TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí
(nếu có)

Căn cứ pháp lý

I

LĨNH VỰC LÃNH SỰ

1

Cấp Hộ chiếu công vụ

- 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A, đường Nguyễn Chí Thanh, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh)

- Lệ phí: 200.000 đồng/hộ chiếu;

- Trường hợp bị mất hộ chiếu và xin cấp lại: 400.000 đồng/hộ chiếu;

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam.

- Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

- Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

- Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30/6/2016 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực.

- Thông tư số 219/2016/TT-BTC ngày 10/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, cư trú tại Việt Nam.

2

Gia hạn Hộ chiếu công vụ

- 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thị thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Như trên

- Lệ phí: 100.000 đồng/hộ chiếu.

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

Như trên

3

Sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ

- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Như trên

- Lệ phí: 50.000 đồng/hộ chiếu.

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐ VN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

Như trên

4

Cấp Hộ chiếu ngoại giao

- 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Như trên

- Lệ phí: 200.000 đồng /hộ chiếu.

- Trường hợp bị mất hộ chiếu và xin cấp lại: 400.000 đồng/hộ chiếu;

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

Như trên

5

Gia hạn Hộ chiếu ngoại giao

- 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Như trên

- Lệ phí: 100.000 đồng/hộ chiếu.

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

Như trên

6

Sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao

- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Như trên

- Lệ phí: 50.000 đồng /hộ chiếu.

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

Như trên

7

Cấp Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao

- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

Như trên

- Lệ phí: 10.000 đồng/01 công hàm/01 người.

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

Như trên

8

Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

- Đối với hồ sơ dưới 10 giấy tờ, tài liệu: Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối với hồ sơ từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Thời hạn giải quyết là 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

- Trong trường hợp cần xác minh, xác thực, thời gian giải quyết không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Như trên

- Lệ phí: 30.000 đồng/01 con dấu.

- Trường hợp yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện phí và lệ phí bưu điện căn cứ theo Quyết định số 1268/QĐ-BĐVN ngày 11/11/2017 của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự.

- Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/7/2011 và Thông tư số 01/2013/TT-BTC ngày 02/1/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC .

- Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.01

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

- Qua Bưu điện

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu công vụ theo mẫu BM.LS.01.01

x

-

03 ảnh giống nhau cỡ 4 x 6 cm chụp trên nền màu trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, không chụp quá 01 năm trong đó 01 ảnh dán vào tờ khai và 02 ảnh đính kèm

x

-

Bản chính Văn bản cử đi nước ngoài theo mẫu BM.LS.01.02 và văn bản khác đi kèm theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 03/2016/TT-BNG .

x

-

Bản chụp Giấy khai sinh hoặc bản chụp Bản sao Trích lục khai sinh hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối với con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo (xuất trình bản chính để đối chiếu).

x

-

Bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc giấy chứng minh của lực lượng vũ trang (đối với lực lượng vũ trang) và xuất trình bản chính để đối chiếu.

x

-

Hộ chiếu công vụ hết giá trị được cấp trong vòng 08 năm (nếu có).

x

-

Trong trường hợp mất hộ chiếu thì nộp 01 bản chính văn bản thông báo về việc mất hộ chiếu theo mẫu BM.LS.01.03

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 03 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ.

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao.

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Hộ chiếu công vụ cấp mới

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu công vụ.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết.

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và hồ sơ kèm theo.

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét, ký duyệt.

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ.

03 giờ

Mẫu 05 và dự thảo Giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt Dự thảo tại Bước 3.

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu.

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản và chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

Văn thư; Bưu điện (nếu cần).

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày)

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 03 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trên 50 người.

Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu công vụ hoặc Hộ chiếu công vụ được cấp mới.

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân.

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu công vụ kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu công vụ được cấp mới.

B8

Trả kết quả cho cá nhân.

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu công vụ kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu công vụ được cấp mới.

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo Mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.01.01

Mẫu Tờ khai cấp Hộ chiếu công vụ

3.8

BM.LS.01.02

Văn bản cử đi nước ngoài

3.9

BM.LS.01.03

Mẫu công văn báo mất hộ chiếu

3.10

BM.LS.01.04

Giấy giới thiệu

4

HỒ SƠ LƯU

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện)

Bản sao Hộ chiếu công vụ cấp mới hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu công vụ

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.02

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Bản chính Văn bản cử đi nước ngoài theo mẫu BM.LS.02.01

x

-

Hộ chiếu công vụ còn giá trị dưới 01 năm

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 03 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh

Cơ quan phối hợp: Không

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Hộ chiếu công vụ được gia hạn.

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu công vụ.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và Hồ sơ kèm theo.

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt.

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

03 giờ

Mẫu 05 và dự thảo Giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt Dự thảo tại Bước 3.

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu.

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản. Chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

Văn thư, Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày).

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ.

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 03 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trên 50 người.

Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu công vụ hoặc Hộ chiếu công vụ được gia hạn.

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân.

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu công vụ kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu công vụ được gia hạn.

B8

Trả kết quả cho cá nhân.

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu công vụ kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu công vụ được gia hạn.

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các Mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS:02.01

Văn bản cử đi nước ngoài

3.8

BM.LS.02.02

Giấy giới thiệu

4

Hồ sơ lưu

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện)

Bản sao Hộ chiếu công vụ được gia hạn hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu công vụ

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.03

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu công vụ

x

-

Hộ chiếu công vụ còn giá trị

x

-

Bản chính văn bản giải trình của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 và khoản 2, Điều 32, Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1, Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 của Chính phủ trong trường hợp đề nghị sửa đổi, bổ sung khác với hồ sơ cấp hộ chiếu.

x

-

Bản chụp giấy tờ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết (xuất trình bản chính để đối chiếu).

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 02 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại

Cơ quan phối hợp: Không

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Hộ chiếu công vụ được sửa đổi, bổ sung

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

BI

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và Hồ sơ kèm theo

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

03 giờ

Mẫu 05 và Dự thảo Giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt các Dự thảo tại Bước 3

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản và chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao để giải quyết

Văn thư; Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày)

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 02 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trên 50 người

Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ hoặc Hộ chiếu công vụ được sửa đổi, bổ sung

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu công vụ được sửa đổi, bổ sung

B8

Trả kết quả cho cá nhân

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu công vụ được sửa đổi, bổ sung.

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các Mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư 01/2018/7T-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.03.01

Mẫu tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ

3.8

BM.LS.03.02

Giấy giới thiệu

4

Hồ sơ lưu

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện)

Bản sao Hộ chiếu công vụ được sửa đổi, bổ sung hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu công vụ

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.04

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hơ sơ bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Tờ khai đề nghị cấp Hộ chiếu ngoại giao theo mẫu BMLS.04.01

x

-

03 ảnh giống nhau cỡ 4 x 6 cm chụp trên nền màu trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, không chụp quá 01 năm trong đó 01 ảnh dán vào tờ khai và 02 ảnh đính kèm.

x

-

Bản chính Văn bản cử đi nước ngoài và văn bản khác đi kèm theo quy định tại Điều 4, Thông tư số 03/2016/TT-BNG

x

-

Bản chụp Giấy khai sinh hoặc bản chụp Bản sao Trích lục khai sinh hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối với con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo (xuất trình bản chính để đối chiếu).

x

-

Bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc giấy chứng minh của lực lượng vũ trang (đối với lực lượng vũ trang) và xuất trình bản chính để đối chiếu.

x

-

Hộ chiếu công vụ hết giá trị được cấp trong vòng 08 năm (nếu có).

x

-

Trong trường hợp mất hộ chiếu thì nộp 01 bản chính văn bản thông báo về việc mất hộ chiếu theo mẫu BM.LS.04.02

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 03 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh

Cơ quan phối hợp: Không

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ thuộc đối tượng cấp Hộ chiếu ngoại giao được cử đi công tác nước ngoài hoặc công chức được ủy quyền.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Hộ chiếu ngoại giao được cấp mới.

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu ngoại giao.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và Hồ sơ kèm theo.

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ.

03 giờ

Mẫu 05 và Dự thảo giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt các Dự thảo tại Bước 3

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu.

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản. Chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện.

Văn thư; Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện 03 ngày).

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 03 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trên 50 người.

Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu ngoại giao hoặc Hộ chiếu ngoại giao được cấp mới.

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu ngoại giao được cấp mới.

B8

Trả kết quả cho cá nhân

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu ngoại giao được cấp mới.

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các Mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.04.01

Mẫu Tờ khai cấp Hộ chiếu ngoại giao

3.8

BM.LS.04.02

Mẫu Công văn báo mất hộ chiếu

3.9

BM.LS.04.03

Giấy giới thiệu

4

HỒ SƠ LƯU

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện).

Bản sao Hộ chiếu ngoại giao được cấp mới hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp Hộ chiếu ngoại giao.

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.05

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điền kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Bản chính Văn bản cử đi nước ngoài theo mẫu BM.LS.05.01

x

-

Hộ chiếu công vụ còn giá trị dưới 01 năm

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 03 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh

Cơ quan phối hợp: Không

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Hộ chiếu ngoại giao được gia hạn.

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu ngoại giao.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và hồ sơ kèm theo

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

03 giờ

Mẫu 05 và dự thảo Giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt các Dự thảo tại Bước 3

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu.

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản; Chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện.

Văn thư; Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày)

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 03 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trừ 50 người trở lên.

Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu ngoại giao hoặc Hộ chiếu ngoại giao được gia hạn.

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu ngoại giao được gia hạn.

B8

Trả kết quả cho cá nhân

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05; 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu ngoại giao được gia hạn.

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.05.01

Văn bản cử đi nước ngoài

3.7

BM.LS.05.01

Giấy giới thiệu

4

HỒ SƠ LƯU

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện).

Bản sao Hộ chiếu Ngoại giao được gia hạn hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện gia hạn Hộ chiếu ngoại giao.

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tỉnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.06

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao

x

-

Hộ chiếu ngoại giao còn giá trị.

x

-

Bản chụp giấy tờ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết (xuất trình bản chính để đối chiếu).

x

-

Bản chính văn bản giải trình của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 và khoản 2, Điều 32, Nghị định số 136/2007/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1, Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 trong trường hợp đề nghị sửa đổi, bổ sung khác với hồ sơ cấp hộ chiếu.

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 02 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Hộ chiếu ngoại giao được sửa đổi, bổ sung.

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và hồ sơ kèm theo

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ.

03 giờ

Mẫu 05 và dự thảo Giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt các Dự thảo tại Bước 3

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản; Chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện.

Văn thư; Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày)

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 02 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với Trường hợp trên 50 người.

Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao hoặc Hộ chiếu ngoại giao được sửa đổi, bổ sung

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu ngoại giao được sửa đổi, bổ sung.

B8

Trả kết quả cho cá nhân

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Hộ chiếu ngoại giao được sửa đổi, bổ sung

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.06.01

Mẫu tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao

3.8

BM.LS.06.02

Giấy giới thiệu

4

HỒ SƠ LƯU

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện).

Bản sao Hộ chiếu Ngoại giao được sửa đổi, bổ sung hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu ngoại giao.

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.07

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Tờ khai đề nghị cấp Công hàm

x

-

Hộ chiếu công vụ/hộ chiếu ngoại giao còn giá trị trên 6 tháng kể từ ngày dự kiến xuất cảnh.

x

-

Văn bản cử đi nước ngoài theo mẫu BM.LS.07.02

x

-

Bản chụp thư mời (nếu có).

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời gian xử lý:

- Đối với Đoàn có số lượng dưới 50 người: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 02 ngày làm việc).

- Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

- Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh

Cơ quan phối hợp: Không

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài.

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao.

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và Hồ sơ kèm theo

B3

Kiểm tra hồ sơ, dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ.

03 giờ

Mẫu 05 và Dự thảo giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt các Dự thảo tại Bước 3

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản; Chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện.

Văn thư; Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày).

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 02 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trên 50 người.

Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao hoặc Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao.

B8

Trả kết quả cho cá nhân

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện cấp Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao kèm theo hồ sơ hoặc Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao.

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo Mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các Mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.07.01

Mẫu tờ khai cấp công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao

3.8

BM.LS.07.02

Giấy giới thiệu

4

HỒ SƠ LƯU

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện)

Bản sao Công hàm đề nghị cấp thị thực cho Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện cấp công hàm đề nghị cấp thị thực Hộ chiếu công vụ/Hộ chiếu ngoại giao

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.LS.08

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh).

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng Dịch vụ công: http://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự

x

-

Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp

x

-

01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện

x

-

Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao/Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.

x

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

2.5

Thời hạn xử lý: Trong trường hợp cần xác minh, xác thực, thời gian giải quyết tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối với hồ sơ dưới 10 giấy tờ, tài liệu: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 02 ngày làm việc).

- Đối với hồ sơ từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trong đó thời gian giải quyết tại Sở Ngoại vụ 01 ngày làm việc; tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao 05 ngày làm việc).

Trường hợp yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính qua đường bưu điện thì thêm 03 ngày làm việc.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC:

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh. (Số 02A - Đường Nguyễn Chí Thanh - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh)

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Ngoại vụ

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao

Cơ quan được ủy quyền: Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ đối ngoại Hà Tĩnh

Cơ quan phối hợp: Không

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Tổ chức, cá nhân

2.9

Kết quả giải quyết TTHC:

- Hồ sơ đủ điều kiện: Văn bản hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự.

- Hồ sơ không đủ điều kiện: Văn bản thông báo không đủ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự.

2.10

Quy trình xử lý công việc:

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ của Sở Ngoại vụ - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; Cán bộ TN&TKQ kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân; Cán bộ TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu số 01; 02, 03 (nếu có); 05, 06 và 01 bộ hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Trung tâm Dịch thuật - Dịch vụ đối ngoại thuộc Sở Ngoại vụ để giải quyết

Cán bộ TN&TKQ

01 giờ

Mẫu số 05 và Hồ sơ kèm theo

B3

Kiểm tra hồ sơ; dự thảo và ký nháy Giấy giới thiệu trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét ký duyệt

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

03 giờ

Mẫu 05 và Dự thảo giấy giới thiệu đã ký nháy.

B4

Ký duyệt các Dự thảo tại Bước 3

Lãnh đạo Trung tâm

02 giờ

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu

B5

Làm thủ tục phát hành văn bản; Chuyển Giấy giới thiệu kèm hồ sơ ra Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện.

Văn thư; Bưu điện (nếu cần)

01 giờ (nếu chuyển bằng đường bưu điện thì 03 ngày).

Mẫu 05 và Giấy giới thiệu kèm theo hồ sơ.

B6

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ

Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao

- 02 ngày đối với trường hợp dưới 50 người;

- 05 ngày đối với trường hợp trên 50 người; Trường hợp cần xác minh 06 ngày

Văn bản thông báo không đủ điều kiện đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự hoặc Văn bản hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự.

B7

Nhận kết quả từ Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và chuyển cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để trả cho tổ chức, cá nhân

Cán bộ chuyên môn được giao xử lý hồ sơ

01 giờ

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự kèm theo hồ sơ hoặc Văn bản hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

Trả kết quả cho cá nhân

Cán bộ TN&TKQ; Cá nhân

Giờ hành chính

Mẫu 05, 06 và Văn bản thông báo không đủ điều kiện đề nghị đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự kèm theo hồ sơ hoặc Văn bản hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

*Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo mẫu 04 và chuyển sang Bộ phận TN&TKQ để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03, 04, 05, 06 áp dụng theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ.

3.1

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

3.2

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

3.3

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

3.4

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

3.5

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

3.6

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

3.7

BM.LS.08.01

Mẫu tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

3.8

BM.LS.08.02

Giấy giới thiệu

4

HỒ SƠ LƯU

Các Mẫu phiếu 01, 02, 03, 04, 05, 06 (nếu có) lưu tại Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; riêng Mẫu 05 lưu thêm 01 bản theo hồ sơ.

Hồ sơ đầu vào theo Mục 2.3 (bản lưu scan đối với trường hợp hồ sơ đủ điều kiện).

Đản sao Văn bản hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự hoặc Văn bản thông báo hồ sơ không đủ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

Hồ sơ được lưu tại Trung tâm Dịch thuật và Dịch vụ Đối ngoại, Sở Ngoại vụ Hà Tĩnh trong thời hạn 03 năm, sau thời hạn 03 năm tiêu hủy theo quy định.