ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 02/2020/QĐ-UBND	Kon Tum, ngày 17 tháng 01 năm 2020

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 3367/TTr-VP ngày 31 tháng 12 năm 2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Kon Tum.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 28 tháng 01 năm 2020.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Giám đốc doanh nghiệp viễn thông cung cấp đường truyền, Giám đốc Công ty Điện lực Kon Tum; các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Cục KSTTHC, Văn phòng Chính phủ (b/c); - Bộ Thông tin và Truyền thông (b/c); - Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra văn bản QPPL); - Thường trực Tỉnh ủy (b/c); - Thường trực HĐND tỉnh (b/c); - Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; - Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh; - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Văn phòng Tỉnh ủy, các ban, cơ quan thuộc Tỉnh ủy; - Như Điều 3; - Trung tâm PVHCC tỉnh; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; - Báo Kon Tum, Đài PT-TH tỉnh; - Cổng thông tin điện tử tỉnh, Công báo tỉnh; - Lưu: VT, TT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Hòa

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2020/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Kon Tum để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các buổi làm việc, tập huấn, giao ban, bồi dưỡng chuyên môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là cuộc họp) giữa các cơ quan, đơn vị Trung ương với cấp tỉnh; giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã.

2. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan, đơn vị có liên quan trong khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh Kon Tum.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (HNTHTT): Là hình thức hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp người tham gia tại các phòng họp có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong một phòng họp.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Kon Tum: Là hệ thống kết nối điểm cầu chính và các điểm cầu cuối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Điểm cầu chính: Là nơi lắp đặt thiết bị quản lý đa điểm cầu (MCU) và được cài đặt phần mềm để kết nối, điều khiển các điểm cầu cuối nhằm thiết lập hệ thống HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu chính được đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Điểm cầu cuối: Là các điểm cầu không phải điểm cầu chính, được lắp đặt thiết bị để kết nối với điểm cầu chính và các điểm cầu khác thuộc hệ thống HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu cuối được đặt tại các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và có thể mở rộng khi có yêu cầu.

5. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại địa điểm ổn định, an toàn; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTHTT đạt kết quả tốt.

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng hệ thống HNTHTT

Để tổ chức các cuộc họp với Trung ương và giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, giữa các cơ quan cấp huyện với cơ quan cấp xã,… nhằm bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực vào việc đổi mới, nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý và sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Các điểm cầu được trang bị hệ thống HNTHTT có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản các thiết bị đầu cuối phục vụ các cuộc họp, phối hợp kịp thời với điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp chính thức.

2. Sử dụng mạng riêng cho HNTHTT kết nối các điểm cầu (không kết nối với các phân hệ khác), chất lượng đường truyền phải luôn luôn ổn định. Ưu tiên sử dụng tối đa năng lực hạ tầng, đường truyền số liệu chuyên dùng.

3. Cơ quan, đơn vị nào được giao quản lý và vận hành hệ thống HNTHTT có trách nhiệm phối hợp với doanh nghiệp viễn thông cung cấp đường truyền (sau đây gọi tắt là doanh nghiệp viễn thông), Công ty Điện lực Kon Tum đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ các cuộc họp tốt nhất.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp trực tuyến

1. Phải được bố trí ổn định, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về ánh sáng, âm thanh, hình ảnh rõ nét; lắp đặt màn hình, phông, rèm và bố trí bàn, ghế, bảng tên phù hợp để người tham dự cuộc họp theo dõi thuận tiện nhất.

2. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống; không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

Điều 6. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống và tài khoản truy cập vào hệ thống.

2. Không được tự ý di chuyển thiết bị, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

3. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật và ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

Điều 7. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTHTT

1. Nguyên tắc chung: Hệ thống HNTHTT của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức cuộc họp.

2. Các cuộc họp được tổ chức trên hệ thống HNTHTT của tỉnh:

a) Cuộc họp do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Kon Tum là điểm cầu cuối;

b) Cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã.

3. Mục đích, yêu cầu, thành phần tham dự và thời gian tổ chức cuộc họp: Do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp xác định dựa trên nội dung công việc phải giải quyết.

Điều 8. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp phải đăng ký với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước 02 (hai) ngày tính tới ngày tổ chức cuộc họp chính thức để bố trí, sắp xếp tránh trùng lặp. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn) cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo bằng điện thoại, fax,thư điện tử công vụ cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kịp thời bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Khi nhận được đăng ký, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm xem xét, bố trí phòng họp và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Trên cơ sở ý kiến đồng ý của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm phát hành văn bản mời họp. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm thông báo đến các huyện, thành phố để phối hợp, bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp".

Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp.

2. Cán bộ kỹ thuật của các điểm cầu cuối liên hệ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính và doanh nghiệp viễn thôngtại điểm cầu đó tiến hành vận hành thử hệ thống trước 01 ngày và 01 giờ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.

3. Điểm cầu chính và các điểm cầu cuối phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển thiết bị của hệ thống HNTHTT, trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian họp chính thức.

4. Trường hợp có yêu cầu tổ chức cuộc họp ở hội trường lớn, có số lượng đại biểu tham dự đông (số lượng đại biểu nhiều hơn số lượng chỗ ngồi trong phòng họp tại các điểm cầu), cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu phối hợp doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó trong việc di chuyển thiết bị, đường truyền đảm bảo phục vụ tốt cho cuộc họp.

5. Điểm cầu chính tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT tại các điểm cầu cuối để thuận tiện cho việc đăng ký phát biểu và hỗ trợ kỹ thuật.

6. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp, cần kiểm tra, xử lý, không thể tổ chức được cuộc họp theo như thời gian đã thông báo thì cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính trao đổi với cán bộ kỹ thuật điểm cầu cuối và doanh nghiệp viễn thôngđể dự kiến chính xác thời gian tiến hành họp được và báo cho cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp biết, thông báo đến các đại biểu dự họp.

Điều 10. Trách nhiệm của các điểm cầu trong cuộc họp

1. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

b) Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

2. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách vận hành tại các điểm cầu cuối tham gia cuộc họp:

a) Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu chính điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp;

b) Tham gia vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chính;

c) Điều chỉnh camera phù hợp với vị trí đại biểu ở điểm cầu đang phát biểu;

d) Không kết nối trực tiếp tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính;

e) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính, cán bộ kỹ thuật của doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó để kiểm tra nguyên nhân và có giải pháp xử lý, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách, đồng thời báo cáo bộ phận phụ trách điểm cầu chính để điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế;

g) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chính bằng điện thoại, email hoặc zalo.

3. Kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật ở điểm cầu chính và các điểm cầu cuối kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị trước và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 11. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Làm đơn vị đầu mối quản trị chung hệ thống HNTHTT của toàn tỉnh; trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thiết bị được lắp đặt ở phòng họp trực tuyến của Ủy ban nhân dân tỉnh; tiếp nhận đăng ký và sắp xếp lịch họp cho các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT của Ủy ban nhân dân tỉnh; đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị quản lý, vận hành và sử dụng có hiệu quả hệ thống thiết bị tại các điểm cầu.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành, sử dụng các thiết bị phục vụ các cuộc họp; phối hợp với các điểm cầu kết nối các thiết bị đầu cuối, kiểm tra đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh hoàn tất chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp; thông báo cho doanh nghiệp viễn thông, Công ty Điện lực Kon Tum trước ít nhất 01 (một) ngày để đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ cuộc họp tại các điểm cầu theo kế hoạch.

3. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT và thông báo cho các điểm cầu, đơn vị liên quan biết để thuận tiện liên hệ, phối hợp.

4. Hàng năm rà soát hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; tham mưu, đề xuất các kế hoạch đào tạo, tập huấn các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ trực tiếp vận hành; lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc thuê đường truyền, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp vàcông tác đảm bảo an toàn, an ninh mạng cho hệ thống HNTHTT để đưa vào trong dự toán ngân sách hàng năm hoạt động của đơn vị.

5. Lập hồ sơ đề xuất cấp độ an toàn thông tin gửi đơn vị chuyên trách về an toàn thông tin theo quy định tại Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan kiểm tra định kỳ hệ thống HNTHTT để kịp thời phát hiện, xử lý các lỗi của hệ thống.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Có trách nhiệm hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị phương thức họp trực tuyến hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Phối hợp với Cục Bưu điện Trung ương đánh giá chất lượng phục vụ các cuộc họp của Chính phủ với địa phương, định kỳ hàng năm báo cáo về Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục Bưu điện Trung ương).

Điều 13.Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông rà soát, tính toán tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét bố trí kinh phí phục vụ cho việc thuê đường truyền, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp và công tác đảm bảo an toàn, an ninh mạng cho hệ thống HNTHTT theo quy định.

Điều 14. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp

1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu cuộc họp đến các thành phần tham dự bằng văn bản (khuyến nghị sử dụng văn bản điện tử gửi qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh - VNPT Ioffice hoặc thư điện tử công vụ).

2. Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về kế hoạch tổ chức cuộc họp cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ít nhất 02 (hai)ngày trước khi tiến hành cuộc họp chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kiểm tra, vận hành thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức cuộc họp và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các cuộc họp chính thức.

3. Trường hợp cần tổ chức cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai…) đơn vị chủ trì cuộc họp phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kịp thời bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

4. Đảm bảo kinh phí cho công tác phục vụ cuộc họp trực tuyến do đơn vị mình chủ trì tổ chức hoặc chủ trì tham mưu tổ chức.

Điều 15. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối

1. Các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối có trách nhiệm quản lý, bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTHTTvà phải đảm bảo phòng họp, các thiết bị đáp ứng các quy định, yêu cầu theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp chính thức.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp (tối thiểu mỗi đơn vị có 01 cán bộ kỹ thuật). Riêng đối với các huyện, thành phố bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp như sau:

a) 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy, thành ủy và 01 (một) cán bộ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn để có thể vận hành tốt hệ thống HNTHTT.

b) Các cuộc họp do Tỉnh ủy, các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc huyện ủy, thành ủy chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT; các cuộc họp do Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT.

3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống HNTHTT; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh biết để thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chính.

4. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp thực hiện việc kiểm tra vận hành thử hệ thống HNTHTT trước khi diễn ra cuộc họp chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp chính thức.

5. Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông, chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTHTT an toàn, thông suốt.

6. Có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các cuộc họp không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

7. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống kịp thời.

8. Định kỳ hàng năm (trước ngày 10/12),tổng hợp, đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTHTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 16. Các sở, ban, ngành

1. Tăng cường sử dụng hệ thống HNTHTT trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của các huyện, thành phố.

2. Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố trong việc đăng ký thời gian tổ chức cuộc họp.

3. Phải thông báo bằng văn bản tới Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

4. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các huyện, thành phố để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp.

5. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,…) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua fax, email, điện thoại cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 17. Các đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp viễn thông

a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTHTT; đảm bảo đường truyền an toàn, hiệu quả, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay khi có sự cố về đường truyền.

b) Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong thời gian chạy thử hệ thống HNTHTT và toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

2. Công ty Điện lực Kon Tum

a) Đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định tại các điểm cầu theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

b) Cung cấp thông tin của cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện tại các điểm cầu trong thời gian vận hành thử hệ thống HNTHTT và trong thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị của hệ thống HNTHTT có trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy hiệu quả.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.