ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3349/QĐ-UBND	Đồng Nai, ngày 24 tháng 10 năm 2014

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO LÃNH ĐẠO TỈNH GIAO TIẾP VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 145/2013/NĐ-CP ngày 29/10/2013 của Chính phủ quy định việc tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài;

Căn cứ Quyết định số 67/2011/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 của Thủ tướng Chính phủ về Quy chế thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 1174/TTr-SNgV ngày 15/9/2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định hướng dẫn công tác chuẩn bị cho Lãnh đạo tỉnh giao tiếp với khách nước ngoài.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Đinh Quốc Thái

 

QUY ĐỊNH

HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO LÃNH ĐẠO TỈNH GIAO TIẾP VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3349/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này hướng dẫn việc tổ chức, thực hiện và trách nhiệm phối hợp của các sở, ban, ngành, đơn vị trong tỉnh trong công tác chuẩn bị cho Lãnh đạo tỉnh giao tiếp và làm việc với các Đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh Đồng Nai, với các mục đích: chào xã giao, chào từ biệt; giao lưu hữu nghị, chia sẻ kinh nghiệm; tìm hiểu về tình hình phát triển kinh tế - xã hội, môi trường và chính sách thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh, tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh; ký kết các văn kiện hợp tác; giao lưu văn hóa, văn nghệ, thể thao; tham gia các sự kiện, lễ kỷ niệm, lễ hội được tổ chức tại địa phương.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa, các cơ quan đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội, kinh tế, Công an tỉnh, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh và một số cơ quan, đơn vị khác tương ứng với đoàn khách nước ngoài khi đến thăm và làm việc tại tỉnh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ.

1. Đơn vị chủ trì: Là cơ quan được Ủy ban nhân dân tỉnh giao nhiệm vụ làm đầu mối tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện công tác đón tiếp Đoàn khách nước ngoài theo nội dung, chương trình đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

2. Đơn vị phối hợp: Là các sở, ban, ngành, đơn vị trong tỉnh được Ủy ban nhân dân tỉnh phân công phối hợp với đơn vị chủ trì thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo công tác đón tiếp đoàn khách nước ngoài chu đáo, trọng thị, theo đúng nghi thức ngoại giao, thông lệ quốc tế và đạt kết quả.

Chương II

CÔNG TÁC CHUẨN BỊ VÀ PHỐI HỢP

Điều 4. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến chào xã giao, chào từ biệt Lãnh đạo tỉnh

1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:

a) Liên hệ nắm thông tin về Đoàn (thông tin về Trưởng đoàn, mục đích chuyến công tác, thời gian đến và đi của Đoàn....)

b) Dự thảo văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh xin chủ trương tiếp Đoàn, văn bản phúc đáp cho phía bạn về việc tiếp Đoàn.

c) Trao đổi thông tin về nội dung, mục đích, thành phần hoạt động của Đoàn với Công an tỉnh trước khi đề xuất UBND tỉnh phê duyệt tiếp và làm việc với đoàn.

d) Xây dựng Kế hoạch chi tiết tiếp Đoàn.

đ) Dự thảo bài phát biểu, cung cấp thông tin về lý lịch trích ngang của Trưởng đoàn khách và thông tin tổng quan về mối quan hệ giữa Việt Nam nói chung và tỉnh Đồng Nai nói riêng với phía đối tác cho Lãnh đạo tỉnh thông qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

e) Chuẩn bị phiên dịch phục vụ Lãnh đạo tỉnh tiếp Đoàn.

g) Phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh về chủng loại và số lượng quà tặng cho Đoàn.

h) Cử Lãnh đạo Sở tham dự tiếp Đoàn.

i) Dẫn chương trình tại buổi tiếp.

k) Bố trí chuyên viên Lễ tân tác nghiệp tại sự kiện.

l) Ghi nhận nội dung buổi làm việc để có tham mưu, đề xuất phù hợp.

m) Chụp hình làm tư liệu, đưa thông tin về buổi tiếp Đoàn lên Bản tin Đối ngoại Đồng Nai và trên Trang thông tin điện tử của Sở Ngoại vụ.

n) Lưu giữ, bảo quản và trưng bày các hiện vật, quà tặng phía đối tác tặng cho tỉnh. Ghi nhận thông tin về loại quà tặng và đối tượng nhận quà tặng để tránh trường hợp tặng trùng lặp về sau.

2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn (hoa tươi để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro....).

- Dự thảo văn bản mời các đơn vị có liên quan trong tỉnh tham gia tiếp Đoàn cùng Lãnh đạo tỉnh.

- Chuẩn bị quà tặng cho Trưởng đoàn.

- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp Đoàn.

- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.

b) Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài các khu công nghiệp, thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp đoàn.

- Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.

c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp đoàn.

d) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Ngoại vụ để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn khách.

đ) Công an tỉnh lập kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.

e) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:

- Cử phóng viên dự và đưa tin.

- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.

3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.

4. Thành phần tiếp Đoàn:

a) Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.

c) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

d) Lãnh đạo các đơn vị có liên quan (nếu cần).

5. Hình thức tiếp: Trang trọng.

6. Trang phục:

a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam: Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.

b) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.

7. Thời gian tiếp: Khoảng 30 - 60 phút.

8. Trong trường hợp Đoàn đến chào Lãnh đạo Tỉnh ủy, Lãnh đạo Tỉnh ủy sẽ chủ trì buổi tiếp và Văn phòng Tỉnh ủy phối hợp Sở Ngoại vụ để tham mưu Tỉnh ủy việc tiếp Đoàn.

Điều 5. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến giao lưu hữu nghị, chia sẻ kinh nghiệm

1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Tùy tính chất của đoàn đến giao lưu trên lĩnh vực nào, đơn vị phụ trách lĩnh vực chuyên môn tương ứng chịu trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ thực hiện các công việc được nêu tại Điểm a, b, c, d, đ, e, g, i, k, l, m, n Khoản 1, Điều 4 của Quy định này và các nhiệm vụ sau:

a) Dự trù và thanh quyết toán kinh phí tiếp Đoàn.

b) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.

c) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.

d) Phối hợp các đơn vị liên quan đưa Đoàn đi tham quan các cơ sở sản xuất, kinh doanh tiêu biểu; các danh lam, thắng cảnh của địa phương.

đ) Cung cấp cho các sở, ban, ngành liên quan nội dung băng-rôn, khẩu hiệu chào mừng Đoàn.

e) Tổ chức và mời các đơn vị có liên quan họp để triển khai và thống nhất Kế hoạch đón tiếp Đoàn.

g) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.

2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn (hoa để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro, màn chiếu, máy chiếu, băng rôn và khẩu hiệu chào mừng Đoàn....).

- Chuẩn bị quà tặng cho Đoàn, 01 bó hoa để tặng cho Trưởng đoàn hoặc Phu nhân của Trưởng đoàn.

- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp Đoàn.

- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.

b) Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài các khu công nghiệp, thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.

- Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.

- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.

c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp:

- Ban Quản lý các Khu công nghiệp chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.

- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.

d) Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban nhân dân thành phố Biên Hòa và các đơn vị có liên quan phối hợp Sở Ngoại vụ để bố trí và đưa Đoàn đến tham quan các khu di tích và danh thắng trên địa bàn tỉnh.

đ) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí cho đơn vị chủ trì để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn khách.

e) Công an tỉnh:

- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.

- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón, tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.

g) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:

- Cử phóng viên dự và đưa tin.

- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.

3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.

4. Thành phần tiếp Đoàn:

a) Lãnh đạo tỉnh.

b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

c) Lãnh đạo đơn vị chủ trì tiếp đoàn.

d) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.

đ) Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư.

e) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan tương ứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn khách.

5. Hình thức tiếp: Trang trọng.

6. Trang phục:

a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam: Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.

b) Tại các buổi tiệc chiêu đãi và đưa Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.

c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.

7. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 03 ngày.

Điều 6. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến tìm hiểu về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, môi trường và chính sách thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh; tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh (áp dụng đối với những đoàn nhà đầu tư có số lượng lớn đi cùng lãnh đạo cấp tỉnh hoặc cấp Trung ương của nước đó; việc tiếp đoàn vừa mang tính chất ngoại giao vừa thông tin về môi trường đầu tư tại Đồng Nai).

1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm thực hiện các công việc được nêu tại Điểm a, b, c, d, đ, i, l, Khoản 1, Điều 4 của Quy định này và các công việc sau:

a) Dự trù và thanh quyết toán kinh phí tiếp Đoàn.

b) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.

c) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.

d) Phối hợp các đơn vị liên quan đưa Đoàn đi tham quan các cơ sở sản xuất, kinh doanh tiêu biểu; các danh lam, thắng cảnh của địa phương.

đ) Phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh thực đơn tiệc chiêu đãi Đoàn, số lượng và loại quà tặng cho Đoàn.

e) Dự thảo và trình bày báo cáo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài khu công nghiệp và thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh.

g) Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.

h) Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.

i) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.

2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn (hoa để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro, màn chiếu, máy chiếu....).

- Chuẩn bị quà tặng; 01 bó hoa để tặng cho Trưởng đoàn hoặc Phu nhân của Trưởng đoàn.

- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp Đoàn.

- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.

b) Sở Ngoại vụ:

- Chuẩn bị phiên dịch phục vụ Lãnh đạo tỉnh tiếp Đoàn.

- Bố trí chuyên viên lễ tân tác nghiệp tại sự kiện.

- Chụp hình làm tư liệu, đưa thông tin về buổi tiếp Đoàn lên Bản tin Đối ngoại Đồng Nai và trên Trang thông tin điện tử của Sở Ngoại vụ.

- Lưu giữ, bảo quản và trưng bày các hiện vật, quà tặng phía đối tác tặng cho tỉnh. Ghi nhận thông tin về loại quà tặng và đối tượng nhận quà tặng để tránh trường hợp tặng trùng lặp về sau .

c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp:

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.

- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.

d) Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban nhân dân thành phố Biên Hòa và các đơn vị có liên quan phối hợp Sở Kế hoạch và Đầu tư để bố trí và đưa Đoàn đến tham quan các khu di tích và danh thắng trên địa bàn tỉnh.

đ) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Kế hoạch và Đầu tư để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn khách.

e) Công an tỉnh:

- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.

- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón, tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.

g) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:

- Cử phóng viên dự và đưa tin.

- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.

3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.

4. Thành phần tiếp Đoàn:

a) Lãnh đạo tỉnh.

b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

c) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.

d) Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư.

đ) Lãnh đạo Ban Quản lý các Khu Công nghiệp.

e) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan tương xứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn khách.

5. Hình thức tiếp: Trang trọng.

6. Trang phục:

a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam: Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.

b) Tại các buổi tiệc chiêu đãi và đưa Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.

c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.

7. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 03 ngày.

Điều 7. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến ký kết các văn kiện hợp tác hữu nghị

1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Ngoại vụ có trách nhiệm thực hiện các công việc nêu tại Điểm a, b, c, d, đ, i, k, l, m, n Khoản 1, Điều 4 của Quy định này và các công việc sau:

a) Chủ trì, phối hợp các cơ quan liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh nội dung văn kiện hợp tác giữa tỉnh Đồng Nai với phía đối tác nước ngoài.

b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xin ý kiến các cơ quan Trung ương về nội dung văn kiện hợp tác.

c) Hoàn chỉnh và in ấn các văn kiện ký kết (gồm 02 bộ với 03 ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng phía nước đối tác).

d) Dự trù và thanh quyết toán kinh phí tiếp Đoàn.

đ) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.

e) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.

g) Phối hợp các đơn vị liên quan đưa Đoàn đi tham quan các cơ sở sản xuất, kinh doanh tiêu biểu; các danh lam, thắng cảnh của địa phương.

h) Phối hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh thực đơn tiệc chiêu đãi Đoàn, số lượng và loại quà tặng cho Đoàn.

i) Cung cấp cho các sở, ban, ngành nội dung các câu băng-rôn, khẩu hiệu chào mừng Đoàn.

k) Tổ chức và mời các đơn vị có liên quan họp để triển khai và thống nhất Kế hoạch đón tiếp Đoàn.

l) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.

2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chuẩn bị địa điểm tiến hành Lễ ký kết và tiếp Đoàn (hoa để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro, màn chiếu, máy chiếu....).

- Chuẩn bị quà tặng; 01 bó hoa để tặng cho Trưởng đoàn hoặc Phu nhân Trưởng đoàn.

- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp Đoàn.

- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.

b) Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tình hình đầu tư nước ngoài ngoài các khu công nghiệp, thông tin về các dự án đang thu hút đầu tư nước ngoài của tỉnh và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.

- Chuẩn bị brochure giới thiệu về tỉnh Đồng Nai để gửi cho Đoàn khách.

- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.

c) Ban Quản lý các Khu công nghiệp:

- Chuẩn bị báo cáo về tình hình đầu tư nước ngoài trong các Khu công nghiệp và một số thông tin có liên quan để phục vụ tiếp Đoàn.

- Chọn, liên hệ doanh nghiệp tiêu biểu và cử cán bộ đưa Đoàn đến tham quan khi cần thiết.

d) Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban nhân dân thành phố Biên Hòa và các đơn vị có liên quan phối hợp Sở Ngoại vụ để bố trí và đưa Đoàn đến tham quan các khu di tích và danh thắng trên địa bàn tỉnh.

đ) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Ngoại vụ để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn khách.

e) Công an tỉnh:

- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.

- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón, tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.

g) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:

- Cử phóng viên dự và đưa tin.

- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.

3. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.

4. Thành phần tiếp Đoàn:

a) Lãnh đạo tỉnh.

b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

c) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.

d) Lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư.

đ) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan tương xứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn khách.

5. Hình thức tiếp: Trang trọng.

6. Trang phục:

a) Tại buổi Lễ ký kết và làm việc chính thức: Nam: Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.

b) Tại các buổi tiệc chiêu đãi và đưa Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.

c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.

7. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 03 ngày.

Điều 8. Đón tiếp Đoàn khách nước ngoài đến giao lưu văn hóa, văn nghệ, thể thao; hoặc tham dự các sự kiện văn hóa, lễ hội được tổ chức tại địa phương

1. Đơn vị chủ trì tham mưu: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch có trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

a) Phối hợp Sở Ngoại vụ nắm thông tin về Đoàn.

b) Dự thảo văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh xin chủ trương tiếp Đoàn.

c) Chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ xây dựng Kế hoạch chi tiết tiếp Đoàn.

d) Chuẩn bị nội dung giới thiệu cho Đoàn trên các lĩnh vực: Văn hóa, thể thao và du lịch trên địa bàn tỉnh

đ) Dự trù và thanh quyết toán kinh phí tiếp Đoàn.

e) Bố trí nơi ăn, nghỉ cho Đoàn.

g) Bố trí xe đưa, đón Đoàn.

h) Xây dựng chương trình và tổ chức biểu diễn các tiết mục văn nghệ, thể thao giao lưu.

i) Phối hợp các cơ quan, đơn vị liên quan bố trí và đưa Đoàn đi tham quan các danh lam, thắng cảnh của địa phương.

k) Phối hợp Sở Ngoại vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Lãnh đạo tỉnh thực đơn tiệc chiêu đãi Đoàn, số lượng và loại quà tặng cho Đoàn.

l) Dự thảo bài phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.

m) Tổ chức và mời các đơn vị có liên quan họp để triển khai và thống nhất Kế hoạch đón tiếp Đoàn.

n) Dẫn chương trình tại buổi tiếp.

o) Báo cáo kết quả tiếp Đoàn.

2. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Sở Ngoại vụ:

- Liên hệ nắm thông tin về Đoàn (thông tin về Trưởng đoàn, mục đích chuyến công tác, thời gian đến và đi của Đoàn...) để cung cấp cho Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

- Dự thảo văn bản phúc đáp cho phía bạn về việc tiếp Đoàn.

- Chuẩn bị thông tin về lý lịch trích ngang của Trưởng đoàn khách và thông tin tổng quan về mối quan hệ giữa Việt Nam nói chung và tỉnh Đồng Nai nói riêng với phía đối tác cho Lãnh đạo tỉnh thông qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Phối hợp Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thực hiện việc trang trí phông nền hội trường/sân khấu nơi tổ chức sự kiện; cung cấp cho các sở, ban, ngành nội dung các câu băng-rôn, khẩu hiệu chào mừng Đoàn.

- Chuẩn bị phiên dịch phục vụ Lãnh đạo tỉnh tiếp Đoàn.

- Bố trí chuyên viên Lễ tân tác nghiệp tại sự kiện.

- Ghi nhận nội dung buổi làm việc để có tham mưu, đề xuất phù hợp.

- Chụp hình làm tư liệu.

- Đưa thông tin về buổi tiếp Đoàn lên Bản tin Đối ngoại Đồng Nai và trên Trang thông tin điện tử của Sở Ngoại vụ.

- Lưu giữ, bảo quản và trưng bày các hiện vật, quà tặng phía đối tác tặng cho tỉnh.

- Ghi nhận thông tin về loại quà tặng và đối tượng nhận quà tặng để tránh trường hợp tặng trùng lặp về sau .

b) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chuẩn bị địa điểm tiếp Đoàn nếu cần thiết (hoa để bàn, trà, nước suối, hệ thống âm thanh, micro,....).

- Chuẩn bị quà tặng; 01 bó hoa để tặng cho Trưởng đoàn.

- Cử Lãnh đạo Văn phòng tham dự tiếp Đoàn.

- Bố trí nhân viên phục vụ buổi tiếp.

c) Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch để thực hiện kế hoạch đón tiếp Đoàn khách.

d) Công an tỉnh:

- Có kế hoạch bảo vệ an toàn cho Đoàn trong thời gian Đoàn làm việc tại tỉnh.

- Bố trí xe cảnh sát giao thông đón, tiễn và đưa Đoàn đi tham quan trong trường hợp cần thiết khi có yêu cầu.

đ) Báo Đồng Nai, Báo Lao động Đồng Nai, Đài Phát thanh và Truyền hình Đồng Nai:

- Cử phóng viên dự và đưa tin.

- Lưu giữ thông tin để làm tư liệu về các hoạt động đối ngoại của tỉnh hàng năm.

3. Thành phần tiếp Đoàn:

a) Lãnh đạo tỉnh.

b) Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

c) Lãnh đạo Sở Ngoại vụ.

d) Lãnh đạo Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

đ) Lãnh đạo một số sở, ban, ngành, đơn vị có liên quan tương ứng với thành phần và yêu cầu làm việc của Đoàn khách.

4. Hình thức tiếp: Thân mật, lịch sự.

5. Trang phục:

a) Tại buổi làm việc chính thức: Nam: Bộ đồ vest; Nữ: Bộ áo dài.

b) Tại các buổi biểu diễn giao lưu, tiệc chiêu đãi và đưa Đoàn đi tham quan: Nam: bộ đồ tây, thắt cà vạt; Nữ: bộ đồ vest.

c) Trong một số trường hợp đặc biệt Sở Ngoại vụ sẽ tham mưu trang phục tiếp đoàn cụ thể.

6. Thời gian tiếp: Từ 01 ngày đến 04 ngày.

Điều 9. Đón tiếp các Đoàn khách nước ngoài đến tham dự các Hội nghị, hội thảo được tổ chức trên địa bàn tỉnh

Tùy lĩnh vực tổ chức Hội nghị, Hội thảo; đơn vị phụ trách lĩnh vực ấy chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ tham mưu ủy ban nhân dân tỉnh việc tổ chức thực hiện.

Chương III

MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 10. Chuẩn bị bài phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh

Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ tiếp Đoàn cho đơn vị chủ trì (khi có yêu cầu) để đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh.

Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp thông tin để dự thảo bài phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh và gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước 02 ngày sự kiện diễn ra để xin ý kiến Lãnh đạo tỉnh trước khi tiếp Đoàn. Nội dung bài phát biểu phải giới thiệu và đánh giá chung về tình hình phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong năm và 05 năm; tình hình đầu tư nước ngoài trên địa bàn tỉnh, các dự án đang kêu gọi và thu hút đầu tư nước ngoài; mối quan hệ giữa địa phương với đối tác và mong muốn tiếp tục hợp tác với nhau trong thời gian tới. Các thông tin trong bài phát biểu và các báo cáo (nếu có) phải được cập nhật cho đến thời điểm tiếp Đoàn.

Khi chuẩn bị nội dung phát biểu cho Lãnh đạo tỉnh có nội dung liên quan đến vấn đề dân tộc, tôn giáo, dân chủ, nhân quyền, các vụ, việc phức tạp, nhạy cảm về an ninh trật tự hoặc thông tin thuộc bí mật nhà nước; đơn vị chủ trì cần trao đổi thống nhất với Công an tỉnh trước khi trình UBND tỉnh duyệt.

Điều 11. Lựa chọn và mua sắm quà tặng

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp Sở Ngoại vụ và các đơn vị liên quan tham mưu Lãnh đạo tỉnh về chủng loại và số lượng quà tặng cho Đoàn. Việc lựa chọn và mua sắm quà tặng phải đảm bảo các yếu tố về mỹ thuật, thể hiện được nét văn hóa truyền thống của người Việt Nam; nhỏ, gọn và không bị vỡ khi vận chuyển. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm thông tin cho Lãnh đạo tỉnh về nội dung, ý nghĩa và cách thức tạo ra sản phẩm để Lãnh đạo tỉnh có thể giới thiệu đôi nét khi tặng Đoàn.

Điều 12. Chuẩn bị tiệc chiêu đãi

Cơ quan chủ trì chịu trách nhiệm bố trí việc ăn uống cho Đoàn và chuẩn bị tiệc để Lãnh đạo tỉnh chiêu đãi Đoàn (nếu có). Thực đơn mang hương vị và truyền thống quê hương nhằm kết hợp với việc quảng bá ẩm thực Việt Nam, Tuy nhiên, phải phù hợp với phong tục tập quán ẩm thực của khách, đồng thời phải đảm bảo yếu tố vệ sinh an toàn thực phẩm.

Điều 13. Chuẩn bị và biểu diễn các tiết mục văn nghệ giao lưu

Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chịu trách nhiệm chính về việc chuẩn bị các tiết mục biểu diễn văn nghệ giao lưu và phục vụ Lãnh đạo tỉnh tiếp Đoàn. Nội dung các tiết mục, thành phần và trang phục biểu diễn, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch phải báo cáo và trình xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh trước 07 ngày sự kiện diễn ra. Các tiết mục biểu diễn phải thể hiện nét đặc trưng của văn hóa Việt Nam và mang âm hưởng dân gian.

Điều 14. Báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm

Sau khi kết thúc tiếp Đoàn 10 ngày, cơ quan chủ trì có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ kết quả tiếp Đoàn. Báo cáo cần nêu rõ kết quả của quá trình tiếp đón; các vấn đề phát sinh và việc giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có; sự phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong quá trình tiếp Đoàn; tham mưu, đề xuất, kiến nghị về các nội dung có liên quan trong quá trình trao đổi với các đối tác.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm thực hiện

1. Sở Ngoại vụ phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Quy định này đến các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, trên cơ sở đề xuất của các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, Sở Ngoại vụ sẽ tổng hợp, kiến nghị UBND tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.