Quyết định 64/2002/QĐ-UB về Quy định công tác lưu trữ của tỉnh Bình Dương
| Số hiệu: | 64/2002/QĐ-UB | Loại văn bản: | Quyết định |
| Nơi ban hành: | Tỉnh Bình Dương | Người ký: | Hồ Minh Phương |
| Ngày ban hành: | 20/05/2002 | Ngày hiệu lực: | Đang cập nhật |
| Ngày công báo: | Đang cập nhật | Số công báo: | Đang cập nhật |
| Lĩnh vực: | Văn thư, lưu trữ, | Tình trạng: | Đang cập nhập |
| Ngày hết hiệu lực: | Đang cập nhật |
| ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 64/2002/QĐ-UB |
Bình Dương, ngày 20 tháng 05 năm 2002 |
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH DƯƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 21 tháng 6 năm 1994.
- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia do Chủ tịch ủy ban Thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 04/4/2001 và Nghị định số 142/CP của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ngày 28/9/1963.
- Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân & Uỷ ban nhân dân tỉnh.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này qui định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Dương.
|
Nơi nhận: |
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH DƯƠNG
( Ban hành kèm theo quyết định số: 64/2002/QĐ-UB ngày 20/05/2002 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Dương )
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Việc thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quí hiếm được thực hiện theo qui định riêng của pháp luật.
Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mục 1: Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu theo kế hoạch và hướng dẫn của Trung tâm Lưu trữ tỉnh hoặc Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, thị sau khi tài liệu đã được giải quyết xong và lập hồ sơ.
Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 5 năm kể từ ngày hồ sơ, tài liệu đó được nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức. Sau 5 năm phải đem nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào Lưu trữ Uỷ ban nhân dân. Trung tâm Lưu trữ tỉnh tiếp tục nhận hồ sơ, tài liệu thuộc các cơ quan, đơn vị do Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý, Lưu trữ UBND huyện, thị tiếp tục nhận hồ sơ, tài liệu do Uỷ ban nhân dân huyện, thị quản lý.
Cơ quan, tổ chức nào muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu phải báo cho lưu trữ có trách nhiệm thu nhận biết.
Điều 7: Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Uỷ ban nhân dân phải đảm bảo những thủ tục sau:
- Có biên bản bàn giao ( Biên bản lập thành 03 bản: bên giao 01, bên nhận 01 và cơ quan cấp trên 01, xem phụ lục 1 ).
- Có mục lục hồ sơ, lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
- Chỉ nhận tài liệu đã lập thành hồ sơ. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý ( chưa phân loại, chưa thành hồ sơ ) thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo sự hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước và của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Phương tiện vận chuyển do bên giao hồ sơ, tài liệu đảm nhận.
Điều 9: Qui định việc quản lý tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị giải thể, phân chia, sáp nhập:
1. Đối với cơ quan giải thể:
a. Cấp tỉnh:
Một sở hay cơ quan ngang sở ( dưới đây gọi chung là sở ) trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh giải thể thì hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Một đơn vị thuộc sở như: phòng, ban, xí nghiệp, trường học... ( dưới dây gọi chung là đơn vị thuộc sở ) giải thể thì hồ sơ, tài liệu nộp cho bộ phận lưu trữ của sở.
b. Cấp huyện, thị:
Một đơn vị thuộc huyện, thị giải thể thì hồ sơ tài liệu nộp vào Lưu trữ huyện, thị.
2. Đối với cơ quan phân chia thành các cơ quan mới:
a. Cấp tỉnh:
Một sở trực thuộc UBND tỉnh phân chia thành hai hay nhiều sở mới thì hồ sơ, tài liệu của sở cũ nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Một đơn vị thuộc sở phân chia thành hai hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho bộ phận lưu trữ sở.
b. Cấp huyện, thị:
Một huyện, thị phân chia thành hai hay nhiều huyện, thị mới thì hồ sơ, tài liệu của huyện, thị cũ nộp cho kho lưu trữ của một trong số huyện, thị mới.
Một đơn vị thuộc huyện, thị phân chia thành hai hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho kho Lưu trữ huyện, thị.
c. Cấp xã, phường, thị trấn:
Một xã, phường, thị trấn phân chia thành hai hay nhiều xã, phường, thị trấn mới thì hồ sơ, tài liệu của xã phường, thị trấn cũ nộp cho Văn phòng UBND của một trong các xã, phường, thị trấn mới quản lý.
Một xã, phường, thị trấn phân chia nữa này sang xã, phường, thị trấn A; nữa kia sang xã, phường, thị trấn B ( phường, thị trấn ) thì hồ sơ, tài liệu của xã, phường, thị trấn cũ nộp cho kho Lưu trữ huyện, thị của xã, phường, thị trấn cũ.
3. Đối với cơ quan sáp nhập thành cơ quan mới:
a. Cấp tỉnh:
Hai hay nhiều sở sáp nhập thành một sở mới thì tài liệu của các sở cũ nộp cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Hai hay nhiều đơn vị thuộc một sở sáp nhập thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho bộ phận lưu trữ của sở.
b. Cấp huyện, thị:
Hai hay nhiều huyện, thị sáp nhập thành một huyện, thị mới thì hồ sơ, tài liệu của huyện, thị cũ do kho Lưu trữ huyện, thị mới quản lý.
Hai hay nhiều đơn vị của một huyện, thị sáp nhập thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp cho kho Lưu trữ huyện, thị.
c. Cấp xã, phường, thị trấn:
Hai hay nhiều xã, phường, thị trấn sáp nhập thành một xã, phường, thị trấn mới thì hồ sơ, tài liệu của xã, phường, thị trấn cũ do Văn phòng UBND xã, phường, thị trấn mới quản lý.
* Trường hợp các cơ quan phân chia, sáp nhập có những hồ sơ, tài liệu về các vụ việc chưa giải quyết xong thì được chuyển sang cơ quan, đơn vị mới để tiếp tục giải quyết nhưng phải thống kê đầy đủ và gửi cho kho ( hoặc tổ, bộ phận) lưu trữ có trách nhiệm thu nhận biết để theo dõi.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thành lập. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện các đơn vị, tổ chức có tài liệu làm ủy viên.
- Lưu trữ cơ quan làm ủy viên.
2. Việc lựa chọn những tài liệu từ Lưu trữ lịch sử ( Lưu trữ UBND ) để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử để tiêu hủy do Cục Lưu trữ Nhà nước qui định.
Lập hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm:
+ Lập tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Có biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
+ Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan có thẩm quyền.
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu có liên quan.
Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
Điều 16: Các kho Lưu trữ phải đảm bảo có đủ sổ sách thống kê và công cụ tra tìm sau:
1. Sổ nhập tài liệu: Để thống kê toàn bộ số lần tài liệu lưu trữ được nhập vào kho ( phụ lục 3 ).
2. Sổ đăng ký các phông lưu trữ: Dùng để thống kê tất cả số lượng phông và đánh số cho các phông có trong kho Lưu trữ phục vụ cho việc quản lý tài liệu và tra tìm nhanh chóng ( phụ lục 4 ).
3. Mục lục hồ sơ: Dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hóa; mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản của kho lưu trữ.
4. Thẻ tra tìm tài liệu ( phụ lục 5 ).
1. Tiêu chuẩn nhà kho:
- Địa điểm xây kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ ở nơi khô ráo.
+ Có môi trường không khí trong sạch.
+ Thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
- Cửa kho: phải chắc chắn, có khoá tốt.
- Chế độ nhiệt độ - độ ẩm: trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ - độ ẩm 24 giờ trong 1 ngày đêm như:
+ Nhiệt độ: 20 ± 2 0C
+ Độ ẩm: 50 ± 5 %
- Luôn duy trì lượng gió lưu thông trong các kho với tốc độ 5m/giây.
2. Trang thiết bị bảo quản:
- Phương tiện bảo quản chủ yếu được dùng trong kho là hộp để đựng tài liệu và giá để đựng hộp.
- Quạt thông gió.
- Thiết bị phòng chống cháy.
3. Kho Lưu trữ phải có các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu như: chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột. Tuyệt đối không được đưa trực tiếp các loại hóa chất vào tài liệu.
4. Các kho Lưu trữ phải xây dựng nội qui kho Lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Qui định việc ra vào và làm việc trong kho Lưu trữ.
- Qui định việc đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng.
- Qui định công tác phòng gian bảo mật cho kho Lưu trữ.
- Qui định việc phòng chống cháy.
Khi nhập hoặc xuất tài liệu ra khỏi kho Lưu trữ phải vào sổ và có ký nhận đầy đủ ( mẫu sổ xuất xem phụ lục 6).
Mục 3: Sử dụng tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực hiện các qui định của quyết định này.
Các đối tượng sau đây được sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Cán bộ, công chức trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Cán bộ, công chức ngoài cơ quan để thực hiện việc công.
- Các cá nhân đến sử dụng tài liệu cho các công việc chính đáng đã được duyệt.
- Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.
- Tổ chức phòng đọc: Độc giả đến nghiên cứu tài liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ( phụ lục 7 + 8 ). Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được dễ dàng, thuận tiện, đạt hiệu quả cao; các phòng, kho Lưu trữ cần có các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu...
- Công bố, giới thiệu danh mục thống kê tài liệu, các công trình nghiên cứu, bài viết chuyên đề.
- Cấp chứng thực lưu trữ.
Điều 21: Nguyên tắc, thủ tục và thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a. Nguyên tắc chung: Người đến khai thác tài liệu lưu trữ (kể cả cán bộ, công chức, nhân dân trong nước và người nước ngoài) phải có giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác hoặc của địa phương nơi thường trú.
b. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Đối với tài liệu thường:
+ Nếu là cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước đến khai thác tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý hoặc có thể ủy quyền cho phụ trách lưu trữ.
+ Nếu là tổ chức, cá nhân người nước ngoài nhất thiết phải được sự cho phép của người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ.
- Đối với tài liệu mật, đặc biệt quí hiếm:
+ Nếu là cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ cho phép khai thác tài liệu lưu trữ.
+ Nếu là tổ chức, cá nhân người nước ngoài, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tài liệu thuộc quyền quản lý của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị cho phép đối với tài liệu thuộc quyền quản lý của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, thị, xã, phường, thị trấn.
c. Tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng trong phòng đọc không được mang ra khỏi kho, trừ trường hợp đặc biệt phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan quản lý lưu trữ.
d. Đối với tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bản sao.
Cơ quan lưu trữ được cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.