KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN NĂM 2020

Thực hiện văn bản số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo và tổ chức triển khai công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế trên địa bàn tỉnh; làm cơ sở để các cơ quan, tổ chức triển khai các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2020.

Phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chính quyền điện tử và cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai đầy đủ các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định của pháp luật, thực hiện thống nhất, có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức.

Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác trao đổi, quản lý, lưu trữ, giải quyết, xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, đảm bảo rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu gửi, nhân văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức.

Nâng cao trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc chấp hành các quy định về văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối với tập thể cơ quan, tổ chức và cá nhân công chức, viên chức hằng năm.

II. NỘI DUNG

1. Phổ biến, quán triệt các quy định về văn thư, lưu trữ

Căn cứ vào tình hình thực tế, các cơ quan, tổ chức phổ biến, quán triệt các văn bản chỉ đạo, điều hành về văn thư, lưu trữ tới các cơ quan, tổ chức trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý, cụ thể:

a) Nội dung phổ biến, quán triệt:

- Tuyên truyền, phổ biến và triển khai, hướng dẫn Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử... và các văn bản hướng dẫn liên quan khác của Trung ương, bộ, ngành.

- Các quy định, quyết định, văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và các văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ về văn thư, lưu trữ.

- Các quy định, quy chế, kế hoạch, chương trình, văn bản chỉ đạo của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.

Lưu ý: Tập trung phổ biến, quán triệt các quy định về văn bản điện tử, dữ liệu, hồ sơ, tài liệu điện tử.

b) Hình thức phổ biến, quán triệt: Trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, qua Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, Hội nghị tập huấn, triển khai sơ kết, tổng kết....

c) Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm.

2. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

- Tham mưu UBND tỉnh rà soát, đánh giá các quy định, văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành về văn thư, lưu trữ, kịp thời đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là các quy định, văn bản chỉ đạo về quản lý, sử dụng văn bản điện tử đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác trong tình hình mới;

- Căn cứ các quy định pháp luật hiện hành và tình hình thực tế, hướng dẫn các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ để thống nhất triển khai trên phạm vi toàn tỉnh.

b) Các cơ quan, tổ chức:

Tiếp tục rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các quy định, quy chế và các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp quan, tổ chức, cụ thể: với chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, cụ thể:

- Kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2020;

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức;

- Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức năm 2020;

- Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

- Quy định về trao đổi, quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan (theo tình hình thực tế);

- Các quy định, quy chế, văn bản chỉ đạo và các văn bản liên quan khác.

Thời gian hoàn thành: Trước ngày 30/3/2020.

3. Thực hiện các nội dung công tác văn thư và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức chỉ đạo và triển khai đầy đủ các nội dung công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức và cơ quan, đơn vi ̣trực thuộc, thuộc phạm vi quản lý, đảm bảo đúng quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể:

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản giấy và văn bản điện tử;

- Quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử đến, đi;

- Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan;

- Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật;

- Quản lý và sử dụng con dấu, bảo vệ bí mật Nhà nước.

4. Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

Xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lạng Sơn năm 2020 ban hành kèm theo Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 30/12/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh.

Thời gian hoàn thành: Trong Quý III, năm 2020.

b) Các cơ quan, tổ chức:

Căn cứ tình hình thực tế, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ (bao gồm cả chức danh công chức cấp xã) thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị quản lý.

Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn, chức danh theo quy định; cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.

Thời gian hoàn thành: Chậm nhất trong Quý IV, năm 2020.

5. Công tác thanh tra, kiểm tra

a) Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; công tác văn thư, lưu trữ điện tử đối với các cơ quan, tổ chức trên phạm vi toàn tỉnh.

b) Các cơ quan, tổ chức: Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã (đối với các huyện, thành phố), tùy theo tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, trong năm 2020 kiểm tra, thanh tra đạt 50% tổng số các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; tập trung thanh tra, kiểm tra vào các nội dung sau:

- Về tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Về công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử); lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (bao gồm hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử); quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật;

- Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bố trí kho; mua sắm trang thiết bị và các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

6. Về hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

Trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và tình hình thực tế, các cơ quan, tổ chức tăng cường thực hiện đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, tập trung vào các nội dung trọng tâm sau:

a) Các cơ quan, tổ chức tăng cường thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

b) Bố trí kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

c) Thực hiện các biện pháp để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu (trang bị thiết bị bảo quản tài liệu, khử trùng, diệt mối mọt, côn trùng, vệ sinh,... kho lưu trữ theo đúng định mức kinh tế - kỹ thuật quy định).

d) Thống kê, hoàn thiện mục lục, công cụ tra cứu phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

đ) Tổ chức xác định giá trị tài liệu để thực hiện các trình tự hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị tài liệu hết thời hạn bảo quản.

e) Xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, từng bước giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu bó gói, tồn đọng tại cơ quan, tổ chức.

g) Thống kê, lập mục lục hồ sơ, tài liệu (đã chỉnh lý) có giá trị bảo quản vĩnh viễn để thực hiện các trình tự giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

7. Về hoạt động lưu trữ và quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai đầy đủ các nội dung chuyên môn, nghiệp vụ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong đó tập trung vào một số nội dung trọng tâm sau:

- Tiếp tục phối hợp với các cơ quan liên quan đề xuất các giải pháp công nghệ, kỹ thuật để làm cơ sở hoàn thiện phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng kế hoạch, lựa chọn hồ sơ, tài liệu thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử thuộc Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2018 - 2025”.

- Tiếp tục thống kê, hoàn thiện mục lục, công cụ tra cứu tài liệu, sắp xếp các Phông lưu trữ theo mã định danh các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh để phục vụ khai thác, tra cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

- Xây dựng kế hoạch, phương án và thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Lập mục lục tài liệu Mật (nếu có), tham mưu cho cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện các trình tự giải mật.

- Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nhận vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

- Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các tổ chức, cá nhân tổ chức thu thập, sưu tầm hồ sơ, tài liệu quý hiếm để công bố, giới thiệu.

- Thực hiện tốt công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của độc giả và các cơ quan, đơn vị.

8. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và Sở Nội vụ:

- Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá hiệu quả, sự phù hợp đối với phần mềm Văn phòng điện tử (VNPT-iOffice) đang triển khai, áp dụng trong các cơ quan, tổ chức thuộc UBND tỉnh để làm cơ sở hoàn thiện chức năng phần mềm Văn phòng điện tử đảm bảo tuân thủ với các chuẩn hệ thống, chuẩn thông tin, dữ liệu phù hợp với kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý văn bản điện tử; lập và lưu trữ hồ sơ điện tử; gửi, nhân văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức;

- Tiếp tục đề xuất trang bị các trang thiết bị kỹ thuật và các giải pháp công nghệ, hoàn thiện phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ điện tử.

b) Sở Nội vụ tiếp tục lựa chọn hồ sơ, tài liệu để số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử trên phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Các cơ quan, tổ chức ứng dụng, sử dụng có hiệu quả phần mềm văn phòng điện tử đang được thống nhất áp dụng tại cơ quan, tổ chức trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý hồ sơ, văn bản điện tử; chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý tận dụng và phát huy tối đa hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có và các giải pháp kỹ thuật, phần mềm để thực hiện các nội dung:

- Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ công việc; duy trì trao đổi, chia sẻ thông tin đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc;

- Tổ chức triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng; các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số, chứng thư số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

d) Các cơ quan nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

9. Bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ:

Phối hợp với Sở Tài chính tham mưu cho UBND tỉnh xem xét, phân bổ dự toán kinh phí cho các hoạt động lưu trữ đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh và hỗ trợ kinh phí cho các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách tỉnh chỉnh lý tài liệu lưu trữ và các hoạt động lưu trữ khác (nếu có) theo quy định.

b) Các cơ quan, tổ chức chủ động cân đối, bố trí kinh phí từ nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vi ̣đảm bảo đáp ứng các hoạt động về văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ, bố trí kinh phí để xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, bó gói theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại văn bản số 1046/UBND-NC ngày 02/10/2017 về tăng cường công tác lập trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố; các cơ quan, đơn vị của Trung ương trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh:

a) Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo tổ chức triển khai các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị và các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý trước ngày 20/02/2020, gửi về Sở Nội vụ tổng hợp.

b) Báo cáo kết quả triển khai, thực hiện Kế hoạch này và báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2020 theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV gửi về Sở Nội vụ tổng hợp trước ngày 15/01/2021.

2. Sở Nội vụ

a) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện các nội dung theo Kế hoạch này và trực tiếp chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

b) Tham mưu UBND tỉnh tổ chức triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư (Nghị định thay thế Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ) sau khi được ban hành; tổng kết Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 và đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

c) Tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh kết quả triển khai công tác văn thư, lưu trữ, báo cáo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vi ̣phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.