QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH KẾ HOẠCH KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2017 - 2019

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 622/TTr-SNV ngày 02 tháng 10 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 - 2019.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch đạt hiệu quả.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan Trung ương, cơ quan, doanh nghiệp liên quan liên quan trên địa bàn tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

KẾ HOẠCH

KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ GIAI ĐOẠN 2017 - 2019
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 11 tháng 10 năm 2017 của Chủ tịch UBND tỉnh)

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Đánh giá việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh, các doanh nghiệp có vốn Nhà nước thuộc tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức, địa phương).

2. Tăng cường chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ các cấp và quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh; học tập, trao đổi kinh nghiệm, ứng dụng công nghệ thông tin về công tác văn thư, lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức, địa phương.

II. NỘI DUNG KIỂM TRA

1. Tiêu chí kiểm tra

Việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 - 2019 giữa các cơ quan, tổ chức, địa phương tập trung vào công tác quản lý văn thư, lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương theo 10 chỉ tiêu cụ thể sau:

a. Công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; ứng dụng chữ ký số cho văn bản điện tử và lưu trữ điện tử; quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

b. Công tác bố trí cán bộ; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ hoạt động văn thư, lưu trữ.

c. Quản lý văn bản đến.

d. Quản lý văn bản đi.

đ. Lập hồ sơ công việc.

e. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

g. Xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống.

h. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

i. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.

k. Công tác báo cáo hoạt động văn thư, lưu trữ; báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm.

- Các nội dung trên có thang điểm để đánh giá và chấm điểm, thang điểm tối đa 1.000 điểm đối với 10 chỉ tiêu; trong đó tập trung 04 chỉ tiêu trọng tâm: (i) thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc; (ii) giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; (iii) giải quyết dứt điểm tài liệu đang bó gói, tồn đọng, tích đống; (iv) ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.

- Việc đánh giá, xếp loại kết quả kiểm tra của các cơ quan, tổ chức, địa phương quy định như sau:

+ Loại A: Tổng điểm đạt từ 900 điểm trở lên và không có chỉ tiêu bị điểm 0.

+ Loại B: Tổng điểm đạt từ 700 điểm đến dưới 900 điểm.

+ Loại C: Tổng điểm dưới 700 điểm.

2. Tổ chức Cụm kiểm tra: UBND tỉnh chia 60 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thành 12 Cụm kiểm tra; chia 11 huyện, thị xã, thành phố thành 03 Cụm kiểm tra và chỉ định Cụm trưởng (chi tiết theo Phụ lục đính kèm).

3. Thời gian, phương thức kiểm tra

a. Thời gian: Thời gian áp dụng đánh giá các tiêu chí kiểm tra thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương từ tháng 01 năm 2017 đến tháng 6 năm 2019.

b. Phương thức kiểm tra: Cụm trưởng quyết định thành lập Đoàn Kiểm tra và thực hiện kiểm tra trực tiếp tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Thành phần Đoàn kiểm tra cụ thể như sau:

- Đối với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh:

+ Trưởng Đoàn kiểm tra: Là đại diện lãnh đạo của cơ quan được chỉ định làm Cụm trưởng;

+ Các thành viên của Đoàn kiểm tra gồm: Đại diện lãnh đạo và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan trong Cụm;

+ Thư ký Đoàn kiểm tra: Là công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan được chỉ định làm Cụm trưởng.

- Đối với các huyện, thị xã, thành phố:

+ Trưởng Đoàn kiểm tra: Là đại diện lãnh đạo UBND của các huyện, thị xã, thành phố được chỉ định làm Cụm trưởng;

+ Các thành viên của Đoàn kiểm tra gồm: Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị xã, thành phố; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị xã, thành phố trong Cụm;

+ Thư ký Đoàn kiểm tra: Là công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện, thị xã, thành phố được chỉ định làm Cụm trưởng.

- Trình tự kiểm tra:

+ Cụm trưởng quyết định thành lập Đoàn kiểm tra, chủ động phối hợp với các cơ quan trong Cụm thống nhất thời gian, kế hoạch kiểm tra tại từng cơ quan trong Cụm và thời gian, địa điểm tổng kết kiểm tra toàn Cụm.

+ Việc kiểm tra tại các Cụm được thực hiện trong quý II năm 2019 (hoàn thành trước ngày 30 tháng 6 năm 2019).

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a. Hướng dẫn cụ thể các nội dung của 10 chỉ tiêu kiểm tra chéo, khung điểm đối với từng tiêu chí; phương thức kiểm tra của các Cụm; hồ sơ kiểm tra và các nội dung khác có liên quan.

b. Theo dõi, tổng hợp kết quả kiểm tra chéo của các Cụm, đề xuất UBND tỉnh khen thưởng các tập thể có thành tích xuất sắc trong kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 - 2019 trên cơ sở tổng điểm đạt được và kết quả thực hiện 04 chỉ tiêu trọng tâm; tham mưu xây dựng kế hoạch kinh phí để tổ chức Hội nghị tổng kết vào Quý IV/2019, trình UBND tỉnh phê duyệt.

2. Các cơ quan, tổ chức, địa phương: Tổ chức triển khai thực hiện các nội dung có liên quan theo Kế hoạch này và hướng dẫn của Sở Nội vụ.

Trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, nếu có vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, địa phương phản ánh trực tiếp về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo./.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC CỤM KIỂM TRA CHÉO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 02 NĂM (2017 - 2019)
(Kèm theo Kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2017 - 2019 ban hành kèm theo Quyết định số 3758/QĐ-UBND ngày 11 tháng 10 năm 2017 của Chủ tịch UBND tỉnh)