủ, trong thời hạn quy định.

- Đang xử lý quá hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc được giao, chưa xử lý xong, nhưng đã quá thời hạn yêu cầu thực hiện.

- Đã xử lý quá hạn: là trạng thái hiển thị trong Chương trình PMTDYKCĐ công việc được giao đã được đơn vị thực hiện đầy đủ, nhưng quá thời hạn yêu cầu hoàn thành.

- Chương trình phần mềm “Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” (QLVB&HSCV) được sử dụng để quản lý văn bản đến, tiến trình xử lý văn bản, phát hành văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật.

- Bảng phân công: là tập tin điện tử có cấu trúc, được gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV (đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Trong Bảng phân công có các mục: loại văn bản; số văn bản; ngày ban hành; người chỉ đạo; trích yếu; người ký; đơn vị thực hiện; nội dung công việc; thời hạn hoàn thành; người theo dõi.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”.

2. Quy chế này áp dụng đối với các sở-ngành, quận-huyện được tham gia sử dụng Chương trình PMTDYKCĐ để nắm bắt, báo cáo kịp thời việc triển khai thực hiện các kết luận chỉ đạo bằng văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 3. Phân loại văn bản cần được theo dõi (văn bản dự thảo) để đưa vào phần mềm.

Các Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố;

Các Thông báo của Ủy ban nhân dân thành phố;

Các Thông báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;

Các văn bản chỉ đạo, điều hành khác do Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu phải theo dõi, báo cáo kết quả.

Trong nội dung các văn bản nêu trên, chỉ đưa vào bảng phân công theo dõi những nội dung hội đủ 3 yếu tố : nội dung công việc cụ thể, giao cho 1 đơn vị thực hiện chính, có thời gian thực hiện và hoàn thành cụ thể.

Điều 4. Đặc điểm, tính năng của Chương trình PMTDYKCĐ.

1. Đặc điểm:

- Chương trình PMTDYKCĐ là ứng dụng web, hoạt động trên môi trường mạng chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh.

- Địa chỉ truy cập phần mềm: http://ykcd.tphcm.egov.vn.

- Phần mềm này liên kết với Chương trình phần mềm QLVB&HSCV đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.

- Từng cá nhân Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố liên quan và các sở-ngành, quận-huyện đều được cấp một tên riêng và mật khẩu để đăng nhập sử dụng Chương trình phần mềm này.

2. Tính năng:

- Giúp Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, thống kê tình hình thực hiện các chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành bằng văn bản.

- Giúp các sở-ngành, quận-huyện theo dõi, kiểm soát việc thực hiện CVĐG, cũng như báo cáo nhanh quá trình, kết quả thực hiện CVĐG.

- Giúp chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, đôn đốc thực hiện CVĐG ở các sở-ngành, quận-huyện; tổng hợp, báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện CVĐG.

Điều 5. Cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý Chương trình PMTDYKCĐ.

1. Cơ quan chủ quản Chương trình PMTDYKCĐ là Ủy ban nhân dân thành phố;

2. Cơ quan quản lý Chương trình PMTDYKCĐ là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Trung tâm Tin học thành phố là đơn vị thường trực giúp Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trong việc quản lý, vận hành Chương trình phần mềm.

Điều 6. Quy trình tạo lập văn bản dự thảo và quy trình thực hiện, theo dõi công việc.

1. Quy trình tạo lập văn bản dự thảo.

Chuyên viên dự thảo văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời lập bảng phân công tóm tắt (theo mẫu đã được gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV đang vận hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố). Tùy theo loại văn bản, chuyên viên sẽ trình dự thảo văn bản và bảng phân công cho lãnh đạo Văn phòng hay Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Dự thảo văn bản và bảng phân công sẽ được Chuyên viên đính kèm vào Chương trình phần mềm QLVB&HSCV để chuyển xử lý qua đường mạng.

Dự thảo văn bản chỉ đạo và bảng phân công khi được lãnh đạo Văn phòng hay Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt sẽ được Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành qua mạng bằng Chương trình phần mềm QLVB&HSCV, tiếp theo Chương trình PMTDYKCĐ sẽ tự động tiếp nhận và hiển thị phân công như bảng phân công đã soạn để các quận huyện, sở ngành và chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố truy cập, nắm bắt thực hiện và theo dõi công việc.

Dự thảo văn bản nếu có chỉnh sửa của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Thường trực Ủy ban thì tùy theo mức độ chỉnh sửa, lãnh đạo sẽ chuyển cho chuyên viên để thực hiện việc chỉnh sửa hoặc chuyển đến Phòng Hành chính để đánh máy lại.

Văn bản chỉ đạo và bảng phân công được phê duyệt sẽ phát hành qua mạng đến các đơn vị. Riêng việc phát hành văn bản bằng giấy đến các đơn vị thì không kèm bảng phân công.

 2. Quy trình thực hiện, theo dõi công việc trên Chương trình PMTDYKCĐ :

Các sở-ngành, quận-huyện gửi báo cáo (bằng văn bản và qua đường mạng) về Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thực hiện CVĐG, chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theo dõi sẽ kiểm tra kết quả thực hiện CVĐG tại các sở-ngành, quận-huyện.

Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố rà soát kết quả thực hiện CVĐG của các sở-ngành, quận-huyện đã hoàn thành và báo cáo để Lãnh đạo Văn phòng xem xét, quyết định kết thúc CVĐG.

Điều 7. Trách nhiệm của cá nhân, đơn vị tham gia PMTDYKCĐ.

1. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố soạn thảo văn bản cần được theo dõi:

- Khi được giao dự thảo văn bản theo chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên lập thêm bảng phân công công việc (theo mẫu đã gắn trong Chương trình phần mềm QLVB&HSCV), đính kèm cả 2 vào Chương trình phần mềm QLVB&HSCV theo quy trình.

- Khi nhận lại bản dự thảo và bảng phân công có ý kiến bút phê của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên sẽ thực hiện việc chỉnh sửa và gắn lại các văn bản này vào phần mềm QLVB&HSCV.

2. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công trong bảng phân công:

- Trong Chương trình PMTDYKCĐ, chuyên viên được phân công theo dõi có trách nhiệm trao đổi, đôn đốc đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Khi công việc của các sở-ngành, quận-huyện đã hoàn thành, chuyên viên báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để xem xét, kết thúc CVĐG.

- Khi CVĐG mới nhận được và nhận thấy giao chưa đúng thì chuyên viên nhanh chóng báo lại Lãnh đạo Văn phòng để điều chỉnh phân công lại chuyên viên khác cho phù hợp.

3. Lãnh đạo các Phòng chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các chuyên viên trong phòng được phân công theo dõi đơn vị thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố; tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng theo yêu cầu hoặc theo định kỳ.

4. Phòng Hành chính-Tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Khi nhận được bản dự thảo và bảng phân công có ý kiến bút phê của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, thực hiện đánh máy lại theo bút phê của Lãnh đạo. Khi phát hành lên mạng tin học các tập tin văn bản có kèm bảng phân công, phải kiểm tra 3 thuộc tính của bảng phân công: phải là tập tin (file) có cấu trúc, các cột nội dung điền đủ thông tin, nội dung phân công và nội dung văn bản chỉ đạo không mâu thuẫn nhau; nếu phát hiện mâu thuẫn thì báo lại chuyên viên soạn thảo để xử lý, khi chuyên viên thụ lý giải quyết xong mới được phát hành lên mạng tin học.

5. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố: Trên cơ sở đề xuất của chuyên viên soạn thảo văn bản, Lãnh đạo Văn phòng rà soát văn bản dự thảo và bảng phân công công việc, xem xét đưa vào loại văn bản cần được theo dõi, ký ban hành hoặc trình thường trực Ủy ban nhân dân thành phố ký ban hành; quyết định kết thúc các CVĐG đã hoàn thành.

Định kỳ cuối tháng, Chánh Văn phòng tổ chức họp với các Phó Văn phòng và trưởng các Phòng chuyên viên để xem xét các báo cáo theo dõi CVĐG, chấn chỉnh đối với các CVĐG quá hạn xử lý; đôn đốc việc thực hiện CVĐG ở các sở-ngành, quận-huyện; quyết định bổ sung các đầu việc cần được theo dõi; có ý kiến khắc phục sai sót (nếu có) hoặc điều chỉnh, uốn nắn cho phù hợp với quy chế.

6. Thủ trưởng các sở-ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận-huyện chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả thực hiện CVĐG; phân công cán bộ trong đơn vị truy cập hàng ngày vào Chương trình PMTDYKCĐ để nắm bắt CVĐG và tổ chức thực hiện; chỉ đạo việc cập nhật, trao đổi tình hình và báo cáo kết quả thực hiện (kèm tập tin văn bản) cho đến khi CVĐG được xác nhận đã hoàn thành.

Điều 8. Phối hợp xử lý thông tin, báo cáo.

1. Chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được phân công theo dõi có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thực hiện cho đến khi Lãnh đạo Văn phòng (hoặc ủy quyền cho trưởng phòng) kết luận công việc đã hoàn thành; nếu nhận thấy CVĐG có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện phải báo cáo ngay cho lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo.

2. Định kỳ cuối tháng, trưởng các phòng chuyên viên phải rà soát lại tất cả các công việc được phân công theo dõi để nắm được tổng thể các đầu việc nhằm tránh xảy ra việc theo dõi thiếu sót, báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng phụ trách những việc chưa phù hợp (nếu có) và đề xuất cách khắc phục.

Tên, địa chỉ e-mail, điện thoại liên lạc của chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố được tích hợp vào Chương trình PMTDYKCĐ để tiện phối hợp.

3. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thường xuyên truy cập vào Chương trình PMTDYKCĐ để nắm bắt tiến độ thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, chỉ đạo chuyên viên theo dõi, đôn đốc các sở-ngành, quận-huyện thực hiện hoàn thành tốt CVĐG.

4. Thủ trưởng đơn vị được giao thực hiện công việc ở sở-ngành, quận-huyện phải tổ chức việc tiếp nhận CVĐG và triển khai thực hiện, báo cáo kịp thời các khó khăn vướng mắc khi thực hiện nhiệm vụ để được hướng dẫn hoặc hỗ trợ giải quyết, trong trường hợp hoàn thành CVĐG trễ hạn phải có báo cáo giải trình.

Điều 9. Về quản lý Chương trình PMTDYKCĐ.

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (Trung tâm Tin học) có trách nhiệm quản lý Chương trình PMTDYKCĐ, đảm bảo phần mềm này hoạt động liên tục 24 giờ/ngày; tổ chức kịp thời hỗ trợ các đơn vị khi có yêu cầu, tiếp nhận các đóng góp về phần mềm của các đơn vị tham gia để nâng cấp phần mềm ngày càng tốt hơn. Hàng quý có báo cáo về yêu cầu kỹ thuật và các vướng mắc (nếu có).

2. Người quản lý Chương trình PMTDYKCĐ có trách nhiệm:

a) Theo dõi, kiểm tra định kỳ về tình trạng hoạt động của Chương trình PMTDYKCĐ, khắc phục sự cố và các vấn đề xảy ra có liên quan Chương trình phần mềm này;

b) Chịu trách nhiệm sao, lưu định kỳ để đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho cơ sở dữ liệu, chống xâm nhập sao chép dữ liệu trái phép;

c) Báo cáo chung tình hình truy cập khai thác thông tin;

d) Đề xuất việc nâng cấp, sửa đổi để tạo điều kiện cho phần mềm hoạt động tốt hơn.

Điều 10. Chế độ khen thưởng

Định kỳ hàng quý hoặc 6 tháng, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và đề xuất khen thưởng cho cá nhân, tập thể đã hoàn thành xuất sắc CVĐG dựa trên báo cáo của các Phòng chuyên viên và Trung tâm Tin học trích xuất từ Chương trình PMTDYKCĐ; đồng thời đề nghị xem xét phê bình các cá nhân, đơn vị vi phạm quy chế này.

Điều 11. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng các Sở - ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố căn cứ Quy chế này, phân công và tổ chức thực hiện trong đơn vị, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, cập nhật đầy đủ kịp thời thông tin báo cáo vào Chương trình PMTDYKCĐ, phục vụ tốt cho sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân thành phố.

2. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc, các cơ quan, đơn vị gửi văn bản về Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.