QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 1123/TTr-STTTT ngày 25 tháng 8 năm 2017.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 9 năm 2017 và thay thế Quyết định số 12/2014/QĐ-UBND ngày 24 tháng 5 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh Bến Tre./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 44/2017/QĐ-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bến Tre (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức) và các cá nhân, tổ chức có liên quan tham gia quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức.

2. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Tài khoản người dùng là tên đăng nhập và mật khẩu được cấp cho mỗi cán bộ, công chức sử dụng để đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

5. Quản trị hệ thống là người được giao nhiệm vụ quản trị thông tin, cấu hình hệ thống của phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

6. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khóa.

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

7. Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.

Điều 3. Định dạng văn bản điện tử trên phần mềm

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

2. Ký tự thể hiện trong văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

3. Tiêu chuẩn kỹ thuật văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

4. Văn bản điện tử gửi, nhận trên phần mềm phải được xác thực bằng chữ ký số theo quy định hiện hành.

5. Các loại văn bản, tài liệu hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, đơn vị nhận văn bản theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

6. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Điều 4. Các hồ sơ, văn bản không được cập nhật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Văn bản, hồ sơ thuộc danh mục bí mật nhà nước.

2. Các đơn thư khiếu nại, tố cáo quy định tại Điều 1 của Thông tư 08/2015/TT-BCA ngày 27 tháng 01 năm 2015 của Bộ Công an về quy định danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong ngành Thanh tra.

3. Văn bản có tính chất nhạy cảm (những thông tin liên quan đến lĩnh vực tôn giáo, đối ngoại chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền).

4. Các văn bản chứa nội dung xấu, độc hại gây ảnh hưởng đến an ninh, chính trị, chủ quyền quốc gia, các giá trị văn hóa dân tộc theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Quy trình xử lý, quản lý hồ sơ, văn bản điện tử

1. Quy trình xử lý văn bản điện tử đi, đến; quản lý lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử phải được thực hiện theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành.

2. Gửi, nhận hồ sơ, văn bản điện tử liên thông qua môi trường mạng phải thực hiện đúng theo các quy định hiện hành; trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành văn bản đi của cơ quan, đơn vị phát hành là văn bản đến của cơ quan, đơn vị nhận văn bản điện tử.

Chương II

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 6. Tên miền và định dạng tài khoản người dùng

1. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre được triển khai theo mô hình tập trung, sử dụng giao diện web với tên miền là http://vpdt.bentre.gov.vn.

2. Tài khoản người dùng khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành có định dạng là “tencanhan.tendonvi” trong đó: tencanhan, tendonvi được định nghĩa giống như phần đầu của địa chỉ thư điện tử công vụ cá nhân được quy định tại Quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Bến Tre.

Điều 7. Thu hồi và khóa tạm thời tài khoản người dùng

1. Các trường hợp tài khoản người dùng tạm thời bị khóa:

a) Không đưa vào sử dụng sau 30 ngày kể từ ngày được cấp.

b) Không thay đổi mật khẩu theo quy định, bị tin tặc tấn công, chiếm quyền sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

c) Theo đề nghị của cơ quan quản lý cán bộ, công chức.

d) Vi phạm quy định tại Điều 12 của Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006.

2. Kể từ khi khai báo hoặc lần đăng nhập cuối cùng, nếu sau 60 ngày các tài khoản người dùng không đăng nhập vào phần mềm để xử lý công việc thì tài khoản người dùng sẽ bị thu hồi.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

2. Căn cứ vào thực tế, hàng năm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các loại văn bản bắt buộc phải giao dịch điện tử để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

3. Chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý tài khoản quản trị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

4. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan kiểm các chức năng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành (phiên bản nâng cấp) trước khi cập nhật và thông báo các cơ quan, đơn vị sử dụng.

5. Chủ trì theo dõi, thanh tra, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị và liên thông gửi nhận văn bản điện tử 04 cấp; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm theo thẩm quyền.

Điều 9. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

a) Phải nghiêm túc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành; sử dụng chứng thư số của cá nhân do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị phát hành theo đúng quy định.

b) Quản lý, chỉ đạo, đôn đốc việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành đúng mục đích, có hiệu quả, đảm bảo bí mật tài khoản người dùng, nội dung thông tin theo quy định tại Quy chế này và các văn bản pháp luật liên quan; thực hiện quy trình ký số hồ sơ, văn bản điện tử theo đúng quy định.

c) Bố trí cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin theo dõi, quản lý và xử lý các sự cố thông thường trong đơn vị; thông báo kịp thời các sự cố xảy ra ngoài khả năng và trách nhiệm xử lý về Sở Thông tin và Truyền thông.

d) Khi có biến động về tài khoản người dùng (tăng, giảm) hoặc khi xảy ra trường hợp tài khoản người dùng bị thu hồi, khóa tạm thời theo Điều 7 của Quy chế này phải có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông theo dõi và hỗ trợ xử lý.

đ) Triển khai thực hiện các nội dung quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Quy chế này đến từng cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị.

2. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được cấp tài khoản người dùng

a) Phải thường xuyên đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị đúng mục đích và có hiệu quả.

b) Phải thay đổi mật khẩu tài khoản khi đăng nhập phần mềm lần đầu tiên, khuyến khích thường xuyên thay đổi mật khẩu sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của cá nhân để đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin trong quá trình sử dụng.

c) Quản lý và bảo vệ mật khẩu đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành, không cung cấp mật khẩu sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của mình cho người khác, không để người khác sử dụng tài khoản của mình để xử lý công việc, không đăng nhập vào tài khoản người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản người dùng hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi ngay mật khẩu hoặc báo ngay cho bộ phận quản trị hệ thống của cơ quan, đơn vị để kịp thời khắc phục.

d) Quản lý và lưu trữ các hồ sơ, văn bản điện tử của cá nhân; bảo đảm an toàn, bảo mật và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

đ) Khi phát hiện cá nhân, tổ chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành không đúng mục đích, tập tin đính kèm có virus, mã độc phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xử lý hoặc phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời xử lý.

e) Khi phát hiện có lỗi phát sinh của phần mềm quản lý văn bản và điều hành phải báo ngay bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị xử lý hoặc phối hợp với đơn vị quản lý để kịp thời khắc phục.

Điều 10. Trách nhiệm của văn thư cơ quan, đơn vị

1. Đăng ký, cập nhật văn bản đến, văn bản đi vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Sử dụng chứng thư số của tổ chức do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong thời gian còn hiệu lực để ký số xác thực văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị phát hành theo quy định.

3. Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo dõi, báo cáo, thống kê tình hình xử lý văn bản trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Định kỳ hàng quý, in ra giấy sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, cuối năm đóng thành quyển theo đúng mẫu quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành.

Điều 11. Trách nhiệm của bộ phận quản trị hệ thống

1. Trách nhiệm của bộ phận quản trị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của từng cơ quan, đơn vị:

a) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị có liên quan quản trị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan, đơn vị; kịp thời khắc phục sự cố (nếu có).

b) Hỗ trợ cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản như: Hướng dẫn sử dụng, phân quyền người dùng, khôi phục mật khẩu.

c) Tham mưu đề xuất Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc cấp phát lại, sửa đổi, bổ sung tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

d) Tham mưu đề xuất Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về thu hồi và khóa tạm thời tài khoản người dùng khi vi phạm nội dung quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

đ) Thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất về việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

2. Trách nhiệm của bộ phận quản trị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh:

a) Quản trị hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh như: Khai báo hoặc cập nhật nhóm quyền, đơn vị liên thông; phân quyền sử dụng phần mềm; quản lý tài khoản người dùng.

b) Quản lý, thống kê báo cáo tình hình sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh có tham gia khai thác, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

c) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan hỗ trợ sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành, kịp thời khắc phục sự cố (nếu có).

Điều 12. Tổ chức thực hiện

l. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị.

2. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo việc đưa tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và điều hành; kết quả tổ chức thực hiện Quy chế này vào tiêu chí chấm điểm cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan, đơn vị.

3. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức và cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp và báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.