CHỈ THỊ

VỀ VIỆC SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều bất cập; một số cơ quan chưa tận dụng phương tiện công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả làm việc, đặc biệt chưa ứng dụng triệt để, hiệu quả hệ thống thư điện tử, một số cơ quan đến nay chưa kết nối internet. Thực hiện Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm văn bản, giấy tờ hành chính và thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, UBND tỉnh chỉ đạo một số công tác sau:

1. Thủ trưởng các Sở ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện triển khai hệ thống thư điện tử (email) tại cơ quan, địa phương mình, cụ thể như: kết nối internet, tạo lập email...

a. Các Sở ngành trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã đã được tạo lập email phải tổ chức rà soát lại địa chỉ email của cơ quan, đơn vị và của từng cá nhân, nơi nào quên địa chỉ, chưa có địa chỉ email hoặc do cán bộ thay đổi vị trí công tác, đã nghỉ việc… thì có văn bản đề nghị về Văn phòng UBND tỉnh để được cấp lại địa chỉ email, điều chỉnh hoặc loại bỏ những địa chỉ email không còn sử dụng ra khỏi hệ thống.

Riêng đối với Văn phòng Tỉnh ủy, các Ban Đảng, các tổ chức Đoàn thể, các đơn vị TW đóng tại địa phương, các doanh nghiệp có vốn nhà nước... đề nghị cung cấp địa chỉ email về Văn phòng UBND tỉnh để trao đổi thông tin. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng hộp thư thuộc hệ thống mail.longan.gov.vn thì đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh – Trung tâm Tin học (minhtan@longan.gov.vn) để được tạo lập email và cấp quyền sử dụng, hoặc sử dụng email của chuyên ngành, email miễn phí có tính bảo mật cao: yahoo mail, google mail,...

b. Chậm nhất đến 31/12/2008 tất cả các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh cung cấp danh sách địa chỉ email của từng cơ quan, đơn vị mình về Văn phòng UBND tỉnh – Trung tâm Tin học (minhtan@longan.gov.vn) để công khai danh mục địa chỉ email chính thức trên cổng thông tin điện tử của tỉnh.

Giao Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tổ chức thực hiện công tác tạo lập email cho các cơ quan trực thuộc UBND các huyện, thị xã và cơ quan UBND các xã, phường, thị trấn, chậm nhất đến 31/01/2009 phải công bố trên cổng thông tin điện tử của tỉnh. Việc đặt tên email trong hệ thống mail.longan.gov phải bảo đảm yêu cầu ngắn gọn, dễ nhớ.

c. Chậm nhất đến cuối quý I/2009 tất cả các Sở ngành trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã phải công khai danh mục địa chỉ email của cán bộ, công chức có thẩm quyền trên cổng thông tin điện tử của tỉnh hoặc của cơ quan đã có trang thông tin điện tử.

d. Tất cả các cơ quan, đơn vị phải mở hộp thư điện tử thường xuyên trong ngày làm việc, nhưng ít nhất là 2 lần (buổi sáng vào lúc 9 giờ, buổi chiều vào 15 giờ). Từng cơ quan, đơn vị phải phân công người đọc mail, nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng email… thì trước hết là Thủ trưởng đơn vị đó chịu trách nhiệm.

đ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất công việc, Thủ trưởng cơ quan đề ra quy chế sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị mình. Căn cứ vào qui định sử dụng thư tín điện tử trên địa bàn tỉnh Long An - ban hành kèm theo Quyết định số 1540/QĐ-UB ngày 11/4/2005 của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và Sở, ngành, Văn phòng HĐND và UBND huyện, thị xã có trách nhiệm xây dựng quy chế sử dụng thư điện tử trong hệ thống email longan.gov.vn cụ thể của từng Sở, ngành. Trong quá trình khai thác, sử dụng thư điện tử, sẽ từng bước cập nhật và hoàn chỉnh quy chế. Giao Sở Thông tin và Truyền thông soạn thảo mẫu quy chế sử dụng hộp thư điện tử mẫu, phổ biến trên trang thông tin điện tử http://stttt.longan.gov.vn, để các cơ quan, đơn vị tham khảo, xây dựng quy chế riêng cho từng cơ quan, đơn vị.

2. Qui định các loại thông tin sau được trao đổi trên hệ thống email: thư mời; lịch công tác tuần; các tài liệu trao đổi phục vụ công việc; tài liệu phục vụ các cuộc họp; văn bản sao y; báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm; thông báo, công văn hành chính (trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ);

Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.

Kể từ ngày 01/01/2009 toàn tỉnh sẽ bắt đầu chuyển thử nghiệm các loại văn bản trên hệ thống email, sau 2 tháng sử dụng thử nghiệm email sẽ sơ kết, rút kinh nghiệm. Trong thời gian này, các báo cáo, các văn bản hành chính vừa được gửi bằng email, đồng thời vừa gửi văn bản hành chính theo cách truyền thống.

3. Địa chỉ email của Văn phòng UBND tỉnh: vpubnd@longan.gov.vn, Sở Thông tin và Truyền thông: stt@longan.gov.vn. Đối với các cơ quan, đơn vị đã được tạo lập email thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh, đã có Hướng dẫn sử dụng hộp thư điện tử trên website: http://www.longan.gov.vn, các cơ quan, đơn vị tải về để nghiên cứu sử dụng, nếu có nhu cầu cần tập huấn lại về kỹ thuật sử dụng hộp thư điện tử, thì gửi yêu cầu và đăng ký danh sách về Sở Thông tin và Truyền thông để tập hợp và cùng với Văn phòng UBND tỉnh tổ chức tập huấn.

4. Đồng thời với việc ứng dụng thư điện tử, UBND tỉnh giao Văn phòng UBND tỉnh tổ chức đưa các thông tin sau đây lên cổng thông tin điện tử của tỉnh, không phải gửi qua email, không gửi bằng văn bản hành chính thông thường:

- Văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo điều hành của Chính phủ và của UBND tỉnh.

- Các thông tin của UBND tỉnh về lịch làm việc tuần, báo cáo tuần, tháng, năm, các báo cáo chuyên đề...

5. Đối với các văn bản đề nghị, các tờ trình, làm cơ sở để các cơ quan có liên quan xử lý trả lời... thì vừa phải gửi văn bản hành chính thông thường, vừa phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức), địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận" hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử (trừ những văn bản mật). Đối với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành các văn bản, quyết định, chỉ thị, nội dung các bài phát biểu, tham luận... thì nhất thiết phải gửi văn bản điện tử qua hệ thống email.

6. Các cơ quan quản lý nhà nước các cấp phải tận dụng triệt để hệ thống email để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công và thường xuyên kiểm tra email của cơ quan để hồi đáp kịp thời email của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp…

7. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việṭ (Unicode) theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử.

8. Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp có trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm về đầu tư hạ tầng để sử dụng email: kết nối internet, nối mạng nội bộ.

- Từng bước ứng dụng hệ thống thư điện tử và các hệ thống thông tin khác trong quản lý điều hành, bảo đảm các điều kiện tối thiểu triển khai hệ thống thư điện tử tại cơ quan theo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.

- Gương mẫu trong việc ứng dụng hệ thống thư điện tử trong công việc;

- Chỉ đạo các cơ quan thuộc phạm vi quản lý bảo đảm các điều kiện triển khai hiệu quả hệ thống thư điện tử, bao gồm các điều kiện về nguồn nhân lực, tài chính, sự phối hợp giữa các cơ quan, cải tiến quy trình làm việc.

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của Thủ trưởng cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Từng cơ quan phải đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.

9. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước có trách nhiệm:

- Tận dụng tối đa hiệu quả của hệ thống thư điện tử trong công việc;

- Tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử, quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử của cơ quan và các quy định có liên quan khác của tỉnh, của Nhà nước.

10. Giao Sở Thông tin và Truyền thông làm việc với các Công ty Viễn thông có kế hoạch đầu tư hạ tầng kỹ thuật, phấn đấu trong năm 2009 có đường truyền internet đến tất cả trung tâm xã trên địa bàn toàn tỉnh.

11 Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

- Hướng dẫn, theo dõi và đôn đốc quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh, tiếp nhận và xử lý các vướng mắc phát sinh, hướng dẫn việc tạo lập email cho các xã, phường, thị trấn. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để theo dõi, tổng hợp danh sách địa chỉ email của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước từ tỉnh đến huyện, xã để đưa lên cổng thông tin điện tử của tỉnh, của từng Sở ngành.

- Tổng kết, đánh giá và báo cáo UBND tỉnh việc thực hiện chỉ thị về sử dụng thư điện tử của các Sở, ngành, các huyện, thị xã.

- Tổ chức triển khai công tác vận động, tuyên truyền sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để nghiên cứu và từng bước xây dựng hệ thống thư điện tử, quản lý văn bản tích hợp trong toàn tỉnh. Hỗ trợ cho các Sở, ngành, huyện thị tăng cường và tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin hiện có, cùng các giải pháp kỹ thuật, bảo đảm việc sử dụng hệ thống thư điện tử được an toàn, hiệu quả.

12. Công tác tạo lập và hướng dẫn sử dụng email: do các cơ quan, đơn vị chủ động xử lý, tổ chức cho những người biết về email ở cơ quan mình hướng dẫn lại cho người khác sử dụng.

13. Sở Nội vụ có trách nhiệm rà soát các tiêu chuẩn xét thi đua về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước trong toàn tỉnh, kết hợp các qui định trong chỉ thị này để hướng dẫn đưa vào nội dung xét thi đua khen thưởng đột xuất, thường xuyên hàng năm.

14. Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Văn phòng UBND tỉnh ngoài việc triển khai các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của ngành mình, phải triển khai nhanh, đi đầu việc sử dụng hệ thống thư điện tử.

Nhận được chỉ thị này, yêu cầu Thủ trưởng các Sở ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã triển khai, thực hiện./.