BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------
Số: 24/2006/QĐ-BTNMT	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2006

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY PHẠM LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Khí tượng Thủy văn, Vụ trưởng Vụ Khoa học – Công nghệ và Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Tiêu chuẩn ngành 94 TCN 23 – 2006 Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2007. Bãi bỏ Quyết định số 784/QĐ-TCKTTV ngày 07 tháng 10 năm 2002 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn ban hành Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch – Tài chính, Vụ trưởng Vụ Khí tượng Thủy văn, Vụ trưởng Vụ Khoa học – Công nghệ, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Giám đốc Trung tâm Khí tượng Thủy văn quốc gia và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Công Thành

 

TIÊU CHUẨN NGÀNH

94 TCN 23 – 2006

QUY PHẠM LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2006/QĐ-BTNMT ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn, được biên soạn trên cơ sở:

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, ban hành ngày 15 tháng 4 năm 2001;

- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, ban hành ngày 28 tháng 12 năm 2000;

- Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình khí tượng thủy văn, ban hành ngày 02 tháng 12 năm 1999;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của "Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia";

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành: "Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước";

- Nghị định số 24/CP ngày 19 tháng 3 năm 1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành "Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình khí tượng thủy văn";

- Quyết định số 212/2003/QĐ-TTg ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ: "Về danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường";

- Quyết định số 919/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 21 tháng 11 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công an: "Về danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường";

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân";

- Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp";

- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước "Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ";

- Văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước "Hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ";

- Các tiêu chuẩn ngành của Cục Lưu trữ Nhà nước nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành (Mã số TCN-03-1997 - Cặp đựng tài liệu, Mã số TCN-04-1997 - Mục lục hồ sơ, Mã số TCN-05-1997 – Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Mã số TCN 07-1998 – Giá để tài liệu) và một số văn bản khác của Cục Lưu trữ Nhà nước;

- "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản và khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" của Tổng cục Khí tượng Thủy văn, ban hành ngày 06 tháng 9 năm 1997;

- Các quy phạm chuyên môn về khí tượng thủy văn, liên quan đến lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn;

- Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn (đối với vật mang bằng giấy) – 94 TCN 23-2002;

- Các quy định về phục chế tư liệu KTTV lưu trữ.

Quy phạm này thay thế Quy phạm cùng tên, ban hành năm 2002. Nội dung chính của quy phạm gồm 5 chương và các phụ lục:

1- Quy định chung;

2- Giao nộp, thu nhận tư liệu khí tượng thủy văn;

3- Chỉnh lý lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn;

4- Bảo quản tư liệu khí tượng thủy văn;

5- Quản lý kho và cung cấp phục vụ tư liệu khí tượng thủy văn.

Phu lục A và phụ lục B.

1. QUY ĐỊNH CHUNG

1.1. Đối tượng áp dụng

Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn (KTTV) dùng cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý các cấp và những người khác liên quan đến công tác lưu trữ tư liệu KTTV, để thu nhận, chỉnh lý lưu trữ, bảo quản và cung cấp phục vụ tư liệu KTTV.

1.2. Giải thích thuật ngữ

Trong Quy phạm này, một số thuật ngữ được hiểu như sau:

a) Tư liệu KTTV là dữ liệu, mẫu vật được thu thập, khai thác từ công trình KTTV và xử lý, lưu trữ dưới nhiều hình thức, gồm:

- Các tư liệu điều tra cơ bản KTTV, môi trường không khí và nước ghi trên giấy hoặc trên các vật mang tin khác;

- Các loại biểu đồ, bản đồ, ảnh thu từ vệ tinh, các loại phim, ảnh về KTTV;

- Các thông số kỹ thuật về phương tiện đo đạc KTTV;

- Các tài liệu về vị trí, ký hiệu và trị số mốc độ cao của công trình KTTV;

- Các loại ấn phẩm về KTTV được phát hành nội bộ.

b) Tư liệu KTTV gốc (gọi tắt là tư liệu gốc) là tư liệu do phương tiện đo, do con người quan trắc hoặc kết hợp giữa phương tiện đo với con người thu thập và ghi nhận trên các vật mang tin phổ thông, hiện đại trong quá trình quan trắc, điều tra, khảo sát KTTV.

c) Tư liệu KTTV thứ cấp (gọi tắt là tư liệu thứ cấp) là tư liệu đã được xử lý, chỉnh biên hoặc tính toán từ tư liệu gốc theo quy trình, quy phạm, hướng dẫn kỹ thuật và được trình bày trên các vật mang tin.

d) Tư liệu KTTV chuyên khảo (gọi tắt là tư liệu chuyên khảo) là tư liệu được xử lý, hệ thống hóa, tổng hợp, đúc kết thành quy luật hoặc kết luận khoa học trên cơ sở tư liệu gốc, tư liệu thứ cấp hoặc cả hai; là sản phẩm của đề tài, chương trình nghiên cứu, biên soạn tiêu chuẩn về KTTV; là tư liệu KTTV và tư liệu có liên quan mật thiết với tư liệu KTTV được thu thập trao đổi, hợp tác trong và ngoài nước.

đ) Tư liệu KTTV lưu trữ (gọi tắt là tư liêu lưu trữ) là tư liệu đã kết thúc quá trình hình thành, có đầy đủ giá trị pháp lý quy định ở Điều 7 của "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" ban hành năm 1997 và đạt yêu cầu chuyên môn theo tiêu chuẩn hiện hành thuộc lĩnh vực KTTV.

e) Tư liệu KTTV hiện hành (gọi tắt là tư liệu hiện hanh là tư liệu còn giá trị tra cứu cho yêu cầu hiện tại của cơ quan, đơn vị.

g) Lưu trữ lịch sử chuyên ngành (gọi tắt là lưu trữ chuyên ngành) là lưu trữ vĩnh viễn tư liệu KTTV Ngành Tài nguyên và Môi trường.

h) Lưu trữ hiện hành là lưu trữ tạm thời của tư liệu hiện hành hoặc tư liệu lưu trữ ở cơ quan, đơn vị chưa đến hạn nộp vào lưu trữ chuyên ngành.

i) Kho lưu trữ tư liệu KTTV (gọi tắt là kho lưu trữ) là nơi có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước để lưu giữ lâu dài, an toàn tuyệt đối và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao nộp, lưu trữ, bảo quản và khai thác tư liệu KTTV.

k) Phông lưu trữ tư liệu KTTV là tư liệu KTTV được hình thành trong quá trình hoạt động KTTV và được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.

l) Chỉnh lý tư liệu KTTV lưu trữ (Chỉnh lý lưu trữ) là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng có hiệu quả.

m) Đơn vị bảo quản là đơn vị phân loại cơ bản trong phạm vi phông lưu trữ. Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV là một hoặc một số tư liệu có nội dung liên quan với nhau được lập thành ở các kho lưu trữ tư liệu KTTV. Đơn vị bảo quản có số lưu trữ riêng.

1.3. Phân cấp lưu trữ tư liệu KTTV.

Lưu trữ tư liệu KTTV được thực hiện theo phân cấp phù hợp với "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" ban hành theo Quyết định số 614/QĐ-KTTV ngày 06 tháng 9 năm 1997 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng thủy văn.

1.3.1. Lưu trữ lịch sử chuyên ngành

Lưu trữ lịch sử chuyên ngành được tập trung tại kho lưu trữ tư liệu KTTV do Trung tâm Tư liệu KTTV trực tiếp quản lý. Trung tâm Tư liệu KTTV thu nhận; lưu trữ và bảo quản toàn bộ tư liệu gốc, một bản chính tư liệu thứ cấp, một bản chính tư liệu chuyên khảo.

1.3.2. Lưu trữ hiện hành

Lưu trữ hiện hành được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc Trung tâm KTTV quốc gia, bao gồm:

a) Các Đài KTTV khu vực: lưu trữ và bảo quản tư liệu hiện hành của Đài KTTV khu vực; một bản sao tư liệu có giá trị như bản chính, một bản chính hoặc một bản sao tư liệu chuyên khảo thuộc Đài khu vực quản lý; một bản sao một số tư liệu lưu trữ thuộc địa phương lân cận Đài.

b) Trung tâm Mạng lưới KTTV và Môi trường, Trung tâm Dự báo KTTV Trung ương, Đài Khí tượng cao không, Trung tâm Khí tượng Thủy văn Biển, Liên đoàn Khảo sát Khí tượng Thủy văn: lưu trữ, bảo quản tư liệu hiện hành của đơn vị mình; một bản sao tư liệu gốc cần thiết cho nghiệp vụ hàng ngày; một bản chính tư liệu chuyên khảo do mình làm ra; một bản chính hoặc bản sao tư liệu chuyên khảo do mình thu thập và trao đổi được.

1.4. Thành phần tư liệu của phông lưu trữ KTTV

a) Tư liệu khí tượng bề mặt và bức xạ;

b) Tư liệu khí tượng nông nghiệp;

c) Tư liệu khí tượng cao không;

d) Tư liệu môi trường không khí và nước;

đ) Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông không ảnh hưởng thủy triều;

e) Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông ảnh hưởng thủy triều;

g) Tư liệu khí tượng thủy văn biển (Hải văn);

h) Tư liệu điều tra, khảo sát khí tượng thủy văn;

i) Tư liệu dự báo khí tượng thủy văn (các loại bản đồ thời tiết);

k) Tư liệu chuyên khảo.

1.5. Thẩm quyền thay đổi các nội dung trong quy phạm: Việc thay đổi các điểm trong Quy phạm này do cấp có thẩm quyền ban hành Quy phạm quyết định.

2. GIAO NỘP, THU NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN

Tư liệu KTTV thu thập, khai thác từ các công trình KTTV, phải được giao nộp, thu nhận về kho lưu trữ của các đơn vị chức năng theo phân cấp tại Mục 1.3 Quy phạm này.

2.1. Danh mục tư liệu KTTV

2.1.1. Khí tượng bề mặt và bức xạ

a) Tư liệu gốc

- Giản đồ tự ghi về: khí áp, ẩm độ, nhiệt độ, gió, nắng, mưa, bức xạ;

- Sổ quan trắc SKT-1, SKT-2, SKT-3, SKT-5 (SKH-6), SKT-11a, SKT-11b, SKT-12, SKT-13a, SKT-13b.

b) Tư liệu thứ cấp

Các báo biểu BKT-1, BKT-2b, BKT-2a (ẩm), BKT-2a (nhiệt), BKT-3, BKT-5, BKT-10, BKT-11a, BKT-11b, BKT-11c, BKT-12a, BKT-12b, BKT-12c, BKT-13a, BKT-13b, BKT-14, BKT-15.

2.1.2. Khí tượng nông nghiệp

a) Tư liệu gốc

- Sổ quan trắc SKN-1, SKN-2, SKN-4;

- Sổ quan trắc, khảo sát trên đồng ruộng.

b) Tư liệu thứ cấp

Các báo biểu BKN-1, BKN-2.

2.1.3. Khí tượng cao không

a) Tư liệu gốc

- Băng thu, băng sơ toán, giản đồ, ly mét;

- Biểu ghi số liệu thám không BTK-1;

- Biểu ghi số liệu gió vô tuyến BTK-2;

- Biểu ghi kết quả quan trắc thám không vô tuyến BTK-3;

- Sổ quan trắc Pilot STK-2;

- Bản đồ ra đa thời tiết;

- Ảnh sản phẩm các loại ra đa thời tiết;

- Sổ quan trắc ô zôn ZOZ-1, SOZ-2;

- Sổ quan trắc bức xạ cực tím SCT-1, SCT-2.

b) Tư liệu thứ cấp

- Báo cáo tổng hợp thám không vô tuyến BTK1a;

- Báo cáo tổng hợp các mặt đẳng áp chuẩn BTK-11;

- Báo cáo số liệu gió trên cao (pilot) BTK-2a;

- Báo cáo số liệu ra đa thời tiết;

- Báo cáo tháng về số liệu ôzôn BOZ;

- Báo cáo tháng về số liệu bức xạ cực tím BCT.

2.1.4. Môi trường không khí và nước

- Tập tài liệu các trạm môi trường tự động;

- Tập biểu ghi kết quả quan trắc, phân tích các yếu tố môi trường không khí: MTK-1, MTK-2, MTK-3, MTK-4, MTK-6;

- Các biểu ghi kết quả quan trắc các yếu tố môi trường nước: MTN-1, MTN-2, MTN-3, MTN-4, MTN-5;

- Các biểu ghi kết quả quan trắc các yếu tố môi trường nước mặn: MTN-6, MTN-, MTN-8;

2.1.5. Thủy văn vùng sông không ảnh hưởng thủy triều (vùng ngọt)

a) Tư liệu gốc

- Sổ quan trắc mực nước N-1;

- Giản đồ tự ghi mực nước các loại;

- Sổ đo sâu N-2;

- Sổ ghi đo lưu lượng nước, lưu lượng chất lơ lửng N-4;

- Sổ dẫn thăng bằng;

- Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng N-6.

b) Tư liệu thứ cấp

Tập tài liệu chỉnh biên.

2.1.6. Thủy văn vùng sông ảnh hưởng thủy triều (vùng triều)

a) Tư liệu gốc

- Sổ quan trắc mực nước T-1;

- Giản đồ tự ghi mực nước các loại;

- Sổ đo sâu N-2;

- Sổ ghi đo lưu lượng nước, lưu lượng chất lơ lửng N-4;

- Sổ dẫn thăng bằng;

- Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng N-6;

- Biểu ghi đo tốc độ nước.

b) Tư liệu thứ cấp

- Tập tài liệu chỉnh biên (mực nước, lượng mưa, nhiệt không khí và nước);

- Tập tài liệu chỉnh biên (lưu lượng, nước và các yếu tố thủy văn);

- Tập tài liệu chỉnh biên (các phụ lục: Biểu tính lượng triều…).

2.1.7. Khí tượng thủy văn biển (Hải văn)

a) Tư liệu gốc

- Sổ quan trắc hải văn ven bờ SHV-1;

- Giản đồ triều ký;

- Tài liệu khảo sát hải văn.

b) Tư liệu thứ cấp

- Báo cáo quan trắc hải văn các obs chính BHV-1;

- Báo cáo quan trắc hải văn mực nước từng giờ và các trị số đặc trưng BHV-2;

- Các báo cáo khảo sát hải văn.

2.1.8. Điều tra khảo sát khí tượng, thủy văn, môi trường

- Sổ ghi đo và báo cáo kết quả điều tra, khảo sát khí tượng;

- Sổ ghi đo và kết quả điều tra, khảo sát thủy văn (kiệt, lũ);

- Sổ ghi đo và báo cáo kết quả điều tra, khảo sát môi trường;

2.1.9. Bản đồ dự báo thời tiết

- Bản đồ mặt đất;

- Bản đồ trên cao – các mặt đẳng áp: 850 mb, 700 mb, 500 mb, 300 mb, 200 mb;

- Bản đồ biển Đông.

2.1.10. Tư liệu chuyên khảo

- Các ấn phẩm về KTTV được phát hành nội bộ;

- Các loại tư liệu KTTV và tư liệu có liên quan thu thập được thông qua hợp tác, trao đổi quốc tế.

2.2. Thủ tục giao nộp, thu nhận tư liệu KTTV

2.2.1. Lưu trữ hiện hành

- Thu nhận toàn bộ tư liệu gốc, tư liệu thứ cấp, tư liệu chuyên khảo từ các bộ phận, cá nhân trực thuộc;

- Kiểm tra khối lượng và hoàn chỉnh chất lượng toàn bộ tư liệu;

- Nộp về Trung tâm Tư liệu KTTV tư liệu được quy định tại Mục 1.3.1 của Quy phạm này;

- Tổ chức lưu trữ tại đơn vị tư liệu quy định tại Mục 1.3.2 của Quy phạm này.

Khi giao nộp tư liệu về Trung tâm Tư liệu KTTV, các đơn vị cần có các văn bản sau đây:

+ Công văn về việc giao nộp tư liệu do Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu gửi Trung tâm Tư liệu KTTV;

+ Bản giao nhận tư liệu, trong đó thống kê tư liệu giao nộp, ghi rõ số lượng, chủng loại tư liệu và các ghi chú cần thiết khác về chất lượng tư liệu. Bản giao nhận này lập thành hai bản, Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu cơ quan (xem Phụ lục A.1 Quy phạm này).

2.2.1. Lưu trữ lịch sử chuyên ngành – Trung tâm Tư liệu KTTV

a) Đối với tư liệu thu nhận trực tiếp

- Bên giao nộp và bên thu nhận cùng kiểm kê và ký xác nhận vào 2 bản giao nhận tư liệu do bên giao nộp lập (xem Phụ lục A.1 Quy phạm này). Mỗi bên giữ một bản;

- Hai bên ký vào sổ biên bản giao - nhận tư liệu do đơn vị nhận tư liệu giữ (xem Phụ lục A.2 Quy phạm này).

b) Đối với tư liệu nhận qua đường bưu điện:

- Bên nhận kiểm kê tư liệu, đối chiếu với bản giao nhận tư liệu, nếu có sai lệch phải thông báo bằng văn bản cho bên giao tư liệu;

- Bên nhận gửi đơn vị giao tư liệu một bản giao nhận tư liệu có chữ ký và ghi rõ họ, tên người nhận tư liệu. Trong sổ biên bản, bên nhận cũng phải làm đủ thủ tục như khi nhận trực tiếp và ghi chú là nhận qua bưu điện.

3. CHỈNH LÝ LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN

Tất cả tư liệu KTTV được xác định có giá trị lưu trữ đều phải lưu trữ tại các kho lưu trữ theo quy định. Trung tâm Tư liệu KTTV và các đơn vị làm nhiệm vụ lưu trữ tư liệu hiện hành, tổ chức phông lưu trữ riêng và bảo quản trong kho lưu trữ do mình quản lý. Toàn bộ tư liệu có trong kho lưu trữ, tư liệu thu nhận hàng năm phải được chỉnh lý.

3.1. Xác định giá trị và thời hạn lưu trữ tư liệu KTTV

3.1.1. Xác định giá trị lưu trữ

Xác định giá trị tư liệu lưu trữ để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tư liệu; xác định giá trị tư liệu lưu trữ phải bảo đảm theo nguyên tắc và tiêu chuẩn quy định.

Các loại tư liệu KTTV có giá trị lưu trữ:

a) Tư liệu KTTV có tính lịch sử, thu thập trước 1945 đối với miền Bắc, và trước 1975 đối với miền Nam;

b) Tư liệu thu thập vào bất kỳ thời kỳ nào ở các trạm KTTV, liên quan đến việc bảo vệ chủ quyền Quốc gia. Đó là tư liệu của các trạm KTTV nước ta nằm sát biên giới giữa Việt Nam với các nước láng giềng, ở các đảo thuộc chủ quyền nước ta;

c) Tư liệu thu thập theo quy trình, quy phạm kỹ thuật, được đánh giá chất lượng và đưa vào lưu trữ;

d) Tư liệu KTTV và các loại tư liệu có liên quan thu thập qua hợp tác, trao đổi Quốc tế;

đ) Các loại quy trình, quy phạm hướng dẫn nghiệp vụ, mã luật chuyên môn, các ấn phẩm KTTV đã xuất bản;

e) Các quy chế về nghiệp vụ, an toàn lao động.

3.1.2. Thời hạn lưu trữ tư liệu

a) Lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn: Tư liệu KTTV quy định ở Điều 3.1 từ khoản a đến khoản đ được lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn;

b) Lưu trữ tạm thời: Tư liệu ở Điều 3.1.1 khoản e được lưu trữ khi các văn bản đó còn hiệu lực và lưu trữ tiếp 3 năm kể từ khi văn bản hết hiệu lực.

3.2. Thống kê tư liệu KTTV

Thống kê tư liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm chính xác số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu, hệ thống bảo quản. Tất cả tư liệu lưu trữ trong kho và tư liệu thu nhận hàng năm phải được thống kê. Thống kê tư liệu KTTV theo phông lưu trữ quy định tại Mục 1.4 Quy phạm này.

3.2.1. Trình tự thống kê tư liệu KTTV

a) Tư liệu điều tra cơ bản KTTV (xem Mục 1.4 từ khoản a đến khoản h Quy phạm này):

- Thống kê theo Đài KTTV khu vực, thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông;

- Trong mỗi Đài KTTV khu vực, thống kê theo tỉnh, thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông. Các Đài KTTV khu vực và tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nằm trong địa bàn quản lý của Đài sắp xếp theo quy định tại Phụ lục A.15 Quy phạm này;

- Trong mỗi tỉnh, tư liệu KTTV thống kê theo thứ tự vần chữ cái đầu tiên của tên trạm KTTV. Mẫu thống kê và các ví dụ về thống kê tư liệu điều tra cơ bản, xem Phụ lục A.3 Quy phạm này.

b) Tư liệu bản đồ thời tiết: thống kê theo các loại bản đồ thời tiết, xem biểu TK-9 Phụ lục A.3 Quy phạm này.

c) Tư liệu chuyên khảo: thống kê theo tên (nội dung) của tư liệu và thời gian xuất bản hoặc thu nhận được, xem biểu TK-10 Phụ lục A.3 Quy phạm này.

3.2.2. Xác nhận trạng thái vật lý tư liệu lưu trữ:

Trong quá trình thống kê phải xác nhận trạng thái vật lý tư liệu (mẫu biểu, giấy, mực viết, chữ số) những tư liệu trùng lặp chỉ chọn một bản có chất lượng tốt nhất đưa vào lưu trữ, những bản còn lại làm thủ tục xin tiêu hủy theo quy định tại Mục 3.7 của Quy phạm này.

3.3. Phân loại tư liệu KTTV

Phân loại tư liệu lưu trữ là sự phân chia tư liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể, căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tư liệu đó.

3.3.1. Phân loại tư liệu KTTV theo phông lưu trữ

Sơ đồ 1 – Phân loại tư liệu KTTV

Căn cứ sự hình thành, quy trình nghiệp vụ tư liệu KTTV, việc phân loại tư liệu KTTV trên cơ sở các thành phần phông lưu trữ theo quy định tại Mục 1.4 Quy phạm này.

3.3.2. Các khối, nhóm tư liệu KTTV

Tùy theo các thành phần phông theo sơ đồ 1, tư liệu được phân chia thành các khối tư liệu sau:

a) Các loại sổ gốc quan trắc;

b) Các loại giản đồ, băng thu, ly mét, băng sơ toán;

c) Các loại báo cáo chỉnh lý, chỉnh biên;

d) Biểu ghi đo và xử lý (tư liệu gốc, gồm: số liệu là kết quả đo và xử lý từ máy tự động, số liệu đo đạc và phân tích tính toán ở phòng thí nghiệm…);

đ) Bản đồ, ảnh thu từ vệ tinh;

e) Tư liệu chuyên khảo.

3.3.3. Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV

Tư liệu KTTV (xem Điều 3.3.1), được phân loại tiếp (xem Điều 3.3.2) cho đến đơn vị bảo quản (ĐVBQ). ĐVBQ tư liệu lưu trữ là đơn vị phân loại cơ bản dựa trên tiêu chí nội dung của một hoặc một số tư liệu liên quan với nhau. Trước khi phân loại, tất cả tư liệu phải được hoàn chỉnh, kể cả việc đóng thành quyển đối với các tư liệu khi thu nhận còn rời rạc. Đóng quyển tư liệu bằng chỉ, không được dùng các loại đinh ghim.

a) Tư liệu điều tra cơ bản KTTV: Các loại tư liệu thuộc các thành phần phông quy định tại Mục 1.4 từ khoản a đến khoản h Quy phạm này, được phân thành các khối (nhóm) tư liệu, sau đó chia ra ĐVBQ (xem sơ đồ 2).

Sơ đồ 2 - các ĐVBQ tư liệu ĐTCB

- Nhóm sổ gốc: phân chia theo loại quan trắc nhiều yếu tố hay một yếu tố để thành lập đơn vị bảo quản.

- Nhóm giản đồ: phân chia theo yếu tố đo để thành lập đơn vị bảo quản.

- Báo biểu chỉnh lý, chỉnh biên (tư liệu thứ cấp): phân chia theo các yếu tố hay nhóm yếu tố, để thành lập các đơn vị bảo quản.

- Biểu ghi đo và xử lý: phân chia theo nhóm tổng hợp các yếu tố đo để thành lập đơn vị bảo quản.

b) Bản đồ thời tiết: phân chia theo nhóm (bản đồ mặt đất, bản đồ trên cao, bản đồ biển Đông) để thành lập các đơn vị bảo quản (xem sơ đồ 3)

c) Tư liệu chuyên khảo: phân chia theo tên tư liệu để thành lập các đơn vị bảo quản.

3.4. Lập đơn vị bảo quản (ĐVBQ) tư liệu KTTV

3.4.1. Quy cách lập đơn vị bảo quản tư liệu KTTV

a) Lập đơn vị bảo quản theo năm

Sổ quan trắc:

- Khí tượng bề mặt và bức xạ: sổ SKT-1, SKT-2, SKT-3, SKT-5, SKH-6, SKT-11, SKT-12, SKT-13a, SKT-13b;

- Khí tượng nông nghiệp: sổ SKN-2, SKN-4;

- Khí tượng cao không: STK2 và tư liệu ra đa thời tiết;

- Môi trường: tài liệu quan trắc và báo cáo kết quả phân tích của từng loại trạm (môi trùơng tự động; môi trường không khí: MKT-1, MTK-2, MTK-3, MTK-4, MTK-6; môi trường nước: MTN-1, MTN-2, MTN-3, MTN-4, MTN-5 và môi trường mặn: MTN-6, MTN-7, MTN-8);

- Thủy văn lục địa không ảnh hưởng thủy triều: sổ đo mực nước, sổ đo sâu, sổ dẫn cao độ, sổ ghi đo lưu lượng nước N-4, biểu ghi đo và xử lý mẫu nước chất lơ lửng;

- Thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều: sổ đo mực nước, sổ đo sâu, sổ dẫn cao độ, sổ ghi đo lưu lượng nước N-4, sổ đo tốc độ nước, biểu ghi đo và xử lý mẫu nước chất lơ lửng;

- Hải văn: SHV1.

Giản đồ

Giản đồ mỗi năm của một yếu tố đo được lập thành một đơn vị bảo quản.

Báo biểu chỉnh lý, chỉnh biên (tư liệu thứ cấp):

- Khí tượng bề mặt: các loại báo biểu BKT-1, BKT-5 (BKH-6), BKT-11a, BKT-11b, BKT-11c, BKT-12a, BKT-12b, BKT-12c. Riêng các loại báo biểu: BKT-2b (áp), BKT-2a (ẩm), BKT-2a (nhiệt), BKT-3, BKT-10, BKT-13a, BKT-13b, BKT-14, BKT-15 có thể lập 01 ĐVBQ cho 2-3 năm tài liệu;

- Khí tượng cao không: các loại báo biểu BTK-1a, BTK-2b, BTK-11, BOZ, BCT;

- Thủy văn lục địa không ảnh hưởng thủy triều: Các tập chỉnh biên;

- Thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều: Các tập chỉnh biên (mực nước và các yếu tố khác, tập chỉnh biên lưu lượng và các yếu tố thủy văn, tập tính toán lượng triều…);

- Hải văn: các loại báo biểu BHV-1, BHV-2.

Điều tra khảo sát khí tượng, thủy văn, hải văn.

b) Lập đơn vị bảo quản theo mùa vụ: Khí tượng nông nghiệp SKN1a, SKN1b; các loại báo biểu BKN-2, BKN-1.

c) Lập đơn vị bảo quản theo obs quan trắc hàng tháng/năm

- Khí tượng cao không: giản đồ, băng thu, băng sơ toán, ly mét; các bảng ghi số liệu: BTK-1, BTK-2, BTK-3.

- Bản đồ thời tiết.

d) Lập đơn vị bảo quản theo tên tư liệu và thời gian xuất bản của tư liệu chuyên khảo.

Tất cả tư liệu đã lập đơn vị bảo quản phải xếp vào cặp hộp hoặc được đóng bìa cứng thành quyển.

3.4.2. Quy cách biên mục đơn vị bảo quản tư liệu KTTV

a) Biên mục bên trong đơn vị bảo quản

Biên mục trong là ghi những thông tin về thời gian có tư liệu trong một đơn vị bảo quản, các thông tin viết vào chỗ trống phía trên góc trái của trang đầu, tháng đầu của một năm tư liệu thuộc ĐVBQ. Nếu dùng nhãn thì nhãn dán vào phía trên góc trái của trang đầu, tháng đầu của một năm tư liệu thuộc ĐVBQ.

- Đối với các loại tư liệu điều tra cơ bản: các loại tư liệu được liệt kê tại các Điều 2.1.1 đến 2.1.8 của Quy phạm này, biên mục trong được tiến hành theo từng trạm, từng năm cụ thể (ghi tên tài liệu, tên trạm, năm và tháng có tư liệu) và theo thứ tự thời gian từ năm bắt đầu có tư liệu đến năm kết thúc (xem ví dụ sau đây).

- Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, tư liệu chuyên khảo: tùy tình hình cụ thể để biên mục trong và phải theo quy định tại khoản a Điều 3.4.2.

b) Biên mục ngoài

Trong kho lưu trữ, tư liệu KTTV được xếp vào cặp hộp hoặc đóng quyển bìa cứng; cặp hộp hay quyển bìa cứng có chứa tư liệu phải có biên mục bên ngoài.

Biên mục ngoài các đơn vị bảo quản là nhãn ghi các thông tin về tư liệu (tên phông lưu trữ, tên tư liệu, số lưu trữ, tên trạm, thời gian có tư liệu) để sắp xếp tư liệu, quản lý và phục vụ khai thác tư liệu nhanh chóng, thuận tiện. Nhãn ghi biên mục ngoài có kích thước quy định và in sẵn các tiêu chí cho từng loại.

- Đối với tư liệu xếp vào cặp hộp (cặp hộp kích thước 40cm x 29cm x 10cm0: dùng nhãn có kích thước 9,0cm x 6,5cm, cài vào gáy cặp hộp sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của hộp bằng 2/5 chiều dài hộp.

Ví dụ: Nhãn cài vào gáy cặp hộp

Ví dụ: Tư liệu đóng thành quyển bìa cứng

- Đối với tư liệu đóng thành quyển bìa cứng: Làm 01 (một) nhãn có kích thước 5cm x 3cm dán vào gáy của quyển sổ sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của sổ bằng 2/5 chiều dài sổ và 01 (một nhãn có kích thước 8cm x 5cm dán vào chính giữa mặt trước sổ.

- Đối với nhóm tư liệu bản đồ thời tiết: Làm 02 (hai) nhãn ghi thông tin (tên phông tư liệu, tên bản đồ, số lưu trữ, thời gian hình thành tư liệu), 01 (một) nhãn kích thước 10cm x 7cm dán vào mặt quyển sổ và 01 (một) nhãn kích thước 6cm x 4cm dán vào gáy sổ sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của sổ bằng 2/5 chiều dài sổ.

3.4.3. Quy cách đánh số lưu trữ tư liệu KTTV

Các ĐVBQ tư liệu KTTV sau khi được đóng bìa cứng hay xếp vào cặp hộp đều được đánh số lưu trữ. Trong một phông lưu trữ, số lưu trữ được mã hóa có nội dung, không bị trùng lặp và mở để có thể bổ sung thêm các ĐVBQ mới. Việc đánh số lưu trữ được mã hóa theo ký hiệu loại thành phần phông tư liệu + khối (nhóm tài liệu) + mã trạm có tài liệu và số thứ tự của ĐVBQ của loại tư liệu đó.

3.5. Sắp xếp tư liệu trong kho lưu trữ

Tất cả tư liệu KTTV sau khi xếp trong cặp hộp và đóng vào bìa cứng đều được sắp xếp lên giá.

3.5.1. Nguyên tắc sắp xếp tư liệu:

Tư liệu sắp xếp trong kho theo từng thành phần phông (xem quy định tại Mục 1.4 của Quy phạm này).

a) Tư liệu điều tra cơ bản: Tư liệu thống kê từ Điều 2.1.1 đến 2.1.3 và 2.1.5 đến 2.1.7 Mục 2.1 Quy phạm này; tư liệu gốc sắp xếp riêng và tư liệu thứ cấp sắp xếp riêng. Tư liệu gốc phân chia ra nhóm giản đồ, nhóm sổ gốc sắp xếp riêng. Tư liệu thống kê tại Điều 2.1.4 và 2.1.8 Mục 2.1 Quy phạm này: sắp xếp theo trạm và thời gian có tài liệu.

b) Tư liệu dự báo KTTV, tư liệu chuyên khảo: sắp xếp riêng; do tính đặc thù của tư liệu, có thể phải thiết kế giá có kích thước riêng cho phù hợp.

Khi sắp xếp, tùy vào khối lượng tư liệu ít hay nhiều, kho chật hay rộng để sắp xếp các nhóm riêng biệt vào từng giá, từng phòng kho, từng tầng kho. Các tư liệu thường xuyên đưa ra phục vụ, sắp xếp vào phòng kho thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.

3.5.2. Sắp xếp tư liệu lên giá

a) Bố trí hệ thống giá trong phòng kho

- Giá để tư liệu trong mỗi phòng kho phải được đánh số thứ tự. Giá để tư liệu phải xếp thẳng hàng, vuông góc với cửa sổ phòng kho; lối đi đầu giá là 40 – 60cm – 60cm, giữa các hàng giá cố định là 70cm – 80cm; lối đi chính trong kho là 120cm – 150cm.

Hình 1 - Hệ thống giá trong phòng kho rộng và sâu

- Đối với phòng kho rộng và sâu, hệ thống giá tư liệu xếp và đánh số thứ tự theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho (Hình 1).

Hình 2 - Hệ thống giá trong phòng kho hẹp và nông

- Nếu lòng kho hẹp, nông, chỉ sắp xếp được một dãy thì các giá tư liệu được xếp và đánh số thứ tự theo nguyên tắc từ trái qua phải, theo hướng của người đi từ cửa vào kho (Hình 2).

- Thông thường giá tư liệu là giá đúp tạo thành từ hai giá dựa lưng vào nhau, mỗi giá đơn (mặt giá) được xem là một đơn vị riêng và đánh số thứ tự theo hình 3.

Hình 3 – Giá để tư liệu và cách đánh số

b) Sắp xếp tư liệu: Tư liệu sắp xếp trong kho theo nguyên tắc chung và tương ứng với trình tự thống kê tư liệu (xem Điều 3.2.1 Quy phạm này).

- Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, sắp xếp theo nhóm bản đồ, theo trình tự thời gian có tư liệu.

- Đối với tư liệu chuyên khảo: thứ tự sắp xếp lên giá theo tên tư liệu và trình tự thời gian có tư liệu.

- Trong quá trình sắp xếp, nếu những tư liệu còn tiếp tục bổ sung, thì cần dành một số khoảng trống nhất định trên giá để có thể xếp tư liệu.

Trong mỗi phòng kho phải có sơ đồ bố trí giá tư liệu; trên mỗi đầu giá phía cửa vào kho, phải có biểu ghi tên tư liệu cụ thể, để bảo quản, tra tìm tư liệu được nhanh chóng.

3.6. Xây dựng công cụ tra tìm tư liệu

Công cụ tra tìm tư liệu trong kho lưu trữ KTTV là mục lục hồ sơ tư liệu và các công cụ khác.

3.6.1. Mục lục hồ sơ tư liệu (mục lục tư liệu)

Mục lục tư liệu được lập sau khi tư liệu đã phân loại lập ĐVBQ và sắp xếp lên giá lưu trữ. Mục lục tư liệu được lập như sau:

- Đối với tư liệu điều tra cơ bản (từ Điều 2.1.1 đến 2.1.8 Mục 2.1 Quy phạm này), mục lục tư liệu lập riêng cho từng loại tư liệu theo thành phần phông quy định tại Mục 1.4. Trong mỗi loại lập riêng cho từng yếu tố hay nhóm yếu tố (Điều 3.3.2) theo thứ tự thời gian (xem Phụ lục A.5 biểu ML-1a, 1b).

- Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, mục lục tư liệu lập riêng cho từng loại bản đồ và theo thứ tự thời gian (xem Phụ lục A.5 biểu ML-9a, ML-9b).

- Đối với tư liệu chuyên khảo, mục lục tư liệu lập theo tên tư liệu và theo trình tự thời gian có tư liệu đó (xem Phụ lục A.5 biểu ML-10b).

3.6.2. Xây dựng công cụ tra tìm tư liệu trên máy tính

Xây dựng các phần mềm quản lý tư liệu lưu trữ phục vụ tra tìm nhanh, thuận tiện.

3.7. Tiêu hủy tư liệu KTTV lưu trữ

3.7.1. Xác định tư liệu KTTV cần tiêu hủy

Những tư liệu KTTV có một trong các điều kiện sau đây được xem là tư liệu cần tiêu hủy:

- Tư liệu KTTV thừa;

- Tư liệu KTTV không có giá trị, không còn giá trị;

- Tư liệu KTTV bị phá hủy do công trùng, hỏa hoạn v.v, không thể phục chế được.

3.7.2. Trình tự, thủ tục tiêu hủy tư liệu

a) Lập danh mục tư liệu cần tiêu hủy

Sau khi xác định tư liệu có đủ điều kiện quy định tại Điều 3.7.1, cơ quan làm nhiệm vụ lưu trự cần:

- Lập danh mục những tư liệu cần tiêu hủy (xem Phụ lục A.5 Quy phạm này).

- Trình cấp có thẩm quyền xem xét danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy.

b) Thành lập Hội đồng: "Xác định giá trị và Tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy"

- Cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập Hội đồng "Xác định giá trị và Tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy" để xem xét tư liệu KTTV cần tiêu hủy theo phân cấp tại Điều 3.7.3.

- Các thành viên Hội đồng do cấp có thẩm quyền quyết định.

c) Nhiệm vụ của Hội đồng

- Kiểm tra danh mục tư liệu cần tiêu hủy do đơn vị đã trình theo các nội dung sau:

+ Xác định tư liệu thừa cần tiêu hủy bằng cách đối chiếu trực tiếp với tư liệu cùng loại đang giữ lại lưu trữ;

+ Xác định các tư liệu đã bị phá hủy do côn trùng, hỏa hoạn v.v. không thể phục chế được.

- Khi hoàn tất các công việc nêu trên, các thành viên Hội đồng ký và viết rõ họ, tên vào biểu danh mục đã kiểm tra.

- Lập biên bản kết quả xét duyệt (theo mẫu ở Phụ lục A.6 Quy phạm này), có chữ ký của các thành viên Hội đồng.

- Trình cấp có thẩm quyền biên bản kết quả xét duyệt và toàn bộ các bản danh mục có tư liệu cần tiêu hủy; trả lại đơn vị lưu trữ danh mục tư liệu không đủ điều kiện cho tiêu hủy.

3.7.3. Cấp có thẩm quyền quyết định cho phép tiêu hủy tư liệu

Trung tâm KTTV quốc gia ra quyết định tiêu hủy tư liệu thuộc đơn vị lưu trữ hiện hành và giao cho đơn vị thực hiện tiêu hủy.

Bộ Tài nguyên và Môi trường ra quyết định tiêu hủy tư liệu thuộc lưu trữ lịch sử và giao cho đơn vị thực hiện tiêu hủy.

3.7.4. Lập hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy

- Hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy gồm:

+ Tờ trình của Thủ trưởng cơ quan đề nghị những tư liệu cần tiêu hủy;

+ Quyết định của cấp có thẩm quyền thành lập Hội đồng tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy;

+ Biên bản họp Hội đồng tư vấn xét duyệt danh mục tư liệu cần tiêu hủy;

+ Danh mục tư liệu cần tiêu hủy đã được duyệt;

+ Quyết định của cấp có thẩm quyền cho tiêu hủy tư liệu;

- Hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy được đưa vào lưu trữ như những hồ sơ lưu trữ tư liệu KTTV khác.

3.7.5. Tổ chức thực hiện tiêu hủy

- Chỉ được tiến hành tiêu hủy khi có quyết định của cấp có thẩm quyền.

- Chuyển tất cả các tư liệu cần tiêu hủy vào một phòng riêng, tách biệt với các tư liệu khác.

- Kiểm tra, đối chiếu lần cuối từng tư liệu trước khi tiêu hủy.

- Trước khi tiêu hủy, các bản chứa thông tin tư liệu cần tiêu hủy phải được cắt rời, sao cho các mảnh chứa thông tin không còn ý nghĩa.

- Hình thức tiêu hủy do cấp có thẩm quyền quyết định. Hình thức tốt nhất là đưa vào các cơ sở sản xuất giấy.

4. BẢO QUẢN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN LƯU TRỮ

4.1. Yêu cầu đối với hệ thống kho (xem Phụ lục A.7 Quy phạm này)

4.2. Các thiết bị bảo quản tư liệu

4.2.1. Phương tiện đựng tư liệu

a) Giá để tư liệu

Giá để tư liệu phải thiết kế chắc chắn, nhiều tầng (tối đa không quá 5 tầng), có kích thước phù hợp với việc bản quản tư liệu KTTV.

Trong các kho lưu trữ tư liệu KTTV hiện nay, nên dùng loại giá làm bằng thép tấm ký hiệu GLT, theo tiêu chuẩn ngành của Cục Lưu trữ Nhà nước (TCN 07-1998); loại giá này bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và dễ lắp ráp, di chuyển (Hình 4).

Hình 4 – Giá để tư liệu 4 tầng

b) Cặp hộp, bìa

Trên cơ sở mẫu mã, kích thước các loại tư liệu lưu trữ, cặp hộp, bìa cứng phải thiết kế cho phù hợp với công tác bảo quản, khai thác sử dụng.

- Cặp hộp: Cặp hộp có kích thước 40 x 29 x 10(cm) làm bằng vải giả da hoặc chất dẻo (hình 5).

- Bìa cứng: Bìa cứng đóng trực tiếp vào tư liệu như BKT1, BKT2a, BKT2b v.v. thành quyển.

- Bìa mềm: có thể dùng bìa mềm đóng quyển tư liệu phù hợp với kích thước các loại tư liệu theo quy phạm hiện hành, dùng giấy bìa loại tốt có độ bền dai, in sẵn tên tư liệu và những thông tin cần thiết (biên mục).

4.2.2. Phương tiện bảo quản môi trường kho tư liệu

a) Đo nhiệt độ, độ ẩm

Mỗi phòng kho phải có phương tiện đo nhiệt độ, độ ẩm bên trong và nơi thoáng mát bên ngoài để so sánh chế độ nhiệt, ẩm trong và ngoài kho. Trên cơ sở đó điều chỉnh chế độ làm việc của máy điều hòa không khí và máy hút ẩm cho thích hợp.

b) Quạt thông gió, máy điều hòa không khí

Kho lưu trữ thường lợi dụng thông gió tự nhiên kết hợp với quạt thông gió.

Số lượng và công suất quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tư liệu.

Vào thời kỳ nhiệt độ không khí ngoài trời cao, cần sử dụng máy điều hòa không khí bảo đảm nhiệt độ trong kho luôn ở mức 20^oC ± 2^oC. Số lượng và công suất máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho.

c) Máy hút ẩm

Để duy trì chế độ ẩm trong kho ở mức 50% ± 5%, cần sử dụng máy hút ẩm. Số lượng và công suất máy hút ẩm tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho.

d) Dụng cụ làm vệ sinh

Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tư liệu và vệ sinh kho như máy hút bụi, các dụng cụ vệ sinh thông thường khác.

4.3. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản

4.3.1. Chống ẩm

a) Biện pháp thông gió

- Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên, chống ẩm cho tư liệu;

- Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5^oC;

- Khi mở cửa thông gió, không để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào tư liệu; bụi, côn trùng, khí độc v.v. xâm nhập vào phòng kho.

b) Máy hút ẩm, điều hòa không khí

Khi độ ẩm trong kho tăng vượt quá giới hạn cho phép, dùng máy hút ẩm, điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ.

4.3.2. Chống nấm mốc

Thường xuyên làm vệ sinh tư liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. 10 ngày phải lau chùi tư liệu, phương tiện bảo quản một lần. Phải duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt, ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tư liệu. Quy trình vệ sinh kho, bảo quản tư liệu xem Phụ lục A.8 Quy phạm này.

Khi phát hiện nấm mốc, phải cách ly ngay khối tư liệu đó và thực hiện các biện pháp chống nấm mốc bằng hóa chất Formaldehyl (CHO) 40% hay Thymol (HCHO). Việc sử dụng hóa chất xử lý nấm mốc phải được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và cơ quan chuyên môn hướng dẫn hoặc trực tiếp đảm nhận.

4.3.3. Chống côn trùng

Tư liệu trước khi nhập kho phải khử trùng, có phòng kho chuyên dùng để khử trùng tư liệu.

Toàn bộ kho tư liệu phải khử trùng định kỳ 03 (ba) năm 01 (một) lần. Trong thời gian giữa 02 (hai) lần khử trùng, nếu phát hiện trong kho có côn trùng thì phải tổ chức khử trùng trước thời hạn quy định.

4.3.4. Chống mối

Việc phòng, chống mối phải tiến hành xử lý ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ. Phải thường xuyên kiểm tra kho, nếu thấy mối xuất hiện thì phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý.

4.3.5. Chống chuột

Phải hạn chế tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho, trong đó cần lưu ý kiểm tra các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi v.v. Cửa kho, cửa sổ cần làm theo yêu cầu ở Phụ lục A.7 của Quy phạm này.

Tuyệt đối không được để thức ăn trong kho lưu trữ.

Khi phát hiện có chuột trong kho, phải dùng bẫy hoặc bả để diệt; khi dùng các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

4.4. Tu bổ, phục chế tư liệu KTTV

Tu bổ, phục chế tư liệu KTTV là công tác thường xuyên của cơ quan làm công tác lưu trữ.

4.4.1. Khảo sát tư liệu

Hàng năm, qua kiểm tra, bảo quản, phục vụ tư liệu phát hiện những tư liệu cần tu bổ, phục chế từng phần hay phục chế toàn phần để đưa vào kế hoạch công tác của đơn vị.

4.4.2. Tu bổ, phục chế từng phần

Tu bổ, phục chế từng phần là việc tu bổ, phục chế các trang tư liệu hoặc một phần nhỏ nội dung của đơn vị bảo quản tư liệu KTTV.

Biện pháp vá, dán tư liệu thích hợp với trang tư liệu còn sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, nhòe mực, ẩm ướt; giấy có trạng thái vật lý tốt, nhưng bị rách mép ngoài hoặc có lỗ thủng trên bề mặt không phải chỗ chứa thông tin (quy trình vá – dán tư liệu xem Phụ lục A.9 Quy phạm này).

Không dùng biện pháp bồi nền đối với tư liệu KTTV cần tu bổ, phục chế.

Tu bổ, phục chế từng phần là công tác nghiệp vụ thường xuyên của bộ phận trực tiếp làm công tác lưu trữ.

4.4.3. Phục chế toàn phần

Phục chế toàn phần (hay phục chế trọn gói) được áp dụng trong trường hợp tư liệu bị hư hỏng nhiều.

Phục chế toàn phần là sao nguyên bản các thông tin có trên trang tư liệu cũ sang trang tư liệu mới với giấy tốt, mực tốt, bảo đảm tư liệu không bị hư hỏng ít nhất 20 năm.

a) Điều kiện áp dụng

- Trang tư liệu bẩn, chữ và số quá mờ, bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, bị nhòe mực, ẩm ướt.

- Giấy có trạng thái vật lý kém, bị rách các chỗ chứa thông tin, bị nhàu nát, giấy quá mỏng dễ bị rách và nhàu nát…

b) Tổ chức thực hiện

Nếu tư liệu bị hư hỏng nhiều thì việc tu bổ, phục chế toàn phần phải triển khai trong toàn cơ quan theo các bước sau:

- Thành lập ban điều hành phục chế của cơ quan;

- Ban điều hành chỉ đạo trực tiếp mọi khâu phục chế từ việc chuẩn bị các nguyên vật liệu như biểu mẫu các loại, mực v.v. phổ  biến các quy định về kỹ thuật phục chế, chọn cán bộ có năng lực chuyên môn để nghiệm thu sản phẩm v.v. đảm bảo khép kín quá trình phục chế và đảm bảo chất lượng tư liệu được phục chế.

c) Yêu cầu về kỹ thuật phục chế: xem Phụ lục A.11 Quy phạm này.

d) Biện pháp phục chế

- Phục chế toàn phần tư liệu bằng sao chép: thực hiện đúng các yêu cầu về kỹ thuật tại Phụ lục A.11 Quy phạm này.

- Phục chế toàn phần tư liệu trên máy tính:

Phục chế toàn phần tư liệu KTTV trên máy tính phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật quy định tại Phụ lục A.11. Để bảo đảm chất lượng số liệu phục chế cần xây dựng phần mềm cho từng loại tư liệu. Các phần mềm phục chế phải được Hội đồng khoa học thông qua, bảng số liệu phải đúng mẫu biểu trước phục chế. Số liệu nhập theo chương trình phục chế phải được lưu trữ trên vật mang tin điện tử và bảo quản theo hướng dẫn ở Phụ lục A.7.

4.5. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang tin điện tử

4.5.1. Các dạng tin học hóa tư liệu KTTV:

- Số hóa số liệu bằng các chương trình nhập liệu khác nhau.

- Số liệu được phục chế bằng các chương trình phục chế trên máy tính.

- Sao chụp, quét các tư liệu KTTV để lưu giữ dưới dạng các file ảnh kỹ thuật số.

- Số liệu từ các thiết bị đo tự động.

Mỗi vật mang tin điện tử phải mô tả về bản lưu trữ đó, đồng thời phải lập công cụ tra cứu để thuận tiện cho quản lý, khai thác các tư liệu lưu trữ.

4.5.2. Các thiết bị bảo quản tư liệu: (xem Phụ lục A.7 Quy phạm này)

5. QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ, PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN

5.1. Quản lý kho lưu trữ tư liệu KTTV

5.1.1. Thủ kho

Thủ kho có nhiệm vụ quản lý, cung cấp tư liệu KTTV theo quy định trong Quy phạm này. Mỗi kho lưu trữ phải có sổ theo dõi việc vào, ra kho đối với tập thể, cá nhân có đủ điều kiện quy định tại Điều 5.1.2. Nội dung ghi chép gồm:

- Ngày… tháng… năm… từ… giờ… phút đến… giờ… phút;

- Họ, tên người vào kho……….. (nếu là tập thể thì ghi số lượng người và ghi họ, tên người chủ trì và đại diện tập thể đó);

- Mục đích vào kho;

- Thủ kho ghi sổ ký tên (ghi đầy đủ họ, tên).

5.1.2. Đối tượng được vào kho

a) Đối tượng trong cơ quan

- Lãnh đạo cơ quan;

- Cán bộ quản lý cấp tổ, phòng trực tiếp của thủ kho vào kiểm tra kho;

- Người làm vệ sinh kho tư liệu, làm công tác nghiệp vụ lưu trữ trong kho;

- Cán bộ bảo dưỡng các thiết bị điện, nước, chữa cháy v.v. vào làm công tác bảo dưỡng khi có yêu cầu.

b) Các đối tượng ngoài cơ quan

- Các đoàn kiểm tra cấp trên đến kiểm tra công tác lưu trữ của cơ quan;

- Công an phòng cháy, chữa cháy phụ trách khu vực vào kiểm tra công tác phòng cháy, chữa cháy;

- Cán bộ có tư cách pháp nhân kiểm tra, xác định nồng độ độc hại trong kho để làm chế độ cho cán bộ công tác tại kho lưu trữ.

c) Lực lượng chữa cháy

Trường hợp khẩn cấp (cháy, nổ, sập kho, đột nhập.v.v.), các lực lượng của cơ quan cũng như lực lượng phòng cháy, chữa cháy của công an được vào làm nhiệm vụ.

5.2. Kiểm tra kho lưu trữ

5.2.1. Thời hạn kiểm tra

Hàng năm lãnh đạo cơ quan tổ chức kiểm tra kho lưu trữ do mình quản lý, khi cần thì tổ chức kiểm tra đột xuất.

Trung tâm KTTV quốc gia tổ chức kiểm tra đánh giá chất lượng công tác lưu trữ đối với kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm KTTV Quốc gia theo định kỳ (hàng năm).

5.2.2. Nội dung kiểm tra:

- Kiểm tra kho chứa tư liệu; các loại giá và cặp, hộp đựng tư liệu;

- Kiểm tra tư liệu lưu trữ;

- Kiểm tra hệ thống thông gió;

- Kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy và phương án bảo vệ kho;

- Kiểm tra việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.

5.2.3. Lập biên bản kiểm tra

Sau khi kiểm tra, phải lập biên bản kiểm tra, trong đó:

- Nêu rõ ưu điểm, thiếu sót của các nội dung kiểm tra;

- Nêu các giải pháp cần khắc phục thiếu sót;

- Những vấn đề vượt quá khả năng của đơn vị, đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết hoặc có hướng chỉ đạo.

Biên bản được lập thành 2 bản: một bản do người (đoàn) kiểm tra giữ, một bản đơn vị quản lý kho giữ (xem Phụ lục A.12 Quy phạm này).

5.3. Nguyên tắc, thủ tục phục vụ khai thác tư liệu KTTV

5.3.1. Nguyên tắc

- Các cơ sở lưu trữ của Trung tâm KTTV quốc gia nêu tại Mục 1.3 của Quy phạm này được cung cấp tư liệu KTTV cho các tổ chức, cá nhân có nh cầu sử dụng.

- Các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và cá nhân đều được khai thác và sử dụng tư liệu KTTV theo quy định ở Điều 5.3.2 Quy phạm này.

- Người được cung cấp tư liệu KTTV chỉ chuyển giao quyền sử dụng tư liệu đó cho người khác khi có sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm KTTV quốc gia hoặc cơ quan lưu trữ của Trung tâm KTTV quốc gia đã cấp các loại tư liệu đó.

- Người khai thác và sử dụng tư liệu KTTV phải trả lệ phí theo quy định của pháp luật.

- Các đối tượng được miễn trả lệ phí theo quy định tại Điều 15 của "Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình KTTV" để phục vụ các mục đích sau đây:

+ Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng của Nhà nước phục vụ nhu cầu chung của xã hội;

+ Phục vụ nhu cầu quốc phòng và an ninh quốc gia;

+ Trao đổi thông tin với nước ngoài, tổ chức quốc tế theo điều ước mà Việt Nam là thành viên.

5.3.2. Thủ tục:

- Trường hợp đặc biệt phục vụ yêu cầu của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các đơn vị lưu trữ cung cấp tư liệu theo chỉ thỉ của Giám đốc Trung tâm KTTV quốc gia.

- Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV thuộc độ Tối mật:

+ Đối với người khai thác tư liệu thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải có giấy giới thiệu và công văn đề nghị do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ký và đóng dấu;

+ Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc thành phần khác, phải có giấy giới thiệu và công văn đề nghị do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký và đóng dấu.

Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường phê duyệt.

- Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV thuộc độ Mật:

+ Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải có giấy giới thiệu và công văn yêu cầu do Thủ trưởng cơ quan trực thuộc Bộ hoặc tương đương ký và đóng dấu;

+ Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc thành phần khác, phải có giấy giới thiệu và công văn yêu cầu do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc tương đương ký, đóng dấu.

Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Giám đốc Trung tâm KTTV quốc gia phê duyệt.

Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật – xem Phụ lục A.13 Quy phạm này.

- Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV: Người khai thác tư liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tư liệu và có giấy chứng minh nhân dân.

Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý tư liệu phê duyệt.

- Người khai thác tư liệu KTTV là tổ chức, cơ quan, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật.

5.3.3. Lập sổ theo dõi việc phục vụ khai thác tư liệu KTTV

Đơn vị cung cấp tư liệu KTTV phải có sổ theo dõi phục vụ khai thác tư liệu cho tất cả các đối tượng và thống kê mức độ sử dụng tư liệu KTTV (xem các Phụ lục A.14 Quy phạm này).

5.4. Hình thức phục vụ tư liệu KTTV

5.4.1. Phục vụ trực tiếp

- Người được phục vụ trực tiếp khai thác tư liệu KTTV tại cơ quan lưu trữ tư liệu KTTV, không được mang tư liệu ra ngoài khu vực kho;

- Trường hợp đặc biệt mang tư liệu KTTV ra khỏi khu vực kho lưu trữ phải được phép của Thủ trưởng cơ quan cung cấp tư liệu;

- Người được phép mang tư liệu ra khỏi kho phải có trách nhiệm bảo vệ tư liệu không bị mất, bị rách nát v.v. Nếu để rách nát, bị mất phải chịu trách nhiệm bồi thường hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật.

5.4.2. Phục vụ theo hình thức hợp đồng

Dịch vụ khí tượng thủy văn được thực hiện theo quy định của pháp luật về hợp đồng. Người được phục vụ ký hợp đồng với các cơ quan làm công tác lưu trữ; trong hợp đồng, ngoài những chi phí hợp lý do hai bên thỏa thuận, phải có lệ phí khai thác và sử dụng tư liệu KTTV theo quy định hiện hành.

Việc phục vụ tư liệu KTTV có thể bằng phương tiện thủ công hoặc phương tiện hiện đại tùy theo yêu cầu của người khai thác, sử dụng tư liệu và khả năng đáp ứng của cơ quan phục vụ tư liệu.

PHỤ LỤC A

A.1 CÁC BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KTTV

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc -------------------- …, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-1a

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG BỀ MẶT NĂM…

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

(Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên trạm

Tên tỉnh

Tháng có tư liệu nộp

SKT

BKT

Giản đồ

Ghi chú

1

2

3

13a

13b

1

2 áp

2 ẩm

2

3

9

10

13a

13b

14

15

Áp

Ẩm

Nhiệt

Gió

Mưa

Nắng

Tổng số tháng…../…. trạm

 

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu:                                 Đúng thời hạn                         Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc …, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-1b

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU BỨC XẠ NĂM

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

(Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên trạm

Tên tỉnh

Tháng có tư liệu nộp

SKT

BKT

Giản đồ

Ghi chú

11a

11b

12

11a

11b

11c

12a

12b

12c

Tổng số tháng……/…… trạm

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu:                                 Đúng thời hạn                         Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:	…, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-1c

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU MƯA NĂM

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

(Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT	Tên trạm	Tên tỉnh	Tháng (BKT5)	Năm (SKT5)	Ghi chú
Tổng số tháng ……/…… trạm

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu:

Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Bên giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------
Số:	…, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-2

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG NÔNG NGHIỆPNĂM……

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

 (Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT	Tên trạm	Tên tỉnh	Tháng BKN2	Vụ/năm		Ghi chú
				BKN1	SKN
Tổng số tháng ……/…… trạm

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu:

Đúng thời hạn   Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Bên giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ---------------------
	…, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-3

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG CAO KHÔNG NĂM……..

Kính gửi:

 (Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên trạm

Tên tỉnh

Tháng

Sổ quan trắc

Các loại báo cáo

TL gốc (băng thu…)

Ghi chú

STK2

SOZ1

SOZ2

SCT1

SCT2

BTK1

BTK2

BTK3

BTK2a

BTK3a

BTK11

BOZ

BCT

…

Tổng số tháng…../…. trạm

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc --------------------
	, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-4

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG NĂM……..

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

 (Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên trạm

Tên tỉnh

Môi trường không khí

Môi trường nước

Môi trường mặn

Ghi chú

Tự động

MTK1

MTK2

MTK3

MTK4

MTK6

MTN1

MTN2

MTN3

MTN4

MTN5

MTN6

MTN7

MTN8

Tổng số tháng…../…. trạm

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn         Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------
	………, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-5

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU THỦY VĂN NĂM……..

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

 (Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên trạm

Tên tỉnh

Chỉnh biên

Sổ H

Sổ Q

Sổ h

Biểu p

Sổ đo tốc độ triều

Biểu tính WQ

Giản đồ

Kiểm tra hợp lý

Ghi chú

(quyển)

(quyển)

(quyển)

(quyển)

(quyển)

(quyển)

(quyển)

(tập)

(quyển)

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn         Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc -----------------------
	, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-7

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN BIỂN NĂM……..

Kính gửi:

(Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT	Tên trạm	Tên tỉnh	Tháng	Sổ quan trắc		BHV				Giản đồ	Ghi chú
				SHV1		1	2
Tổng số tháng…../…. trạm

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------ ………, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-8a

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT KHÍ TƯỢNG NĂM……..

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

Đơn vị nộp:                   giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên điểm khảo sát

Tỉnh

Sổ SKT-1

Sổ SKT-2

Sổ SKT-3

Sổ SKT-5

GĐ các loại máy

BKT-1

BKT-2b

BKT-2a

BKT-2a

BKT-3

BKT-5

Ghi chú (thời gian khảo sát)

Ghi chú: Ghi các loại tư liệu này theo nhiệm vụ được giao của các điểm khảo sát

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu:Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ---------------------
	…, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-8b

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT THỦY VĂN NĂM……..

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

Đơn vị nộp:                   giao nộp các tư liệu sau:

 

TT

Tên trạm

Sông

Sổ gốc h

Sổ gốc Q

Sổ đo sâu

Xử lý mẫu nước chất 11

Chỉnh biên Q cạn

Chỉnh biên Q lũ

Chỉnh biên

Sổ đo V đv

Sổ đo V c.tiết

Sổ đo mặn đb

Sổ đo mặn chi tiết

Biểu W

Biểu đồ

Kiểm tra hợp lý

Ghi chú (thời gian khảo sát)

Ghi chú: Ghi số quyển sổ giao nộp

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------
	………, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-8c

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHẢO SÁT MÔI TRƯỜNG NĂM……..

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

 (Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT

Tên điểm khảo sát

Tên tỉnh

Môi trường không khí

Môi trường nước

Môi trường mặn

Ghi chú (thời gian khảo sát)

Tự động

MTK1

MTK2

MTK3

MTK4

MTK6

MTN1

MTN2

MTN3

MTN4

MTN5

MTN6

MTN7

MTN8

Tổng số tháng…../…. trạm

Ghi chú: đánh dấu (x) vào ô tương ứng có loại tư liệu được khảo sát

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc --------------------
	, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-9

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU BẢN ĐỒ THỜI TIẾT NĂM……..

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

 (Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT	Vùng	Thời gian	Loại bản đồ							Ghi chú
			Mặt đất	Trên cao					Biển đông
				850mb	700mb	500mb	300mb	200mb

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ----------------------
	…, ngày…….. tháng…… năm…….

GN-10

BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO

Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV

(Tên đơn vị nộp)    giao nộp các tư liệu sau:

TT	Tên đơn vị	Tên tư liệu	Năm phát hành hoặc thu thập	Ký hiệu	Quyển	Tập (tờ rơi)	Ghi chú

Xác nhận của Trung tâm Tư liệu:

- Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  

- Trạng thái vật lý của tư liệu:

 

Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên)

Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu)

 

A.2. BIÊN BẢN GIAO NỘP TƯ LIỆU LƯU TRỮ KTTV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
--------------

 

BIÊN BẢN GIAO NỘP TƯ LIỆU LƯU TRỮ KTTV

Đơn vị giao nộp:

Đơn vị thu nhận:

Đã giao nộp tư liệu KTTV tháng…… năm…… gồm các tư liệu sau:

1. Tư liệu khí tượng;

2. Tư liệu bức xạ;

3. Tư liệu mưa;

4. Tư liệu khí tượng nông nghiệp;

5. Tư liệu khí tượng cao không;

6. Tư liệu khí tượng thủy văn biển;

7. Tư liệu thủy văn;

8. Tư liệu điều tra khảo sát thủy văn;

9. Tư liệu môi trường nước và không khí;

10. Tư liệu dự báo KTTV;

11. Tư liệu chuyên khảo.

(Có danh sách thống kê cụ thể kèm theo).

 

Đơn vị giao nộp (Ký và ghi rõ họ tên)

……., ngày….. tháng…... năm….. Đơn vị thu nhận (Ký và ghi rõ họ tên)

 

A.3 CÁC BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KTTV

TK – 1a

BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG BỀ MẶT NĂM…..

Đài KTTV khu vực: Tây Bắc

Tỉnh: Lai Châu                                                                           Trạm: Lai Châu

Tháng

Giản đồ

Sổ gốc

Báo biểu

Ghi chú

Áp

Ẩm

Nhiệt

Gió

Mưa

Nắng

SKT1

SKT2

SKT3

SKT13a

SKT13b

BKT1

BKT2-áp

BKT2-ẩm

BKT2-Nh

BKT3

BKT10

BKT13a

BKT13b

BKT14

BKT15

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

1

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

2

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

3

x

0

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

4

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

5

x

x

x

0

0

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

6

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

7

x

x

0

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

8

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

9

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

10

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

11

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

12

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Ghi chú;

- Dấu (x) biểu thị có tư liệu

- Dấu (0) biểu thị thiếu tư liệu

- Cột để trống: trạm không được giao nhiệm vụ đo yếu tố này

- Cột ghi chú để ghi tình trạng vật lý của tư liệu

 

TK – 1b

BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU BỨC XẠ NĂM…..

Đài KTTV khu vực: Tây Bắc

Tỉnh: Lai Châu Trạm: Lai Châu

TT	Loại TL	Tháng												Ghi chú
		1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	Giản đồ
	SKT11a
	STK11b
	SKT12
	BKT11a
	BKT11b
	BKT11c
	BKT12a
	BKT12b
	BKT12c

Ghi chú:

Tư liệu thống kê theo tháng, có tư liệu đánh dấu (x), thiếu tư liệu đánh dấu (0), riêng SKT12 - Số tư liệu có của từng tháng được thống kê là số quyển.

 

TK – 1c

BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU MƯA NĂM…..

Đài KTTV khu vực: Tây Bắc

Tỉnh: Sơn La

TT

Tên trạm

Địa chỉ

BKT5

SKT5

Ghi chú

Xã

Huyện

Tháng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

Bản Pôn

Mường chanh

Mai Sơn

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

2

Bản Sọc

Mường Bang

Phù Yên

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

3

Bắc Ngà

Bắc Ngà

Bắc Yên

x

x

x

x

x

0

x

x

x

x

x

x

(1-5, 7-12)

Ghi chú:

- Dấu (x) biểu thị có tư liệu

- Dấu (0) biểu thị thiếu tư liệu, riêng đối với SKT5 nếu thiếu tư liệu ghi tháng có

- Cột ghi chú để ghi tình trạng vật lý của tư liệu