ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 390/QĐ-UBND	Đắk Nông, ngày 24 tháng 3 năm 2020

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH ĐẮK NÔNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 100/TTr-SNV ngày 10 tháng 3 năm 2020,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đắk Nông.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 2; - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (b/c); - CT, các PCT UBND tỉnh; - Các Sở, Ban, ngành; - UBND các huyện, thành phố; - Các PCVP UBND tỉnh; - Cổng TTĐT tỉnh; - Lưu: VT, NCKSTT (Dg).

CHỦ TỊCH Nguyễn Bốn

 

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH ĐẮK NÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch UBND tỉnh Đắk Nông)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định cụ thể về quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đắk Nông.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ để phục vụ mục đích công vụ, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác (gọi tắt độc giả).

Cơ quan trực tiếp bảo quản, quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ.

Điều 3. Các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu

1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

2. Cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

3. Công bố, thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, Trang Thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

Điều 4. Nguyên tắc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Không gây thiệt hại đến lợi ích Nhà nước; quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Bảo đảm giữ gìn bí mật quốc gia.

3. Bảo đảm an toàn tài liệu.

4. Đáp ứng nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 5. Thành phần tài liệu

1. Tài liệu về lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Đắk Nông.

2. Tài liệu thuộc Phông UBND tỉnh Đắk Nông từ năm 2004 trở về sau.

3. Tài liệu thuộc Phông của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Nông.

4. Các tài liệu có giá trị lịch sử khác.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 6. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh

1. Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân người Việt Nam khai thác và sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh; tài liệu lưu trữ thuộc các mức độ Tuyệt mật, Tối mật; tài liệu ký gửi của các tổ chức, cá nhân khi được sự đồng ý của tổ chức, cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân (trường hợp cá nhân đã chết) ký gửi tài liệu.

2. Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc mức độ Mật. Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu được quy định tại Khoản 2, Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 7. Thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ

Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân người Việt Nam khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc mức độ Mật; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh; tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

Điều 8. Thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Cho phép độc giả được khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu được sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh trừ các trường hợp quy định tại Điều 6, Điều 7 Quy chế này.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 9. Quyền và trách nhiệm của độc giả

1. Quyền của độc giả

a) Được khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu công tác và các nhu cầu chính đáng của mình sau khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

b) Được sử dụng các công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, phần mềm cơ sở dữ liệu đã được số hóa tài liệu, số hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu và được cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu, tư liệu lưu trữ theo quy định hiện hành.

2. Trách nhiệm của độc giả

a) Độc giả sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về sử dụng tài liệu.

b) Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

c) Khi sử dụng tài liệu, tư liệu của Trung tâm Lưu trữ tỉnh trong các bài viết, các công trình nghiên cứu hoặc công bố, giới thiệu, triển lãm... độc giả phải trích dẫn nguồn cung cấp (độ gốc của tài liệu, số hồ sơ, tên phòng, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ) và tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu.

d) Trả phí, lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 10. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh

a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả theo thẩm quyền quy định tại Điều 6, Điều 7 của Quy chế này.

b) Ký phê duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả theo thẩm quyền và quy định của pháp luật.

c) Tổ chức việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo đúng Quy chế này.

d) Quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các thành phần tài liệu khác đang bảo quản.

e) Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

f) Tổ chức công bố, niêm yết, công khai thủ tục, nội quy, thời gian, phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan và trên các phương tiện thông tin đại chúng.

2. Trách nhiệm của viên chức phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu (gọi tắt viên chức Phòng đọc)

a) Hướng dẫn độc giả đăng ký Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Phụ lục I); và các Phiếu yêu cầu đọc, sao, chứng thực tài liệu (Phụ lục III, IV, V), trình người có thẩm quyền ký duyệt; trả kết quả cho độc giả.

b) Làm và phát Thẻ độc giả cho người khai thác (Phụ lục II).

c) Hướng dẫn độc giả đến đọc tài liệu, làm quen với các công cụ tra tìm tài liệu, giới thiệu nội quy Phòng đọc, cách sử dụng các thiết bị, nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc sao chụp, chứng thực tài liệu, đọc tại chỗ.

d) Tiếp nhận tài liệu từ viên chức phụ trách Kho Lưu trữ, quản lý, kiểm tra, giám sát tài liệu đưa ra phục vụ độc giả và các trang thiết bị của Phòng đọc.

e) Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Quy chế này.

f) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.

g) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả.

3. Trách nhiệm của viên chức phụ trách Kho Lưu trữ

a) Phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Xuất tài liệu ra khỏi Kho lưu trữ (giao cho viên chức phụ trách Phòng đọc) khi được người có thẩm quyền phê duyệt; ghi vào sổ đăng ký tài liệu.

c) Thu nhận và kiểm tra tài liệu sau khi đã phục vụ khai thác hoàn tất để đưa vào Kho Lưu trữ.

Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị liên quan

Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Nội vụ để tham mưu, xử lý các trường hợp thuộc thẩm quyến giải quyết của Chủ tịch UBND tỉnh được quy định tại Điều 6 của Quy chế này và quy định của pháp luật.

Chương IV

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 12. Thủ tục, trình tự khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc

1. Thủ tục đăng ký

a) Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác chuyên môn thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

b) Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.

2. Trình tự phục vụ

a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký thông tin độc giả vào sổ; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu (đọc, sao, chứng thực).

b) Viên chức trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người có thẩm quyền phê duyệt.

c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu. Trong quá trình khai thác độc giả có nhu cầu sao và chứng thực tài liệu có thể đăng ký theo hướng dẫn của viên chức Phòng đọc.

Điều 13. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ

1. Sao tài liệu lưu trữ

a) Độc giả đến Trung tâm Hành chính công tỉnh Đắk Nông hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác để đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu và gửi tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Đắk Nông.

b) Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả chuyển đến Trung tâm Lưu trữ tỉnh để tham mưu phê duyệt theo thẩm quyền.

c) Sau khi được phê duyệt, viên chức ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu. Độc giả đến nhận bản sao tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Đắk Nông và trả phí, lệ phí theo quy định.

2. Chứng thực tài liệu lưu trữ

a) Độc giả đến Trung tâm Hành chính công tỉnh Đắk Nông hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác để đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu và gửi tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Đắk Nông.

b) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ sang Trung tâm Lưu trữ tỉnh để trình phê duyệt theo thẩm quyền.

c) Sau khi được phê duyệt, viên chức xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

d) Viên chức điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh (hoặc người được ủy quyền) ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Độc giả đến nhận bản chứng thực tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Đắk Nông và trả phí, lệ phí theo quy định.

3. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì có thẩm quyền cho phép sao tài liệu, chứng thực tài liệu trong phạm vi đó; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện.

4. Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ sau khi được sự chấp thuận của người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ; trong trường hợp Giám đốc vắng mặt có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc thực hiện; việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản ghi rõ thời hạn ủy quyền.

5. Độc giả ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

6. Bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch. Trung tâm Lưu trữ tỉnh lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết và được bảo quản theo quy định của Nhà nước.

Điều 14. Công bố, thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng sau khi phân tích, giải mã mức độ mật và được Chủ tịch UBND tỉnh cho phép công bố, thông báo, giới thiệu những tài liệu được sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 15. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh tham mưu Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích tuyên truyền vào các ngày lễ lớn của dân tộc, các ngày kỷ niệm theo kế hoạch chung của UBND tỉnh.

a) Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải trình Danh mục tài liệu lưu trữ cần triển lãm, trưng bày cho cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

b) Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trung tâm chủ động thực hiện và báo cáo kết quả cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng các gian triển lãm tài liệu lưu trữ theo yêu cầu.

3. Không trưng bày bản gốc, bản chính, chỉ trưng bày các bản chứng thực và bản scan từ nguyên bản.

Điều 16. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu và trong triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh vào các công trình nghiên cứu (luận văn tốt nghiệp, nghiên cứu khoa học, kỹ thuật), trong triển lãm, trưng bày phải trích dẫn chính xác thông tin và có chỉ dẫn nguồn tài liệu.

Điều 17. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

1. Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Giám đốc Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.

2. Gửi hồ sơ đến Sở Thông tin và Truyền thông để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 18. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả

1. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh, giải quyết không quá 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ, giải quyết không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, giải quyết không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Điều 19. Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Lệ phí sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Khen thưởng

Trong việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

a) Có thành tích hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, quản lý, bảo quản an toàn; khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

b) Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, làm hư hại, làm mất, sửa chữa, làm sai lệch nội dung, mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích theo quy định của pháp luật.

2. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh và độc giả chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện.

2. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai, tổ chức thực hiện đúng Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ (qua Trung tâm Lưu trữ tỉnh) để tổng hợp trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và đúng quy định của pháp luật./.

 

PHỤ LỤC I

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Đắk Nông)

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐẮK NÔNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ
-----------------

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi:…………………………………………………………..

Họ và tên độc giả: .......................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:........................................................................

Cơ quan công tác: ......................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: .............................................................................................................

...................................................................................................................................

Số điện thoại: .............................................................................................................

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:.............................................................................

...................................................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu: .....................................................................................................

...................................................................................................................................

Thời gian nghiên cứu: ..................................................................................................

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

 

Xét duyệt của người có thẩm quyền

………, ngày……tháng……năm……. Người đăng ký (ký, họ và tên)

 

PHỤ LỤC II

THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Đắk Nông)

1. Hình dạng: Hình chữ nhật

2. Kích thước:

- Dài: 90mm.

- Rộng: 60mm.

3. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật trình bày (theo mẫu).

ảnh của độc giả (2x3)	SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐẮK NÔNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ --------------------- THẺ ĐỘC GIẢ Họ và tên: …………………………………… Mã số: …………………………………………
Thời hạn sử dụng Đến ngày...tháng....năm...	GIÁM ĐỐC

 

PHỤ LỤC III

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Đắk Nông)

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐẮK NÔNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ
-------------------

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: ……………….

Họ và tên độc giả:........................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:.....................................................................................................

Chủ đề nghiên cứu:......................................................................................................

Số TT	Tên phông/ khối tài liệu, mục lục số	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

 

Xét duyệt của người có thẩm quyền

Ý kiến của Phòng đọc

………, ngày…..tháng….năm…. Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

PHỤ LỤC IV

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Đắk Nông)

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐẮK NÔNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ
----------------------

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU

Số: ………………

Họ và tên độc giả:...................................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:…………………………………………………………………………………

Số thứ tự	Tên phông	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tên văn bản/tài liệu	Từ tờ đến tờ	Tổng số trang	Ghi chú

 

Xét duyệt của người có thẩm quyền

Ý kiến của Phòng đọc

………, ngày…..tháng….năm…. Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

PHỤ LỤC V

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Đắk Nông)

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐẮK NÔNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ
------------------

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

Số:………………….

Họ và tên độc giả:..................................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:…………………………………………………………………………………

Số thứ tự	Tên phông	Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu	Tên văn bản/tài liệu	Từ tờ đến tờ	Tổng số trang	Ghi chú

 

Xét duyệt của người có thẩm quyền

Ý kiến của Phòng đọc

………, ngày…..tháng….năm…. Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)

 

PHỤ LỤC VI

MẪU DẤU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 390/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2020 của UBND tỉnh Đắk Nông)

I. Dấu chứng thực tài liệu

a) Hình dạng: Hình chữ nhật.

b) Kích thước: Dài: 80mm; rộng: 40mm.

c) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ

Chứng thực bản sao đúng với nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ Tài liệu được sao từ Phông: ………………………………………… Mục lục số:……. Hồ sơ số:……….. Tờ số:... Số chứng thực:…………….

 

..., ngày ... tháng ... năm ... NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU TRUNG TÂM LƯU TRỮ (ký, đóng dấu)

d) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao một phần của tài liệu

Chứng thực bản sao một phần của văn bản, tài liệu trong hồ sơ lưu trữ Nội dung văn bản, tài liệu được sao từ Phông………………………………………… Mục lục số:……. Hồ sơ số:…….. Tờ số:... Số chứng thực:…………….

 

..., ngày ... tháng ... năm ... NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU TRUNG TÂM LƯU TRỮ (ký, đóng dấu)

2. Dấu bản sao

BẢN SAO

a) Hình dạng: Hình chữ nhật

b) Kích thước: Dài: 25mm; rộng: 10mm.