KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Văn bản số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; căn cứ đặc điểm, tình hình của tỉnh Ninh Bình; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện với những nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Cụ thể hóa phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.

- Là cơ sở để các cơ quan, đơn vị trong tỉnh xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

2. Yêu cầu

Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tăng cường chỉ đạo, điều hành để thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội dung theo Kế hoạch.

II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

1. Những nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành; chủ động xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

- Các cơ quan, đơn vị tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành mới các văn bản theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Danh mục hồ sơ cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện các nội dung sau:

- Sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong tổng số biên chế được giao, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức. Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các phòng, ban chuyên môn và Ủy ban nhân dân cấp xã. Nội dung tập huấn, bồi dưỡng chú trọng vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả kiểm tra, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo đúng quy định.

- Các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với phòng, ban chuyên môn và đơn vị trực thuộc (nếu có).

- Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với phòng, ban, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Nội dung kiểm tra tập trung vào các nội dung sau:

+ Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ.

đ) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện các nội dung sau:

- Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản, lập và lưu trữ hồ sơ điện tử; sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

- Triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

e) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư lưu trữ: Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế tài liệu…

1.2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Các cơ quan, đơn vị

- Chỉ đạo công chức, viên chức lập hồ sơ công việc, xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg .

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật; bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Sở Nội vụ

Thực hiện tốt nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong đó tập trung vào các nội dung sau:

- Tiếp tục thực hiện Quyết định số 315/QĐ-UBND ngay 24/02/2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử”; Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc phê duyệt Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024”.

- Thực hiện các kế hoạch nâng cấp phông, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử; thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức khác nhau: Trưng bày, triển lãm, viết bài... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử.

1.3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong đó, ưu tiên các công việc sau:

- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.

- Chỉnh lý khối tài liệu hiện đang tồn đọng, tích đống, bó gói.

- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; bố trí các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

2. Những nhiệm vụ trọng tâm

2.1. Các cơ quan, đơn vị

- Sắp xếp, kiện toàn tổ chức, bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống đảm bảo tiến độ theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg và Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc phê duyệt Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024”.

- Tổ chức thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

2.2. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đảm bảo các chức năng chính để lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

2.3. Sở Nội vụ

Thực hiện tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 315/QĐ-UBND ngày 24/02/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đảm bảo tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nhiệm vụ được giao theo Kế hoạch; định kỳ tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính căn cứ vào khả năng ngân sách, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 và Quyết định số 315/QĐ-UBND ngay 24/02/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình và các hoạt động văn thư, lưu trữ khác theo quy định.

3. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương; Kế hoạch gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 25/02/2021./.