QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

- Căn cứ Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 06 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
- Căn cứ Đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005 của Chính phủ ban hành kèm Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25 tháng 07 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Tin học và Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Giám đốc Trung tâm Tin học và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 107/QĐ-BTP ngày 09 tháng 03 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp

Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp là hệ thống thông tin thuộc Đề án Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005 của Chính phủ nhằm phục vụ các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp tham gia khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp.

Chương II

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA BỘ TƯ PHÁP

Điều 3. Thiết lập và vận hành Hệ thống Thư điện tử

Hệ thống Thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của Bộ Tư pháp gồm Trung tâm Tích hợp dữ liệu, mạng LAN và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử được đặt tên duy nhất trong Bộ có dạng XXX@moj.gov.vn, được chia thành hai loại:

- Hộp thư điện tử cá nhân

- Hộp thư điện tử đơn vị thuộc Bộ Tư pháp: Hộp thư điện tử đơn vị thuộc Bộ Tư pháp là loại hộp thư đặc biệt được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các đơn vị thuộc Bộ. Hộp thư dành cho đơn vị được quy định đặt tên theo hướng dẫn tại Công văn số 310/CV-BĐH 112 ngày 13 tháng 09 năm 2004 của Ban Điều hành Đề án 112 về việc quy định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.

Điều 4. Trách nhiệm của Trung tâm Tin học

1. Quản trị kỹ thuật Hệ thống Thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của Hệ thống thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, giúp Lãnh đạo Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Hệ thống Thư điện tử, bảo đảm cho Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp hoạt động thông suốt, liên tục;

2. Thiết lập hệ thống danh bạ điện tử Bộ Tư pháp, thông tin về danh bạ thư điện tử trong Bộ;

3. Cập nhật thông tin về thư điện tử của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ Tư pháp theo quyết định của Giám đốc Trung tâm Tin học;

4. Cấp cho từng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ Tư pháp địa chỉ thư điện tử và mật khẩu ban đầu để sử dụng, khai thác thư điện tử;

5. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức;

6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp, chương trình lọc thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ;

7. Thường xuyên bảo trì, sửa chữa khi có sự cố xảy ra với Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp;

8. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của Bộ khai thác, sử dụng Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp;

9. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và phát triển Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp để trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt;

10. Lập hộp thư mới, cập nhật lại thông tin về thư điện tử hoặc xoá bỏ các hộp thư điện tử cá nhân của công chức mới được tuyển dụng, công chức chuyển công tác sang đơn vị khác thuộc Bộ hoặc công chức không còn công tác tại Bộ Tư pháp.

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng Hệ thống Thư điện tử của Bộ Tư pháp

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm cung cấp danh sách hộp thư điện tử cá nhân của cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị được đăng ký; thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị mình để Trung tâm Tin học kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của đơn vị.

Điều 6. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị.

1. Hộp thư điện tử đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng;

2. Hàng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị;

3. Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và coi đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị;

4. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

Điều 7. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân

Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây:

1. Không sử dụng các hộp thư điện tử cá nhân dạng khác để trao đổi công việc của Bộ Tư pháp trên mạng;

2. Đổi mật khẩu ban đầu đã được Trung tâm Tin học cung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho Trung tâm Tin học để được thay đổi mật khẩu;

3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình; không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống Thư điện tử cho người khác; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình;

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình;

5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình;

6. Khi gặp sự cố về Hệ thống Thư điện tử phải báo ngay cho Trung tâm Tin học để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Xử lý vi phạm

Cán bộ, công chức, viên chức, tập thể nào vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 9.Tổ chức thực hiện

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị cần phản ánh ngay với Trung tâm Tin học để tổng hợp, trình Lãnh đạo Bộ xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.