KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI

Thực hiện Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23/01/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017-2024; Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”; Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái ban hành Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ thực hành chính, nâng cao chỉ số hiệu quả quản trị hành chính công. Chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số để hình thành Cơ sở dữ liệu hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Việc triển khai thực hiện bám sát các mục tiêu, nhiệm vụ theo Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc đã được Bộ Tư pháp phê duyệt, các chương trình, kế hoạch có liên quan của tỉnh; bảo đảm triển khai đúng tiến độ, hiệu quả, phù hợp với yêu cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch.

- Phát huy vai trò chủ động, tích cực, trách nhiệm của các cơ quan đăng ký hộ tịch, nhất là trong việc bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc, đáp ứng được việc kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có liên quan trên địa bàn tỉnh.

II. NỘI DUNG

1. Tổ chức rà soát, hiệu chỉnh số liệu, hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Yên Bái

- Trên cơ sở dữ liệu thống kê sơ bộ về số lượng sổ hộ tịch, số lượng các trường hợp đăng ký hộ tịch đã được ghi nhận trong các sổ hộ tịch đang được lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái từ ngày 31/12/2018 trở về trước, các đơn vị, địa phương tiếp tục thực hiện rà soát, hiệu chỉnh số liệu, hoàn chỉnh thông tin và sắp xếp toàn bộ sổ hộ tịch hiện có tại đơn vị, địa phương một cách khoa học, ngăn nắp để chuẩn bị phục vụ việc thực hiện số hóa thông tin dữ liệu hộ tịch.

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

- Đơn vị phối hợp: Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

- Thời gian thực hiện: Quý I, quý II năm 2020.

2. Thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch

a) Nội dung:

Số lượng sổ hộ tịch và các trường hợp đăng ký hộ tịch được ghi nhận trong sổ hộ tịch được chia thành các giai đoạn sau:

- Giai đoạn I: Từ 01/01/2016 đến ngày 31/12/2018 (thời điểm tỉnh Yên Bái bắt đầu sử dụng Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp), gồm có: 1.944 sổ hộ tịch với 125.068 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

- Giai đoạn II: Từ 01/01/2007 đến ngày 31/12/2015, gồm: 6.456 sổ hộ tịch với 341.079 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

- Giai đoạn III: Từ 01/01/1999 đến 31/12/2006 gồm: 2.915 sổ hộ tịch với 150.430 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

- Giai đoạn IV: Từ 01/01/1976 đến 31/12/1998 gồm: 707 sổ hộ tịch với 43.364 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

- Giai đoạn V: Từ 31/12/1975 trở về trước, gồm: 62 sổ hộ tịch với 2.115 trường hợp phát sinh được ghi nhận trong sổ hộ tịch.

b) Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp.

c) Đơn vị phối hợp: Đơn vị thực hiện dịch vụ số hóa, Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố.

d) Thời gian thực hiện:

- Năm 2020: Triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch của Giai đoạn I và Giai đoạn II.

- Năm 2021: Triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử của Giai đoạn III, Giai đoạn IV và Giai đoạn V.

3. Nguyên tắc, phương pháp và cách thức thực hiện

a) Nguyên tắc thực hiện:

- Dữ liệu số hóa hộ tịch và thông tin dữ liệu phải được thực hiện cập nhật, số hóa một cách chính xác, nhanh chóng và đúng qui định của pháp luật.

- Việc số hóa sổ hộ tịch và thông tin dữ liệu phải thực hiện đồng bộ với việc rà soát, sắp xếp hệ thống sổ hộ tịch, đảm bảo thực hiện chế độ lưu trữ vĩnh viễn theo qui định.

- Đối với dữ liệu mà theo lịch sử hiện không xác định được cơ quan tạo lập (do chia tách, sáp nhập địa giới hành chính hoặc sổ hộ tịch từ trước 30/4/1975 để lại hiện còn lưu) thì thực hiện việc số hóa tại cấp lưu sổ hộ tịch đó.

b) Phương pháp và cách thức thực hiện:

- Việc số hóa dữ liệu hộ tịch được thực hiện từng giai đoạn, từng địa bàn cấp huyện theo hình thức cuốn chiếu.

- Ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn từ ngày 01/01/2016 đến thời điểm chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo qui định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch), do đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí tổ chức thực hiện Kế hoạch này được bố trí từ nguồn ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với sở, ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai, đôn đốc, hướng dẫn thực hiện Kế hoạch này.

- Xây dựng và thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai thực hiện số hóa cập nhật dữ liệu vào phần mềm hộ tịch; kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của các địa phương trong quá trình sử dụng phần mềm để có biện pháp giải quyết.

- Xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch này gửi Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Ký hợp đồng thuê đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử từ sổ giấy đang lưu giữ tại Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

- Hướng dẫn, đôn đốc, giám sát, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm, thanh lý hợp đồng, quyết toán kinh phí. Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch báo cáo Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

- Quản lý tài khoản, phân cấp tài khoản cho cấp huyện, cấp xã và đơn vị thực hiện số hóa trên Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử.

- Hướng dẫn Ủy ban nhân dân, Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và các phần mềm chuyên ngành khác có sử dụng dữ liệu hộ tịch của cá nhân bảo đảm phù hợp với Kế hoạch và theo quy định của pháp luật.

2. Sở Tài chính

Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí, các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

- Phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch này trên địa bàn quản lý.

- Chủ động phối hợp với Sở Tư pháp trong việc tạo tài khoản để nhập dữ liệu hộ tịch vào phần mềm và xóa tài khoản sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu của Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện hiệu quả Luật Hộ tịch và các văn bản có liên quan; bảo đảm vận hành tốt phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương.

4. Đối với đơn vị thực hiện số hóa

- Tổ chức thực hiện số hóa theo đúng quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến độ và chất lượng được xác định trong các tài liệu và hợp đồng được ký kết. Đảm bảo bố trí đủ nhân lực, điều kiện kỹ thuật và công nghệ để đáp ứng tất cả các yêu cầu của quá trình số hóa sổ hộ tịch.

- Chủ động phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, địa phương quản lý sổ hộ tịch để thực hiện quá trình số hóa.

- Định kỳ thực hiện báo cáo tiến độ, khó khăn vướng mắc phát sinh về Sở Tư pháp để xem xét, xử lý.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Yên Bái. Trong quá trình thực hiện Kế hoạch này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo./.