CHỈ THỊ

VỀ VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Kể từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực thi hành công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có sự chuyển biến tích cực và từng bước đi vào nề nếp. Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ngày được quan tâm, giá trị tài liệu lưu trữ được nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng trong việc cung cấp thông tin cũng như khai thác tư liệu đáp ứng có hiệu quả cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.

Song trong quá trình triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương chưa chú trọng đúng mức về công tác này, đặc biệt là chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; công chức, viên chức chưa xác định được việc lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được giao là nhiệm vụ thường xuyên; tình trạng không lập hồ sơ và không nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn diễn ra khá phổ biến ở các ngành, các cấp trong tỉnh, đặc biệt là các cấp cơ sở dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn bị tích đống, phân tán, chưa được thu thập đầy đủ, kịp thời làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hoạt động của các cơ quan và ảnh hưởng đến công tác lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản và phục vụ khai thác theo quy định.

Để hạn chế những vướng mắc đồng thời nhằm thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và các văn bản khác liên quan. Đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đồng thời tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh; các hội, các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức đối với công tác này.

b) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan và các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

c) Chỉ đạo Chánh văn phòng (Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm tham mưu ban hành danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ; đồng thời việc kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ sau khi triển khai danh mục hồ sơ đến cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đảm bảo cho tất cả các cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý công việc phải thực hiện kỹ năng “lập hồ sơ” và khi kết thúc công việc phải “nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan” để quản lý theo quy định.

d) Xem việc quán triệt, tổ chức thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong những tiêu chí để đáng giá và bình xét thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Xử lý trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không nghiêm túc tổ chức triển khai và thực hiện công tác này.

đ) Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định. Trường hợp chuyên ngành khác phải qua lớp bồi dưỡng và có Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước.

e) Đảm bảo đủ phòng kho để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; mua sắm các trang thiết bị: Giá tài liệu, hộp cacttong, bìa hồ sơ..., phục vụ cho công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm

a) Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể hoá công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đồng thời phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng cho các cơ quan, đơn vị, địa phương.

b) Theo dõi, đôn đốc và tổ chức kiểm tra đột xuất, định kỳ công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơ quan, đơn vị, địa phương.

c) Hàng năm báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh kết quả thực hiện Chỉ thị; đề xuất khen thưởng các tập thể, cá nhân của cơ quan, địa phương có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm

Hàng năm cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ, trong đó ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp phòng kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán ngân sách hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ.

4. Sở Thông tin và Truyền thông, Báo Sơn La, Đài Phát thanh và truyền hình Sơn La có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ trong việc tuyên truyền, phổ biến các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là công tác lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơ quan.

5. Giao Chi cục trưởng Chi cục Văn thư, lưu trữ tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này.

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh; các hội, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị này./.