CHỈ THỊ

“ V/V TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH 75/2000/NĐ-CP CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC”

Ngày 08 tháng 12 năm 2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/ NĐ-CP về công chứng, chứng thực và có hiệu lực kể từ ngày 01/4/2001, Nghị định này thay thế Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước. Ngày 05/3/2001 Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg “v/v triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực” và ngày 14/3/2001 Bộ Tư pháp đã có Thông tư số 03/2001/TP-CC hướng dẫn thi hành Nghị định này. Để tổ chức thực hiện đúng các quy định về công chứng, chứng thực được quy định trong Nghị định và Thông tư nói trên, Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ thị:

1- Sở Tư pháp, Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh phối hợp xây dựng đề án triển khai thực hiện Nghị định. Trong đó, rà soát lại tổ chức, biên chế, trụ sở, phương tiện làm việc và cơ sở vật chất của 2 Phòng Công chứng hiện có của tỉnh để thực hiện việc kiện toàn, sắp xếp lại, đảm bảo cho Phòng Công chứng có đủ điều kiện về trụ sở, về phương tiện, về nhân sự đảm bảo Phòng Công chứng phải có ít nhất 3 công chứng viên có đủ điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định. Củng cố các Phòng Tư pháp huyện, thị và cán bộ tư pháp cấp xã đủ khả năng giúp UBND huyện, thị và UBND xã, phường, thị trấn thực hiện thẩm quyền chứng thực theo quy định.

2- Chủ tịch UBND các huyện, thị ra quyết định uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 22 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP .

Những nơi nào có Phó Trưởng phòng Tư pháp không kiêm Đội trưởng Đội thi hành án thì UBND huyện thị uỷ quyền bằng văn bản cho cả Phó Trưởng phòng Tư pháp được chứng thực để không bị đọng công việc.

Ngay sau khi được uỷ quyền, Trưởng, Phó Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp.

Sở Tư pháp hướng dẫn cho Phòng Tư pháp trong việc chọn cán bộ giúp việc cho Trưởng, Phó Phòng Tư pháp trong việc thực hiện chứng thực.

Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo cho Phòng Tư pháp và Văn phòng UBND huyện, thị thống nhất về cách thức sử dụng con dấu, tổ chức thu lệ phí, đảm bảo giảm tối đa thời gian chờ đợi, đi lại của người yêu cầu chứng thực.

3- Ở cấp xã, đồng chí Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND thực hiện chứng thực phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Đồng thời chỉ định cán bộ làm công tác tư pháp ở cấp xã giúp thực hiện việc chứng thực và báo danh sách cán bộ giúp việc về Sở Tư pháp cùng với việc đăng ký chữ ký của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND.

4- Sở Tư pháp khẩn trưởng tổ chức triển khai Nghị định và tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho Trưởng, Phó phòng Tư pháp, cán bộ giúp việc của Phòng Tư pháp huyện, thị và Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND và cán bộ tư pháp giúp việc cho Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn.

5- Việc công chứng, chứng thực thuộc thủ tục giải quyết công việc cho tổ chức, cá nhân và có tính pháp lý cao vì vậy UBND tỉnh yêu cầu các Phòng Công chứng, UBND, các Phòng Tư pháp huyện, thị và UBND xã, phường, thị trấn ngay từ đầu phải sắp xếp lề lối làm việc khoa học, đảm bảo tính chính xác, đúng thủ tục của việc công chứng, chứng thực. Tổ chức tốt việc tiếp và giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực của tổ chức, cá nhân, không gây phiền hà, ùn tắc. Đảm bảo việc thu nộp lệ phí, ghi chép, lưu trữ sổ sách đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện địa phương nào gặp khó khăn, vướng mắc cần báo cáo cho Uỷ ban nhân dân tỉnh nắm để kịp thời chỉ đạo biện pháp tháo gỡ./.