KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2015

Thực hiện Công văn số 29/VTLTNN-NVĐP ngày 16/01/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 86/TTr-SNV, ngày 06/02/2015 về việc đề nghị ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 trên địa bàn tỉnh Yên Bái,

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, với những nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, phát huy vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính và chất lượng quản lý của các cơ quan Nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách hành chính trên địa bàn toàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ các sở, ban, ngành, đoàn thể và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật Nhà nước, từng bước áp dụng những phương tiện hiện đại, đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

- Thường xuyên đẩy mạnh các hoạt động về lưu trữ, nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

II. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG

1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Báo Yên Bái, Đài phát thanh truyền hình tỉnh xây dựng những hình thức tuyên truyền phù hợp về công tác văn thư, lưu trữ để kịp thời hướng dẫn, động viên các tập thể, cá nhân thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

- Các sở, ban, ngành, đoàn thể, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là các cơ quan, địa phương) trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình tập trung tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là Luật Lưu trữ, thông qua công tác tuyên truyền để cán bộ, công chức, viên chức, người dân hiểu rõ và thực hiện; kịp thời nêu gương những tập thể làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu là những tấm gương sáng cho mọi người học tập, noi theo.

b) Công tác tổ chức, nhân sự

- Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo các nội dung được quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; phối hợp với cơ sở đào tạo của Trung ương tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh mở lớp đào tạo chứng chỉ về công tác lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh và các cơ quan, địa phương chưa đạt chuẩn về nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức, viên chức chuyên ngành lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, địa phương mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho người làm văn thư, lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi toàn tỉnh; Chi cục Văn thư, Lưu trữ, từng bước áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật về lưu trữ đã được ban hành, phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng để tiến tới hoàn thành bộ định mức kinh tế - kỹ thuật ngành lưu trữ.

- Các cơ quan, địa phương sắp xếp, bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo đúng quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư; thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành để chỉnh sửa, bổ sung, hoặc ban hành mới cho phù hợp với quy định mới của Luật Lưu trữ; ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Hướng dẫn tại Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; căn cứ chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh năm 2015, thực hiện soạn thảo, thẩm định văn bản “Quy định về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái”, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, ban hành, đảm bảo chất lượng, tiến độ thời gian theo quy định; hoàn thành việc xây dựng Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030, và tổ chức thực hiện quy hoạch sau khi được phê duyệt ban hành; kịp thời hướng dẫn các cơ quan, địa phương tổ chức triển khai thực hiện các Nghị định, Thông tư mới của Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, địa phương tập trung rà soát, chỉnh sửa, bổ sung, hoặc ban hành mới: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; Danh mục hồ sơ, tài liệu hàng năm của cơ quan, địa phương; Danh mục hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

d) Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ, các hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan, địa phương, nội dung kiểm tra tập trung vào: Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật; công tác tổ chức và biên chế; việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Các cơ quan, địa phương trên cơ sở những nội dung kiểm tra của Sở Nội vụ, thường xuyên thực hiện công tác tự kiểm tra đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc. Trọng tâm cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Quản lý tài liệu lưu trữ

- Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, Lưu trữ hướng dẫn các cơ quan tiếp tục chỉnh lý tài liệu tồn đọng; tổ chức tiếp nhận tài liệu của các cơ quan đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Lịch sử tỉnh, trọng tâm là tập trung hoàn thành việc tổ chức tiếp nhận số tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đang bảo quản tại lưu trữ cấp huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tổ chức bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Lịch sử tỉnh, tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả số tài liệu hiện có.

- Các cơ quan, địa phương bố trí nhân lực, kinh phí phối hợp với Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, Lưu trữ giải quyết song cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang tồn đọng trong Kho Lưu trữ cơ quan, các phòng làm việc của cán bộ, công chức, viên chức chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ; căn cứ Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2013 - 2015, tập trung chỉ đạo và hoàn thành việc giao nộp số tài liệu có giá trị vĩnh viễn được hình thành từ năm 2005 trở về trước của cơ quan, địa phương mình vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử cấp tỉnh; tổ chức bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan, tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả số tài liệu lưu trữ hiện có; Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Lịch sử tỉnh; nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Các cơ quan, địa phương chỉ đạo xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ.

4. Kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ, tiếp tục thực hiện đề án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng theo đúng tiến độ được phê duyệt.

- Các cơ quan, địa phương đầu tư kinh phí cho cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho, bố trí đủ diện tích và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; các nội dung chi cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo Điều 39 của Luật Lưu trữ.

5. Công tác sơ kết, tổng kết và thi đua, khen thưởng

- Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ; Tổng kết: 10 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 của UBND tỉnh về thu nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2013 - 2015, phong trào thi đua chuyên đề “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”, được Ủy ban nhân dân tỉnh phát động tại Công văn số 2437/UBND-NC ngày 01/11/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Các cơ quan, địa phương xây dựng báo cáo đánh giá kết quả: 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ, 10 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, 02 năm thực hiện phong trào thi đua “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”. Qua tổng kết kịp thời xem xét quyết định khen thưởng cho các tập thể, cá nhân theo thẩm quyền quy định của Luật Lưu trữ; đối với các tập thể cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực hiện phong trào thi đua chuyên đề “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh tặng Bằng khen hoặc hình thức khen thưởng cao hơn, các cơ quan tổng hợp gửi hồ sơ khen thưởng về tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 25/11/2015.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, đoàn thể và Ủy ban nhân dân cấp huyện căn cứ Kế hoạch và điều kiện thực tế ở mỗi cơ quan, địa phương chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 ở cơ quan, địa phương mình bằng những công việc cụ thể, thiết thực, trên cơ sở những nội dung hoạt động chủ yếu đã nêu trong kế hoạch chung của tỉnh để tổ chức thực hiện đạt kết quả cao nhất.

2. Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Nội vụ theo dõi, đôn đốc, các cơ quan, địa phương trong tỉnh thực hiện Kế hoạch này, thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ (Quý, 6 tháng, năm) về kết quả thực hiện với Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, địa phương liên hệ với Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét và chỉ đạo giải quyết./.