QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HẬU GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 09/2013/QĐ-UBND ngày 13 tháng 05 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và khai thác hệ thống một cửa điện tử đối với các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.

2. Quy chế này được áp dụng đối với:

a) Văn phòng Ủy ban nhân dân, các sở và cơ quan tương đương thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi là cơ quan chuyên môn tỉnh);

b) Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện);

c) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã);

d) Các tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Phần mềm một cửa điện tử” là một ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa các giao dịch giữa tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” quy định tại Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh thông qua các thủ tục hành chính.

2. “Hệ thống tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính” là hệ thống thông tin phục vụ việc tra cứu thông tin về tình trạng hồ sơ hành chính của tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp; đồng thời phục vụ công tác theo dõi, chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh và các sở, ban, ngành có liên quan thông qua: Trang thông tin điện tử, kiosk tra cứu hồ sơ, phần mềm tra cứu hồ sơ qua tin nhắn (SMS), điện thoại hoặc các hình thức phù hợp khác.

3. “Hệ thống một cửa điện tử” là hệ thống thông tin bao gồm phần mềm một cửa điện tử, hệ thống tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính và các trang thiết bị, hệ thống mạng nội bộ, đường truyền được triển khai, sử dụng, vận hành tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cơ quan chuyên môn tỉnh trên địa bàn tỉnh.

Chương II

MÔ HÌNH, TỔ CHỨC HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

Điều 4. Mô hình, tổ chức hệ thống một cửa điện tử

1. Phần mềm một cửa điện tử triển khai tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung với cơ sở dữ liệu được dùng chung đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh và cung cấp toàn bộ văn bản, thủ tục hành chính có liên quan theo quy định của pháp luật; quy trình, thủ tục hành chính thực hiện theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính Phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.

2. Phần mềm một cửa điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh vận hành trên môi trường mạng, dữ liệu được liên thông, luân chuyển khép kín từ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đến các phòng ban chuyên môn trong hệ thống.

3. Tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; đồng thời có thể tải các mẫu đơn, mẫu tờ khai và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

4. Mỗi cá nhân sử dụng sẽ được cấp một tài khoản (tên đăng nhập và mật khẩu) để đăng nhập vào hệ thống.

Điều 5. Mô hình, tổ chức hệ thống tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính

1. Hệ thống tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính bao gồm:

a) Trang thông tin điện tử về hồ sơ hành chính của tỉnh.

b) Hệ thống trả lời tự động qua tin nhắn SMS.

2. Tất cả thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ hành chính trên hệ thống tra cứu trực tuyến được cập nhật trực tuyến từ các cơ quan, đơn vị vận hành phần mềm một cửa điện tử.

3. Tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp có thể tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ hành chính bằng cách nhập mã số hồ sơ (in sẵn trên biên nhận hồ sơ) vào Trang thông tin một cửa điện tử hoặc nhắn tin SMS đến số điện thoại di dộng của hệ thống và thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống.

4. Địa chỉ cụ thể của Trang thông tin một cửa điện tử về hồ sơ hành chính của tỉnh, số điện thoại di động của hệ thống trả lời tự động do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm công bố và hướng dẫn sử dụng, khai thác.

Điều 6. Mở rộng hệ thống một cửa điện tử

Cơ quan chuyên môn tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã khi triển khai phần mềm một cửa điện tử tại đơn vị mình hoặc tại đơn vị trực thuộc có tính năng tương tự phần mềm một cửa điện tử đang triển khai thì phải được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương III

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

Điều 7. Trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Xây dựng quy chế quản lý vận hành hệ thống một cửa điện tử tại địa phương, đơn vị mình, đảm bảo vận hành liên tục và thông suốt phần mềm một cửa điện tử đã được triển khai; đảm bảo cung cấp dữ liệu hồ sơ hành chính của cơ quan chuyên môn tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã cho hệ thống tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính, phục vụ kịp thời nhu cầu tra cứu thông tin tình trạng hồ sơ hành chính của tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp và phục vụ tốt công tác giám sát, chỉ đạo điều hành của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp và các sở, ban, ngành.

2. Đảm bảo các hồ sơ hành chính của tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp được tiếp nhận, xử lý, trả kết quả đúng hẹn, cung cấp trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính thông qua hệ thống một cửa điện tử.

3. Đối với cơ quan chuyên môn tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện bố trí tối thiểu 01 cán bộ quản trị hệ thống, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý chung việc vận hành phần mềm một cửa điện tử tại cơ quan, đơn vị và địa phương mình; đảm bảo hệ thống máy tính hoạt động ổn định, hệ thống mạng nội bộ, đường truyền thông suốt, liên tục; làm đầu mối tiếp nhận các ý kiến của người sử dụng tại các phòng ban đã triển khai phần mềm một cửa điện tử, kịp thời liên hệ với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị có liên quan để khắc phục, giải quyết các khó khăn, vướng mắc.

4. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình xử lý hồ sơ hành chính tại cơ quan, đơn vị mình thông qua phần mềm một cửa điện tử nhằm kịp thời phát hiện, giải quyết các vướng mắc phát sinh.

5. Xây dựng kế hoạch, bố trí kinh phí hằng năm từ các nguồn ngân sách tài chính theo quy định của nhà nước, trong đó có nguồn kinh phí từ việc thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm để bảo trì, vận hành hệ thống một cửa điện tử của đơn vị; đầu tư, nâng cấp, trang bị hệ thống thiết bị và đào tạo nhân lực trong nội bộ cơ quan đảm bảo cho việc vận hành hệ thống một cửa điện tử đồng bộ, thông suốt và hiệu quả.

6. Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình sử dụng hệ thống một cửa điện tử tại cơ quan, đơn vị mình theo yêu cầu đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông hoặc yêu cầu của UBND tỉnh.

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chịu trách nhiệm quản lý chung hệ thống một cửa điện tử trên địa bàn tỉnh, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan đảm bảo đường truyền kết nối thông suốt và liên tục phục vụ tốt việc vận hành hệ thống một cửa điện tử.

2. Tổ chức chỉ đạo tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên mạng về phần mềm một cửa điện tử và hệ thống tra cứu trực tuyến tình trạng hồ sơ hành chính.

3. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hệ thống một cửa điện tử tại cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi cơ quan chuyên môn tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai, vận hành cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

2. Đưa nội dung ứng dụng phần mềm một cửa điện tử vào quy chế thi đua về cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Trực tiếp quản lý, vận hành phần mềm một cửa điện tử; phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, vận hành, khai thác hệ thống một cửa điện tử đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn.

2. Tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm một cửa điện tử cho các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Hỗ trợ chuyên môn nghiệp vụ cho các đơn vị sử dụng phần mềm khi gặp khó khăn về kỹ thuật trong vận hành.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Tài chính

1. Chủ trì phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan, trình Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí nâng cấp, bảo trì hệ thống, tập huấn sử dụng phần mềm một cửa điện tử đã được đầu tư xây dựng.

2. Hàng năm, hướng dẫn các sở, ban, ngành có liên quan lập dự toán kinh phí bảo trì, vận hành hệ thống một cửa điện tử để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ vốn thực hiện.

Điều 12. Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân liên quan

1. Chấp hành các quy định của pháp luật, Quy chế về đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan, đơn vị quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang, hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông, các quy định có liên quan trong Quy chế này.

2. Thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc sử dụng phần mềm một cửa điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị mình, đảm bảo cho hệ thống vận hành liên tục, thông suốt.

3. Các tổ chức, cá nhân phải thực hiện đúng quy trình xử lý và phải đảm bảo xử lý đúng thời hạn quy định của từng loại hồ sơ của thủ tục hành chính.

4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và tình hình xử lý hồ sơ hành chính thông qua phần mềm một cửa điện tử của đơn vị mình đảm bảo đúng thời hạn.

5. Khi phần mềm một cửa điện tử gặp sự cố phải báo ngay với Phòng Tin học - Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để kịp thời khắc phục, xử lý.

6. Cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm bảo mật thông tin về tài khoản của mình.

Chương IV

CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ THI ĐUA KHEN THƯỞNG VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

Điều 13. Công tác kiểm tra, báo cáo

1. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ và Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra định kỳ và đột xuất tình hình sử dụng hệ thống một cửa điện tử tại cơ quan chuyên môn tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Các cơ quan, đơn vị phải thực hiện báo cáo định kỳ 6 tháng một lần và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông về tình hình sử dụng Hệ thống một cửa điện tử của cơ quan gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, kịp thời báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh, Ban Chỉ đạo thực hiện Chương trình Cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết những khó khăn, vướng mắc.

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các tổ chức, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật theo quy định.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Giám đốc các sở, Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.