CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN BỘ TƯ PHÁP

Trong những năm qua, công tác quản lý văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp đã có nhiều chuyển biến tích cực từ nhận thức của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, kiện toàn nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đến triển khai ngày càng nề nếp công tác này, góp phần tích cực trong việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các đơn vị và bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. Bên cạnh đó, công tác văn thư, lưu trữ cũng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu lịch sử, phục vụ hiệu quả yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm và triển khai các nhiệm vụ trọng tâm khác của Bộ, Ngành Tư pháp.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, yếu kém làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chỉ đạo, điều hành trong cơ quan Bộ cũng như một số đơn vị thuộc Bộ, như: quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến tại một số đơn vị chưa đúng quy định pháp luật, còn hiện tượng để thất lạc hồ sơ, văn bản; không cập nhật thông tin xử lý văn bản vào Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Bộ; có trường hợp văn bản sai sót về thể thức trình bày khi phát hành; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ, tài liệu của một số đơn vị chưa thật đầy đủ, kịp thời theo quy định; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ chưa thực sự hiệu quả. Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế, yếu kém trên là: Thủ trưởng một số đơn vị còn chưa quan tâm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ như là một công cụ phục vụ chỉ đạo, điều hành; đội ngũ công chức văn thư, lưu trữ một số đơn vị còn thiếu hoặc không chuyên trách, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định; cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, đặc biệt là kho bảo quản tài liệu lưu trữ tại các đơn vị có tài khoản riêng.

Để đưa công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp đi vào nề nếp theo đúng quy định pháp luật, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành chung của Bộ Tư pháp và yêu cầu triển khai nhiệm vụ cụ thể tại các đơn vị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ thị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai đầy đủ, kịp thời và nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, trong đó tập trung các nội dung sau:

1. Quán triệt các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn của Bộ Tư pháp về công tác văn thư, lưu trữ nhằm tiếp tục nâng cao hiểu biết, nhận thức và ý thức trách nhiệm của toàn thể công chức, viên chức và người lao động từng cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư, lưu trữ. Quyết liệt chỉ đạo, hướng dẫn công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả.

2. Bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật. Đối với những đơn vị đã bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đúng chuyên ngành đào tạo thì phải được tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong năm 2014.

3. Ban hành các quy trình xử lý công việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, đề án theo Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001: 2008 , trong đó mẫu hóa các văn bản hành chính nhằm hạn chế những sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự và loại văn bản lưu trữ theo quy định.

4. Thực hiện chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị; không cung cấp hoặc để lọt thông tin cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm những thông tin về hồ sơ, văn bản tài liệu đã và đang xử lý của cơ quan Bộ Tư pháp, các bút tích ý kiến giải quyết công việc của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị.

5. Trong công tác văn thư:

a) Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ Tư pháp. Nghiêm túc tổ chức thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và trao đổi chuyên môn trong nội bộ mỗi đơn vị và giữa các đơn vị thuộc Bộ, hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy.

b) Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, nội dung và thể thức của văn bản. Văn thư Bộ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng kiểm tra văn bản trước khi phát hành, kiên quyết không phát hành văn bản sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày.

c) Tăng cường công tác quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị, đảm bảo thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước.

d) Thực hiện đúng trình tự quản lý văn bản đi và văn bản đến theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

6. Trong công tác lưu trữ:

a) Thực hiện nghiêm túc chế độ lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ, Bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp (Ban hành kèm theo Quyết định số 1904/QĐ - BTP ngày 22/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp), các văn bản hướng dẫn thi hành khác.

b) Giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu chưa được chỉnh lý hiện đang còn tồn đọng tại lưu trữ cơ quan, đặc biệt tại các đơn vị có tài khoản riêng.

7. Tổ chức thực hiện

7.1. Văn phòng Bộ:

a) Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đối với công chức, viên chức, người lao động các đơn vị. Công chức, viên chức và người lao động mới được tuyển dụng, hợp đồng về các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp phải được quán triệt, bồi dưỡng các kiến thức cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành quy định hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời.

c) Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị. Báo cáo lãnh đạo Bộ kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đối với các đơn vị có hiện tượng vi phạm chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

d) Nghiên cứu, sửa đổi Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp cho phù hợp với Nghị định số 01/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ về công tác này.

7.2. Cục Công nghệ thông tin:

a) Nghiên cứu, nâng cấp và duy trì Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong các đơn vị thuộc Bộ, nhất là chế độ cảnh báo về tiến độ giải quyết văn bản tại cơ quan Bộ Tư pháp.

b) Nghiên cứu ứng dụng việc lập hồ sơ điện tử tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ và thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

c) Phối với với Văn phòng Bộ xây dựng và triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

7.3. Vụ Kế hoạch - Tài chính:

Thực hiện cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ, trong đó ưu tiên kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu và cải tạo, nâng cấp, bổ sung các kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; bổ sung các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

7.4. Tổng cục Thi hành án dân sự có trách nhiệm chỉ đạo cơ quan thi hành án dân sự các địa phương nghiêm túc thực hiện các quy định quản lý văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong hệ thống cơ quan Thi hành án dân sự.

7.5. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức quán triệt nội dung Chỉ thị tới toàn thể công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị tạo sự thống nhất trong nhận thức và triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị này, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo tại đơn vị theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và định kỳ hàng năm, báo cáo Bộ trưởng về tình hình, kết quả thực hiện Chỉ thị trong các đơn vị thuộc Bộ.

Chỉ thị này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành./.