UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 71/2005/QĐ-UBND	Tam Kỳ, ngày 09 tháng 11 năm 2005

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NAM

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001;

Căn cứ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc chính phủ và Ủy ban nhân dân;

Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy chế về Công tác Lưu trữ Nhà nước của tỉnh Quảng Nam.

Điều 2. Quyết định này thay Quyết định số 22/1999/QĐ-UB ngày 28 tháng 4 năm 1999 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam Ban hành Quy định về công tác quản lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Nam.

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

 

Nơi nhận: - Như điều 3; - Bộ Nội vụ; - Cục VT-LT Nhà nước; - TT.HĐND, UBND tỉnh; - Cục Kiểm tra VBQPPL-Bộ Tư Pháp; - Chánh, Phó VPUBND tỉnh. - Các địa phương, đơn vị nộp lưu. - Trung tâm Lưu trữ; - Lưu: VT.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Xuân Phúc

 

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỦA TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số:71 /2005/QĐ-UBND ngày 09 tháng 11 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Quy chế này cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và hệ thống cơ quan công tác Lưu trữ của tỉnh. Nhằm tăng cường công tác Quản lý Nhà nước, thu thập, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, đúng mục đích, phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và khoa học công nghệ của tỉnh.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tài liệu phông lưu trữ tỉnh Quảng Nam thuộc thành phần Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, có giá trị lịch sử về chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được chỉnh lý, bảo quản, thống kê và khai thác sử dụng tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

Tài liệu phải là bản chính, bản gốc được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc, thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Điều 2. Hệ thống tổ chức lưu trữ tỉnh Quảng Nam gồm:

1. Lưu trữ Lịch sử gồm:

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

- Lưu trữ tại các huyện, thị xã.

2. Lưu trữ hiện hành:

- Lưu trữ tại các Sở, ban ngành, đoàn thể và doanh nghiệp thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp luật.

- Lưu trữ tại các xã, phường, thị trấn và tương đương.

Điều 3. Quản lý Nhà nước về Lưu trữ theo nguyên tắc phân cấp, nhưng phải đảm bảo tính thống nhất về chủ trương, định hướng phát triển và chuyên môn nghiệp vụ.

Nội dung quản lý Nhà nước về lưu trữ gồm:

1/ Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;

2/ Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ;

3/ Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

4/ Thống kê Nhà nước về lưu trữ;

5/ Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

6/ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;

7/ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

8/ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về lưu trữ;

9/ Hợp tác quốc tế về lưu trữ.

Điều 4. Kinh phí đầu tư cho hoạt động quản lý Nhà nước về lưu trữ:

- Ngân sách Nhà nước: Trên cơ sở dự toán ngân sách hằng năm, chương trình kế hoạch của công tác quản lý Nhà nước về lưu trữ, các địa phương, đơn vị lập dự trù kinh phí đảm bảo cho các hoạt động về quản lý Nhà nước trên lĩnh vực này đạt hiệu quả;

- Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Các khoản thu phí được sử dụng vào mục đích phát triển công tác lưu trữ. Thực hiện đúng theo chế sử dụng tài chính quy định của pháp luật;

- Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Điều 5. Yêu cầu chung về quản lý tài liệu lưu trữ

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được thống kế và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó và đảm bảo nguyên tắc không được phân tán phông lưu trữ.

Chương II

THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1. THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 6. Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ hiện hành gồm những tài liệu được hình thành trong hoạt động công tác của các cơ quan, tổ chức hằng năm.

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thực hiện:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu";

4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu"

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Biên bản giao nhận tài liệu thực hiện theo mẫu quy định thống nhất của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.

Điều 7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Nguồn nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại khoản 2 điều 6 Nghị định 111/2004/NĐ-CP

1/ Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử huyện, thị xã:

a/ Tài liệu được hình thành sau ngày 30/4/1975, trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cùng cấp và các tổ chức kinh tế do Chủ tịch UBND huyện, thị xã quyết định thành lập.

b/ Tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý Nhà nước ở cấp xã, phường, thị trấn.

2/ Tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

a/ Tài liệu được hình thành sau ngày 30/4/1975, trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh; Các doanh nghiệp do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế hoạt động trên các lĩnh vực xây dựng cơ bản, khoa học công nghệ trên địa bàn tỉnh.

b/ Tài liệu của các cơ quan, tổ chức các mạng Việt Nam hình thành trước ngày 30/4/1975 trên địa bàn tỉnh Quảng Nam;

c/ Tài liệu của chế độ Việt Nam cộng hòa và thực dân, đế quốc, phong kiến hình thành trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

d/ Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu ( gọi tắt là tài liệu cá nhân) tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán cho cơ quan Nhà nước.

Điều 8. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử

1/ Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: Sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

2/ Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: Sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

Điều 9. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

1/ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền đúng thời hạn quy định tại Điều 8 Quy chế này. Tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử phải được chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ và giao nộp trên cơ sở toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu". Giao nộp đầy đủ hộp, cặp, công cụ tra cứu kèm theo và vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp

Trường hợp cơ quan, tổ chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu thì phải lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại" gửi cho lưu trữ lịch sử và có sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ lịch sử nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm kể từ khi giao nhận hồ sơ, tài liệu hoặc ngay sau khi kết thúc công việc;

"Mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại", "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" được lập thành 02 bản theo mẫu quy định; Lưu trữ cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

2/ Trong trường hợp tài liệu đến thời hạn nộp vào Lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý hoặc chỉnh lý chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ thì cơ quan, đơn vị đó phải chịu trách nhiệm chi toàn bộ kinh phí và phối hợp với Lưu trữ lịch sử nhằm tổ chức chỉnh lý tài liệu nộp lưu theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước;

Giao dịch trong việc chỉnh lý tài liệu giữa cơ quan, đơn vị với Lưu trữ lịch sử được thực hiện dưới hình thức hợp đồng kinh tế.

3/ Công tác chỉnh lý và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch được tiến hành hằng năm.

Điều 10. Lưu trữ lịch sử căn cứ vào danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, có trách nhiệm:

1/ Lập kế hoạch thu thập tài liệu;

2/ Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn, phân loại, xác định tài liệu cần thu thập;

3/ Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;

4/ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

5/ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".

"Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành 02 bản theo mẫu quy định; lưu trữ cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Điều 11. Thu thập tài liệu lưu trữ của cá nhân

1/ Tài liệu riêng của cá nhân có giá trị quy định tại điểm d, khoản 2 điều Điều 7 của Quy chế này khi được chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán tài liệu cho lưu trữ lịch sử do chủ sở hữu lựa chọn và quyết định.

2/ Việc mua, bán tài liệu cá nhân được thực hiện theo hình thức thỏa thuận hoặc thông qua đấu giá. Nếu tài liệu được trả giá ngang nhau thì Lưu trữ lịch sử được ưu tiên mua tài liệu đó.

Trong trường hợp chủ sở hữu tài liệu chuyển nhượng, trao đổi và bán tài liệu cho đối tượng khác thì phải tiến hành các thủ tục theo quy định của Pháp luật.

Giao dịch mua, bán tài liệu cá nhân được thực hiện theo quy định của giao dịch mua bán dân sự.

3/ Lưu trữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu lựa chọn tặng cho, ký gửi phải thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và phải tiến hành các các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả.

Điều 12. Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tặng, cho, ký gửi hoặc bán các tài liệu cá nhân có giá trị cho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 13. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình đúng hướng dẫn hiện hành của Nhà nước về nghiệp vụ chỉnh lý, có sự tham gia hướng dẫn của Lưu trữ lịch sử.

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:

1/ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

2/ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử;

3/ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

4/ Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;

5/ Lập mục lục hồ sơ tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

"Mục lục hồ sơ, tài liệu", "Mục lục hồ sơ tài liệu hết giá trị" thực hiện theo mẫu thống nhất theo quy định của nhà nước.

Điều 14. Mục đích, yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu:

1/ Mục đích:

Xác định giá trị tài liệu là một công tác quan trọng của nghiệp vụ lưu trữ nhằm đánh giá đúng mức độ giá trị của từng tài liệu, để có kế hoạch loại bỏ hoặc đưa vào lưu trữ bảo quản, khai thác sử dụng lâu dài. Trong công tác xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.

2/ Yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu:

a/ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b/ Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

Công tác xác định giá trị tài liệu được tổ chức hằng năm. Trong quá trình thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu và xác định thời hạn bảo quản tài liệu phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của cục Văn thư - Lưu trữ, các Bộ, ngành Trung ương và UBND tỉnh về công tác này.

Điều 15. Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Thành phần, phương thức hoạt động và nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

1/ Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thành lập, thành phần cụ thể như sau:

a/ Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại các lưu trữ hiện hành:

- Cấp phó của các cơ quan, đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Cán bộ làm công tác Lưu trữ các huyện, thị xã ;

- Đại diện lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị có tài liệu làm Ủy viên;

- Đại diện của lưu trữ cơ quan, đơn vị: Ủy viên

b/ Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử gồm:

- Phó Chủ tịch tỉnh; huyện, thị xã: Chủ tịch Hội đồng;

- Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; Văn phòng HĐND&UBND huyện, thị xã: Phó Chủ tịch Hội đồng

- Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh; Trưởng phòng phụ trách Văn thư - Lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã: Ủy viên

- Đại diện các phòng, tổ chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Cán bộ làm công tác Lưu trữ các huyện, thị xã: Ủy viên.

c/ Phương thức làm việc và nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Từng thành viên của Hội đồng xem xét danh mục các tài liệu, danh mục hồ sơ để xác định giá trị đối với từng tài liệu. Tiến hành thảo luận tập thể, biểu quyết theo đa số về danh mục, thời hạn lưu trữ của các tài liệu đưa vào quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng và danh mục tài liệu hết giá trị.

Lập biên bản kết quả biểu quyết trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định và gửi kết quả về Lưu trữ lịch sử.

Điều 16. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1/ Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy:

a/ Trung tâm Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ của tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tỉnh;

b/ Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ huyện, thị và của xã, phường, thị trấn thuộc huyện.

2/ Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

b/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện, thị xã khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

c/ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

d/ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, thị xã quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Lưu trữ huyện, thị xã;

3/ Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a/ Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có đầy đủ các văn bản của cơ quan chuyên môn và Quyết định bằng văn bản theo thẩm quyền quy định tại khoản 2 điều này.

b/ Khi tiêu hủy tài liệu phải tiêu hủy hết thông tin tài liệu;

c/ Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và cơ quan, tổ chức có tài liệu;

d/ Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.

Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Danh mục tài liệu hết giá trị

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

- Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền

- Biên bản tiêu hủy tài liệu và các tài liệu có liên quan.

Điều 17. Tuyệt đối nghiêm cấm việc tiêu hủy tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa thực hiện đúng các quy định tại Điều 14, Điều 15 và Điều 16 của Quy chế này.

Chương III

QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ DOANH NGHIỆP KHI GIẢI THỂ, PHÁ SẢN, CHIA TÁCH, SÁP NHẬP

Điều 18. Quản lý tài liệu Lưu trữ của cơ quan, tổ chức giải thể và doanh nghiệp phá sản.

1/ Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ lịch sử trước khi chấm dứt hoạt động.

2/ Tài liệu lưu trữ cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp trước khi chấm dứt hoạt động.

Điều 19. Quản lý tài liệu Lưu trữ khi chia cơ quan, tổ chức để thành lập cơ quan, tổ chức mới:

1/ Đối với cơ quan, tổ chức trước khi chia thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

a/ Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Trường hợp cơ quan, tổ chức mới được kế thừa có liên quan đến nội dung công việc cần sử dụng hồ sơ, tài liệu đó thì phải có văn bản thống nhất của Lưu trữ lịch sử. Không bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức khác mà chưa có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền quyết định.

b/ Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu: Cơ quan mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu trường hợp các cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì việc quản lý những tài liệu do cơ quan quản lý cấp trên quyết định.

c/ Hồ sơ, tài liệu liên quan đến những công việc dỡ dang: Cơ quan mới thành lập, có chức năng quản lý và được giao nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó thì được tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu để theo dõi giải quyết tiếp.

2/ Đối với cơ quan, tổ chức trước khi chia không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

a/ Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc đã được giải quyết xong: Cơ quan mới thành lập, tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý. Nếu cơ quan mới thành lập đều không tiếp nhận trụ sở cũ, hoặc cùng tiếp nhận trụ sở cũ, việc quản lý tài liệu do cơ quan quản lý cấp trên quyết định.

b/ Hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết: Cơ quan mới thành lập, hiện đang có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc đó, tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp.

Điều 20. Tách phòng, ban của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan tổ chức, tổ chức khác.

a) Hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong của phòng, ban được tách phải giao lại cho lưu trữ cơ quan cũ quản lý.

b) Hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong của phòng, ban được tách phải đưa về cơ quan mới để theo dõi giải quyết tiếp.

Điều 21. Sáp nhập hai hay nhiều cơ quan, tổ chức thành một cơ quan, tổ chức mới.

1/ Cơ quan, tổ chức cũ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

- Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.

- Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp được chuyển về cơ quan mới.

- Hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu và những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết được chuyển về cơ quan mới.

2/ Đối với cơ quan, tổ chức cũ không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: hồ sơ, tài liệu được chuyển về cơ quan mới.

Điều 22. Quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập và điều chỉnh đơn vị hành chính huyện, thị xã.

1/ Chia huyện, thị xã để thành lập huyện, thị xã mới:

a/ Đối với tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ huyện, thị xã:

- Nếu huyện, thị xã được chia trên cơ sở tái lập lại từ các huyện, thị xã cũ trước đây thì tài liệu thuộc phông lưu trữ của huyện, thị xã nào nay được bàn giao cho huyện, thị xã được tái lập quản lý.

- Các tài liệu thuộc phông lưu trữ thuộc huyện, thị xã được chia thì huyện, thị xã mới tiếp nhận quản lý.

b) Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của huyện, thị xã được chia thì việc quản lý tài liệu được áp dụng như khi chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới tại Điều 19 của Quy chế này.

c) Đối với xã , phường, thị trấn thuộc huyện, thị xã được chia:

- Đơn vị hành chính không thay đổi thì việc quản lý tài liệu lưu trữ không thay đổi.

- Nếu phải điều chỉnh đơn vị hành chính thì thì hồ sơ, tài liệu do xã tiếp nhận trụ sở cũ quản lý.

2/ Điều chỉnh đơn vị hành chính của huyện, thị xã này cho huyện, thị xã khác quản lý.

a/ Đối với các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ huyện được điều chỉnh vẫn giữ nguyên theo nguyên tắc không phân tán phông.

b/ Đối với các cơ quan, đơn vị thuộc huyện được điều chỉnh:

- Hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong về phần diện tích và dân số được điều chỉnh vẫn giữ nguyên theo nguyên tắc không phân tán phông.

- Hồ sơ, tài liệu về những việc chưa giải quyết xong thuộc phần diện tích và dân số được điều chỉnh chuyển về huyện, thị xã mới.

3/ Sáp nhập hai hay nhiều huyện, thị xã thành huyện, thị xã mới.

a/ Đối với những phông lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ huyện, thị xã cũ: Thống kê theo phông lưu trữ và đưa về bảo quản tập trung tại Kho Lưu trữ huyện mới.

b/ Đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc: Việc quản lý tài liệu áp dụng như Điều 21 của Quy chế này.

Điều 23. Quản lý tài liệu lưu trữ khi chia, tách, sáp nhập xã, phường, thị trấn.

1/ Khi chia xã, phường, thị trấn để thành lập hai hay nhiều xã, phường, thị trấn mới: Hồ sơ, tài liệu hiện có của xã, phường, thị trấn được chia do xã, phường, thị trấn mới tiếp nhận trụ sở cũ tiếp tục quản lý.

2/ Điều chỉnh một phần diện tích tự nhiên và dân số của xã, phường, thị trấn này cho xã khác quản lý: Hồ sơ, tài liệu vẫn do xã, phường, thị trấn cũ tiếp tục quản lý.

3/ Sáp nhập hai hay nhiều xã, phường, thị trấn để thành lập xã, phường, thịt trấn mới thì hồ sơ, tài liệu của xã, phường, thị trấn cũ được đưa về bảo quản tập trung tại xã, phường, thị trấn mới.

Điều 24. Quản lý tài liệu khi tổ chức lại hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước.

1/ Tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước không thay đổi hình thức sở hữu của doanh nghiệp:

Khi tổ chức lại doanh nghiệp Nhà nước dưới các hình thức chia, tách, sáp nhập hoặc tổ lại doanh nghiệp dưới các hình thức hoạt động khác theo quy định của pháp luật thì việc quản lý tài liệu Lưu trữ được áp dụng theo Điều 21 của Quy chế này.

2/ Khi chuyển đổi hình thức hoạt động của doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước vẫn tiếp tục nắm giữ đa số cổ phần, vốn góp chi phối việc quản lý tài liệu được thực hiện theo Điều 21 của Quy chế này.

3/ Khi chuyển đổi hình thức hoạt động của doanh nghiệp nhà nước mà Nhà nước không tiếp tục nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối.

a/ Đối với doanh nghiệp nhà nước trước khi chuyển đổi sở hữu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

- Những hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu của giai đoạn trước khi chuyển đổi sở hữu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.

- Những hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý.

b/ Đối với doanh nghiệp Nhà nước trước khi chuyển đổi sở hữu không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Hồ sơ, tài liệu được doanh nghiệp tiếp tục quản lý.

Chương IV

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 25. Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và tình trạng hệ thống bảo quản tài liệu tại các phòng, kho lưu trữ.

Các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử phải thực hiện đúng, đầy đủ về nội dung và thời gian chế độ thống kê lưu trữ theo định kỳ theo biểu mẫu quy định của Bộ Nội vụ.

Điều 26. Thống kê công tác lưu trữ tại các lưu trữ

Các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành tùy tình hình thực tế phải lập các loại sổ thống kê sau:

- Sổ thống kê các phông lưu trữ

- Sổ thống kê mục lục hồ sơ

- Mục lục hồ sơ

- Sổ xuất tài liệu, sổ nhập tài liệu

- Sổ đăng ký công văn đến của độc giả

- Sổ giao nhận tài liệu với độc giả

- Sổ thống kê, công cụ tra cứu và phương tiện bảo quản.

Điều 27. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1/ Nghiêm cấm mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân chiếm giữ, tiêu hủy tài liệu trái phép; làm hư hại hoặc sử dụng tài liệu vào các mục đích làm tổn hại đến quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của tổ chức, cá nhân.

2/ Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Trong kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bị và phương tiện bảo quản an toàn tài liệu. Đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt, quý hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo quản phù hợp (độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng) đối với từng loại hình tài liệu.

3/ Các cơ quan, tổ chức phải xây dựng và thực hiện tốt các quy định về bảo vệ kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ như: Phòng, chống cháy, nổ, phòng gian bảo mật, chống thiên tai, vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế, khử trùng tài liệu lưu trữ; duy trì chế độ bảo quản phù hợp (độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng) đối với từng loại hình tài liệu.

Điều 28. Bảo quản tài liệu riêng của cá nhân

1/ Tài liệu riêng của cá nhân có giá trị như quy định tại Điều 1 của Quy chế này được đăng ký và UBND tỉnh bảo hộ, gồm có:

a/ Tiểu sử, gia phả, tộc phả, bằng sắc;

b/ Các công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác;

c/ Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị - xã hội;

d/ Thư từ trao đổi;

đ/ Những công trình, bài viết về cá nhân do cá nhân nhận hoặc sưu tầm được;

e/ Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc cá nhân nhận hoặc sưu tầm được;

g/ Ấn phẩm đặc biệt do cá nhân sưu tầm được;

2/ Khi có nhu cầu cần bảo hộ tài liệu, cá nhân hoặc đại diện gia đình, dòng họ đến lưu trữ lịch sử gần nhất để đăng ký; lưu trữ lịch sử có trách nhiệm giúp đỡ cá nhân trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đó.

3/ Cá nhân có nhu cầu gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải trả phí bảo quản, trừ tài liệu đã được đăng ký, bảo hộ.

Điều 29. Thẩm quyền quyết định danh mục tài liệu đặc biệt, quý hiếm và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định và cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt, quý hiếm bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã quyết định và cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt, quý hiếm được bảo quản tại Lưu trữ của địa phương mình.

3/ Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho lưu trữ cơ quan, tổ chức của mình.

4/ Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 30. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài.

1/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Lưu trữ của địa phương mình.

3/ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức mình.

4/ Nghiêm cấm tập thể, cá nhân mang, phát tán các tài liệu có độ mật, tài liệu đặc biệt, quý hiếm gây tổn hại đến an ninh kinh tế - chính trị - quốc phòng ra nước ngoài dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

Điều 31. Sao tài liệu lưu trữ

1/ Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ.

2/ Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.

3/ Thực hiện đúng, đủ nguyên tắc quản lý tài liệu sao và không được sao toàn bộ khối tài liệu để làm kho lưu trữ bản sao.

Điều 32. Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu lưu trữ

1/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2/ Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Lưu trữ huyện.

3/ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức mình.

Cơ quan, tổ chức khi công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng quy định, nguyên tắc, trình tự, thủ tục về công bố tài liệu lưu trữ.

Điều 33. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1/ Cơ quan, tổ chức và cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ cho yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, viết lịch sử và nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của Pháp luật.

2/ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm và thực hiện nghiêm túc các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của Pháp luật liên quan.

3/ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Pháp luật.

Điều 34. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1/ Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có công văn đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú và giấy Chứng minh nhân dân; Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.

2/ Người xin cung cấp thông tin tài liệu tại lưu trữ lịch sử gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; Vì mục đích cá nhân có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú và giấy Chứng minh nhân dân.

3/ Người nước ngoài đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử phải có: đơn xin đọc tài liệu lưu trữ bằng tiếng Việt, hộ chiếu, văn bản giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi làm việc tại Việt Nam và đề cương giới thiệu bằng tiếng Việt trong trường hợp nghiên cứu chuyên đề.

4/ Khai thác tài liệu lưu trữ qua hệ thống thông tin điện tử phải tiến hành các thủ tục đăng ký khai thác, tra cứu theo quy định.

5/ Đối với tài liệu đặc biệt, quý hiếm, tài liệu có nguy cơ hư hỏng có thể sử dụng bản sao để khai thác, sử dụng.

6/ Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Điều 35. Khai thác, sử dụng tài liệu riêng của cá nhân

1/ Cơ quan, tổ chức, cá nhân muốn khai thác, sử dụng tài liệu riêng của cá nhân ký gửi tại lưu trữ lịch sử phải có sự đồng ý bằng văn bản của cá nhân có tài liệu. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu riêng của cá nhân thực hiện như thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Cá nhân đã ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử khi muốn sử dụng tài liệu riêng của mình phải có "Biên bản ký gửi tài liệu" và "Mục lục tài liệu ký gửi". Trường hợp cho người khác được sử dụng tài liệu riêng của mình thì phải có thêm giấy Biên nhận đồng ý cho phép người có nhu cầu đó sử dụng tài liệu.

2/ Vận chuyển tài liệu riêng của cá nhân ra nước ngoài.

a/ Cá nhân muốn vận chuyển tài liệu riêng thuộc diện được Nhà nước đăng ký, bảo hộ ra nước ngoài, thì trước khi chuyển đi, cá nhân phải cung cấp tài liệu đó cho lưu trữ lịch sử nơi gần nhất để lập bản sao.

b/ Tài liệu riêng cá nhân có liên quan đến bí mật Nhà nước không được chuyển ra nước ngoài.

Chương V

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 36. Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam quyết định các chủ trương, định hướng và phê duyệt các đề án phát triển công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.

Quyết định danh mục tài liệu quý hiếm, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp luật.

Điều 37. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn có kế hoạch xây dựng và triển khai thực hiện các đề án phát triển công tác Văn thư - Lưu trữ ở cấp mình.

Tổ chức công tác Lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp luật; Quyết định danh mục tài liệu quý hiếm, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Pháp luật.

Tổ chức, đẩy mạnh phong trào thi đua và khen thưởng trên lĩnh vực công tác Văn thư - Lưu trữ trong phạm vi, quyền hạn quy định.

Điều 38. Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Hội đồng nhân dân; Giám đốc, thủ trưởng các Sở, Ban ngành, đoàn thể; Giám đốc các doanh nghiệp quy định tại điểm a, khoản 2, Điều 7 có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện tốt các quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ ở cấp mình quản lý. Tổ chức công tác Lưu trữ hiện hành và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

Điều 39. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam:

- Giúp UBND tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển công tác Văn thư - Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

- Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện có hiệu quả các đề án phát triển công tác Văn thư - Lưu trữ và thực hiện quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ công tác Văn thư - lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh.

- Tổ chức phong trào thi đua và khen thưởng trên lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ địa bàn toàn tỉnh.

Điều 40. Trung tâm Lưu trữ tỉnh Quảng Nam thuộc Văn phòng UBND tỉnh có chức năng lưu trữ lịch sử. Được thành lập, tổ chức bộ máy biên chế và cơ chế hoạt động do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh và UBND tỉnh phê duyệt;

- Tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh tổ chức đào tạo, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Lưu trữ;

- Tham mưu thực hiện đạt hiệu quả công tác thi đua và khen thưởng trên lĩnh vực lưu trữ;

- Được ủy quyền sao các tài liệu trong danh mục tài liệu sử dụng rộng rãi lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ nhằm phục vụ khai thác, sử dụng;

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các công tác chuyên môn nghiệp vụ của lưu trữ lịch sử và công tác lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh.

Điều 41. Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng đơn vị trực thuộc cơ quan cấp tỉnh và các tổ chức khác có trách nhiệm phải thực hiện đúng các quy định về nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ. Tổ chức công tác Lưu trữ hiện hành và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

Chương VI

KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 42. Khen thưởng:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu có giá trị, tài liệu đặc biệt, quý hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen thưởng theo quy định.

Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư - Lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị.

Điều 43. Xử lý vi phạm:

Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định Pháp luật về tài liệu lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác quản lý Nhà nước về Văn thư - Lưu trữ, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm xử lý theo quy định của Pháp luật.

Điều 44. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại tố cáo.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm Pháp luật trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.

Điều 45. Giám đốc các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh căn cứ Quy chế này chỉ đạo, quy định cụ thể nhiệm vụ công tác Văn thư - Lưu trữ, tài liệu lưu trữ và đảm bảo kinh phí hoạt động lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

Điều 46. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Quy chế này; Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện lên Ủy ban nhân dân tỉnh./.