QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21/9/2010 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 26/2011/QĐ-UBND ngày 29/7/20011 của UBND Thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế làm việc của UBND Thành phố Hà Nội nhiệm kỳ 2011 -  2016;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Thành phố, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, cơ quan, đơn vị liên quan, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1216/QĐ-UBND ngày 20/03/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Văn bản đến và văn bản đi

1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản do các tổ chức, cá nhân ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4, Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ, đơn thư kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo….của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và người nước gửi UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các phòng, ban, trung tâm, nhà khách (sau đây gọi là các đơn vị) và chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố, được chuyển đến theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học, bưu điện,…

2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố ban hành, gửi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Điều 2. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1. Đảm bảo đúng thẩm quyền, đúng quy định của pháp luật, chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính; phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước của UBND Thành phố.

2. Đảm bảo quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình xử lý, thực hiện.

3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Điều 3. Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Phòng Hành chính – Tổ chức giúp Chánh Văn phòng UBND Thành phố  tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Thành phố.

2. Ban Tiếp công dân có trách nhiệm phân loại, xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và Quy chế làm việc của Ban Tiếp Công dân.

3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, xử lý văn bản phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND Thành phố theo quy định tại Quy chế phối hợp tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND Thành phố ban hành kèm theo Quyết định 4548/QĐ-UBND ngày 30/9/2011 của Chủ tịch UBND Thành phố.

4. Phòng Tổng hợp chủ trì cùng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các đơn vị trong Văn phòng UBND Thành phố; tổng hợp, báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban định kỳ của Văn phòng UBND Thành phố.

5. Các phòng, ban, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND Thành phố về tình hình triển khai, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị mình; kiểm tra và ký xác nhận vào báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản hàng tuần của đơn vị.

6. Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định.

7. Các đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định theo Quy chế làm việc của UBND Thành phố, Quy chế làm việc của Văn phòng UBND Thành phố và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi.

8. Trung tâm Tin học có trách  nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; theo phân công chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân, phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Thành phố sau khi đã thống nhất với Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến

1. Phòng Hành chính – Tổng hợp là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố.

2. Cán bộ, chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính – Tổ chức (bộ phận Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng UBND Thành phố.

Điều 5. Xử lý ban đầu đối với văn bản đến

Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), sau đó xử lý ban đầu đối với văn bản đến như sau:

1. Đối với điện mật

a) Chuyển cho Chánh Văn phòng UBND Thành phố xử lý ngay sau khi tiếp nhận;

b) Sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng UBND Thành phố, Văn thư vào Sổ văn bản mật và chuyển ngay cho đơn vị được phân xử lý theo ý kiến của Chánh Văn phòng.

c) Sau khi xử lý xong, đơn vị được phân xử chuyển lại cho Phòng Hành chính – Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả cho Cơ yếu theo chế độ bảo mật.

2. Đối với những bì công văn đóng dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công văn thường ghi “chỉ có người tên trên phong bì mới được bóc”, văn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển ngay cho người có tên hoặc lãnh đạo Phòng Hành chính – Tổ chức được phân công để phân xử lý. Người nhận ký nhận vào sổ đăng ký văn bản mật. Văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận văn bản mật.

3. Đối với các loại văn bản thuộc danh mục hồ sơ thủ tục hành chính

Bộ phận “một cửa” tiếp nhận hồ sơ và thực hiện theo quy trình “một cửa”.

4. Đối với các loại đơn, thư khiếu nại, tố cáo

Văn thư đăng ký vào sổ và chuyển nguyên bì cho Ban Tiếp Công dân để tổ chức phân loại, cập nhật, xử lý…theo quy trình của Ban Tiếp công dân.

Việc xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo và quy định của UBND Thành phố.

5. Các loại văn bản còn lại

- Văn thư bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng; đóng dấu “Đến” lên góc trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến”…để chuyển lãnh đạo Phòng Hành chính – Tổ chức được phân công phân phối văn bản đến.

Đối với văn bản điện tử, văn thư kiểm tra chữ ký điện tử, chuyển văn bản điện tử vào chương trình quản lý văn bản hoặc in ra giấy (nếu cần thiết) để chuyển tới Lãnh đạo Phòng Hành chính – Tổ chức được phân công phân phối văn bản đến.

Điều 6. Phân loại văn bản đến

1. Phòng Hành chính – Tổ chức phân sơ bộ văn bản đến thành hai loại: Văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản đề trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh Văn phòng UBND Thành phố.

2. Văn bản phải làm thủ tục trả lại:

Văn bản phải làm thủ tục trả lại gồm: Văn bản gửi không đúng địa chỉ; văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh Văn phòng UBND Thành phố; văn bản trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản có chữ ký số, văn bản trong hồ sơ kèm theo),v…v.

Văn bản trả lại phải được đăng ký (vào sổ) trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.

3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh Văn phòng UBND Thành phố trình đúng trình tự, thủ tục:

a) Phòng Hành chính – Tổ chức phân phối văn bản (ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị xử lý văn bản) theo ủy quyền của Chánh Văn phòng UBND Thành phố;

b)  Phòng Hành chính – Tổ chức cập nhật vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân phối; số hóa (SCAN) toàn bộ văn bản, tài liệu lên hệ thống quản lý văn bản (đối với văn bản của các đơn vị đã có chữ ký số được gửi qua mạng tin học của Thành phố được coi là văn bản đã được số hóa) và chuyển giao ngay trong ngày cho các đơn vị hoặc cá nhân được phân xử lý.

Điều 7. Nguyên tắc phân phối văn bản đến

1. Nguyên tắc chung:

Sau khi Văn thư phân loại văn bản đến, lãnh đạo phòng Hành chính – Tổ chức phân phối văn bản đến theo nguyên tắc:

- Văn bản đến thuộc đơn vị, lĩnh vực công tác do Khối nào phụ trách thì chuyển cho chuyên viên, phòng, ban, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo UBND Thành phố khối đó thụ lý giải quyết.

- Trường hợp văn bản thuộc vụ việc đang do một khối theo dõi – chỉ đạo nhưng văn bản có đề xuất thêm nội dung thuộc lĩnh vực khối khác, thì chuyển văn bản đến chuyên viên đang theo dõi – chỉ đạo vụ việc (chuyên viên xử lý chính) để phối hợp với chuyên viên lĩnh vực có liên quan, xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo UBND Thành phố khối đó cho ý kiến xử lý, giải quyết (sau khi văn bản được xử lý, chuyên viên chuyển hồ sơ về chuyên viên xử lý chính để tổng hợp, lập hồ sơ công việc).

- Trường hợp văn bản có liên quan đến nhiều lĩnh vực thì chuyển văn bản đến chuyên viên phụ trách khối chính để chuyên viên xử lý chính phối hợp với chuyên viên các khối có liên quan xử lý; đồng thời gửi qua mạng điện tử tới các khối liên quan.

2. Phân phối văn bản đến.

a) Loại văn bản đến báo cáo trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố:

- Văn bản hỏa tốc, thượng khẩn của các cơ quan Trung ương, Thành ủy, HĐND Thành phố ngay sau khi nhận được;

- Văn bản có những nội dung nhạy cảm, vấn đề nóng, quan trọng cần giải quyết ngay (an ninh trật tự, thiên tai, dân sinh bức xúc, dư luận xã hội…).

b) Loại văn bản đến báo cáo trực tiếp Chánh Văn phòng, Phó Chánh văn phòng UBND Thành phố:

- Văn bản của cơ quan Trung ương cần được “Sao y bản chính” hoặc có văn bản hướng dẫn ngay của UBND Thành phố;

- Văn bản mang tính chất nhạy cảm, vấn đề nóng cần giải quyết ngay (bản chính báo cáo lãnh đạo UBND Thành phố, bản Fotocopy báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố).

c) Loại văn bản gửi Trưởng các đơn vị

- Văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, phục vụ công tác điều hành chung các hoạt động của đơn vị.

d) Loại văn bản gửi chuyên viên nghiên cứu tổng hợp

- Văn bản xử lý giải quyết các công việc thường xuyên thuộc lĩnh vực công tác theo phân công nhiệm vụ của chuyên viên;

- Văn bản vượt cấp để chuyên viên phối hợp với phòng Hành chính – Tổ chức trả lại theo quy định.

Điều 8. Chuyển giao văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:

1.Các đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu được phân công xử lý tại phòng Hành chính - Tổ chức; cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản.

2. Khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, chuyên viên, phòng Hành chính - Tổ chức lập Sổ giao nhận công văn, người nhận kiểm tra ký vào Sổ giao nhận công văn.

3. Đối với các loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, phòng Hành chính – Tổ chức chuyển trực tiếp cho đơn vị hoặc chuyên viên có trách nhiệm xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

4. Đối với tài liệu phục vụ các hội nghị Thành ủy, kỳ họp HĐND Thành phố, phòng Hành chính – Tổ chức chuyển ngay đến đơn vị, chuyên viên được phân công chuẩn bị tài liệu để xử lý theo yêu cầu.

5. Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp UBND Thành phố, các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND chủ trì, phòng Hành chính – Tổ chức chuyển đến đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các thành phần họp theo quy chế làm việc của UBND Thành phố.

6. Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, chuyên viên trả lại ngay cho phòng Hành chính – Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.

Chương III

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 9. Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên

Văn bản thuộc lĩnh vực, khối nào thì chỉ chuyên viên, phòng chuyên môn khối đó xử lý. Quy trình xử lý văn bản đến của chuyên viên như sau:

1. Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục.

a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu cần thiết).

b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn bản (nếu có).

c) Trình lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố Phiếu trình giải quyết công việc, lấy ý kiến của các chuyên viên, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản (ký tắt vào bản dự thảo) và hồ sơ để xem xét, xử lý.

Chuyên viên không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.

2. Đối với những văn bản, đề án, còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau

a) Những văn bản, đề án trình nhưng còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ thì chuyên viên theo dõi phải thông báo (bằng điện thoại, thư điện tử hoặc bằng văn bản) cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ.

Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải giải quyết gấp, chuyên viên theo dõi có thể dự thảo công văn trình lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố ký gửi các sở, ngành, cơ quan, địa phương liên quan đề nghị tham gia ý kiến.

b) Đối với những văn bản, đề án còn có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên theo dõi xin ý kiến Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch (nếu Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố tổ chức họp giải quyết trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố.

Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận tài liệu thực hiện theo Quy chế làm việc của UBND Thành phố.

3. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố, chuyên viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên có liên quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn bản, kèm theo hồ sơ trình lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đó đi vắng trong đó khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng UBND Thành phố xử lý.

4. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Chánh Văn phòng UBND Thành phố đều phải có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng UBND Thành phố trước khi trình.

Chuyên viên phối hợp có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.

Điều 10. Xử lý văn bản ở cấp lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố.

Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm giải quyết công việc như sau:

1. Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận từ phòng Hành chính – Tổ chức.

2. Duyệt hồ sơ và Phiếu trình giải quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thành phố (Lãnh đạo Văn phòng ký tắt vào văn bản trình).

3. Chủ trì các cuộc họp với lãnh đạo các Sở, ngành, UBND quận, huyện, thị xã để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau trước khi trình UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố quyết định.

4. Ký công văn đề nghị các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thị xã bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ trình còn thiếu.

5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng UBND Thành phố.

Điều 11. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố.

Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố gồm:

1. Phiều trình giải quyết công việc của Văn phòng.

2. Văn bản trình của cơ quan trình có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng UBND Thành phố.

3. Ý kiến chính thức bằng văn bản của cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn đề trình, ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực (nếu có).

4. Các tài liệu cần thiết khác liên quan tới vấn đề trình.

5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố ký ban hành hoặc văn bản để lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố theo đúng nội dung trình.

6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND Thành phố và của các lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố theo trình tự.

Điều 12. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết công việc

1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đó.

2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Chủ tịch UBND Thành phố.

3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên theo dõi Văn phòng UBND Thành phố có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến của Chánh Văn phòng UBND Thành phố để trình Chủ tịch UBND Thành phố.

Sau khi đã được Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết, chuyên viên theo dõi phải báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố kết quả xử lý trước khi phát hành văn bản. Sau đó, chuyên viên theo dõi phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.

4. Không trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết các trường hợp sau:

a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở, thủ trưởng cơ quan thuộc UBND Thành phố, Chủ tịch UBND quận, huyện, thị xã.

b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng UBND Thành phố.

5. Văn phòng UBND Thành phố phải thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố ký.

Điều 13. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, giải quyết công việc.

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng UBND Thành phố trình.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản hoặc Chủ tịch phân công Phó Chủ tịch hoặc Chủ tịch, Phó Chủ tịch ủy quyền cho Chánh Văn phòng UBND Thành phố ký văn bản theo quy định pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.

Điều 14. Thời hạn xử lý công việc và thẩm quyền ký ban hành văn bản

Thời hạn xử lý công việc và thẩm quyền duyệt, ký các văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy định cụ thể của UBND Thành phố.

Chương IV

PHÁT HÀNH VĂN BẢN

Điều 15. Đầu mối phát hành văn bản

Văn bản của UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố được tập trung vào đầu mối là Phòng Hành Chính – Tổ chức để làm thủ tục phát hành.

Điều 16. Soạn thảo, đánh máy văn bản

1. Văn bản trình UBND Thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố ban hành do chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố soạn thảo hoặc do các sở, ban, ngành soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Đối với văn bản có nội dung mật do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố ký, chuyên viên xử lý văn bản chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản và nội dung bản thảo theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 17. Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

1. Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), địa chỉ các tổ chức, cá nhân có trong “nơi nhận” không thuộc hệ thống danh bạ địa chỉ Văn phòng UBND Thành phố quản lý, chuyển cho Phòng Hành Chính – Tổ chức để làm các thủ tục phát hành.

2. Phòng Hành Chính – Tổ chức kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày, tháng, năm, chữ ký điện tử (nếu có) của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa.

Đối với văn bản mật, phải thực hiện theo đúng quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.

3. Trước khi phát hành, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm gửi bản ghi điện tử (file) của văn bản đó cho Phòng Hành Chính – Tổ chức, Phòng Hành Chính – Tổ chức có trách nhiệm đưa bản ghi điện tử văn bản đã phát hành và văn bản đã số hóa (SCAN) lên mạng tin học của Văn phòng. Văn bản trên mạng tin học phải đảm bảo đúng với văn bản phát hành, số, ngày,tháng, năm… Riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ “đã ký”.

Điều 18. Gửi văn bản

1.Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”.

2. Đối với văn bản hỏa tốc, văn bản cần xử lý gấp, văn thư phát hành ngay; văn bản gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố, Phó Chánh Văn phòng UBND Thành phố, các đơn vị, chuyên viên thuộc Văn phòng, văn thư gửi ngay trong ngày; các văn bản còn lại văn thư gửi chậm nhất trong ngày hôm sau.

3. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan người của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn hoặc qua hệ thống thư tín điện tử. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản và được đồng ý của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản. Trường hợp đặc biệt, những văn bản, UBND Thành phố ủy quyền cho một cơ quan phát hành tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác, khi đến nhận văn bản để gửi, cơ quan được ủy quyền cử cán bộ đến nhận văn bản phải kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, được sự đồng ý của Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức; cơ quan được ủy quyền gửi văn bản phải chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố về thời gian, nơi  nhận văn bản.

Điều 19. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu và thiết bị chữ ký số.

Phòng Hành chính – Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND Thành phố, Văn phòng UBND Thành phố; thiết bị chữ ký số của Văn phòng UBND Thành phố.

Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu, thiết bị chữ ký số chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số.

2. Sử dụng con dấu

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền;

b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía trên bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản;

c) Văn bản có Phụ lục kèm theo phải đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản phụ lục;

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do Phòng Hành chính – Tổ chức phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận…) thì cán bộ văn thư phải lập Sổ theo dõi riêng;

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN

Điều 20. Trách nhiệm quản lý văn bản

1. Cán bộ, chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu; cất giữ văn bản, tài liệu vào tủ có khóa khi hết giờ làm việc; niêm phong tủ đựng văn bản, tài liệu và phòng làm việc những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày; lập, quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.

2. Không cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố, lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố.

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố và có bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thành phố đều phải chuyển cho Phòng Hành chinh – Tổ chức để làm các thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.

4. Cán bộ, chuyên viên không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà (trường hợp đặc biệt, do yêu cầu công việc cần mang tài liệu để làm thêm ở nhà, phải được phép của lãnh đạo Văn phòng); đem tài liệu sang cơ quan khác khi chuyển công tác làm tư liệu riêng hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.

Điều 21. Quản lý tài liệu mật

Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước, Phòng Hành chính – Tổ chức lập hồ sơ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ 06 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho Chánh Văn phòng UBND Thành phố.

Điều 22. Lưu văn bản

1. Phòng Hành chính – Tổ chức lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do UBND Thành phố, Chủ tịch UBND Thành phố và Văn phòng UBND Thành phố ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của UBND Thành phố, Chủ tịch UBND và Văn phòng UBND Thành phố lưu thêm 02 bản chính.

2. Phòng Hành chính – Tổ chức sắp xếp khoa học, hệ thống, dễ tra cứu các tập lưu văn bản phát hành theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia để phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ Thành phố.

3. Các đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản trong Văn phòng UBND Thành phố lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thảo 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định); đối với các  văn bản do sở, ban, ngành soạn thảo thì đơn vị soạn thảo thì lưu 01 bản chính, chuyên viên Văn phòng UBND Thành phố thẩm định văn bản lưu 01 bản chính./.

Mẫu phiếu trình giải quyết công việc

(Kèm theo Quyết định số: 1216/QĐ-UBND  ngày 20/03/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội)

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Kính gửi:………………………………………..²

Vấn đề trình:……………………………………………………………………………³

Cơ quan trình:…………………………………………………………………………..⁴

Các văn bản kèm theo:…………………………………………………………………

...…………………………………………………………………………………………⁵

Ghi chú:

¹. Số, ngày, tháng, năm do văn thư cơ quan đăng ký ghi;

². Ghi rõ chức danh họ tên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch;

³. Tóm tắt vấn đề trình;

⁴. Ghi rõ cơ quan trình (sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thị xã);

⁵. Ghi rõ tên các văn bản theo thứ tự sắp xếp trong hồ sơ trình kèm theo.