QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC MẠNG TIN HỌC LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC MẠNG TIN HỌC LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24 tháng 5 năm 2005 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống mạng tin học quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (sau đây gọi tắt là mạng tin học lưu trữ) bao gồm hệ thống: máy chủ, thiết bị lưu trữ, máy tính cá nhân, thiết bị mạng (cable, Hub, Switch, Router, Modem, Firewall...), các thiết bị tin học khác, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các đơn vị, tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Điều 2. Quy chế này quy định trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan trong việc phối hợp thực hiện các biện pháp để bảo đảm vận hành an toàn và khai thác thông tin trên mạng tin học lưu trữ.

Chương II.

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

Điều 3. Mục tiêu của mạng tin học lưu trữ.

Mạng tin học lưu trữ  được sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước; công tác quản lý điều hành; công tác quản lý, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các tổ chức trực thuộc.

Điều 4. Tổ chức mạng tin học lưu trữ.

Mạng tin học lưu trữ là hệ thống liên kết dọc, bao gồm:

Các mạng thành viên:

4.1- Mạng cục bộ (LAN) tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

4.2- Mạng diện rộng (WAN) tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

4.3- Mạng LAN tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.

4.4- Mạng LAN tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.   

4.5- Mạng LAN tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

4.6- Mạng LAN tại Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ TW I.

4.7- Mạng LAN tại Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ TW II.

4.8- Mạng LAN tại Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia.

4.9- Mạng LAN tại Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia.

4.10- Mạng liên kết với cơ quan chủ quản (mạng LAN của Bộ Nội vụ).

Điều 5. Trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng tin học lưu trữ.

5.1- Các đơn vị tham gia mạng tin học lưu trữ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ mạng nội bộ của đơn vị về trang thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu của đơn vị.

5.2- Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm tham mưu giúp Cục trưởng trong việc quản lý mạng tin học lưu trữ gồm các nội dung:

- Quản lý thống nhất thiết kế kỹ thuật mạng.

- Quản lý thống nhất các phần mềm dùng chung.

- Quản lý thống nhất các chuẩn dữ liệu đối với các cơ sở dữ liệu dùng chung.  

- Quản lý kỹ thuật mạng LAN và WAN tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Tổ chức xây dựng và triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý các CSDL được nêu tại Điều 8.

5.3- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu thuộc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng LAN tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

5.4- Trung tâm Tin học thuộc các trường Trung học Văn thư, Lưu trữ TW chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng LAN tại các trường Trung học Văn thư, Lưu trữ TW.

5.5- Các tổ chức trực thuộc Cục không có đơn vị chuyên trách phải cử cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật mạng LAN của đơn vị.

Điều 6. Trách nhiệm của các đơn vị quản lý kỹ thuật.

6.1- Lập kế hoạch quản lý các cơ sở dữ liệu, bảo trì, thay thế, bổ sung các thiết bị tin học trên mạng được giao quản lý kỹ thuật, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch được phê duyệt.

6.2- Bảo đảm an toàn dữ liệu được lưu trữ tại máy chủ, tổ chức phòng chống Virus cho toàn bộ hệ thống, bảo đảm kết nối các máy trong hệ thống mạng LAN và kết nối giữa mạng LAN của đơn vị với mạng WAN của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

6.3- Cấp đăng ký truy cập mạng, tổ chức phân quyền truy cập đối với các thành viên trong mạng LAN, các mạng thành viên, các mạng liên kết.

6.4- Cấp địa chỉ mạng (IP address) và tham số mạng cho các đơn vị tham gia mạng tin học lưu trữ.

6.5- Cài đặt các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng thống nhất cho mạng được giao quản lý kỹ thuật.

6.6- Lập sổ theo dõi tình trạng hoạt động và sử dụng của các thiết bị trong mạng được giao quản lý kỹ thuật. 

Điều 7. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong mạng LAN.

7.1- Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm về việc cho phép các tổ chức, cá nhân kết nối vào mạng nội bộ của đơn vị mình.

7.2- Người được giao sử dụng thiết bị có trách nhiệm thực hiện quy trình sử dụng, kiểm tra, diệt virus định kỳ theo hướng dẫn của đơn vị phụ trách kỹ thuật.

7.3- Khi các thiết bị tin học có sự cố, người sử dụng thiết bị cần báo cho lãnh đạo đơn vị để thông báo cho đơn vị được giao quản lý kỹ thuật khắc phục. Trong trường hợp không tự khắc phục được phải báo cáo các cấp lãnh đạo có thẩm quyền để có phương án giải quyết. Trong quá trình khắc phục phải ghi sổ theo theo dõi tình trạng hoạt động và sử dụng của thiết bị.

7.4- Trước khi sử dụng thông tin trên các thiết bị lưu trữ bên ngoài cần kiểm tra và diệt virus.

7.5- Không sử dụng các trang thiết bị tin học của cơ quan phục vụ các mục đích cá nhân.

Điều 8. Quản lý cập nhật thông tin.

8.1- Các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chịu trách nhiệm cập nhật các CSDL thuộc lĩnh vực đơn vị phụ trách, cụ thể như sau:

+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ TW: Cập nhật CSDL quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan TW.

+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ Địa phương: Cập nhật CSDL quản lý công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan địa phương.

+ Trung tâm Tin học: Cập nhật CSDL thống kê công tác văn thư, lưu trữ, Website LTVN.

+ Phòng Tổ chức Cán bộ: Cập nhật CSDL quản lý cán bộ công chức.

+ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam: Cập nhật CSDL các bài tạp chí.

+ Trung tâm Nghiên cứu khoa học: Cập nhật CSDL quản lý công tác hợp tác quốc tế, CSDL tư liệu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, CSDL quản lý khoa học.

+ Văn phòng: Cập nhật CSDL Phông Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước, CSDL thi đua khen thưởng; CSDL quản lý văn bản đi, đến; CSDL văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.

+ Phòng Kế hoạch Tài chính tích hợp các CSDL quản l?ý tài sản cố định từ các đơn vị trực thuộc Cục (sử dụng phần mềm do Bộ Tài chính phát hành).

+ Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: Cập nhật CSDL về phông, bộ sưu tập lưu trữ; thông tin chỉ dẫn lưu trữ; các CSDL thông tin cấp 2; CSDL thông tin cấp 1 về tài liệu lưu trữ và CSDL tư liệu lưu trữ.

+ Các CSDL phục vụ công tác quản lý điều hành riêng của từng đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quyết định.

8.2- Để tăng cường bảo đảm an toàn dữ liệu, Trung tâm Tin học có trách nhiệm tích hợp và lưu trữ toàn bộ các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Chương III.

VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG

Điều 9. Vận hành.

9.1- Tất cả các mạng thành viên của mạng tin học lưu trữ phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn cho mạng.

9.2- Các máy chủ cơ sở dữ liệu tại các mạng thành viên phải có chế độ sao lưu dữ liệu định kỳ. Khi máy có sự cố cần báo cáo các cấp có thẩm quyền và phải có phương án khắc phục.

9.3- Chỉ có người được giao nhiệm vụ quản trị mạng của đơn vị, cán bộ phụ trách đơn vị được giao quản lý kỹ thuật mới được làm việc trên các máy chủ.

Điều 10. Khai thác sử dụng.

10.1- Đối với tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng:

- Độc giả được phép truy cập vào cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 tại phòng đọc tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

- Thủ tục cho phép đọc, in  thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá.

- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước duyệt danh mục tài liệu cho phép phục vụ khai thác sử dụng trên mạng diện rộng theo đề nghị của Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép các cá nhân được phép truy cập vào CSDL phục vụ khai thác trên mạng diện rộng.   

10.2- Đối với tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng:

- Các cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 phải áp dụng các biện pháp bảo mật chống truy nhập trái phép tại mạng LAN của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

- Thủ tục cho phép đọc, in  thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá.

- Không phục vụ khai thác sử dụng trên mạng diện rộng.

10.3- Đối với các cơ sở dữ liệu khác, quyền truy cập được quản lý như đối với tài liệu ở dạng truyền thống.

10.4- Qui định chi tiết về vận hành và khai thác sử dụng từng CSDL tại Điều 8 giao cho các đơn vị liên quan chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học xây dựng trình Cục ban hành trên cơ sở các quy định chung của bản Quy chế này.

10.5- Đối với các CSDL phục vụ công tác quản lý, điều hành riêng của các đơn vị do thủ trưởng các đơn vị quy định.

Chương IV.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Quy chế này áp dụng cho tất cả các đơn vị và cá nhân tham gia mạng tin học lưu trữ.

Điều 12. Trung tâm Tin học chủ trì, phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Quy chế này.

Điều 13. Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện được những điểm chưa hợp lý, các đơn vị, cá nhân có quyền kiến nghị với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để xem xét, sửa đổi, bổ sung./.