Quyết định 2342/QĐ-UBND năm 2017 Quy định về quy trình chỉnh lý tài liệu giấy đối với cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La
Số hiệu: 2342/QĐ-UBND Loại văn bản: Quyết định
Nơi ban hành: Tỉnh Sơn La Người ký: Tráng Thị Xuân
Ngày ban hành: 30/08/2017 Ngày hiệu lực: 30/08/2017
Ngày công báo: Đang cập nhật Số công báo: Đang cập nhật
Lĩnh vực: Tổ chức bộ máy nhà nước, Tình trạng: Còn hiệu lực
Ngày hết hiệu lực: Đang cập nhật

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH SƠN LA
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2342/QĐ-UBND

Sơn La, ngày 30 tháng 8 năm 2017

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;

Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 653/TTr-SNV ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quy trình chỉnh lý tài liệu giấy đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chịu trách nhiệm thực hiện Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký./.

 

 

Nơi nhận:
- Chủ tịch,các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Như Điều 2;
- Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, NC, D80b.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC




Tráng Thị Xuân

 

QUY ĐỊNH

VỀ QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2342/QĐ-UBND ngày 25 tháng 8 năm 2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định về chỉnh lý tài liệu giấy đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La.

2. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tập thể, cá nhân có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

5. Lưu trữ lịch sử tỉnh là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

6. Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

7. Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.

8. Đơn vị hình thành phông là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên phông tài liệu.

9. Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.

10. Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.

11. Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

12. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

13. Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất.

14. Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.

15. Phiếu tin là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.

16. Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông, sưu tập lưu trữ theo phương án hệ thống hoá.

17. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

18. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu

- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

Điều 4. Mục đích, yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu

1. Mục đích

- Hướng dẫn trình tự các bước chỉnh lý tài liệu giấy đối với các cơ quan, tổ chức. Đồng thời làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu.

- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.

- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

2. Yêu cầu

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ công chức, viên chức, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau:

+ Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

+ Được xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có giá trị 70 năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.

+ Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

+ Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu, công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

+ Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.

Phần II

NỘI DUNG QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY

Điều 5. Giao, nhận tài liệu

- Đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ hiện hành có bộ phận quản lý kho riêng và bộ phận chỉnh lý tài liệu riêng thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

- Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành Biên bản theo mẫu đính kèm (Phụ lục số 01).

Điều 6. Vận chuyển và vệ sinh sơ bộ tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại dụng cụ thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu.

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.

Điều 7. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

1. Khảo sát tài liệu

1.1. Mục đích

Mục đích của việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.

1.2. Yêu cầu

Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ những vấn đề sau:

+ Tên phông; giới hạn thời gian: Thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: Số mét giá; số cặp, gói tài liệu và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ).

+ Thành phần tài liệu: Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn có những loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...); …

+ Nội dung của tài liệu: Tài liệu của những đơn vị hay thuộc về những mặt hoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

+ Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị…

Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

+ Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu.

2. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

2.1. Kế hoạch chỉnh lý (phụ lục 02)

- Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.

- Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể.

- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải được người có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung, hoàn thiện trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế.

2.2. Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (phụ lục 03)

- Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.

- Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.

- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm mục đích:

+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong chỉnh lý như: Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và phương án phân loại tài liệu;

+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tư liệu liên quan về đơn vị và về phông tài liệu như:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập…; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành;

+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông;

+ Các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Các tư liệu khác có liên quan.

- Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

2.3. Xác định giá trị tài liệu (phụ lục 04)

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm 2 phần chính:

+ Phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản, loại ra khỏi phông.

+ Phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất.

- Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;

+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu;

+ Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặc của cơ quan (nếu có);

+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông;

+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;

+ Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.

2.4. Phân loại, lập hồ sơ (phụ lục 05)

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất.

Điều 8. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

- Bao gồm phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp.

- Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; đồng thời, căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này. Tuỳ thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau:

+ Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: Áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định;

+ Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: Áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;

+ Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: Áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định;

+ Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: Áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;

+ Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: Áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ.

Điều 9. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

1. Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị, cũng phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra.

Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân chia thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.

2. Viết tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nhưng cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm: Tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ

3. Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại Điểm 1 Điều này và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ đã được lập  nhưng còn chưa chính xác, chưa đầy đủ, chưa đạt yêu cầu.

Điều 10. Biên mục phiếu tin (Phụ lục số 06)

1. Hướng dẫn chung

- Mỗi hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được biên mục lên một phiếu tin.

- Khi biên mục, cần hạn chế tối đa sự trùng lặp thông tin trên một phiếu tin.

- Không viết tắt những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt.

2. Hướng dẫn cụ thể

2.1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ

- Tên kho lưu trữ là tên của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ.

Ví dụ: Sở Nội vụ; Sở Tài chính; UBND huyện Mộc Châu.

- Trường hợp tên kho lưu trữ đã được mã hóa thì chỉ cần ghi mã kho lưu trữ.

2.2. Tên (hoặc số) phông lưu trữ

- Tên phông lưu trữ là tên gọi chính thức của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành phông. Nếu trong quá trình hoạt động, tên cơ quan, tổ chức có thay đổi thì ghi tên gọi cuối cùng, các tên gọi khác viết trong ngoặc đơn ( ).

- Nếu các phông trong kho đã được đánh số thì chỉ cần ghi số phông.

2.3. Số lưu trữ

a) Mục lục số: Ghi số thứ tự của mục lục trong phông.

b) Hộp số: Ghi số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ.

c) Hồ sơ số: Ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo Mục lục hồ sơ.

2.4. Ký hiệu thông tin

Ghi ký hiệu theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 hoặc theo Khung phân loại. Đối với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc (việc đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

2.5. Tiêu đề hồ sơ

Ghi tiêu đề hồ sơ theo mục lục hồ sơ đối với các phông đã được chỉnh lý. Trường hợp việc biên mục phiếu tin được kết hợp trong quá trình chỉnh lý thì ghi như tiêu đề hồ sơ được lập.

2.6. Thời gian của tài liệu

a) Bắt đầu: Ghi thời gian sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ;

b) Kết thúc: Ghi thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ.

Trường hợp thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trùng nhau thì ghi ở mục a. Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm; giữa ngày, tháng, năm cách nhau bằng dấu chấm; đối với những ngày dưới 10 và các tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước.

2.7. Ngôn ngữ: Chỉ chú giải những hồ sơ có tài liệu là ngôn ngữ khác với ngôn ngữ chính của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

- Đối với hồ sơ có nhiều ngôn ngữ khác nhau thì ghi rõ (những) ngôn ngữ của tài liệu trong hồ sơ đó, ví dụ: Anh, Pháp, Thái.

- Đối với những hồ sơ có cả tài liệu tiếng Việt và ngôn ngữ khác thì ghi tiếng Việt trước, sau đó là (các) ngôn ngữ khác, ví dụ: Việt, Anh; Việt, Anh, Nga…

2.8. Bút tích

Bút tích là chữ ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến chỉ đạo giải quyết hay những sửa chữa, bổ sung…trên văn bản của các nhà lãnh đạo, nhân vật lịch sử, tiêu biểu. Đối với tài liệu hành chính tiếng Việt thời kỳ sau năm 1945, chỉ chú giải bằng cách ghi rõ họ tên (không ghi chức vụ) của những người giữ các chức vụ như Tổng bí thư và các chức vụ tương đương của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức tiền thân của Đảng; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Tổng thống, Thủ tướng và các chức vụ tương đương có bút tích trong hồ sơ.

2.9. Số tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

2.10. Thời hạn bảo quản

Ghi thời hạn bảo quản được xác định đối với hồ sơ như: Vĩnh viễn hoặc bằng số năm cụ thể.

2.11. Chế độ sử dụng

Chỉ áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tức là thuộc trong các trường hợp sau:

- Ghi A: nếu tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

- Ghi B: nếu tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật đời tư của công dân hoặc bí mật khác theo quy định của pháp luật;

- Ghi C: nếu tài liệu là bản gốc, bản chính của tài liệu đặc biệt quý, hiếm;

- Ghi D: nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

2.12. Tình trạng vật lý

Mô tả tóm tắt về tình trạng vật lý của tài liệu có trong hồ sơ nếu tài liệu bị hư hỏng như bị nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết …

2.13. Ghi chú

Ghi những thông tin cần thiết khác về tài liệu trong hồ sơ (nếu có).

Điều 11. Hệ thống hoá hồ sơ

- Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.

- Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo số thứ tự tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặc không thống nhất.

Điều 12. Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên. Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau.

Ví dụ: Có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.

b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ.

c) Viết bìa hồ sơ

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

- Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông.

- Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt.

- Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.

d) Viết chứng từ kết thúc

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ.

Việc viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm.

Điều 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ lên bìa hồ sơ

- Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông.

+ Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: Từ số 01 cho đến hết;

+ Đối với những đợt chỉnh lý sau: Từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.

Điều 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm  phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

- Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;

- Dùng các dụng cụ như: Dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;

- Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.

- Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Điều 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp), viết và dán nhãn hộp (cặp)

Đưa hồ sơ từ số 01 cho đến hết đối với phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu hoặc từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước vào hộp (cặp). Sau đó viết và dán nhãn hộp (cặp), khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm (phụ lục 07 kèm theo), có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo mẫu quy định.

Điều 16. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá, giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

- Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

- Lập Biên bản giao, nhận tài liệu (phụ lục 01 đính kèm).

- Bàn giao tài liệu:

+ Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ;

+ Tài liệu loại ra để tiêu huỷ được bàn giao theo danh mục tài liệu loại;

+ Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông.

Điều 17. Lập mục lục hồ sơ

a) Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.

b) Lập các bản tra cứu bổ trợ

Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.

c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d) Đóng quyển mục lục (03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.

Điều 18. Xử lý tài liệu loại

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (Phụ lục số 08 kèm theo)

b) Viết thuyết minh tài liệu loại

c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)

d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).

Điều 19. Kết thúc chỉnh lý

a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông.

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chỉ đạo triển khai thực hiện Quy định này tại cơ quan, tổ chức mình và các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; chỉ đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu; xây dựng, cải tạo bố trí kho lưu trữ và thiết bị, phương tiện cần thiết để thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ, nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 21. Sở Nội vụ có trách nhiệm giám sát, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Quy định này đối với các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn tỉnh.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung; các cơ quan, tổ chức phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.

 

Phụ lục 01

TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
(cơ quan, tổ chức
quản lý tài liệu)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

 

........., ngày  tháng  năm 200...

 

BIÊN BẢN

Giao nhận tài liệu

Căn cứ Quyết định số      /QĐ-UBND ngày     tháng    năm 2017 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Sơn La về việc ban hành quy định chỉnh lý tài liệu giấy đối với các cơ quan, tổ chức trên toàn tỉnh Sơn La;

Căn cứ.........………………(1)……………………...………..........

……………………………………............................….........................…

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: ………………………(2)…………..…, đại diện là:

- Ông (bà): .....................................……..............................................

Chức vụ công tác/chức danh: ....................................….........…….........

- Ông (bà): ......................................................……….......................

Chức vụ công tác/chức danh: .......................................…..................

BÊN NHẬN: ………………………(3)………………… , đại diện là:

- Ông (bà): .......……....................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ...................................................……...........

- Ông (bà): ...................................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh: ......................................................................

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu …………(4)……….....…….. với những nội dung cụ thể như sau:

1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu: .................................................…......

2. Thời gian của tài liệu: ...........................................................................

3. Thành phần và số lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): ...................................................................................

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...................…………………………

- Quy ra mét giá: .............. mét

3.2. Tài liệu khác (nếu có): ...............................................................................................................................

......................................................................................................................

4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (5):

.............................................................................................…………….

.................................................................................………………………

.................................................................................………………………

Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./.

 

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

 

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Xác nhận của cơ quan, tổ chức (6)
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có thẩm quyền, đóng dấu)

 

Ghi chú:

1 Căn cứ kế hoạch công tác hoặc hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v…

2, 3 Ghi tên của lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn như Lưu trữ Sở/Ban …….., Lưu trữ Công ty …….., v.v… và tên của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu.

4  Mục đích hay ghi rõ lý do giao nhận: Để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý.

5 Liệt kê các công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như:

- Mục lục tài liệu nộp lưu;

- Các công cụ tra tìm khác như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu tra tìm tự động...;

-  Các  tài  liệu  liên  quan  khác  như  bản  lịch  sử  đơn  vị  hình  thành  phông  và  lịch  sử  phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v....

6 Xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong những trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu không có con dấu riêng).

 

Phụ lục số 02

KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Phông …….....................................….

Giai đoạn:.......................................

1. Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý

- Tổ chức khoa học tài liệu phông .......................... phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông.

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý.

2. Nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành

STT

Nội dung công việc

Người
thực hiện

Người
phối hợp

Thời hạn

1

Giao nhận tài liệu

..........

..........

..........

2

Khảo sát tài liệu và viết báo cáo kết quả khảo sát

..........

..........

..........

3

Vệ sinh sơ bộ tài liệu

..........

..........

..........

4

....................

..........

..........

..........

Các nội dung, các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ thể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng.

3. Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý

a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý

Phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác.

b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ....).

4. Kinh phí chỉnh lý

Tổng số: Trong đó:

- Thuê lao động thực hiện chỉnh lý:

- Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý:

- Chi khác:

 

Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có thẩm quyền, đóng dấu)

……, ngày    tháng    năm  200…
Người lập kế hoạch
(Ký, họ tên)

 

Phụ lục số 03

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

.............................................................................................................

Giai đoạn:  ..............................

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);

2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc.

3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động).

4. Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời gian của tài liệu

2. Khối lượng tài liệu

2.1. Tài liệu hành chính

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………...……………………...;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………….…………………..;

- Quy ra mét giá: .............. mét.

2.2. Tài liệu khác (nếu có).

3. Thành phần và nội dung của tài liệu

3.1. Thành phần tài liệu

- Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì;

- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...) (nếu có).

3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể

- Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào;

- Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);

4.2. Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: Phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

4.4. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có)

6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

 

Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có thẩm quyền, đóng dấu)

……, ngày    tháng    năm  200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)

 

Phụ lục số 04

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.........................................................

Giai đoạn:..........................................

Căn cứ ...... (nêu các căn cứ được vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông ......,

Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnh lý phông ................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, 70 năm

Liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 70 năm.

B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản dưới 70 năm

Liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

C. Nhóm tài liệu loại ra khỏi phông

Liệt kê cụ thể những loại tài liệu loại ra khỏi phông, gồm:

I. Tài liệu hết giá trị

II. Tài liệu trùng thừa

III. Tài liệu bị bao hàm

IV. Tài liệu không thuộc phông

Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất.

 

Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)

……, ngày    tháng    năm  200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)

 

Phụ lục 05

HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ

Phông.....................……...............................

Giai đoạn: .................................

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Phương án phân loại tài liệu

- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;

- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;

- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,

Tài liệu phông .........................................................…… được phân loại theo phương án ………………….…………………... ; cụ thể như sau:

I. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1

1. Tên nhóm vừa 1

2. Tên nhóm nhỏ 1

3. Tên nhóm nhỏ 2

4. Tên nhóm nhỏ 3

5. Tên nhóm vừa 2

....................................

II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2

1. Tên nhóm vừa 1

2. Tên nhóm nhỏ 1

3. Tên nhóm nhỏ 2

4. Tên nhóm nhỏ 3

5. Tên nhóm vừa 2

.......................................

III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3

1. Tên nhóm vừa 1

.........................................

2. Tên nhóm vừa 2

...........................................

IV. .....................................

............................................

2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liệu

Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất.

II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ

Trình bày các hướng dẫn chi tiết về:

1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);

3. Việc viết tiêu đề hồ sơ;

4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ;

5. Việc biên mục hồ sơ.

 

Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)

……, ngày    tháng    năm  200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)

 

Phụ lục số 06

MẪU PHIẾU TIN

(Trình bày trên hai mặt của tờ giấy khổ A5: 148 x 210)

 

Mặt trước

PHIẾU TIN

1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ.......................................................................

2. Tên (hoặc mã) phông:.............................................................................

3. Số lưu trữ:.............................................................................................

a) Mục lục số:............................................................................................

b) Hộp số:     ............................................................................................

c) Hồ sơ số:   ............................................................................................

4. Ký hiệu thông tin:...................................................................................

5. Tiêu đề hồ sơ:........................................................................................

6. Chú giải:................................................................................................

 

 

 

Mặt sau

 

7. Thời gian của tài liệu:..............................................................................

a) Bắt đầu:…………………………………………….........................................

b) Kết thúc:................................................................................................

8. Ngôn ngữ:.............................................................................................

9. Bút tích:.................................................................................................

10. Số lượng tờ:........................................................................................

11. Thời hạn bảo quản:...............................................................................

12. Chế độ sử dụng:..................................................................................

13. Tình trạng vật lý:...................................................................................

14. Ghi chú:...............................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

 

 

Phụ lục số 07

MẪU NHÃN HỘP

1. Hình dạng

- Hình chữ nhật

2. Kích thước

- Dài: 120mm

- Rộng: 90mm

3. Các thông tin trên nhãn và kỹ thuật trình bày (theo mẫu)

- Trường hợp dùng cặp đựng tài liệu thì thay “HỘP SỐ” bằng “CẶP SỐ”

 

TÊN KHO LƯU TRỮ

TÊN PHÔNG
--------

 

 

 

 

HỘP SỐ

………………..

 

 

 

 

 

 

Từ hồ sơ số: ………………………………..

Đến hồ sơ số: ………………………………

 

 

 

Phụ lục số 08

DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI

Phông/Khối tài liệu: ………………………..

Bó/gói số

Tập số

Tiêu đề tập tài liệu

Lý do loại

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)