Nhằm triển khai thực hiện Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QCVN 102:2016/BTTTT) đối với các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp giải pháp hệ thống trung gian và hệ thống quản lý văn bản điều hành cho các cơ quan nhà nước; Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn một số nội dung như sau:

1. Về việc công bố hợp quy:

- Việc công bố phù hợp quy chuẩn kỹ thuật dựa trên kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức, cá nhân công bố hợp quy.

- Trình tự công bố hợp quy thực hiện theo Điều 13; hồ sơ đăng ký công bố hợp quy thực hiện theo Điều 14 Khoản 2; xử lý hồ sơ công bố hợp quy thực hiện theo Điều 15; các biểu mẫu công bố hợp quy theo các Phụ lục của Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN ; dấu hợp quy thực hiện theo Điều 4 và phải được hiển thị trên giao diện chính của phần mềm, nhìn rõ bằng mắt thường.

- Sản phẩm cần được công bố hợp quy là hệ thống quản lý văn bản và điều hành và hệ thống trung gian có phiên bản cụ thể (chi xét các phiên bản có thay đổi về định dạng dữ liệu gói tin).

- Địa điểm tiếp nhận đăng ký công bố hợp quy: Các tổ chức, doanh nghiệp công bố hợp quy nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới địa chỉ:

Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông

Tầng 2, Tòa nhà DETECH, Số 8A, Tôn Thất Thuyết, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội.

- Thông tin cập nhật về tình trạng công bố hợp quy có thể tra cứu tại trang thông tin điện tử của Cục Tin học hóa theo địa chỉ http://aita.gov.vn.

2. Về việc đo kiểm/thử nghiệm phục vụ công bố hợp quy;

- Kết quả đo kiểm/thử nghiệm phục vụ công bố hợp quy phải thực hiện tại phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận theo quy định hiện hành.

- Danh sách các phòng thử nghiệm được chỉ định công bố tại Cổng thông tin điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông theo địa chỉ http://mic.gov.vn

3. Mã định danh

- Đơn vị cấp 1 theo quy định trong quy chuẩn có trách nhiệm cấp mã cấp 2, cấp 3, cấp 4 cho các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc có nhu cầu trao đổi văn bản điện tử và gửi danh sách mã định danh về Bộ Thông tin và Truyền thông để thống nhất quản lý và công khai sử dụng trên phạm vi toàn quốc.

Bộ Thông tin và Truyền thông trân trọng gửi các quý cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân để biết và thực hiện.