CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ THEO NGHỊ ĐỊNH 79/2007/NĐ-CP NGÀY 18/5/2007 CỦA CHÍNH PHỦ

Thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính, cải cách tư pháp, ngày 18/5/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

Việc phân cấp thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt cho Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã) và việc cụ thể hóa thẩm quyền chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của phòng Tư pháp cấp huyện nhằm tạo thuận lợi cho người dân đồng thời nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, người thực hiện việc cấp bản sao và chứng thực.

Để thực hiện tốt Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ và Văn bản số 2447/BTP-HCTP ngày 04/6/2007 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc tổ chức triển khai Nghị định mới về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký; Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai Chỉ thị:

1. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm:

- Phối hợp với Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa tiếp tục triển khai thực hiện Kế hoạch kiện toàn, củng cố cơ quan tư pháp địa phương (ban hành kèm theo Quyết định 165/QĐ-UBND ngày 16/01/2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai) nhằm nâng cao năng lực cán bộ tư pháp địa phương, đảm bảo đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng kế hoạch tập huấn Nghị định 79/2007/NĐ-CP (gọi là Nghị định) cho cán bộ tư pháp cấp huyện, xã, giúp cán bộ tư pháp địa phương quán triệt những nội dung cơ bản của Nghị định, đảm bảo giải quyết kịp thời yêu cầu của nhân dân về chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký theo trình tự, thủ tục quy định của pháp luật;

- Chỉ đạo việc tổ chức tuyên truyền, phổ biến Nghị định thường xuyên, rộng rãi đến Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, các cơ quan Nhà nước, các tổ

chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, đơn vị vũ trang trên địa bàn tỉnh biết, thực hiện;

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hoặc trực tiếp ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho cơ quan, tổ chức, người thực hiện việc cấp bản sao và chứng thực. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc kiểm tra, thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực này;

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các Sở, ban, ngành liên quan, thống nhất ý kiến, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực theo quy định pháp luật;

- Tổng hợp tình hình, thống kê số liệu về cấp bản sao và chứng thực trên địa bàn tỉnh, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

2. Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện:

- Tổ chức tập huấn Nghị định 79/2007/NĐ-CP cho người làm công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã và người làm công tác cấp bản sao từ sổ gốc của cơ quan, tổ chức trên địa bàn huyện;

- Chỉ đạo rà soát, kiện toàn tổ chức, biên chế, lựa chọn, bố trí cán bộ giúp việc cho Trưởng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong công tác chứng thực. Trang bị phương tiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực (sổ sách; tủ đựng hồ sơ, tài liệu; máy vi tính, máy photocopy…), bảo đảm thường xuyên có người trực để tiếp nhận và giải quyết kịp thời, trật tự và dân chủ các yêu cầu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực hoạt động cấp bản sao và chứng thực của địa phương theo quy định pháp luật;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao và chứng thực của địa phương định kỳ 6 tháng và hàng năm báo cáo về Sở Tư pháp.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký khi tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao, thực hiện đúng thủ tục, thời hạn giải quyết theo quy định, đồng thời chịu trách nhiệm về việc cấp bản sao và chứng thực của mình.

Niêm yết công khai tại trụ sở làm việc về thủ tục, thời hạn giải quyết và những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính và lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.

4. Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, do đó khi tiếp nhận bản sao được cơ quan có thẩm quyền cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Đồng Nai phải chấp hành nghiêm túc Nghị định 79/2007/NĐ-CP , không được yêu cầu cá nhân, tổ chức xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền tiến hành xác minh.

Theo tinh thần trên, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, khuyến khích các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ, tự mình đối chiếu bản sao với bản chính để không yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc.

5. Các phòng Công chứng trên địa bàn tỉnh không thực hiện việc công chứng bản sao, chứng thực chữ ký kể từ ngày Chỉ thị này có hiệu lực thi hành; đồng thời hướng dẫn tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao, chứng thực chữ ký đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để được xem xét giải quyết.

6. Đề nghị Báo, Đài Phát thanh Truyền hình Đồng Nai có kế hoạch tuyên truyền thường xuyên, rộng rãi quy định của pháp luật về cấp bản sao, chứng thực trên các phương tiện thông tin đại chúng để công dân biết, thực hiện.

7. Trong khi chưa có quy định mới về lệ phí chứng thực, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao và chứng thực theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP trên địa bàn tỉnh tạm thời áp dụng Thông tư Liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực.

Giám đốc Sở Tư pháp theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này, báo cáo kết quả cho Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chỉ thị có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký./.