QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH TỔNG THỂ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “SƯU TẦM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUÝ, HIẾM CỦA VIỆT NAM VÀ VỀ VIỆT NAM” TỪ NĂM 2012 ĐẾN NĂM 2020

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”;

Xét đề nghị của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Tờ trình số 613/TTr-VTLTNN ngày 01 tháng 8 năm 2013 về Kế hoạch tổng thể thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” từ năm 2012 đến năm 2020;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Kế hoạch tổng thể thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” từ năm 2012 đến năm 2020:

1. Mục đích

a) Thực hiện Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” có hiệu quả.

b) Làm căn cứ để xây dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm về Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”.

2. Thời gian: Năm 2012 - 2020

3. Nội dung công việc và thời gian thực hiện

a) Thông tin, tuyên truyền

Từ năm 2012 đến năm 2020, thực hiện việc thông tin, tuyên truyền theo các nội dung và phương thức sau:

- Nội dung

+ Mục đích, ý nghĩa của công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Nội dung Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” theo Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ.

+ Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Hình thức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Phương thức sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Trình tự, thủ tục hiến tặng, ký gửi tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho các cơ quan lưu trữ.

+ Tài liệu lưu trữ quý, hiếm đã sưu tầm được ở trong nước và nước ngoài.

+ Các hình thức hỗ trợ của Nhà nước đối với các cá nhân, gia đình, dòng họ để bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Các hình thức vinh danh, khen thưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm hoặc có nhiều đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

- Phương thức

+ Thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam và Website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

+ Biên soạn, phát hành các ấn phẩm thông tin, tuyên truyền như: tờ rơi, video clip về các Lễ tiếp nhận tài liệu và biểu dương các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ đã sưu tầm, hiến tặng tài liệu; sổ tay, sách hướng dẫn...

+ Tổ chức các hội thảo, hội nghị, tọa đàm, trưng bày, triển lãm.

b) Xây dựng, ban hành các văn bản về cơ chế, chính sách

- Từ năm 2012 đến năm 2015, xây dựng, ban hành các văn bản sau:

+ Quyết định của Bộ Nội vụ về việc thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Quyết định của Bộ Nội vụ ban hành Quy chế làm việc của Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Thông tư của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

+ Thông tư của Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ hướng dẫn cơ chế tài chính thực hiện Đề án "Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam".

+ Văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định thẩm quyền sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

+ Công văn của Bộ Nội vụ hướng dẫn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

- Từ năm 2016 đến năm 2020: căn cứ vào yêu cầu thực tiễn của công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và nước ngoài, xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn cho phù hợp.

c) Điều tra, thống kê và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và nước ngoài

- Ở trong nước

+ Đối tượng

Tài liệu đang bảo quản tại các cơ sở thờ tự (đình, đền, chùa, miếu...).

Tài liệu do các cá nhân, gia đình, dòng họ... lưu giữ.

+ Phương thức

Thống kê và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm về Việt Nam được công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Tổng điều tra, thống kê và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm đang bảo quản ở các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ tại 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Tổ chức đoàn đi điều tra, thống kê và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong trường hợp đột xuất.

- Ở nước ngoài

+ Đối tượng

Tài liệu về Việt Nam hiện đang bảo quản tại các lưu trữ công, thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu, tổ chức và cá nhân.

Tài liệu về các cá nhân, gia đình Việt Nam nổi tiếng đã và đang sinh sống tại nước ngoài; các nhà nghiên cứu, nhà Việt Nam học, cựu chiến binh từng sống, làm việc và tham chiến tại Việt Nam...

+ Phương thức

Tra cứu, biên dịch, tổng hợp và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm về Việt Nam được công bố trên website của các lưu trữ công, thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu của nước ngoài.

Phối hợp với Cơ quan ngoại giao Việt Nam tại các nước thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm về Việt Nam đang bảo quản tại các lưu trữ công, thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu, tổ chức và cá nhân.

Trao đổi danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm về Việt Nam đang bảo quản tại Lưu trữ các nước (đặc biệt là các nước thuộc Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế và các nước Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ký kết Biên bản ghi nhớ, Thỏa thuận hợp tác).

Tổ chức đoàn đi điều tra, thống kê và lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại: Nga, Pháp, Mỹ, Úc, Đức, Bỉ, Trung Quốc từ năm 2012 đến năm 2015; tại Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Anh, Hà Lan, New Zealand, Nhật Bản, Hàn Quốc, Lào, Cămpuchia, Ấn Độ... từ năm 2016 đến năm 2020.

- Tất cả tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam đang bảo quản ở trong nước và nước ngoài thống kê từ nhiều phương thức khác nhau được tổng hợp thành các danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

d) Thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Từ năm 2012 đến năm 2020, Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm thực hiện việc thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm; lựa chọn tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm bản chính, bản gốc.

Phương thức làm việc của Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm được quy định trong Quy chế làm việc của Hội đồng.

đ) Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm

- Hình thức tài liệu: Bản chính, bản gốc, bản sao hợp pháp (bằng các hình thức sao chụp khác nhau kèm theo dấu chứng thực hoặc các tài liệu xác nhận tính hợp pháp của bản sao), bản thảo viết tay hoặc có bút tích của các cá nhân tiêu biểu, tài liệu lịch sử khẩu vấn.

- Hình thức sưu tầm

+ Tiếp nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiến tặng.

+ Lập bản sao hợp pháp của tài liệu trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu không đồng ý hiến tặng, ký gửi, bán bản gốc tài liệu.

+ Mua bản gốc tài liệu.

+ Trao đổi tài liệu.

+ Xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn (phỏng vấn, ghi âm, ghi hình... đối với cá nhân người Việt Nam và người nước ngoài là các nhà hoạt động chính trị, quân sự, ngoại giao, nhân chứng lịch sử, các nhà khoa học, các văn nghệ sỹ... để bổ sung cho các sự kiện lịch sử của Việt Nam).

- Địa điểm sưu tầm

+ Ở trong nước: tại các cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ... ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Ở ngoài nước: tại các lưu trữ công, thư viện, bảo tàng, viện nghiên cứu, tổ chức và cá nhân ở Nga, Pháp, Mỹ, Úc, Đức, Bỉ, Trung Quốc từ năm 2012 đến năm 2015; ở Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Anh, Hà Lan, New Zealand, Nhật Bản, Hàn Quốc, Lào, Cămpuchia, Ấn Độ... từ năm 2016 đến năm 2020.

e) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ đi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Từ năm 2012 đến năm 2020, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ đi sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm đáp ứng được yêu cầu của công tác sưu tầm như: nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm; có chuyên môn, nghiệp vụ sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm; thành thạo ngoại ngữ của nước đến sưu tầm; sử dụng thành thạo các phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác sưu tầm...

g) Xử lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưu tầm

Từ năm 2012 đến năm 2020 thực hiện các công việc sau:

- Thống kê, phân loại và chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được ở trong nước và nước ngoài; bổ sung vào các phông, sưu tập lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

- Biên dịch tiêu đề, tóm tắt nội dung và toàn văn tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

- Thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm, bảo quản tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

- Lập CSDL về tài liệu lưu trữ quý, hiếm sưu tầm được.

- Mua sắm các phương tiện, trang thiết bị phù hợp để xử lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưu tầm.

- Trợ giúp các cá nhân, gia đình, dòng họ về phương pháp, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ quý, hiếm; trong trường hợp đặc biệt, hỗ trợ về phương tiện, trang thiết bị bảo quản.

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Bộ Nội vụ

a) Phê duyệt Kế hoạch tổng thể thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” từ năm 2012 đến năm 2020 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng.

b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch.

c) Thành lập Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm; ban hành Quy chế làm việc của Hội đồng.

d) Ban hành Thông tư quy định về tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm, Công văn hướng dẫn điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước; phối hợp với Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn cơ chế tài chính thực hiện Đề án "Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam" và các văn bản khác trong trường hợp cần thiết.

đ) Chỉ đạo, hướng dẫn Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước lập dự toán kinh phí thực hiện Đề án hàng năm theo quy định của pháp luật.

2. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

a) Là cơ quan thường trực, giúp Bộ Nội vụ thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”:

- Xây dựng Kế hoạch tổng thể thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” từ năm 2012 đến năm 2020 trình Bộ Nội vụ phê duyệt.

- Xây dựng kế hoạch, dự toán chi tiết hàng năm và tổ chức thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” trên cơ sở Kế hoạch tổng thể đã được Bộ Nội vụ phê duyệt.

- Thông tin, tuyên truyền về Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”.

- Đề xuất Bộ Nội vụ vinh danh, khen thưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ ở trong nước và nước ngoài hiến tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm hoặc có nhiều đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

- Hàng năm tổng hợp tình hình thực hiện Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, báo cáo Bộ Nội vụ.

- Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết thực hiện Đề án.

b) Xây dựng Quy chế làm việc của Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm trình Bộ Nội vụ phê duyệt.

c) Xây dựng Thông tư quy định về tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm, Thông tư hướng dẫn cơ chế tài chính thực hiện Đề án "Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam"; Công văn hướng dẫn điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước trình Bộ Nội vụ ban hành và các văn bản khác trong trường hợp cần thiết.

d) Xây dựng, ban hành văn bản quy định thẩm quyền sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

đ) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước.

e) Chủ trì, phối hợp với Cơ quan đại diện Việt Nam tại các nước và Lưu trữ các nước điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở nước ngoài.

3. Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

a) Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thông tin, tuyên truyền về việc điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại địa phương.

b) Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức điều tra, thống kê và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại địa phương.

c) Đề xuất Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vinh danh, khen thưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân, gia đình, dòng họ ở trong nước hiến tặng tài liệu lưu trữ quý, hiếm hoặc có nhiều đóng góp cho công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 13 tháng 8 năm 2013.

Điều 4. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, Giám đốc Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.