ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1123/QĐ-UBND	Vĩnh Long, ngày 15 tháng 5 năm 2019

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ GỬI, NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chữ ký số;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV , ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long;

Căn cứ Quyết định số 1184/QĐ-UBND ngày 13/6/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Mã định danh các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, phục vụ trao đổi văn bản điện tử thông qua Hệ thống quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long tại Tờ trình số 348/TTr- SNV, ngày 01/10/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế gửi nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.

Điều 2. Giao Chánh Văn phòng UBND tỉnh quản lý vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh; triển khai, hướng dẫn và kiểm tra các ngành, các cấp thực hiện quy chế này, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt phục vụ tốt cho chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Quang

 

QUY CHẾ

GỬI, NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1123/QĐ-UBND ngày 15/5/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh.

2. Các thông tin, văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước; các thông tin, văn bản, tài liệu đã được ấn định và đóng dấu các độ mật từ nơi khác chuyển đến không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức).

2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Gửi, nhận, xử lý văn bản điện tử là việc các cơ quan, tổ chức sử dụng giải pháp, thiết bị công nghệ thông tin để kết nối, gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.

2. Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành (gọi tắt là Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành) là Hệ thống ứng dụng dùng chung được xây dựng phục vụ việc tin học hóa công tác quản lý văn bản, theo dõi chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, lập hồ sơ công việc của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

3.Trục kết nối, liên thông văn bản điện tử là hệ thống kết nối, liên thông toàn bộ văn bản điện tử của tỉnh, được kết nối thông suốt giữa UBND tỉnh với các Sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp huyện, cấp xã và kết nối thông suốt với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử đi, đến trong và ngoài tỉnh theo quy định của Văn phòng Chính phủ.

4. Bên gửi là các cơ quan, tổ chức ban hành và phát hành văn bản điện tử. Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử.

5. Bên nhận là các cơ quan, tổ chức nhận văn bản điện tử theo chủ ý của bên gửi. Bên nhận không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử.

6. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.

7. Văn bản điện tử đi (sau đây gọi tắt là văn bản đi) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ do cơ quan, tổ chức phát hành qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên môi trường mạng.

8. Văn bản điện tử đến (sau đây gọi tắt là văn bản đến) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ gửi đến cơ quan, tổ chức thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên môi trường mạng.

9. Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến điện tử (sau đây gọi tắt là sổ văn bản đi, sổ văn bản đến) là sổ cập nhật các thông tin về văn bản đi, văn bản đến hàng ngày như: tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để quản lý và tra cứu theo quy định.

10. Lưu trữ điện tử là tập hợp các văn bản, hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đã được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định.

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện

1. Tất cả Văn bản đi của cơ quan, tổ chức và Văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được số hóa, đăng ký cập nhật vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử phải tuân theo nguyên tắc được quy định tại các Khoản 3, 4, 5 Điều 5 và Điều 40 của Luật Giao dịch điện tử; các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, an toàn, an ninh thông tin và văn thư, lưu trữ.

3. Cơ quan, tổ chức có quyền từ chối tiếp nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó; đồng thời thông báo cho bên gửi văn bản được biết.

Điều 5. Hệ thống tiếp nhận yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

1. Cơ quan, tổ chức đã tham gia Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành (tại địa chỉ: https://hscv.vinhlong.gov.vn) dùng chung của tỉnh bắt buộc sử dụng hệ thống này để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.

2. Cơ quan, tổ chức chưa tham gia Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh thì gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục kết nối liên thông văn bản điện tử của tỉnh (tại địa chỉ https://lienthong.vinhlong.gov.vn) hoặc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức và giữa cơ quan, tổ chức với nhau qua hộp thư công của văn thư cơ quan.

Điều 6. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

2. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động các trạng thái xử lý trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định.

3. Các cơ quan, tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông với Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh.

Điều 7. Thể thức và định dạng văn bản điện tử.

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử

a) Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

b) Đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Chương II, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Nội dung văn bản điện tử sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .

3. Định dạng văn bản điện tử (.pdf) thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV , ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức;

Điều 8. Các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận dưới dạng điện tử

1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước bắt buộc phải gửi, nhận qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh và phải được xác thực bằng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp theo quy định của pháp luật về chữ ký số. Trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.

2. Các loại văn bản điện tử

a) Văn bản điện tử do cơ quan ban hành theo thẩm quyền, được soạn thảo đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thực hiện ký số theo quy định tại Khoản 1 và Điểm a, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này.

b) Văn bản điện tử được thực hiện số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy do cơ quan ban hành theo thẩm quyền, có ký số của cơ quan theo quy định tại Khoản 1 và Điểm b, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này.

c) Văn bản điện tử được thực hiện số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy của cơ quan gửi do cơ quan tiếp nhận thực hiện và có ký số của cơ quan tiếp nhận theo quy định tại Khoản 1 và Điểm b, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này.

3. Đầu mối cơ quan quản lý kết nối hệ thống gửi, nhận văn bản điện tử

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là đầu mối quản lý tập trung việc gửi, nhận tất cả văn bản điện tử của tỉnh theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 910/QĐ- UBND ngày 14/5/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống quản lý Văn bản chỉ đạo và điều hành của UBND tỉnh.

Điều 9. Ký số văn bản điện tử

1. Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và các văn bản hướng dẫn của các Bộ, ngành Trung ương.

2. Vị trí ký số văn bản điện tử

a) Văn bản điện tử được soạn thảo trên máy vi tính, vị trí ký số tương ứng với vị trí đóng dấu và chữ ký trên văn bản giấy.

b) Văn bản điện tử được số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy thì thực hiện ký số cơ quan, theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 10. Tính pháp lý và sử dụng văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số hoặc văn bản điện tử được số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy có ký số cơ quan theo quy định tại Điểm a, b, c Khoản 2, Điều 8 Quy chế này, được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có giá trị tương đương văn bản giấy.

2. Cơ quan, tổ chức khi ban hành văn bản thuộc thẩm quyền, thực hiện hình thức ký số văn bản điện tử hoặc số hóa (Scan) từ bản chính văn bản giấy có xác thực ký số của cơ quan theo quy định tại Khoản 1 và Điểm b, Khoản 2, Điều 9 Quy chế này; phát hành qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành thì không phát hành văn bản giấy. Trừ trường hợp quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 11 Quy chế này.

Lưu hồ sơ văn bản điện tử trên ứng dụng; đồng thời, lưu hồ sơ văn bản giấy tại Văn thư theo quy định tại Khoản 5, Điều 11 Quy chế này.

3. Cơ quan, tổ chức nhận hồ sơ văn bản điện tử quy định tại Khoản 1 Điều này, thực hiện tiếp nhận phân công công chức xử lý văn bản theo quy định, không phải chờ văn bản giấy.

4. Văn bản được gửi, nhận trong nội bộ của cơ quan, tổ chức phải áp dụng hình thức văn bản điện tử, không gửi văn bản giấy.

Chương II

QUY TRÌNH GỬI NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 11. Gửi văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành theo thẩm quyền phải được phát hành ngay; thực hiện gửi qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.

2. Văn bản điện tử (bao gồm các hồ sơ, tài liệu,... kèm theo văn bản), được dự thảo bởi người xử lý văn bản, sau khi được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký ban hành, thông tin văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện quy trình sau:

a) Người tham mưu xử lý hồ sơ, văn bản đến, dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét phê duyệt gửi vào mục “Trình duyệt dự thảo” của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

b) Người có thẩm quyền duyệt dự thảo vào mục “Trình duyệt dự thảo” của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để duyệt dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền ký ban hành.

c) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản vào mục “Trình ký ban hành” của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện ký số ban hành văn bản điện tử và chuyển phát hành.

d) Văn thư cơ quan, tổ chức vào mục “Chờ phát hành” của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện:

+ Cấp số; ngày, tháng, năm của văn bản đi (hệ thống tự động) trên Form quản lý văn bản đi.

+ Ghi số và ngày, tháng, năm vào văn bản điện tử đi; Thực hiện ký số cơ quan (đóng dấu điện tử) lên chữ ký số của người ký ban hành văn bản điện tử và đóng dấu điện tử tất cả các tập tin (file) đính kèm theo văn bản đi (nếu có).

+ Thực hiện kiểm tra, làm thủ thục phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đầy đủ các phụ lục theo quy định.

đ) Văn thư thực hiện gửi văn bản giấy cho đối tượng sau:

+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;

+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

3. Văn bản điện tử được ký số, phát hành và gửi đến cơ quan tiếp nhận như sau:

a) Văn bản điện tử được gửi giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, thực hiện thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh.

b) Văn bản điện tử được gửi giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh với Văn phòng Chính phủ hoặc các bộ, ngành Trung ương và các địa phương ngoài tỉnh thực hiện thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh và Trục liên thông văn bản điện tử Quốc gia.

4. Văn thư có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra các văn bản điện tử đã được gửi qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh, đảm bảo văn bản được gửi đến đúng cơ quan, tổ chức tiếp nhận thông qua các trạng thái xử lý văn bản (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận, thu hồi, xóa...) theo quy định của Văn phòng Chính phủ.

5. Lưu Văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh. Đồng thời, ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu văn bản giấy và lưu hồ sơ văn bản giấy tại Văn thư cơ quan, tổ chức theo quy định.

Điều 12. Nhận và xử lý văn bản điện tử

1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được tiếp nhận vào Hệ thống quản lý

Văn bản và điều hành của tỉnh theo quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long; thực hiện phân công xử lý ngay khi tiếp nhận.

2. Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT- BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; đồng thời kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn của văn bản điện tử và tiến hành kiểm tra cập nhật đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ để tiếp nhận văn bản trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

3. Khi tiếp nhận văn bản đến từ Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, văn thư cơ quan phải kiểm tra số lượng văn bản kèm theo, số lượng trang của mỗi văn bản, số phụ lục kèm theo văn bản (nếu có). Nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét và xử lý.

4. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến, văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến, chuyển lãnh đạo (hoặc chuyên viên) được giao nhiệm vụ phân công văn bản, chuyển cho chuyên viên được giao nhiệm vụ xử lý văn bản, thực hiện nhiệm vụ trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

5. Đối với các văn bản được gửi đến thông qua hình thức văn bản giấy, Văn thư có trách nhiệm số hóa (scan) từ bản chính văn bản giấy đó, gắn file văn bản đã được số hóa vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, thực hiện ký số cơ quan theo quy định và đăng ký văn bản đến như đối với tiếp nhận văn bản điện tử đến.

Điều 13. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung của văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh bao gồm:

a) Văn bản điện tử được gửi hoặc nhận.

b) Các phụ lục, hồ sơ, tài liệu,… kèm theo (nếu có).

2. Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh phải thể hiện các thông tin sau đây của văn bản điện tử:

a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT- BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

b) Mã định danh văn bản được thiết lập: Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật, năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm.

c) Số và ký hiệu văn bản.

d) Ngày, tháng, năm văn bản.

đ) Loại văn bản.

e) Trích yếu nội dung văn bản.

g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm.

h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...).

i) Chức vụ, họ tên người ký.

k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc).

l) Bên gửi.

m) Bên nhận.

n) Thời gian gửi, nhận.

o) Thời hạn xử lý.

p) Lịch sử gửi, nhận văn bản.

q) Thông tin khác (nếu có).

Điều 14. Quản lý và lưu trữ văn bản điện tử

Thực hiện theo các quy định tại Chương IV (lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.

Chương III

QUẢN LÝ, DUY TRÌ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 15. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin trên hệ thống quản lý Văn bản và điều hành

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức (gọi chung là công chức) thuộc cơ quan, tổ chức được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản đều được cấp một tài khoản (account) để truy cập Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành và tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận tất cả văn bản (hồ sơ, tài liệu kèm theo) từ các nơi gửi đến (cả văn bản giấy và điện tử) chuyển số hóa (Scan) nếu là văn bản giấy; thực hiện cập nhật quản lý văn bản đến trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo Quy chế này, chuyển lãnh đạo phân công công chức xử lý văn bản. Đồng thời, thực hiện cập nhật quản lý văn bản đi trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định tại Quy chế này.

3. Công chức được phân công xử lý hồ sơ văn bản có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành theo quy định; trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành và chuyển văn thư cơ quan cập nhật quản lý văn bản đi; phát hành văn bản theo quy định.

4. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành bị ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại Khoản 1 điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.

Điều 16. Trách nhiệm của cấp lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng, phó thủ trưởng) và lãnh đạo các phòng, ban (trưởng, phó phòng, ban, trung tâm)

1. Thường xuyên truy cập, theo dõi Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng, ban, trung tâm trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến tồn đọng.

2. Lãnh đạo cơ quan sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng, ban, trung tâm theo lĩnh vực được phân công để xử lý; duyệt văn bản đi hoặc ký số ban hành văn bản điện tử và chuyển văn thư cơ quan để phát hành văn bản theo quy định.

3. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo cơ quan phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.

4. Lãnh đạo cơ quan có thể ủy quyền cho cán bộ trong cơ quan thay mình thực hiện: Phân công xử lý văn bản, theo dõi việc xử lý văn bản trong cơ quan.

Điều 17. Trách nhiệm của công chức xử lý văn bản

1. Tiếp nhận văn bản đến trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành: Công chức trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức đảm bảo đầy đủ các tiêu chí thông tin phục vụ việc xử lý, quản lý văn bản và lưu vào hệ thống.

2. Xử lý văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, công chức phải mở xem nội dung văn bản. Tùy theo nội dung văn bản chuyển đến và thẩm quyền của mình để lựa chọn hình thức xử lý: Soạn (dự thảo) văn bản đi để trả lời, xem để biết và bổ sung văn bản vào hồ sơ, báo cáo kết quả hay kết thúc văn bản.

3. Xử lý văn bản đi: Khi có nhu cầu soạn văn bản đi; Công chức sử dụng chức năng dự thảo văn bản đi của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để cập nhật chỉ tiêu thông tin về quản lý văn bản đi trong quá trình xử lý.

Điều 18. Trách nhiệm của người sử dụng

1. Trong giờ làm việc tại cơ quan bắt buộc công chức phải sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để giải quyết công việc.

2. Tần suất kiểm tra và sử dụng Hệ thống:

a) Đối với lãnh đạo cơ quan (hoặc người được ủy quyền), lãnh đạo phòng, ban, Trung tâm phải kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều.

b) Đối với cán bộ phải thường xuyên kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để xử lý kịp thời công văn đến.

3. Công chức sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có trách nhiệm:

a) Bảo vệ mật khẩu tài khoản sử dụng Hệ thống.

b) Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân.

c) Chịu trách nhiệm về nội dung cập nhật trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của mình.

d) Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác cập nhật vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để xem hoặc xử lý văn bản.

đ) Thường xuyên kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để xử lý văn bản được phân công.

e) Khi gặp sự cố phải thông báo cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức để hướng dẫn và xử lý kịp thời.

Điều 19. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác

1. Lãnh đạo các phòng, ban của cơ quan phải thường xuyên tham gia sử dụng và nhắc nhở, đôn đốc cán bộ của phòng, ban thực hiện đúng quy chế này.

2. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ sử dụng Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành tại cơ quan, tổ chức. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thường xuyên rà soát, cập nhật các chức năng mới cho Hệ thống nhằm bảo đảm:

a) Các chức năng luôn đầy đủ, phù hợp với quy định của Chính phủ, hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan và quy chế này.

b) Chỉnh sửa các chức năng chưa đáp ứng để hoàn thiện hệ thống.

c) Chỉnh sửa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng của hệ thống.

3. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị có trách nhiệm thông báo cho đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành khi phát hiện lỗi Hệ thống.

Điều 20. Ủy quyền và xử lý khi có sự thay đổi cơ quan công tác

1. Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của từng cơ quan, tổ chức do các thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý và có thể ủy quyền, phân công cho lãnh đạo cấp thấp hơn khi đi công tác hoặc nghỉ phép.

2. Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành hàng ngày để kịp thời phát hiện các văn bản còn tồn đọng hoặc quá hạn.

3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (hoặc người được thủ trưởng ủy quyền) chịu trách nhiệm về những nội dung thông tin trong Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cơ quan, tổ chức mình khi đã phát hành.

4. Người được ủy quyền không được cung cấp mật khẩu cho người khác hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành làm ảnh hưởng đến hoạt động xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức.

5. Khi có sự luân chuyển công tác, cán bộ phải bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên quan đến việc sử Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cho cơ quan, tổ chức.

Chương IV

HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ

Điều 21. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chuẩn bị điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử đảm bảo thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.

2. Các điều kiện tối thiểu về hạ tầng công nghệ thông tin các đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng cục bộ (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho cơ quan và lãnh đạo cơ quan.

3. Trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh được kết nối, liên thông với hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, nhà nước.

4. Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản điện tử của tỉnh.

Điều 22. Bảo đảm an toàn thông tin

1. Sử dụng cách thức an toàn khi gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành đúng quy định tại Quyết định số 910/QĐ-UBND ngày 14/4/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.

2. Thực hiện quét và kiểm tra, diệt virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi phát hành; bảo đảm văn bản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm virus hoặc bị nhúng mã độc.

3. Có biện pháp tăng cường đảm bảo an toàn thông tin đối với Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành và người dùng bằng hình thức mã hóa dữ liệu tài khoản người dùng. Hạn chế tối đa việc truy cập vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên các máy tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.

4. Thông báo ngay cho đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin đối với Hệ thống cơ quan, tổ chức hoặc liên quan đến kết nối, liên thông.

Điều 23. Kết nối liên thông Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành

1. Đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh xây dựng, quản lý, quản trị kỹ thuật Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành; trục liên thông văn bản điện tử phục vụ việc trao đổi văn bản điện tử của tỉnh với Chính phủ và Bộ ngành Trung ương.

2. Các cơ quan, tổ chức sử dụng các Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khai thác sử dụng, quản lý, vận hành, kết nối liên thông đảm bảo Hệ thống vận hành ổn định, thông suốt phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định. Đồng thời, báo cáo những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng về đơn vị quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành để có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời.

Điều 24. Chế độ thông tin báo cáo

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện việc gởi nhận văn bản điện tử định kỳ 6 tháng một lần (vào tháng 6 và tháng 12) hoặc đột xuất gửi Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

2. Nội dung báo cáo bao gồm:

a) Tỷ lệ hình thức, loại hình và phương thức gửi, nhận văn bản điện tử.

b) Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật và tình hình đảm bảo an toàn, an ninh thông tin của Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

c) Tồn tại, vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.

3. Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cập nhật định kỳ và công bố trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Vĩnh Long.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 25. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Quản lý và vận hành Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành, hạ tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, phương tiện kết nối, liên thông, phương tiện bảo mật…) phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

2. Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan xử lý, khắc phục các sự cố về kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin trên Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành đảm bảo vận hành ổn định, an toàn và bảo mật.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cho cán bộ, công chức, viên chức; đề nghị cấp có thẩm quyền cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ ký số văn bản điện tử.

4. Thực hiện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan, tổ chức thông qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh.

5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức tham gia khai thác sử dụng và quản trị kỹ thuật Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh.

6. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện Quy chế này; tổng hợp báo cáo định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất tình hình thực hiện.

7. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo mở rộng áp dụng hình thức hoàn toàn điện tử đối với hồ sơ trình cấp có thẩm quyền.

Điều 26. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tham mưu UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh.

2. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện Quy chế này.

3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức và Ban Cơ yếu Chính phủ đảm bảo cung cấp kịp thời chữ ký số cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

Điều 27. Sở Nội vụ

1. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức đánh giá, chấm điểm công tác cải cách hành chính liên quan đến việc thực hiện Quy chế này; xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

2. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định pháp luật về lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử.

Điều 28. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính

Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí từ nguồn kinh phí đầu tư, kinh phí sự nghiệp để nâng cấp, duy trì hoạt động hệ thống quản lý Văn bản và điều hành đảm bảo phục vụ tốt cho việc gửi, nhận văn bản điện tử của tỉnh.

Điều 29. Các cơ quan, tổ chức

1. Căn cứ quy định hiện hành, ban hành quy định việc sử dụng hồ sơ văn bản điện tử và lưu hồ sơ văn bản bản giấy cụ thể tại cơ quan, tổ chức mình để đẩy nhanh tiến trình thực hiện chính phủ điện tử theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện; gương mẫu trong việc sử dụng văn bản điện tử và thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua hệ thống thông tin điện từ này.

3. Triển khai Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành thuộc phạm vi quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức bảo đảm việc gửi, nhận thông suốt với trong nội bộ cơ quan, tổ chức; các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh.

4. Chủ động phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thiết lập tài khoản đăng nhập Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành cho cán bộ, công chức, viên chức để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, tổ chức.

5. Đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật triển khai thực hiện gửi nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử qua Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành.

6. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với các hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức tăng cường sử dụng văn bản điện tử, đặc biệt trong thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.

7. Định kỳ 6 tháng, năm và đột xuất báo cáo tình hình thực hiện Quy chế này gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 30. Khen thưởng và kỷ luật

1. Các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Quy chế này được biểu dương, khen thưởng theo quy định pháp luật hiện hành về thi đua khen thưởng.

2. Kết quả thực hiện Quy chế này là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét các danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm của các cơ quan, tổ chức, của cá nhân Thủ trưởng và của cán bộ.

3. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện không đầy đủ hoặc vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc và cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức và cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.