Kính gởi: - Ủy ban nhân dân quận - huyện

Căn cứ Quyết định số 13/2002/QĐ-BNV ngày 06 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của thôn và tổ dân phố, Chỉ thị số 13/CT-TU ngày 08 tháng 8 năm 1997 của Ban Thường vụ Thành ủy về đổi mới và chỉnh đốn Đảng ở phường, xã - thị trấn, trong đó tổ chức dưới phường, thị trấn có khu phố, tổ dân phố, dưới xã có ấp, tổ nhân dân.

Để thống nhất quy trình thực hiện việc chia tách, thành lập, sắp xếp khu phố, ấp, tổ dân phố, tổ nhân dân tại một số nơi đông dân, trong khi chờ Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của khu phố, tổ dân phố, ấp, tổ nhân dân, Sở Nội vụ hướng dẫn quy trình hồ sơ, thủ tục về chia tách thành lập, sắp xếp khu phố, ấp, tổ dân phố, tổ nhân dân như sau:

I/ ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP MỚI:

1. Quy mô khu phố, tổ dân phố; Ấp, tổ nhân dân :

+ Quy mô khu phố thành lập mới có từ 500 hộ dân trở lên. Việc hình thành khu phố, phải căn cứ số lượng hợp lý của tổ dân phố.

+ Quy mô tổ dân phố có trên dưới 70 hộ dân; những khu vực đông dân, tuỳ tình hình thực tế, số hộ có thể trên dưới 100 hộ dân.

 Căn cứ địa giới hành chính của phường, xã - thị trấn ( khu vực đô thị), tính chất kinh tế -xã hội, số hộ dân cư và nhân khẩu để sắp xếp tổ dân phố, trên cơ sở đó tổ chức khu phố phù hợp với đặc điểm tình hình ở địa phương nhằm ổn định tổ chức và hoạt động của khu phố, tổ dân phố, ấp, tổ nhân dân.

+ Quy mô ấp thành lập mới trên 300 hộ dân. Mỗi ấp tổ chức thành nhiều tổ nhân dân.

+ Quy mô tổ nhân dân có từ 30 hộ dân trở lên.

2. Điều kiện:

- Giữ nguyên ấp, khu phố, tổ dân phố, tổ nhân dân hiện có. Chỉ thành lập mới khi tổ chức định cạnh, định cư, di dân giải phóng mặt bằng, khi thực hiện quy hoạch dãn dân, khi có sự điều chỉnh địa giới hành chính của phường, xã - thị trấn có liên quan đến khu phố, ấp, tổ dân phố, tổ nhân dân và được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Phù hợp với quy mô số hộ dân như hướng dẫn trên.

- Ranh khu phố, ấp phải rõ ràng tách bạch để dễ quản lý, hội họp; đảm bảo sinh hoạt của dân được thuận lợi.

- Phải có sự đồng thuận của nhân dân trong khu phố, ấp có liên quan.

II/ QUY TRÌNH HỒ SƠ :

1. Quy trình hồ sơ thành lập khu phố, ấp:

1.1. Đối với Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn, gồm :

- Tờ trình Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn trình Ủy ban nhân dân quận - huyện.

- Phương án thành lập (bao gồm cả việc chia tách, sáp nhập) khu phố, ấp do Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn xây dựng nội dung chủ yếu gồm :

 + Sự cần thiết phải thành lập (chia tách, sáp nhập) khu phố, ấp mới;

 + Tên khu phố, ấp hiện nay;

 + Vị trí địa lý khu phố, ấp hiện nay;

 + Dân số (số hộ, nhân khẩu) hiện nay;

 + Diện tích khu phố, ấp hiện nay (đơn vị ha);

 + Số khu phố, ấp sau khi chia tách thành lập mới;

 + Số tổ dân phố, tổ nhân dân trong đó có số hộ, số nhân khẩu của từng tổ dân phố, tổ nhân dân sau khi chia tách thành lập mới.

- Bản tổng hợp ý kiến của cử tri khu phố, ấp về việc thành lập (chia tách, sáp nhập) và đặt tên khu phố, ấp (nêu rõ tổng số cử tri đại diện hộ, số cử tri đồng ý, không đồng ý, số cử tri đại diện hộ đồng ý phải có trên 50%).

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường, xã - thị trấn thông qua phương án thành lập (chia tách, sáp nhập) khu phố, ấp.

- Trích biên bản kỳ họp Hội đồng nhân dân phường, xã - thị trấn có nội dung liên quan việc thành lập (chia tách, sáp nhập) khu phố, ấp.

- Bản đồ hiện trạng và bản đồ chia tách khu phố, ấp.

1.2. Đối với Ủy ban nhân dân quận - huyện:

Sau khi thẩm định hồ sơ do Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn gởi đến, Ủy ban nhân dân quận - huyện lập tờ trình kèm theo hồ sơ của phường, xã - thị trấn trình Ủy ban nhân dân thành phố (thông qua Sở Nội vụ) 02 bộ hồ sơ.

2/ Về thành lập tổ dân phố, tổ nhân dân:

Việc thành lập mới (bao gồm cả việc chia tách, sáp nhập) tổ dân phố, tổ nhân dân do Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua và đề nghị Ủy ban nhân dân quận - huyện xem xét quyết định.

Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn lập hồ sơ trình Ủy ban nhân dân quận - huyện, gồm :

- Tờ trình của Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn trình Ủy ban nhân dân quận - huyện về việc thành lập mới (bao gồm cả việc chia tách, sáp nhập) tổ dân phố, tổ nhân dân. Nêu rõ sự cần thiết phải thành lập mới tổ dân phố, tổ nhân dân, về đặc điểm tình hình kinh tế, chính trị, điều kiện sinh hoạt tổ, số hộ, số nhân khẩu trong tổ.

- Bản tổng hợp ý kiến của cử tri tổ dân phố, tổ nhân dân về việc thành lập mới, chia tách và đặt tên tổ dân phố, tổ nhân dân .

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường, xã - thị trấn thông qua việc thành lập mới (chia tách, sáp nhập) tổ dân phố, tổ nhân dân.

- Trích biên bản kỳ họp Hội đồng nhân dân phường, xã - thị trấn có nội dung sắp xếp lại tổ dân phố, tổ nhân dân ấp (nêu rõ tổng số cử tri đại diện hộ, số cử tri đồng ý, không đồng ý, số cử tri đại diện hộ đồng ý phải có trên 50%).

Sau khi thẩm định hồ sơ đề nghị của Ủy ban nhân dân phường, xã - thị trấn, Ủy ban nhân dân quận - huyện ban hành quyết định thành lập mới (bao gồm cả việc chia tách, sáp nhập) tổ dân phố, tổ nhân dân.

Trên đây là hướng dẫn quy trình và hồ sơ thành lập mới (bao gồm cả việc chia tách, sáp nhập) khu phố, ấp, tổ dân phố, tổ nhân dân. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị Ủy ban nhân dân quận - huyện phản ánh về thành phố (thông qua Sở Nội vụ) để nghiên cứu, giải quyết.