QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 15/2013/TTLT-BTP-BGTVT-BTNMT-BCA ngày 05 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Giao thông - Vận tải, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn việc trao đổi, cung cấp thông tin về tài sản bảo đảm giữa cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền lưu hành tài sản;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 30/TTr-STP ngày 27 tháng 9 năm 2019.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/01/2020. Bãi bỏ Quyết định số 2203/QĐ-UBND ngày 27/9/2018 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Hội công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 60/2019/QĐ-UBND Ngày 30 tháng 12 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc cập nhật, cung cấp, lưu trữ, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan nhà nước, UBND các cấp, các tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên, các cá nhân, tổ chức có liên quan trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng: Bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền, là căn cứ để công chứng viên không thực hiện hoặc tạm dừng công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản hoặc dữ liệu điện tử của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật, là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn.

4. Tài khoản: Là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống (gồm tên người sử dụng và mật khẩu).

5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch: Là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.

2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và bí mật cá nhân theo quy định của pháp luật.

3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phù hợp với quy định của pháp luật.

4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Phông chữ sử dụng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode, các chương trình kiểm tra và diệt virút phải là chương trình có bản quyền và được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác.

2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc ngoài nhiệm vụ được giao. Sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và các thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng vào mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng của cơ quan có thẩm quyền.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác làm ảnh hưởng đến nội dung thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Thay đổi hệ thống quản lý, vận hành sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng vì mục đích xấu.

6. Cố ý không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác, đầy đủ vào cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Tiết lộ trái pháp luật thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Những hành vi khác bị nghiêm cấm trong hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Sao lưu

1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên.

2. Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng tổ chức, hướng dẫn việc sao lưu, lưu trữ đảm bảo lâu dài, đúng mục đích, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, Phòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp;

b) Nhân viên quản trị cơ sở dữ liệu công chứng;

c) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

d) Các tổ chức, cá nhân khác khi được giao nhiệm vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng.

2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công chứng do lỗi của mình gây ra.

4. Tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động;

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu;

c) Tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện nghĩa vụ tài chính với đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng;

d) Các trường hợp khác theo quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp.

5. Giám đốc Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp, khóa tài khoản theo Quy chế này.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. CƠ QUAN CUNG CẤP THÔNG TIN; NỘI DUNG, PHƯƠNG THỨC, THỜI HẠN GỬI THÔNG TIN; TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT VÀ GIẢI TỎA THÔNG TIN NGĂN CHẶN

Điều 7. Cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin

1. Tòa án nhân dân các cấp gửi thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

Tòa án nhân dân các huyện, thành phố cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, Quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, quyết định cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp, Quyết định phong tỏa tài khoản, các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp gửi lệnh kê biên tài sản, Quyết định thay đổi, hủy bỏ lệnh kê biên tài sản đến Sở Tư pháp.

3. Cơ quan Thi hành án Dân sự các cấp gửi Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố cung cấp quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Các Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp gửi thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

Công an tỉnh, Công an các huyện, thành phố cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo liên quan đến tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Các Sở, ngành, UBND các cấp gửi các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đến Sở Tư pháp.

6. Các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

7. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên cơ sở dữ liệu công chứng, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

8. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người thừa kế...), các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng thông báo đến Sở Tư pháp để theo dõi, cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 8. Nội dung, phương thức, thời hạn gửi thông tin

Các cơ quan, tổ chức gửi thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng với nội dung, phương thức, thời hạn cụ thể như sau:

1. Thông tin về chủ sở hữu tài sản:

a) Đối với cá nhân: Họ và tên; ngày/tháng/năm sinh; nơi cư trú; số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan cấp, ngày/tháng/ năm cấp.

b) Đối với tổ chức: Tên của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp; đại diện theo pháp luật của tổ chức: Họ và tên, ngày/tháng/năm sinh, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp, nơi cư trú.

2. Thông tin về tài sản, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất:

a) Đối với nhà, quyền sử dụng đất:

- Số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ thửa đất.

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà số, do cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp, các Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản do cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp.

b) Đối với phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, phương tiện thủy nội địa, phương tiện giao thông đường sắt:

- Số khung; số máy, biển số xe đối với phương tiện giao thông cơ giới đường bộ.

- Tên phương tiện; số đăng ký, năm và nơi đóng tàu, chiều dài, chiều rộng, chiều cao mạn, trọng tải toàn phần, công suất máy chính (nếu có) đối với phương tiện thủy nội địa. Tên phương tiện; số đăng ký, số động cơ, kiểu loại động cơ (nếu có) đối với phương tiện là đầu máy và các phương tiện động lực chuyên dùng; số đăng ký đối với phương tiện là toa xe, toa xe gòong (nếu có).

- Số/ngày cấp/cơ quan cấp của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản.

c) Đối với tàu bay: Số hiệu đăng ký; Loại tàu bay; kiểu tàu bay; Nhà sản xuất; số xuất xưởng tàu bay; năm xuất xưởng; Kiểu loại động cơ; Thời điểm hình thành. Số/ngày cấp/ cơ quan cấp của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản.

d) Đối với tàu biển: Tên tàu; số hiệu, hô hiệu; loại tàu; Chủ tàu; năm và nơi đóng tàu; Chiều dài, rộng; trọng tải toàn phần; tổng dung tích, số/ngày cấp/ cơ quan cấp của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản.

3. Các thông tin khác có liên quan đến tài sản (nếu có).

4. Thông tin về người được giao phối hợp, giải quyết (số điện thoại, email).

5. Phương thức cung cấp thông tin: Gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, gửi qua fax hoặc qua thư điện tử (bản có dấu, chữ ký số theo quy định) đến Sở Tư pháp.

6. Thời hạn gửi: Ngay trong ngày ký văn bản.

Điều 9. Tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để quản lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng, gồm:

a) Thông tin về việc áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp cưỡng chế liên quan đến tài sản bị hạn chế hoặc cấm dịch chuyển quyền về tài sản do Tòa án nhân dân có thẩm quyền cung cấp;

b) Thông tin ngăn chặn giao dịch đối với các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản và các vụ việc ngăn chặn khác do cơ quan Công an cung cấp;

c) Thông tin về việc áp dụng biện pháp tạm dừng, chấm dứt việc tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng tài sản; kê biên, giải tỏa kê biên tài sản thi hành án do cơ quan Thi hành án dân sự cung cấp;

d) Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác cung cấp theo quy định của pháp luật.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong vòng 24 giờ (hai mươi tư giờ), Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.

2. Đối với thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, người được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin đã có phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin ngăn chặn.

3. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, người được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có, thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì trong vòng 24 giờ (hai mươi tư giờ) phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp, người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng để chuyển trả thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do không chấp nhận.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp, người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng để kịp thời xử lý, giải quyết.

Mục 2. QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 11. Nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện trước khi phát hành văn bản công chứng. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời, không chính xác dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì tổ chức hành nghề công chứng phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự.

Mọi thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi có sự thay đổi.

3. Nội dung thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng, gồm có:

a) Đối với thông tin về cá nhân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan nào cấp, ngày/ tháng/ năm cấp, nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch;

b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ trụ sở, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập và người đại diện (nếu có);

c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản, gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, diện tích đất, tài sản gắn liền với đất; số, ngày cấp, nơi cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng;

d) Đối với thông tin về bất động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày, nơi cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

đ) Đối với thông tin về hợp đồng, giao dịch: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch;

e) Các thông tin khác có liên quan.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.

Điều 12. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

2. Trước khi ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

3. Người tra cứu phải in kết quả tra cứu, ký vào bản in và lưu trong hồ sơ công chứng.

4. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy (trừ Di chúc) thì tổ chức hành nghề công chứng hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện hủy hợp đồng hoặc đề nghị Tòa án tuyên giao dịch vô hiệu theo quy định của pháp luật về công chứng. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cáo Sở Tư pháp hoặc cơ quan Công an nơi giao dịch để phối hợp xử lý theo quy định của pháp luật.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được xóa đăng ký thế chấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa được xóa đăng ký thế chấp trên cơ sở dữ liệu công chứng thì vẫn được tiếp tục công chứng; tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp có trách nhiệm cập nhật thông tin xóa đăng ký thế chấp vào cơ sở dữ liệu công chứng.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 13. Sửa chữa và xóa các thông tin đã nhập

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, Người thực hiện nhập chủ động sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã đưa lên cơ sở dữ liệu công chứng, Người thực hiện nhập phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp kiểm tra và tiến hành sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

Điều 14. Cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ công chứng để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi được cấp giấy đăng ký hoạt động. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.

2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

3. Cơ quan nhà nước có liên quan được khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật khi được sự đồng ý của Sở Tư pháp.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng; triển khai tốt việc lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.

3. Kiểm tra việc cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ công chứng và các điều kiện vật chất khác đảm bảo việc cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Theo dõi, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong việc chấp hành Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 16. Trách nhiệm của các sở ngành có liên quan

1. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Cơ quan Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới kịp thời cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Các sở, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.

3. Hàng năm, căn cứ vào điều kiện thực tế của địa phương, Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cập nhật, duy trì cơ sở dữ liệu công chứng trong dự toán kinh phí chung hàng năm của Sở Tư pháp.

Điều 17. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đến công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Giám sát công chứng viên là thành viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này nhằm tránh sai sót trong hoạt động công chứng. Báo cáo Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý đối với các hành vi cập nhật thông tin không kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 18. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phải tham gia cơ sở dữ liệu công chứng và thực hiện cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Tổ chức quản lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng, sao lưu, lưu trữ dữ liệu công chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;

c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ công chứng phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;

d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức mình;

đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ liệu công chứng;

e) Cử công chứng viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;

f) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin, sửa chữa, xóa các thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân công;

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.

Điều 19. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị khóa tài khoản hoặc áp dụng hình thức xử lý khác theo quy định của pháp luật./.