THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ Ở TRONG NƯỚC VÀ Ở NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 136/2007/NĐ-CP NGÀY 17/8/2007 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi là Nghị định), Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) ở trong nước và ở nước ngoài như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC CẤP HỘ CHIẾU CÔNG VỤ LÀ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NHÀ NƯỚC (KHOẢN 1 ĐIỀU 7 NGHỊ ĐỊNH)

Đối tượng được cấp hộ chiếu công vụ là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, bao gồm:

1. Những người do bầu cử để đảm nhiệm chức vụ theo nhiệm kỳ trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

2. Công chức trong các cơ quan Nhà nước được quy định tại Điều 2 Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức trong các cơ quan Nhà nước;

3. Công chức dự bị được quy định tại Điều 2 Nghị định số 115/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về chế độ công chức dự bị;

4. Viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước được quy định tại Điều 2 Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

5. Cán bộ chuyên trách và công chức cấp xã, phường, thị trấn được quy định tại Điều 2 Nghị định 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;

6. Thẩm phán Tòa án nhân dân, Kiểm sát viên Viện Kiểm sát nhân dân.

II. THỜI HẠN CỦA HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ

1. Hộ chiếu ngoại giao cấp theo khoản 12 Điều 6 và hộ chiếu công vụ cấp theo khoản 5 Điều 7 Nghị định có thời hạn ít nhất 1 năm kể từ ngày cấp, và có thể được gia hạn một lần không quá thời hạn ban đầu của hộ chiếu đó và không quá 3 năm.

2. Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 18 tuổi thuộc diện quy định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định có thời hạn đến khi trẻ em đó đủ 18 tuổi nhưng có thời hạn ít nhất 1 năm kể từ ngày cấp và không được gia hạn.

III. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ

1. Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước (sau đây gọi là Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước).

Trường hợp người đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp hồ sơ tại Cơ quan Ngoại vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Cơ quan Ngoại vụ căn cứ vào quy định về hồ sơ, thủ tục quy định trong Nghị định và Thông tư này để kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ và có trách nhiệm chuyển hồ sơ đến Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước.

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài là cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).

2. Chức danh của người được cấp hộ chiếu được ghi như sau:

a) Đối với các chức vụ quy định từ khoản 2 đến khoản 8 Điều 6 Nghị định thì ghi chức danh bằng tiếng Việt, trừ trường hợp cơ quan chủ quản đề nghị không ghi chức danh của người được cấp hộ chiếu;

b) Bộ trưởng, Thứ trưởng Bộ Ngoại giao, cán bộ ngoại giao đã được phong hàm, thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, Cơ quan thông tấn báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài và người đi thăm, đi theo quy định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định thì ghi chức danh bằng tiếng Việt và tiếng Anh;

c) Đối với các chức vụ khác thì không ghi chức danh trong hộ chiếu.

3. Văn bản cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định hoặc của đơn vị được ủy quyền theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan. Văn bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai giữa các trang, nếu sửa đổi phải đóng dấu xác nhận vào chỗ sửa đổi. Văn bản cần ghi rõ họ tên, chức danh của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài, nước đến, thời gian, mục đích công tác ở nước ngoài. Trường hợp là công chức, viên chức có mã số, ngạch, bậc thì văn bản cần ghi rõ loại mã số, ngạch, bậc của công chức, viên chức đó. Trường hợp là công chức, viên chức thuộc loại không được bổ nhiệm vào một ngạch công chức, viên chức thì văn bản cần ghi rõ loại công chức, viên chức đó. Trường hợp là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thì ghi rõ chức vụ, cấp hàm.

4. Mẫu con dấu cơ quan, chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền ký văn bản cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài cần được giới thiệu bằng văn bản cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước khi người đó ký văn bản này.

5. Đối với việc ủy quyền ký văn bản cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định, văn bản ủy quyền phải do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký trực tiếp và ghi rõ họ tên, chức danh của người được ủy quyền, phạm vi và thời hạn ủy quyền.

IV. HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ Ở TRONG NƯỚC

1. Thủ tục cấp hộ chiếu:

a) Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu gồm:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu. Người đề nghị cần điền đầy đủ các nội dung trong Tờ khai, ký trực tiếp, có xác nhận của Cơ quan trực tiếp quản lý nhân sự. Trường hợp trẻ em đi thăm, đi theo thì Tờ khai cần có xác nhận của Cơ quan trực tiếp quản lý cha, mẹ hoặc người giám hộ trẻ em (nếu là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước) hoặc của Trưởng công an phường, xã nơi thường trú hoặc tạm trú của trẻ em.

- 3 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp trên nền màu trắng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 1 năm; trong đó 1 ảnh dán vào Tờ khai đóng dấu giáp lai, 2 ảnh đính kèm.

- Văn bản cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền quy định tại điểm 3 mục III Thông tư này.

- Xuất trình hộ chiếu đã được cấp (nếu có) để làm thủ tục hủy hộ chiếu.

- Trường hợp mất hộ chiếu phải có công văn thông báo của cơ quan chủ quản của người được cấp hộ chiếu.

- Trường hợp đi thăm hoặc đi theo thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, Cơ quan thông tấn báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài quy định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định cần bổ sung ý kiến bằng văn bản của Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Ngoại giao. Trường hợp là con dưới 18 tuổi cần bổ sung bản chụp Giấy khai sinh hoặc Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Quyết định công nhận giám hộ (xuất trình bản chính để đối chiếu).

b) Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước có thể yêu cầu người đề nghị cấp hộ chiếu cung cấp các thông tin bổ sung trong trường hợp chưa rõ về hồ sơ, giấy tờ của người đề nghị.

c) Trường hợp cấp hộ chiếu theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 12 Điều 6 và khoản 5 Điều 7 Nghị định, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước chỉ xem xét giải quyết trên cơ sở đề nghị của Cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định, không xét cấp hộ chiếu trên cơ sở đề nghị của các đơn vị trực thuộc được ủy quyền.

d) Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước xem xét giải quyết cấp hộ chiếu trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Thủ tục gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu:

a) Gia hạn hộ chiếu:

Trước khi hộ chiếu hết hạn ít nhất 30 ngày, người được cấp hộ chiếu có thể đề nghị gia hạn hộ chiếu. Hộ chiếu hết hạn hoặc còn hạn dưới 30 ngày thì phải làm thủ tục cấp hộ chiếu mới.

Hồ sơ gồm:

- Tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu theo mẫu;

- Hộ chiếu;

- Văn bản cử hoặc quyết định cho đi nước ngoài quy định tại điểm 3 Mục III Thông tư này.

b) Hồ sơ đề nghị bổ sung ảnh trẻ em dưới 14 tuổi vào hộ chiếu của cha, mẹ hoặc người giám hộ gồm:

- Tờ khai đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu theo mẫu, có xác nhận của Cơ quan trực tiếp quản lý cha, mẹ hoặc người giám hộ trẻ em (nếu là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước) hoặc của Trưởng công an phường, xã nơi thường trú hoặc tạm trú của trẻ em;

- 03 ảnh theo qui định;

- Hộ chiếu;

- Bản chụp Giấy khai sinh hoặc Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Quyết định công nhận giám hộ (xuất trình bản chính để đối chiếu);

- Ý kiến bằng văn bản của Vụ tổ chức cán bộ Bộ Ngoại giao.

c) Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu gồm:

- Tờ khai đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu theo mẫu;

- Hộ chiếu;

- Giấy tờ hợp lệ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết.

d) Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước xem xét gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

V. HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ Ở NƯỚC NGOÀI

1. Những trường hợp sau đây được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài:

a) Người đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi ở nước ngoài bị mất hộ chiếu, hộ chiếu bị hỏng, hết trang hay hết thời hạn sử dụng hoặc có yêu cầu gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu;

b) Người đã được cấp hộ chiếu ngoại giao theo quy định của khoản 9 Điều 6 Nghị định trong thời gian ở nước ngoài có quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc thay đổi chức vụ ngoại giao;

c) Nhân viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được cấp hộ chiếu công vụ theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định trong thời gian ở nước ngoài có quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc cử giữ chức vụ ngoại giao thì được cấp hộ chiếu ngoại giao.

d) Người có quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện Việt Nam, phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

e) Vợ/chồng, con dưới 18 tuổi của những người được cấp hộ chiếu theo quy định tại khoản 9 Điều 6 và khoản 3 Điều 7 Nghị định.

2. Thủ tục cấp hộ chiếu:

a) Hồ sơ gồm:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu;

- 3 ảnh theo quy định;

- Người đề nghị thuộc diện quy định tại điểm 1.a, Mục V Thông tư này thì nộp văn bản cử hoặc quyết định cho tiếp tục công tác ở nước ngoài đáp ứng các yêu cầu quy định tại điểm 3 Mục III Thông tư này.

Người đề nghị thuộc diện quy định tại các điểm 1.b, điểm 1.c và điểm 1.d Mục V Thông tư này thì nộp các giấy tờ quy định tương ứng tại các điểm này.

Người đề nghị thuộc diện quy định tại điểm 1.e Mục V Thông tư này phải có ý kiến bằng văn bản của Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Ngoại giao hoặc của Thủ trưởng Cơ quan đại diện.

- Xuất trình hộ chiếu đã được cấp (nếu có) để làm thủ tục hủy hộ chiếu;

- Đơn trình báo mất hộ chiếu (nếu bị mất hộ chiếu).

b) Cơ quan đại diện xem xét cấp hộ chiếu trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

c) Đối với trường hợp bị mất hộ chiếu hoặc hộ chiếu hỏng thì Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

- Trong thời hạn 1 ngày làm việc, Cơ quan đại diện gửi yếu tố nhân sự (kèm theo ảnh) của người đề nghị cấp hộ chiếu cho Cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ để xác minh;

- Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Cơ quan cấp hộ chiếu có trách nhiệm kiểm tra và trả lời yêu cầu xác minh của Cơ quan đại diện, trong đó ghi rõ ngày hết hạn của hộ chiếu đã được cấp;

- Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, nếu Cơ quan cấp hộ chiếu trả lời đã cấp hộ chiếu đó thì Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu mới có giá trị đến ngày hết hạn của hộ chiếu đã được cấp. Trường hợp hộ chiếu cũ đã hết hạn thì Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu phổ thông.

d) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những người được cấp hộ chiếu (trong đó ghi rõ yếu tố nhân thân, số, ngày cấp hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu) và danh sách những người trình báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

3. Thủ tục gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu:

a) Cơ quan đại diện thực hiện gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu theo thủ tục tương tự như đối với việc gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở trong nước (quy định tại điểm 2 Mục IV Thông tư này).

b) Đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu có thời hạn dưới 5 năm do Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước cấp, Cơ quan đại diện điện xin ý kiến của Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước và cấp hộ chiếu mới hoặc gia hạn hộ chiếu theo hướng dẫn của Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước.

c) Trường hợp đề nghị bổ sung ảnh trẻ em phải có ý kiến bằng văn bản của Thủ trưởng Cơ quan đại diện.

VI.TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các Cơ quan Ngoại vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Cục Lãnh sự ban hành các biểu mẫu Tờ khai được quy định trong Thông tư này.

3. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Thông tư số 04/2000/TT-BNG ngày 8/11/2000 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước theo Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 3/3/2000 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Thông tư số 06/2002/TT-BNG ngày 3/9/2002 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài theo Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 3/3/2000 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.