QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TIỀN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/8/2008 của Chính Phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet;

Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 3/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động cơ quan Nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Tiền Giang,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh tổ chức triển khai thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công và các tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2009/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm 2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định trách nhiệm của các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Hệ thống thông tin thư điện tử tỉnh Tiền Giang có địa chỉ tên miền duy nhất là http://mail.tiengiang.gov.vn; là một trong các dịch vụ cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh, được sử dụng để gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học, phục vụ cho công vụ và các công việc có liên quan đến công vụ của các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Tiền Giang.

Điều 3. Hệ thống thư điện tử tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của tỉnh và mạng thông tin toàn cầu (Internet) gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu; mạng nội bộ (LAN) của các đơn vị; mạng diện rộng (WAN) của tỉnh và của Chính phủ (CPnet), mạng Internet.

1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh được phân chia làm hai loại hộp thư:

a) Hộp thư cho các cơ quan, tổ chức (Hộp thư đơn vị) là hộp thư đặc biệt dùng chung trong đơn vị, được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại Công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban điều hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ giao thức mạng thông tin toàn cầu (Internet Protocol-IP) và tên miền (domain) của mạng Tin học Chính phủ.

Hộp thư đơn vị trên địa bàn tỉnh có tên như sau: tên cơ quan, đơn vị (theo quy chuẩn)@tiengiang.gov.vn

b) Hộp thư cá nhân là hộp thư dùng riêng cho từng cán bộ, công chức. Chuẩn đặt tên do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; tên cụ thể từng hộp thư do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập và đặt tên sau khi thống nhất với đơn vị quản lý hoặc cá nhân đề nghị đăng ký.

Hộp thư của cá nhân trên địa bàn tỉnh có tên như sau: tên cá nhân (theo quy chuẩn)@tiengiang.gov.vn

2. Mọi thông tin về các đơn vị, cá nhân khi đăng ký sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh.

3. Các thông tin dữ liệu dạng chữ gửi qua hệ thống thư điện tử của tỉnh thống nhất dùng phông Unicode và Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .

Điều 4. Thống nhất sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh để chính thức thực hiện gửi, nhận các văn bản hành chính, các thông tin phục vụ cho công vụ hoặc công việc có liên quan đến công vụ trong nội bộ và ra bên ngoài, đối với các cơ quan như sau:

- Các cơ quan sở, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý;

- Các tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập của các sở, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý;

- Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan, đơn vị trực thuộc;

- Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

Các cơ quan khác thuộc tỉnh Tiền Giang như: các cơ quan khối Đảng; các cơ quan của Nhà nước; các hội, đoàn thể; các doanh nghiệp có vốn của Nhà nước có thể đăng ký lập hộp thư cho đơn vị, cá nhân trong hệ thống thư điện tử của tỉnh để sử dụng gửi, nhận thư điện tử và chấp hành theo Quy chế này.

Điều 5. Các loại văn bản hành chính, các loại thông tin được phép gửi qua hệ thống thư điện tử của tỉnh do cơ quan chức năng của tỉnh hướng dẫn theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương II

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 6. Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang thống nhất quản lý nhà nước đối với Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, có trách nhiệm chủ trì thực hiện các công việc:

- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và của Ủy ban nhân dân tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống thư điện tử;

- Tổ chức nâng cấp, phát triển và mở rộng hạ tầng, đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin nhằm bảo đảm cho việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh có hiệu quả, thông suốt. Triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho hệ thống.

- Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn cụ thể những loại văn bản hành chính, thông tin được gửi qua hệ thống thư điện tử, văn bản thư điện tử phải có gửi kèm văn bản giấy, văn bản khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi và nhận.

- Tổ chức thanh tra, kiểm tra hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh và xử lý các vi phạm đúng theo quy định của pháp luật.

- Nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các công việc có liên quan đến hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh, theo thẩm quyền.

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo lộ trình, tiến độ thực hiện các chỉ tiêu theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, của Bộ Thông tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc sử dụng thư điện tử trên địa bàn tỉnh.

- Phối hợp với các cơ quan có liên quan lập kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cho hệ thống máy chủ và các thiết bị mạng, máy tính cá nhân để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu công việc. Từ đó, tham mưu đề xuất việc sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, kém hiệu quả.

- Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh.

Điều 8. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm điều hành hệ thống thư điện tử của tỉnh trên địa bàn tỉnh, có nhiệm vụ:

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện các công việc theo Điều 7 của Quy chế này.

- Quản lý Danh bạ thư điện tử của tỉnh; tiếp nhận các đề nghị của các đơn vị trên địa bàn tỉnh để xem xét cấp quyền đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư trong Danh bạ thư điện tử của tỉnh.

- Thực hiện và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân thực hiện chính sách và giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư rác, tạo lập chế độ xóa bỏ, lưu trữ thông tin trong hộp thư điện tử đang sử dụng hoặc đã xóa tài khoản truy cập.

- Phối hợp với các ngành tỉnh, các địa phương, các cá nhân trong nghiệp vụ chuyên môn và khai thác các chức năng chủ yếu của hộp thư để việc gửi nhận thư điện tử có hiệu quả, thông suốt.

- Lập và công khai Danh bạ thư điện tử của tỉnh trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của tỉnh để tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân, các doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh trong việc gửi, nhận thư điện tử.

Điều 9. Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm giúp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nội dung theo Điều 8 của Quy chế này.

Điều 10. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đầu tư, nâng cấp, trang bị hệ thống thiết bị và đào tạo nhân lực đảm bảo cho hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động thông suốt, có hiệu quả.

Sở Nội vụ cung cấp thông tin về tổ chức, bộ máy các cơ quan hành chính, các đơn vị sự nghiệp cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổ chức tạo lập hộp thư điện tử, cập nhật kịp thời vào Danh bạ thư điện tử của tỉnh.

Điều 11. Trách nhiệm cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh:

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc thực hiện các nội dung theo Điều 7, Điều 8 của Quy chế này.

- Có kế hoạch đầu tư, nâng cấp, trang bị hệ thống thiết bị và đào tạo nhân lực trong cơ quan, đơn vị đảm bảo cho hệ thống thư điện tử hoạt động thông suốt, có hiệu quả, từ nguồn vốn của các chương trình, dự án, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của tỉnh hoặc từ nguồn vốn hoạt động được giao theo phân cấp quản lý.

- Có trách nhiệm cung cấp kịp thời và đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về đăng ký hộp thư điện tử của đơn vị, từng cá nhân trong cơ quan để thực hiện việc cấp quyền đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, loại bỏ các Hộp thư trong Danh bạ thư điện tử của tỉnh.

- Chỉ đạo thực hiện chế độ gửi, nhận thư điện tử trong và ra ngoài cơ quan. Chấp hành và chỉ đạo trong cơ quan thực hiện, áp dụng các giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư rác, lưu trữ thông tin… theo hướng dẫn của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức các thông tin trong cơ quan gửi qua hệ thống tin thư điện tử của tỉnh.

- Cử cán bộ giúp lãnh đạo cơ quan theo dõi chung việc sử dụng thư điện tử trong cơ quan; cử cán bộ phụ trách Hộp thư đơn vị (nếu có).

- Khi có sự cố về thiết bị, đường truyền của hệ thống thư điện tử phải kịp thời phối hợp với Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để có giải pháp sửa chữa, khắc phục phù hợp, không được tự ý mang thiết bị ra ngoài cơ quan để sửa chữa nhằm bảo mật thông tin.

- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông và Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 12. Trách nhiệm của người được giao quản lý, sử dụng Hộp thư đơn vị

Hộp thư đơn vị là hộp thư đặc biệt dùng chung trong đơn vị (hoặc chung cho lãnh đạo đơn vị) để gửi nhận, trao đổi các thông tin, do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng hoặc có thể ủy quyền cho một cá nhân trong đơn vị thực hiện.

- Trách nhiệm quản lý, sử dụng hộp thư đơn vị thực hiện theo Điều 13 của Quy chế này.

- Người quản lý sử dụng hộp thư đơn vị phải kịp thời báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị các thư điện tử gửi đến lãnh đạo để kịp thời xử lý; báo cáo thủ trưởng cơ quan các thư điện tử có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

- Các thông tin trong hộp thư đơn vị khi chuyển đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận có trách nhiệm xử lý phải còn nguyên bản đã nhận.

Điều 13. Trách nhiệm của người được cấp hộp thư cá nhân:

- Chấp hành các quy định của pháp luật, các hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chế quản lý, sử dụng thư điện tử trong nội bộ nơi công tác trong việc sử dụng, gửi, nhận thư điện tử qua hệ thống thư điện tử của tỉnh và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin từ hộp thư cá nhân của mình.

- Kịp thời báo cáo lãnh đạo đơn vị các thư điện tử có yêu cầu gửi đến lãnh đạo; báo cáo thủ trưởng cơ quan các thư điện tử có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

- Chấp hành thực hiện các công việc về: quản lý, lưu trữ hộp thư cá nhân; thay đổi, bảo vệ mật khẩu; bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus tin học, hệ thống lọc thư rác, lưu trữ thông tin; … theo hướng dẫn của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Không gửi các văn bản, thông tin mật; không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích công vụ của cơ quan. Không truy cập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.

- Chấp hành chế độ thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng về quản lý, sử dụng thư điện tử.

- Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo cáo đến Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh biết để có giải pháp phối hợp khắc phục, sửa chữa.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn tỉnh và theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện.

Điều 15. Giao Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công:

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác quản lý, sử dụng Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh.

- Chỉ đạo việc quản lý, sử dụng Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh theo Quy chế này trên địa bàn cấp huyện và cấp xã, phường, thị trấn quản lý; căn cứ các quy định của pháp luật, căn cứ Quy chế này và tình hình cụ thể tại địa phương để có quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thông tin thư điện tử cho cấp huyện, cấp xã, phường, thị trấn trên địa bàn quản lý.

- Kiểm tra và xử lý các vi phạm về quản lý, sử dụng Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh theo thẩm quyền.

- Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 16. Thủ trưởng các cơ quan khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh căn cứ các quy định của pháp luật, căn cứ Quy chế này và tình hình cụ thể tại cơ quan, đơn vị để có Quy chế sử dụng thư điện tử trong nội bộ và tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc thì phản ảnh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 17. Các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh ngoài việc thực hiện theo Quy chế này còn phải chấp hành các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng thư điện tử./.