TT

Tên thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết

Địa điểm thực hiện

Phí, lệ phí (nếu có)

Căn cứ pháp lý

1

Thủ tục cấp bản sao văn băng, chứng chỉ từ sổ gốc

01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao.

- Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

- Quyết định số 4932/QĐ-BGDĐT ngày 25/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc công bố bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực hệ thống văn bằng, chứng chỉ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

2

Thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Không

- Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

- Quyết định số 4932/QĐ-BGDĐT ngày 25/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực hệ thống văn bằng, chứng chỉ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Giáo dục và Đào tạo

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VBCC.01

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC: Không

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng dịch vụ công trực tuyến https://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp, theo mẫu BM.VBCC.01.01

X

-

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

X

-

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chỉnh văn bằng, chứng chỉ; cha, mẹ, con; vợ chồng; anh chị em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với trường hợp được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

X

* Lưu ý khi nộp hồ sơ:

+ Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh trường hợp yêu cầu bản sao thì kèm theo bản gốc để đối chiếu;

+ Nếu nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến thì quét (Scan) từ bản chính;

+ Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền và kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn giải quyết:

- Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 giờ chiều.

- Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời gian được thực hiện ngay sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Sở Giáo dục và Đào tạo không thể đáp ứng được thời hạn quy định trên, thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Giải quyết TTHC: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Giáo dục và Đào tạo.

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở Giáo dục và Đào tạo.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cá nhân

2.9

Kết quả Giải quyết TTHC: Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

- Cá nhân nộp hồ sơ xin cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ đến tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tĩnh.

- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả và chuyển về Sở Giáo dục và Đào tạo;

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung hồ sơ thì từ chối tiếp nhận hồ sơ

Cá nhân yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;

Công chức TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu 01, 02 (nếu có), 06 và Hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Phòng KT&KĐCL để xử lý

Công chức TN&TKQ

01 giờ làm việc

Mẫu 01, 05, Hồ sơ theo mục 2.3

B3

Duyệt hồ sơ và chuyển cho chuyên viên xử lý

Lãnh đạo Phòng KT&KĐCL

01 giờ làm việc

Mẫu 01, 05, Hồ sơ theo mục 2.3

B4

Thẩm định hồ sơ:

- Nếu hồ sơ chưa đúng quy định thi Dự thảo thông báo những nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung. Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo Văn bản thông bảo không đủ điều kiện trình lãnh đạo phòng xem xét và trình lãnh đạo Sở phê duyệt.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện thì Dự thảo Văn bản trình lãnh đạo phòng xem xét và trình lãnh đạo Sở phê duyệt.

Công chức được giao xử lý hồ sơ;

04 giờ làm việc

Mẫu 05; Dự thảo kết quả giải quyết TTHC cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc hoặc Văn bản thông báo

B5

Xem xét kết quả thực hiện Bước 4

Lãnh đạo Sở

01 giờ làm việc

Mẫu 05; Kết quả giải quyết TTHC cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc hoặc Văn bản thông báo

B6

Phát hành Văn bản và trả kết quả về Trung tâm PVHCC tỉnh

* Sổ vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

Văn thư; Cán bộ công chức được giao xử lý hồ sơ.

01 giờ làm việc

Mẫu 05; Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc hoặc Văn bản thông báo

B7

Trả kết quả cho cá nhân

Công chức TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu 01, 06; Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc hoặc Văn bản thông báo.

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý cơ quan Giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả chuyển sang Trung tâm PVHCC tỉnh để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

BM.VBCC.01

Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ

4

HỒ SƠ LƯU

-

Mẫu 01; 02, 03, 04 (nếu có); 06 lưu tại Bộ phận TN&TKQ của Sở GD&ĐT tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; Mẫu 01,05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

01 bộ hồ sơ theo mục 2.3.

-

Văn bản thông báo (nếu có)

Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 5 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của Sở GD&ĐT và lưu trữ theo quy định hiện hành.

1

KÝ HIỆU QUY TRÌNH

QT.VBCC.02

2

NỘI DUNG QUY TRÌNH

2.1

Điều kiện thực hiện TTHC:

Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp sau:

- Được cơ quan có thẩm quyền quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch;

- Được xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

- Được bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch;

- Được đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại việc sinh.

2.2

Cách thức thực hiện TTHC:

- Thực hiện trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

- Qua Bưu điện.

- Qua Cổng dịch vụ công trực tuyến https://dichvucong.hatinh.gov.vn

2.3

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

Bản chính

Bản sao

-

Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ.

X

-

Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa.

X

-

Trích lục hoặc quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính.

X

-

Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn.

X

-

Giấy chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người đã được cấp văn bằng, chứng chỉ. Thông tin trên các giấy tờ này phải phù hợp với đề nghị chỉnh sửa nội dung bằng tốt nghiệp.

X

Lưu ý khi nộp hồ sơ:

+ Nếu nộp hồ sơ trực tiếp là bản sao không có chứng thực thì người đề nghị chỉnh sửa bằng, chứng chỉ phải xuất trình bản chính để người tiếp nhận hồ sơ đối chiếu; người tiếp nhận hồ sơ phải ký xác nhận, ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

+ Nếu nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến thì quét (Scan) từ bản chính;

+ Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì nộp bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền và kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

2.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.5

Thời hạn Giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2.6

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC: Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

2.7

Cơ quan thực hiện: Sở Giáo dục và Đào tạo.

Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Sở Giáo dục và Đào tạo.

Cơ quan được ủy quyền: Không.

Cơ quan phối hợp: Không.

2.8

Đối tượng thực hiện TTHC: Cá nhân.

2.9

Kết quả Giải quyết TTHC: Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản thông báo.

2.10

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

- Cá nhân nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Hà Tình.

- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả  chuyển về Sở Giáo dục và Đào tạo.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn thiện hồ sơ. Nếu không bổ sung hồ sơ thì từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Cá nhân có yêu cầu chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ; Công chức TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu 01, 02 (nếu có), 06 và Hồ sơ theo mục 2.3

B2

Chuyển hồ sơ về Phòng KT&KĐCL để thực hiện

Công chức TN&TKQ

0,5 ngày

Mẫu 01, 05, Hồ sơ theo mục 2.3

B3

Duyệt hồ sơ và chuyển cho chuyên viên xử lý

Lãnh đạo Phòng KT&KĐCL

0,5 ngày

Mẫu 01, 05, Hồ sơ theo mục 2.3

B4

Thẩm định hồ sơ:

- Nếu hồ sơ chưa đúng quy định thì Dự thảo thông báo những nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung. Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo Văn bản thông báo không đủ điều kiện trình lãnh đạo phòng xem xét ký nháy, trình lãnh đạo sở.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện thì Dự thảo Văn bản trình lãnh đạo phòng xem xét ký nháy, trình lãnh đạo Sở

* Quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp);

b) Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ;

c) Nội dung chỉnh sửa;

d) Lý do chỉnh sửa;

đ) Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định.

Công chức được giao xử lý hồ sơ; Lãnh đạo Sở

03 ngày

Mẫu 05; Dự thảo Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản thông báo

B5

Xem xét kết quả thực hiện Bước 4

Lãnh đạo Sở

0,5 ngày

Mẫu 05; Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản thông báo

B6

Phát hành Văn bản và trả kết quả Trung tâm PVHCC tỉnh

Văn thư; Công chức được giao xử lý hồ sơ.

0,5 ngày

Mẫu 05; Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản thông báo

B7

Trả kết quả cho cá nhân

Công chức TN&TKQ

Giờ hành chính

Mẫu 01,06; Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ hoặc văn bản thông báo

* Trường hợp hồ sơ quá hạn xử lý, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn xử lý, cơ quan giải quyết TTHC ban hành phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả chuyển sang Trung tâm PVHCC tỉnh để gửi cho tổ chức, cá nhân.

3

BIỂU MẪU

Mẫu 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu 02

Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ

Mẫu 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu 06

Sổ theo dõi hồ sơ

BM.VBCC.02.01

Đơn đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

4

HỒ SƠ LƯU

-

Mẫu 01; 02,03,04 (nếu có); 06 lưu tại Bộ phận TN&TKQ của Sở GD&ĐT tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh; Mẫu 01,05 lưu theo hồ sơ TTHC.

-

01 bộ hồ sơ theo mục 2.3.

-

Quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ hoặc Văn bản thông báo.

Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 5 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của Sở GD&ĐT và lưu trữ theo quy định hiện hành.