CHỈ THỊ

VỀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP CHẤN CHỈNH TÌNH TRẠNG LẠM DỤNG YÊU CẦU NỘP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC ĐỐI VỚI GIẤY TỜ, VĂN BẢN KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

Tại Điều 6, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định: “1. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. 2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính”. Theo đó, khi thực hiện thủ tục hành chính các cá nhân, tổ chức chỉ phải nộp một trong các loại bản sao như: Bản sao được cấp từ sổ gốc; bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao không có chứng thực nhưng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Tuy vậy, trên thực tế, để đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, đa số các cá nhân, tổ chức vẫn phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản. Chính vì vậy, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng, từ đó dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng “lạm dụng” bản sao có chứng thực. Việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực;

Thực trạng trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có một số nguyên nhân cơ bản sau đây:

- Một số cá nhân, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về việc sử dụng bản sao nói chung và bản sao có chứng thực nói riêng khi giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ;

- Các văn bản quy phạm pháp luật, cá biệt có cả văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính ban hành (như quyết định, công văn, thông báo...) quy định về giấy tờ phải nộp trong thành phần hồ sơ bắt buộc phải là bản sao có chứng thực mà không quy định theo hướng cá nhân, tổ chức, có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình bản chính để đối chiếu;

- Một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý “ngại” đối chiếu, “sợ trách nhiệm” nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính.

Nhằm chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản, giảm chi phí cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục hành chính; để thực hiện tốt Chỉ thị 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; UBND tỉnh yêu cầu sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn kịp thời triển khai các nội dung sau:

1. Tổ chức phổ biến, tuyên truyền, quán triệt nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về quyền của các cá nhân, tổ chức khi trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính thì các giấy tờ trong thành phần hồ sơ có thể là bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu;

Khi cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực.

2. Tổ chức rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do HĐND, UBND ban hành hoặc những văn bản do cơ quan, tổ chức trực thuộc ban hành dưới hình thức quyết định, thông báo, công văn và các hình thức văn bản khác, phát hiện những quy định về thủ tục hành chính trái với quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP để kiến nghị sửa đổi, bổ sung hoặc sửa đổi bổ sung theo thẩm quyền cho phù hợp; kết quả hoàn thành trước ngày 10/3/2015 gửi về Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

3. Tăng cường kiểm tra, giám sát cách thức thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại cơ quan, đơn vị mình. Chấn chỉnh kịp thời tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản trái với quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ;

4. Bố trí đủ nguồn nhân lực, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu sao giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính. Thường xuyên quan tâm công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, giáo dục ý thức trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính.

5. Giao Sở Tư pháp đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện những nội dung trên; định ký báo cáo UBND tỉnh theo quy định.

Yêu cầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các cấp triển khai thực hiện nghiêm túc./.