QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ GIANG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG

Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng: Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; Trưởng các Ban xây dựng Đảng; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1690/QĐ-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên địa bàn tỉnh Hà Giang (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Quy định này được áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức) tham gia quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại các cơ quan, đơn vị.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc: Là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, đơn vị.

2. Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

3. Tài khoản: Là tên (user name) và mật khẩu (password) đăng nhập được cấp cho mỗi cán bộ, công chức viên chức để truy cập và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc theo mức độ phân quyền.

4. Trình duyệt: Là phần mềm ứng dụng cho phép người sử dụng xem và tương tác với các văn bản, tệp tin và các thông tin khác ở trên cổng/trang thông tin điện tử trên mạng toàn cầu hoặc mạng nội bộ.

5. Quản trị hệ thống: Là người được giao nhiệm vụ quản trị thông tin, cấu hình hệ thống bao gồm việc thiết lập tham số, quy trình xử lý văn bản, chế độ làm việc, chế độ nhật ký, phân quyền sử dụng và quản trị các chức năng khác của phần mềm.

Điều 3. Tên miền và tài khoản truy cập hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc

1. Trước mắt, tên miền chung để truy cập phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Giang là: hagiang.vnptioffice.vn. Việc thay đổi tên miền hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

2. Định dạng tên tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc thống nhất theo định dạng tài khoản thư điện tử của tỉnh, theo nguyên tắc sau: họ và tên đệm viết tắt chữ cái đầu tiên, tên đầy đủ không có dấu và không sử dụng khoảng trống theo dạng <họ và tên đệm viết tắt><tên>.<tên viết tắt của đơn vị>.

Điều 4. Định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử.

a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

b) Ký tự thể hiện trong văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng phông chữ Unicode, Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã Unicode) trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

c) Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.

2. Định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử

a) Văn bản điện tử có thể chỉnh sửa sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật txt, odt, rtf, doc, xls, ppt, .docx, xlsx, pptx... hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

b) Văn bản điện tử không thể chỉnh sửa là văn bản dạng ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản điện tử được nén từ nhiều hoặc một tệp văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng. Sử dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

3. Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để đính kèm trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc không quá 25Mb.

Điều 5. Chuẩn trao đổi thông tin

Tất cả thông tin trao đổi qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc của tỉnh phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu, tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước được Chính phủ, cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành, đồng thời đảm bảo khả năng trao đổi thông tin với các hệ thống phần mềm khác khi đủ điều kiện, tiêu chuẩn về trao đổi thông tin theo quy định

Điều 6. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc thực hiện theo Điều 35 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Điều 7. Cách thức trao đổi văn bản trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc

1. Trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử

a) Trong phạm vi nội bộ các cơ quan, đơn vị: Văn bản chỉ đạo, điều hành; lịch công tác; các chương trình, kế hoạch; giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo, xin ý kiến; thông báo chung của cơ quan, đơn vị; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.

b) Giữa các cơ quan, đơn vị: Văn bản tham gia ý kiến, góp ý; văn bản để biết, để báo cáo; lịch công tác; giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp.

Ngoài các loại văn bản trên, Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ ban hành bổ sung danh mục các loại văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử theo từng giai đoạn, áp dụng cho các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trong tỉnh.

2. Trao đổi dưới dạng hỗn hợp (gửi cả văn bản giấy và văn bản điện tử)

Các loại văn bản không thuộc quy định tại Khoản 1 Điều này, khi phát hành văn bản bắt buộc phải gửi kèm văn bản điện tử qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tương ứng nội dung văn bản giấy.

3. Không cập nhật, trao đổi, lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc những văn bản, hồ sơ có tính mật, tối mật và tuyệt mật thuộc Danh mục bí mật nhà nước, các đơn thư khiếu nại, tố cáo, các thông tin liên quan đến lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, đối ngoại chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc những tài liệu khác theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Lưu trữ văn bản điện tử

Việc lưu trữ văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Điều 9. Quy định sử dụng chữ ký số

1. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc được tích hợp chứng thư số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân để xác định tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để đảm bảo tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực.

2. Chữ ký số và chứng thư số chuyên dùng sử dụng trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

3. Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu lộ trình chữ ký số và chứng thư số chuyên dùng sử dụng trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

Điều 10. Trường hợp phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc gặp sự cố kỹ thuật

Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tạm ngừng hoạt động hoặc không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử thì công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản trị mạng, quản trị phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

1. Thông báo ngay cho Thủ trưởng và người sử dụng trong cơ quan, đơn vị biết về sự cố, thời gian tạm dừng và các biện pháp khắc phục sự cố, đảm bảo hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị.

2. Tiến hành các biện pháp cần thiết nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để được hướng dẫn, khắc phục khi cần thiết.

Chương II

TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc

1. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị.

2. Ban hành quy định sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị để chỉ đạo, điều hành, xử lý văn bản hàng ngày. Tổ chức thực hiện đúng Quy định này và các quy định khác có liên quan.

3. Quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng tích hợp trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc theo đúng quy định.

4. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho công chức, viên chức quản trị phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc của cơ quan, đơn vị. Thông tin công chức, viên chức quản trị phần mềm (gồm: Email, Chức vụ, số điện thoại) gửi về Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông.

Điều 12. Trách nhiệm của các cán bộ, công chức tham gia sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc

1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

a. Thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc theo tài khoản đã được cấp để giải quyết công việc được giao; xử lý đúng theo quy trình được cơ quan, đơn vị quy định, chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm qua tài khoản sử dụng của cá nhân.

b. Cán bộ, công chức có trách nhiệm bảo mật tài khoản được cấp, thay đổi mật khẩu đăng nhập, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.

2. Trách nhiệm của văn thư cơ quan, đơn vị

a. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến từ các nguồn (liên thông hoặc cập nhật văn bản đến);

b. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để số hóa, khai báo các thông số văn bản đi do cơ quan, đơn vị ban hành, thực hiện ký số (nếu có) và thực hiện chuyển cho các cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị

c. Thực hiện đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính và đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3. Trách nhiệm của cán bộ quản trị mạng, quản trị phần mềm

a. Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

b. Tạo lập, quản lý tài khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.

c. Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông khắc phục sự cố (nếu có) và cập nhật, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

d. Tham mưu Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông) định kỳ, đột xuất về việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc

1. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản lý phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc có trách nhiệm:

a. Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

b. Tổ chức đào tạo, triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, đồng thời hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả.

c. Xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai, nhân rộng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

d. Tổ chức theo dõi, thanh tra, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm theo thẩm quyền.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông là cơ quan vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc có trách nhiệm:

a. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho hoạt động phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc; kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố, duy trì hệ thống vận hành thông suốt, liên tục 24/24h trong tất cả các ngày; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo chế độ quy định; thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu của hệ thống;

b. Thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng phần mềm trước khi tiến hành bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản mới trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

c. Chịu trách nhiệm phối hợp chỉnh sửa phần mềm, hỗ trợ cấu hình, tập huấn, hướng dẫn cho người dùng khi sử dụng phần mềm. Kiểm thử, kiểm tra các chức năng trên bản nâng cấp của phần mềm trước khi thông báo cho các cơ quan, đơn vị đưa vào sử dụng.

d. Hàng năm, xây dựng kinh phí duy trì, vận hành, bảo dưỡng và tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm: quản lý văn bản và điều hành công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh; (qua Sở Tài chính thẩm định) cấp bổ sung vào ngân sách của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để tổ chức thực hiện.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Trên cơ sở kết quả thanh tra, kiểm tra và tổng hợp báo cáo, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân ứng dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

2. Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại các cơ quan, đơn vị là tiêu chí đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm.

3. Các hành vi vi phạm Quy định này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy định này; theo dõi, kiểm tra định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị.

2. Sở Tài chính thẩm định, bố trí kinh phí về dự toán kinh phí lập hàng năm của Sở Thông tin và Truyền thông cho công tác quản lý, duy trì, vận hành, tập huấn và kinh phí đầu tư, nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc.

3. Sở Nội vụ tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh đưa việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc là một tiêu chí đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm và là một chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy định này trong phạm vi quản lý của mình.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc các cơ quan, đơn vị báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp) xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.