QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH HÒA BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03/12/2004;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước,

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 08/TTr-STTTT ngày 26/2/2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Hòa Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sỞ, Ban, Ngành, đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện và thành phố; Thủ trưởng các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH HÒA BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 06/2010/QĐ-UBND ngày 05/ 3/2010 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hòa Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hệ thống Thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức Đoàn thể tại tỉnh Hòa Bình nhằm góp phần cải cách hành chính, giảm văn bản, giấy tờ, thực hiện tiết kiệm, hiệu quả trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.

Điều 2. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, tổ chức đoàn thể, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Hòa Bình tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Hòa Bình phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.

Điều 3. Hệ thống Thư điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Hòa Bình

Thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Hòa Bình là phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác trao đổi thông tin trong các cơ quan nhà nước, tổ chức đoàn thể nhằm giảm việc lưu hành các văn bản giấy tờ không cần thiết, mang lại hiểu quả cao trong công việc. Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Hòa Bình sử dụng hệ thống thư điện tử trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học, phục vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 4. Đơn vị đầu mối

Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối và chịu trách nhiệm xây dựng, duy trì, hướng dẫn giải đáp trong quá trình sử dụng hệ thống Thư điện tử.

Chương II

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH HÒA BÌNH

Điều 5. Thiết lập và vận hành hệ thống Thư điện tử.

1. Hệ thống Thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của mạng tin học của tỉnh Hòa Bình gồm Trung tâm công nghệ thông tin và Truyền thông, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của Tỉnh và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử tỉnh Hòa Bình có địa chỉ tên miền duy nhất là: http://mail.hoabinh.gov.vn các địa chỉ truy cập có dạng [tên_đăng_nhập]@hoabinh.gov.vn và được chia thành hai loại:

a) Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan nhà nước của tỉnh Hòa Bình: là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương và tổ chức, cá nhân với nhau. Hộp thư điện tử dành cho cơ quan nhà nước và các huyện, thành phố được đặt tên theo quy định: các cơ quan, đơn vị sử dụng từ viết tắt để đặt tên; các địa phương cấp huyện, thành phố sử dụng nguyên tên gọi (chi tiết kèm theo Phụ lục). Đối với hộp thư điện tử của các địa phương cấp xã, phường, thị trấn thì được đặt tên theo quy định: <tên của địa phương viết liền>.<tên hộp thư của địa phương cấp huyện trực thuộc>. Ví dụ: xã Tây Phong thuộc huyện Cao Phong có địa chỉ thư điện tử là: tayphong.caophong@hoabinh.gov.vn.

Các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc các cơ quan nhà nước có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử thì được đặt tên theo quy định: <tên đơn vị viết tắt>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương>. Ví dụ phòng Kế hoạch – Tài chính thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sẽ được đặt tên là: khtc.snnptnt@hoabinh.gov.vn.

b) Hộp thư điện tử dành cho cá nhân (dùng cho cán bộ, công chức, viên chức): Tùy vào yêu cầu công tác của các cơ quan, đơn vị và địa phương, hộp thư điện tử dành cho cá nhân được đặt tên theo một trong hai cách:

- <tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>.

- <tên> + <viết tắt của họ và tên đệm>.<tên hộp thư của cơ quan, đơn vị, địa phương đang công tác quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 3 của Quy định này>.

Ví dụ: Nguyễn Văn Anh thuộc Sở Tài Nguyên và Môi trường sẽ được đặt tên là: anhnv.stnmt@hoabinh.gov.vn.

Trong trường hợp tên hộp thư điện tử cá nhân bị trùng thì sẽ do Sở Thông tin và Truyền thông thay đổi trên cơ sở đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương nhằm đảm bảo tính dễ nhớ, dễ hiểu của tên hộp thư điện tử cá nhân.

2. Hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.

3. Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử tại hộp thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử cá nhân tối thiểu 02 lần/ngày.

Điều 6. Trách nhiệm của đơn vị quản lý hệ thống Thư điện tử

1. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị quản lý và vận hành hệ thống Thư điện tử có nhiệm vụ:

a) Thiết lập, thay đổi hệ thống danh bạ thư điện tử tỉnh Hòa Bình; thông tin về danh bạ thư điện tử của các cơ quan, cá nhân sau khi được thiết lập.

b) Thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh Hòa Bình theo chế độ mật; quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức.

c) Nghiên cứu và từng bước ứng dụng chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử vào việc gửi/nhận văn bản trên môi trường mạng thay cho văn bản giấy tờ thông thường.

2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị và địa phương của tỉnh Hòa Bình khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử.

3. Kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và nâng cấp hệ thống thư điện tử của tỉnh Hòa Bình được dự toán chung vào kinh phí sự nghiệp hàng năm của Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 7. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và UBND các huyện, UBND thành phố Hòa Bình

1. Thông báo việc thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của cá nhân trong đơn vị, địa phương thuộc quyền quản lý và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của Tỉnh.

2. Lập danh sách yêu cầu về khởi tạo hộp thư mới của đơn vị trực thuộc, UBND cấp xã, cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm; hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi hộp thư điện tử của đơn vị đã giải thể, cán bộ, công chức, viên chức thôi công tác hoặc chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh Hòa Bình gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, thiết lập, thay đổi, hủy bỏ theo quy định.

3. Định kỳ 6 tháng một lần báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện Quy chế này (qua Sở Thông tin và Truyền thông).

Điều 8. Trách nhiệm của UBND các xã, phường, thị trấn

1. Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và lập danh sách yêu cầu về khởi tạo hộp thư của cán bộ, công chức, viên chức mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm; hoặc yêu cầu hủy bỏ, thay đổi hộp thư điện tử, cán bộ, công chức, viên chức thôi công tác hoặc chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh Hòa Bình gửi về UBND huyện, thành phố để được tổng hợp, thiết lập, thay đổi, hủy bỏ theo quy định.

2. Định kỳ 6 tháng một lần báo cáo UBND huyện, thành phố kết quả thực hiện Quy chế này.

Điều 9. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị

1. Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng.

2. Hàng ngày, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị.

3. Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, Thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể việc sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và xem đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

4. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.

Điều 10. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân

Cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Hòa Bình được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm sau đây:

1. Không sử dụng các hộp thư điện tử cá nhân dạng khác để trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị, địa phương trên môi trường mạng tin học.

2. Đổi mật khẩu ban đầu đã được Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp nhằm bảo mật thông tin. Trường hợp quên mật khẩu phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, địa phương để được thay đổi mật khẩu.

3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của mình; không được cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống Thư điện tử cho người khác; chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử của mình.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

6. Trong trường hợp chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc Tỉnh thì phải báo cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị cũ biết để thay đổi hộp thư điện tử cá nhân.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống Thư điện tử phải báo ngay cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị, địa phương hoặc báo về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Điều 11. Quy định về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy

Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Điều 12. Thời gian bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử trong công việc

Hệ thống thư điện tử của tỉnh được chính thức áp dụng trong công việc kể từ ngày 12/2/2010. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh phải sử dụng hộp thư này để gửi, nhận các loại văn bản được quy định tại Điều 7, Điều 8 của Quy chế này.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Tổ chức thực hiện

Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện; định kỳ 6 tháng báo cáo UBND tỉnh kết quả thực hiện.

Điều 14. Xử lý vi phạm

Cán bộ, công chức, viên chức nào vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 15. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.