QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH AN GIANG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân được Quốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin đã được Quốc hội nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khoá XI kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 48/2009/QĐ-TTg ngày 31 tháng 3 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009 - 2010;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và truyền thông,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh An Giang trong hoạt động cơ quan nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 2536/2005/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2005 của UBND tỉnh An Giang về việc ban hành quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH AN GIANG TRONG HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 50/2009/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về việc trao đổi thông tin điện tử trong công việc giữa cán bộ, công chức; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố và các đơn vị trực thuộc; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn bằng hệ thống thư điện tử tỉnh An Giang.

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan; cán bộ, công chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; cán bộ, công chức các sở, ban, ngành; cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố và các đơn vị trực thuộc trên địa bàn tỉnh An Giang sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Điều 2. Giải thích thuật ngữ

Mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và nhà nước là mạng kết nối các cơ quan Đảng, Chính phủ và Quốc hội tại Trung ương, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, Văn phòng tỉnh/thành Ủy, Văn phòng huyện/thị Ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh thành, Ủy ban nhân dân Quận/huyện, Sở, Ban, Ngành tại các địa phương (Công văn số 2336/BTTTT-ƯDCNTT ngày 21 tháng 7 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn kết nối, sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và nhà nước).

Điều 3. Nguyên tắc định dạng

1. Các thông tin điện tử trao đổi trong hệ thống thư điện tử của tỉnh thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

2. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc Ban hành Danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

3. Ngôn ngữ sử dụng trong thư điện tử bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu, chỉ sử dụng ngoại ngữ trong các giao dịch với nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài.

Điều 4. Các hành vi nghiêm cấm

1. Các đơn vị hành chính cấp sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng trên Internet và mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Cán bộ, công chức trong tỉnh không sử dụng hộp thư cá nhân đăng ký ở các hệ thống thư tín điện tử khác (như Yahoo, hotmail, Gmail ...) để trao đổi thông tin trong quá trình xử lý công việc.

3. Hộp thư điện tử tennguoidung@angiang.gov.vn là hộp thư dành để cơ quan và cá nhân trao đổi thông tin trong công tác, không sử dụng hộp thư trên vào việc riêng tư khác.

4. Không lưu chuyển trên hệ thống thư điện tử các văn bản, tài liệu có tính mật theo quy định của pháp luật.

Chương II

TỔ CHỨC, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Nguyên tắc vận hành và địa chỉ thư điện tử

1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh được xây dựng và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin của tỉnh có kết nối đến mạng thông tin toàn cầu (Internet).

2. Tất cả hộp thư điện tử được lưu trữ trong hệ thống máy chủ do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý được gọi là “Danh bạ thư điện tử”.

3. Mỗi cơ quan, cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh tham gia vào hệ thống thư điện tử của tỉnh chỉ được đăng ký và sử dụng một địa chỉ thư điện tử, thể hiện dưới dạng:

a) Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan có dạng "Têncơquan@angiang.gov.vn", theo nguyên tắc không trùng lắp, dễ nhớ, dễ tìm, như sau:

- Cấp sở: so(tên sở)@angiang.gov.vn.

- Các ban: ban(tên ban)@angiang.gov.vn.

- Các hội: hoi(tên hội)@angiang.gov.vn.

- Các huyện, thị, thành phố: tênđơnvị@angiang.gov.vn.

- Các phòng ban trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố: tênphòngban.tênhuyện@angiang.gov.vn.

- Các xã, phường, thị trấn: tênđơnvị@angiang.gov.vn. Trong đó, nếu có xã, phường, thị trấn trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm tên huyện trong phần tên truy nhập; nếu xã, phường, thị trấn trùng tên huyện, thị, thành phố sẽ có chỉ dẫn thêm xa cho xã, p. cho phường, tt cho thị trấn trước tên truy nhập.

- Các đơn vị khác tùy tên đơn vị cụ thể mà có tên đặt thích hợp.

Trong đó, tên sở, tên ban, tên hội, tên phòng (ban) thuộc huyện từ 03 (ba) chữ trở lên thì tên các đơn vị đó sẽ được viết tắt.

b) Địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân có dạng “têncánbộcôngchức@angiang.gov.vn”, trong đó tên cán bộ, công chức được viết tắt phần họ và chữ lót, nếu có cán bộ, công chức trùng tên sẽ có chỉ dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng ký trong phần tên truy nhập.

Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử

Việc cấp mới, cấp lại và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng là cán bộ, công chức đương nhiệm, mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh An Giang:

1. Đối với cán bộ, công chức đương nhiệm: Chánh văn phòng các sở, ban, ngành, Chánh Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thị, thành chịu trách nhiệm lập danh sách cán bộ, công chức gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tạo lập hộp thư cơ quan, cán bộ, công chức trong danh bạ thư điện tử của tỉnh.

2. Đối với cán bộ, công chức mới tuyển làm việc trong tỉnh, khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền, Chánh văn phòng cơ quan sử dụng cán bộ, công chức lập danh sách cán bộ, công chức gửi đến Sở Thông tin và truyền thông để được khai báo hộp thư điện tử bổ sung cho đơn vị đó.

3. Đối với trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh An Giang hoặc nghỉ việc, nghỉ hưu căn cứ vào Quyết định của cơ quan có thẩm quyền, Chánh văn phòng cơ quan sử dụng cán bộ, công chức đó lập danh sách cán bộ, công chức gửi đến Sở Thông tin và truyền thông để thu hồi hộp thư điện tử cho phù hợp với đơn vị.

4. Các hộp thư điện tử không truy xuất trong thời gian sáu (06) tháng kể từ lúc khai báo hoặc lần truy xuất sau cùng, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ thu hồi các hộp thư điện tử trên. Cán bộ, công chức có nhu cầu sử dụng lại những hộp thư đã bị thu hồi, Chánh văn phòng cơ quan sử dụng cán bộ, công chức lập danh sách cán bộ, công chức gửi đến Sở Thông tin và truyền thông để được cấp lại địa chỉ thư điện tử.

Tất cả các trường hợp trên (trừ trường hợp thu hồi hộp thư điện tử theo đề nghị của các đơn vị) Sở Thông tin và Truyền thông sẽ gởi thông báo bằng văn bản đến cơ quan sử dụng cán bộ, công chức.

Điều 7. Theo từng thời kỳ Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các văn bản của các cơ quan nhà nước gửi bằng văn bản điện tử không kèm văn bản giấy.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý thư điện tử tỉnh An Giang

Sở Thông tin và truyền thông:

1. Hằng năm có kế hoạch và triển khai thực hiện việc duy trì, phát triển hệ thống thư điện tử đáp ứng nhu cầu công việc, trao đổi thông tin của cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh.

2. Tạo mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử.

3. Đảm bảo cho Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang hoạt động ổn định, thông suốt, thuận tiện cho cán bộ, công chức liên tục 24/24.

4. Đảm bảo sự an toàn thông tin, nội dung các thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.

5. Bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn cho người dùng khai thác, sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.

6. Ngăn chặn thư rác được gửi đi từ máy chủ thư điện tử.

7. Ngăn chặn thư rác được gửi đến máy chủ thư điện tử.

8. Tiếp nhận và xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng thư điện tử của các cơ quan, cán bộ, công chức.

9. Tổ chức sao lưu sắp xếp và lưu trữ hệ thống thư điện tử của tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ, cung cấp thông tin cho cơ quan thanh tra, kiểm tra có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Trách nhiệm các cơ quan liên quan

1. Thủ trưởng, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải là người đi đầu, gương mẫu sử dụng hộp thư điện tử trong công tác điều hành, quản lý, giải quyết công việc.

2. Các cơ quan tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh có nhiệm vụ:

a) Thông tin bằng văn bản cho Sở Thông tin và truyền thông về sự thay đổi cán bộ, công chức trong cơ quan mình, để kịp thời cập nhật thông tin vào danh bạ thư điện tử.

b) Bố trí cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường tại đơn vị về công nghệ thông tin, thông báo kịp thời các sự cố, rủi ro xảy ra vượt quá khả năng và trách nhiệm xử lý trong quá trình sử dụng thư điện tử đến Sở Thông tin và truyền thông.

c) Phân công cán bộ, công chức theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư của đơn vị. Người được giao nhiệm vụ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị phải báo cáo nội dung đã nhận cho thủ trưởng đơn vị để kịp thời giải quyết.

3. Từng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và giải quyết công việc khi tiếp nhận các thông tin qua hộp thư điện tử cơ quan.

Điều 10. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử

1. Cán bộ, công chức sử dụng hộp thư; cán bộ, công chức được phân công quản lý và sử dụng hộp thư đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, trả lời thư điện tử theo thẩm quyền, số lần truy xuất tối thiểu 04 lần/ngày vào đầu và giữa buổi sáng, đầu và giữa buổi chiều. Xóa bỏ những thư điện tử không cần thiết và các thư điện tử hết hạn lưu trữ để tránh tình trạng tràn dung lượng hộp thư.

2. Người sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm:

a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mật khẩu bị lộ phải báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục và sau đó phải được xác nhận bằng văn bản của cơ quan cán bộ, công chức công tác.

b) Quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử của cá nhân đảm bảo an toàn.

c) Chịu trách nhiệm về những nội dung thông tin do mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện tử theo quy định của pháp luật.

d) Không truy nhập vào hộp thư của người khác, không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

e) Không phát tán thư rác, virus và các hành động khác làm ảnh hưởng đến an toàn, bảo mật hệ thống thư điện tử.

f) Thực hiện các hành vi nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Thanh tra, kiểm tra

Mọi đơn vị, cá nhân tham gia sử dụng hộp thư điện tử tennguoidung@angiang.gov.vn chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Sở Thông tin và Truyền thông, thủ trưởng các cơ quan và các cá nhân tham gia vào Hệ thống thư điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định này trong cơ quan mình.

Điều 13. Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt hằng năm, bố trí kinh phí cho việc quản lý sử dụng và phát triển hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Điều 14. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.