THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/2/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 78/2008/TT-BTC ngày 24/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;
Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện các giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

1. Đối tượng

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hoặc cung cấp dịch vụ về giao dịch điện tử (GDĐT) trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước (KBNN), các đơn vị KBNN đủ điều kiện thực hiện các GDĐT.

2. Phạm vi áp dụng:

- Các hoạt động GDĐT trong nội bộ hệ thống KBNN;

- Hoạt động thanh toán điện tử giữa KBNN với các ngân hàng;

- Hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử về thu, chi ngân sách nhà nước (NSNN) giữa KBNN với cơ quan Thuế, Hải quan, Tài chính;

- Hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử về thu, chi ngân sách nhà nước, về giao dự toán, kế hoạch vốn, về các đoạn mã thông tin quản lý giữa các cơ quan quản lý nhà nước với KBNN;

- Hoạt động giao dịch thu, chi NSNN, thanh toán giữa KBNN với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân lựa chọn tham gia GDĐT và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật GDĐT và các văn bản hướng dẫn.

Điều 2. Giải thích từ ngữ:

Các từ ngữ được sử dụng trong Thông tư này được hiểu theo đúng nghĩa đã giải thích tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 27/2007/NĐ-CP của Chính phủ về GDĐT trong hoạt động tài chính. Trong Thông tư này, một số từ ngữ được hiểu như sau:

1. Chứng từ điện tử trong hoạt động nghiệp vụ KBNN là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động KBNN. Chứng từ điện tử trong hoạt động KBNN là một hình thức của thông điệp dữ liệu có nội dung trao đổi, giao dịch về tài chính, tiền tệ, bao gồm: chứng từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; chứng từ thanh toán điện tử, sổ kế toán điện tử, báo cáo tài chính, báo cáo thu – chi ngân sách, báo cáo quyết toán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác trong các hoạt động giao dịch của KBNN theo quy định của pháp luật.

2. Văn bản điện tử là các văn bản, tài liệu thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (không bao gồm các chứng từ điện tử quy định tại khoản 1 Điều 1 nêu trên).

3. Hoạt động nghiệp vụ KBNN quy định tại Thông tư này là các hoạt động về thu, chi, quản lý quỹ NSNN, các quỹ tài chính nhà nước, quản lý ngân quỹ KBNN, hoạt động thanh toán giữa KBNN với các cơ quan, tổ chức, cá nhân và giữa các đơn vị trong nội bộ hệ thống KBNN và các hoạt động khác theo quy định.

Điều 3. Nguyên tắc GDĐT trong hoạt động nghiệp vụ KBNN:

1. Đối với các cơ quan nhà nước, KBNN khi tham gia GDĐT trong lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ KBNN phải tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, công bằng, trung thực, an toàn, hiệu quả, phù hợp với Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 và đảm bảo các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật trong hoạt động GDĐT do KBNN quy định.

2. Đối với các tổ chức, cá nhân có quan hệ GDĐT với KBNN:

- Tự nguyện lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch;

- Sử dụng công nghệ thông tin phù hợp để thực hiện GDĐT với KBNN; có đủ các điều kiện kỹ thuật để tham gia GDĐT, hoặc thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về GDĐT theo quy định;

- Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn phương thức giao dịch với KBNN trong trường hợp KBNN đồng thời chấp nhận giao dịch theo phương thức truyền thống và giao dịch bằng phương tiện điện tử.

3. KBNN chủ động thực hiện từng phần hoặc toàn bộ giao dịch bằng phương tiện điện tử trong nội bộ KBNN và giữa KBNN với các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Điều 4. Các điều kiện để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia GDĐT trong hoạt động nghiệp vụ KBNN:

1. Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, hoặc chuyên dùng:

Đủ điều kiện hoạt động trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật, đảm bảo các điều kiện quy định tại Điều 13, Điều 45 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

2. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân:

Khi tham gia GDĐT với KBNN, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân thủ quy định cụ thể của Bộ Tài chính và hướng dẫn của KBNN về:

a) Định dạng, biểu mẫu của thông điệp dữ liệu, theo yêu cầu kỹ thuật của KBNN đối với từng loại nghiệp vụ;

b) Loại chữ ký số, chứng thực chữ ký số trong trường hợp GDĐT cần có chữ ký số, chứng thực chữ ký số;

c) Các quy trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và bí mật của GDĐT.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Các hoạt động nghiệp vụ KBNN được áp dụng hình thức GDĐT:

KBNN căn cứ yêu cầu thực tế, đặc điểm các loại hình giao dịch trong hoạt động nghiệp vụ KBNN và khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật để quyết định áp dụng phương thức GDĐT theo lộ trình phù hợp đối với các loại nghiệp vụ sau đây:

1. GDĐT trong nội bộ hệ thống KBNN bao gồm:

- Thanh toán điện tử trong nội bộ KBNN;

- Truyền, nhận dữ liệu về thu, chi, tồn quỹ ngân sách và các dữ liệu khác liên quan đến NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN;

- Truyền, nhận dữ liệu về dự toán, kế hoạch vốn, chuyển vốn;

- Truyền, nhận dữ liệu về thông tin quản lý ngân sách (hệ thống các mã quản lý ngân sách);

- Truyền, nhận dữ liệu về thanh toán gốc, lãi, phí phát hành trái phiếu;

- Truyền, nhận dữ liệu về báo cáo nghiệp vụ, quyết toán vốn;

- Truyền, nhận thư điện tử (email) bằng hệ thống email nội bộ KBNN;

- Truyền nhận dữ liệu về văn bản chế độ, văn bản nghiệp vụ khác.

2. GDĐT giữa KBNN với hệ thống ngân hàng, bao gồm:

- Thanh toán điện tử song phương;

- Thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán bù trừ điện tử.

- Trao đổi dữ liệu về thu – chi NSNN.

3. GDĐT giữa KBNN với các cơ quan trong ngành tài chính:

- Trao đổi dữ liệu về thu NSNN với các cơ quan thuế, hải quan, tài chính; thông tin về người nộp thuế; báo cáo số liệu thu thuế, hoàn thuế;

- Trao đổi dữ liệu về văn bản thẩm tra dự toán của cơ quan tài chính, thông báo phân bổ dự toán, lệnh chi NSNN, thẩm định dự toán của cơ quan tài chính, báo cáo quyết toán vốn hàng năm;

- Trao đổi dữ liệu về thu, chi, tồn quỹ ngân sách với cơ quan tài chính.

4. GDĐT giữa KBNN với các cơ quan, đơn vị thanh toán ngân sách, các tổ chức, cá nhân có quan hệ thanh toán với KBNN:

- Trao đổi dữ liệu về phân bổ ngân sách, lệnh chi NSNN, thanh toán và quyết toán ngân sách với các cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN;

- Trao đổi, xử lý dữ liệu về các thủ tục, điều kiện chi tiêu từ ngân sách: cam kết chi, hợp đồng kinh tế, hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng kê thanh toán, giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng;

- Nhận, xử lý và truyền chứng từ điện tử về thu, chi NSNN do đơn vị lập (giấy nộp tiền vào NSNN, giấy rút dự toán, giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng,…);

- Nhận, xử lý và truyền chứng từ điện tử về thu NSNN giữa KBNN và các đối tượng nộp NSNN, các cơ quan thu và nhận ủy nhiệm thu NSNN.

Điều 6. Các điều kiện đối với chứng từ điện tử:

1. Các nội dung chủ yếu của chứng từ điện tử trong hoạt động KBNN:

a) Tên và số liệu của chứng từ;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ, nhận chứng từ;

c) Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ;

d) Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ;

đ) Nội dung của nghiệp vụ phát sinh;

e) Chữ ký, họ và tên của người lập, người kiểm soát, ký duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật.

2. Nội dung của chứng từ điện tử trong nghiệp vụ kế toán thu, chi NSNN và thanh toán còn phải đáp ứng quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định của Bộ Tài chính về chứng từ kế toán trong hoạt động nghiệp vụ KBNN.

3. Ngoài các nội dung được quy định tại tiết 6.1, điều 6 nêu trên, chứng từ điện tử phải có thêm những nội dung khác theo từng loại nghiệp vụ, theo yêu cầu của KBNN.

Điều 7. Các quy định về xử lý chứng từ, văn bản điện tử:

1. Chứng từ điện tử:

- Chứng từ điện tử phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo các văn bản quy định cụ thể của Bộ Tài chính và KBNN;

- Các chứng từ giấy được sử dụng trong quy trình nghiệp vụ theo phương thức truyền thống có quy định bắt buộc phải có dấu, chữ ký của người có thẩm quyền thì khi sử dụng phương thức GDĐT, phải được tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký số xác nhận về tổ chức, cá nhân tham gia GDĐT là người ký chữ ký số;

- Đối với các hệ thống chứng thực nội bộ của KBNN đã hoặc đang thực hiện nhưng chưa sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số thì không mở rộng tiếp mà duy trì như hiện nay, đồng thời tiến hành chuyển đổi dần theo hướng áp dụng hệ thống chứng thực công cộng hoặc chuyên dùng.

- Trường hợp thanh toán điện tử với ngân hàng, việc sử dụng và chứng thực chữ ký số được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về GDĐT trong lĩnh vực ngân hàng;

- Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người tham gia quá trình xử lý chứng từ điện tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung mà mình được giao nhiệm vụ trong quá trình xử lý chứng từ;

- Việc lưu trữ chứng từ điện tử được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các GDĐT khác thì mới được tiêu hủy.

2. Văn bản điện tử:

- Các văn bản được lập, truyền, nhận dưới hình thức dữ liệu điện tử theo hệ thống chương trình ứng dụng được Chính phủ, Bộ Tài chính (hoặc cơ quan được Bộ Tài chính ủy quyền) cho phép sử dụng, công nhận đáp ứng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, hoặc được tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng (hoặc công cộng) chứng thực nguồn gốc tạo lập văn bản thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Đối với các văn bản điện tử không đáp ứng điều kiện nêu trên thì thông tin trên văn bản chỉ có giá trị tham khảo;

- Văn bản giấy được chuyển đổi từ văn bản điện tử được dùng làm căn cứ pháp lý cho các hoạt động giao dịch thì trên văn bản phải thể hiện rõ tên và chữ ký của người có trách nhiệm chuyển đổi văn bản điện tử sang văn bản giấy và đóng dấu của tổ chức tham gia giao dịch (nếu có).

Điều 8. Tổ chức hoạt động GDĐT về nghiệp vụ KBNN:

1. GDĐT trong nội bộ KBNN:

- Việc giao dịch thanh toán điện tử trong nội bộ hệ thống KBNN thực hiện theo chương trình ứng dụng được Bộ Tài chính phê duyệt, KBNN xây dựng hệ thống bảo mật thông tin trong các giao dịch thanh toán, yêu cầu phải chứng thực chữ ký số theo quy trình kỹ thuật nghiệp vụ được Bộ Tài chính duyệt. Quy trình xử lý hạch toán kế toán, thanh toán được thực hiện theo các quy định hiện hành đối với từng loại nghiệp vụ cụ thể;

- Tổng Giám đốc KBNN quyết định các loại tài liệu sử dụng trong thanh toán điện tử phải in và quản lý, lưu trữ dưới dạng chứng từ giấy;

- Việc tạo lập, chuyển đổi chứng từ điện tử từ chứng từ giấy và ngược lại được thực hiện theo các quy định hiện hành của Chính phủ về GDĐT;

- Các hình thức báo cáo, quyết toán thực hiện qua phương thức GDĐT: báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo thống kê.

Đối với các loại báo cáo theo quy định phải gửi cho các cơ quan liên quan, trường hợp KBNN đã thiết lập hệ thống truyền gửi dữ liệu cho các cơ quan đó thì không phải gửi báo cáo bằng giấy. KBNN chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin đã gửi bằng phương tiện điện tử;

- Hình thức lưu trữ thông tin (dữ liệu điện tử, giấy) với từng loại báo cáo: các thông tin bắt buộc phải được lưu trữ trên giấy gồm thông tin về quyết toán công trình hoàn thành, thông tin về quyết toán NSNN năm;

- Ngoài các nội dung trên, căn cứ các nội dung hoạt động cụ thể, KBNN được quyết định hình thức lưu trữ duy nhất bằng phương tiện điện tử.

2. GDĐT trong thanh toán giữa KBNN và hệ thống ngân hàng:

- Việc trao đổi dữ liệu, thanh toán, chuyển tiền điện tử giữa KBNN với hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng được thực hiện theo các quy định hiện hành về GDĐT trong hoạt động ngân hàng theo Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 8/3/2007 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước;

- KBNN phối hợp với các ngân hàng có quan hệ thanh toán điện tử xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật đảm bảo tương thích giữa các hệ thống, các giải pháp đảm bảo an toàn, chính xác và bảo mật trong quan hệ thanh toán điện tử;

- KBNN và các ngân hàng xây dựng quy trình xử lý dữ liệu thống nhất, thỏa thuận các giải pháp chứng thực chữ ký số trong nội bộ các hệ thống để thực hiện các giao dịch thanh toán thông thường bằng phương tiện điện tử. KBNN và Ngân hàng thỏa thuận cụ thể đối với một số trường hợp giao dịch thanh toán điện tử đặc biệt, cần có chứng thực chữ ký số công cộng.

- KBNN, cơ quan thuế, hải quan sử dụng chương trình ứng dụng được Bộ Tài chính phê duyệt trong việc trao đổi dữ liệu, truyền, nhận thông tin thu nộp thuế với hệ thống ngân hàng phải thực hiện các giải pháp kỹ thuật đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn, chính xác, kịp thời của thông tin. Các thông tin truyền nhận giữa các đơn vị trong ngành tài chính với hệ thống ngân hàng phải thực hiện chứng thực chữ ký số của các tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng hoặc công cộng.

3. GDĐT trong quá trình lập, chấp hành, quyết toán ngân sách giữa KBNN và các cơ quan trong ngành Tài chính:

- Việc trao đổi dữ liệu điện tử giữa các cơ quan nhà nước, cơ quan thuộc ngành tài chính (cơ quan tài chính, thuế, hải quan) và KBNN về dự toán ngân sách, kế hoạch vốn được thực hiện theo các chương trình ứng dụng được Bộ Tài chính phê duyệt và cho phép sử dụng.

Các cơ quan liên quan căn cứ nhu cầu quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ để quyết định việc in ấn văn bản, hồ sơ tài liệu, ký, đóng dấu để luân chuyển, lưu trữ theo các quy định hiện hành;

- Đối với cơ quan thuế, hải quan, tài chính, KBNN sử dụng chương trình ứng dụng được Bộ Tài chính phê duyệt trong việc trao đổi dữ liệu, truyền, nhận thông tin thu nộp thuế, phải thực hiện các giải pháp kỹ thuật đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn, chính xác, kịp thời của thông tin. Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số trong việc truyền, nhận thông tin giữa các hệ thống trong ngành tài chính.

4. GDĐT giữa KBNN với các tổ chức là đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, các tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ và cá nhân có quan hệ với KBNN trong hoạt động thu, chi NSNN và quan hệ thanh toán:

- KBNN căn cứ điều kiện hạ tầng kỹ thuật, các quy trình xử lý nghiệp vụ theo phương thức điện tử được Bộ Tài chính phê duyệt để triển khai GDĐT tại các đơn vị KBNN theo lộ trình phù hợp;

- Lĩnh vực áp dụng GDĐT: thu NSNN và các khoản nghĩa vụ tài chính với NSNN, phân bổ dự toán NSNN, chi thường xuyên từ NSNN, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi các chương trình mục tiêu, chi sự nghiệp, phát hành và thanh toán trái phiếu; thanh toán trong nội bộ và giữa KBNN với các tổ chức thanh toán bên ngoài.

- Các tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật theo quy định của Bộ Tài chính khi tham gia GDĐT với KBNN thì phải đăng ký và được sự chấp thuận của KBNN cấp trung ương hoặc KBNN cấp tỉnh nơi thực hiện GDĐT.

Trường hợp tổ chức, cá nhân được một tổ chức cung cấp dịch GDĐT với KBNN xác nhận đủ điều kiện tham gia GDĐT thì tổ chức, cá nhân đó thông báo với KBNN cấp trung ương hoặc KBNN cấp tỉnh (có thể thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ GDĐT) về việc tham gia GDĐT với KBNN mà không phải đăng ký trực tiếp với KBNN;

- Các điều kiện về hồ sơ thanh toán thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử:

+ Đơn vị, tổ chức cá nhân giao dịch với KBNN trên cơ sở chứng từ, hồ sơ, hợp đồng điện tử được lập đúng quy trình, mẫu định dạng và đầy đủ các thông tin quy định. Trường hợp các hồ sơ, tài liệu chỉ thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử (không có hồ sơ, tài liệu giấy theo quy định) thì phải có chữ ký số được chứng thực theo đúng quy định.

+ Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người tham gia xử lý và ký trên chứng từ điện tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung của chứng từ điện tử.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực KBNN có hành vi vi phạm pháp luật, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, bồi thường thiệt hại hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP , Luật NSNN và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Điều 10. Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký.

2. Các nội dung khác không quy định trong Thông tư này được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết./.