CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Những năm qua, chính quyền các cấp, các ngành trong tỉnh đã chỉ đạo và tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và phục vụ việc tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Tuy nhiên, việc duy trì thực hiện chưa thường xuyên, một số cơ quan, đơn vị, địa phương còn hạn chế trong việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn ở mức độ thấp; chế độ thông tin, báo cáo chậm, chất lượng chưa đáp ứng yêu cầu.

Để khắc phục những hạn chế và góp phần nâng cao hiệu quả công tác cải cách hành chính, phục vụ cho sự phát triển chung của địa phương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1. Các tỉnh Hải Dương chỉ thị Sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; các Công ty, đơn vị thuộc tỉnh thực hiện tốt một số nội dung sau:

a) Triển khai thực hiện tốt pháp luật về văn thư, lưu trữ đặc biệt là Luật Lưu trữ và Chỉ thị số 24/2009/CT-UBND ngày 11 tháng 11 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh; Xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; chỉ đạo việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

b) Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ. Bố trí kho lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ công tác lưu trữ theo quy định; tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống ẩm, mốc tại các kho chứa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, xây dựng và hoàn thiện công cụ tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Bố trí công chức, viên chức đúng trình độ chuyên môn làm tốt công tác văn thư, lưu trữ. Đối với những cơ quan, đơn vị đã bố trí công chức, viên chức không đúng chuyên ngành đào tạo thì phải cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để đáp ứng nhiệm vụ được giao.

d) Thực hiện nghiêm việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ.

đ) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương; bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo đảm an toàn thông tin; thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động bền vững của hệ thống quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử đạt hiệu quả chính xác, kịp thời; bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ.

e) Đối với công tác văn thư

- Thực hiện đúng trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Tăng cường công tác quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị theo đúng Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước;

- Thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đúng quy trình, đúng thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ văn bản trước khi phát hành;

- Thực hiện nghiêm việc chỉnh lý, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; hệ thống hóa hồ sơ, bảo quản theo đúng quy định. Không để tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói, hư hỏng, mất mát, thất lạc.

g) Đối với công tác lưu trữ

- Hàng năm các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ; Xây dựng và thực hiện kế hoạch lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các bộ phận vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của Luật Lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của các Bộ chuyên ngành (nếu có) và các văn bản hướng dẫn thi hành khác;

- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải theo đúng thủ tục, trình tự theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

h) Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã tăng cường chỉ đạo các phòng chuyên môn hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện tốt Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

2. Sở Nội vụ: Tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; thường xuyên tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ quản lý, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành của tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã.

- Phối hợp với các Sở, ngành, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Luật Lưu trữ, lập dự án xây dựng kho lưu trữ của tỉnh theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về hỗ trợ kinh phí cho các tỉnh để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng.

- Xây dựng và thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống tại các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh giai đoạn 2015 - 2020 theo quy định của Luật Lưu trữ.

3. Sở Tài chính: Tham mưu trong việc dự toán ngân sách hàng năm bảo đảm cho công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương theo Điều 39 Luật Lưu trữ, trong đó ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại các kho Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán ngân sách hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ.

4. Sở Khoa học và Công nghệ: Nghiên cứu, lựa chọn các đề tài, dự án, chương trình phát triển khoa học và công nghệ thông tin có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã để ứng dụng thực hiện.

5. Sở Thông tin và Truyền thông: Chỉ đạo Báo Hải Dương; Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, các phương tiện thông tin đại chúng tăng cường tuyên truyền pháp luật của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đi sâu về nội dung, ý nghĩa, tác dụng của công tác văn thư lưu trữ đối với nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước và những tập thể, cá nhân làm tốt công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn.

Yêu cầu các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; các cơ quan, đơn vị và Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc tỉnh triển khai thực hiện nội dung Chỉ thị này. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả với Ủy ban nhân dân tỉnh./.